9 نصائح لبناء أفضل روتا للموظفين لعملك

يعد إنشاء جدول للموظفين عملية موازنة دقيقة. لا تحتاج فقط إلى مراعاة توافر الموظفين ومجموعات المهارات ، ولكن عليك أيضًا مراعاة احتياجات عملك. تؤدي الجدولة غير القياسية إلى نقص عدد الموظفين وزيادة عدد الموظفين وتجربة العملاء السيئة. يمكن أن يؤثر هذا على النتيجة النهائية ومعنويات الموظفين. يمكن للتغييرات في اللحظة الأخيرة أن تزيد الأمور سوءًا وتترك الموظفين والمديرين مرتبكين ومرهقين.

روتا جيدة التصميم هو المفتاح لتجنب كل هذا. يعرف المديرون أن لديهم عددًا كافيًا من الموظفين ويتلقى الموظفون نوباتهم المفضلة. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن تساعد التدريج المنظم في منع إرهاق الموظفين وتقليل احتمالية التغيب عن العمل. هذا يحسن الإنتاجية ويقلل من تكاليف العمالة.

في هذه المقالة ، نأخذك في جولة حول كيفية إنشاء جدول للموظفين يحافظ على سير عملك بسلاسة ويسعد موظفيك.

ما هي روتا الموظفين؟

يحدد جدول التوظيف - المعروف أيضًا باسم الجدول أو الجدول الزمني - جميع المعلومات المتعلقة بنوبات الموظفين . يتضمن ذلك أوقات البدء والانتهاء ، والموقع ، والفواصل ، وأي مهام محددة يتعين إكمالها.

تستخدم مجموعة من الصناعات أنظمة rota - مثل الضيافة والبناء والبيع بالتجزئة والخدمات الميدانية. هناك أيضًا أنواع مختلفة من جداول العمل المرنة التي يمكن لأصحاب العمل استخدامها. وتشمل هذه التدويرات المضغوطة أو المنقسمة أو عند الطلب.

تدعم الخطة المخططة بعناية عمليات عملك ومعنويات الموظفين. بالإضافة إلى مساعدتك في تجنب نقص أو زيادة عدد الموظفين ، يضمن لك الجدول الزمني المنظم جيدًا أن تظل ملتزمًا بأي قوانين عمل ذات صلة ، مثل العمل الإضافي أو فترات الراحة.

لهذا السبب من الضروري معرفة كيفية إنشاء روتا جيدة.

ما الذي يجعل روتا العمل الجيد؟

حسابات لاحتياجات العمل

يجب أن يكون لديك عدد كافٍ من الموظفين المدرجين في القائمة لتلبية متطلبات التوظيف في عملك. يتضمن ذلك حساب التغيرات الموسمية أو الأحداث الخاصة التي تتطلب المزيد من الموظفين.

لا تحتاج فقط إلى عدد كافٍ من الموظفين المدرجين في القائمة ، ولكنك تحتاج أيضًا إلى الموظفين المناسبين . يوازن الجدول الجيد بين مجموعات مهارات الموظفين.

يضع قلة الموظفين من حيث الأرقام أو المهارات ضغطًا غير ضروري على موظفيك ويمكن أن يؤثر على جودة عملهم. في الوقت نفسه ، يعد الإفراط في التوظيف طريقة سريعة للإنفاق المفرط على تكاليف العمالة.

تستخدم العديد من الشركات الصغيرة مزيجًا من أنواع الموظفين ، مثل العاملين بدوام كامل وبدوام جزئي ، على روتاهم لتلبية احتياجات أعمالهم.

يلبي احتياجات الموظفين

إن تلبية احتياجات موظفيك في روتينك أمر بالغ الأهمية لقوة عاملة ناجحة ومنتجة. يجب أن تأخذ في الاعتبار مدى توفر كل موظف وتفضيلاته والتزاماته خارج العمل. هذا يضمن لموظفيك تحقيق التوازن بين عملهم وحياتهم الشخصية.

يشعر الموظفون برضا أكبر عندما يكون لديهم فترة زمنية تدعم التوازن بين العمل والحياة الخاصة بهم. عندما يشعرون بالدعم في حياتهم الشخصية ، يكونون أكثر سعادة في عملهم. يؤدي التوازن الأفضل بين العمل والحياة أيضًا إلى تقليل إجهاد الموظفين ودورانهم ، مما يؤدي إلى بناء قوة عاملة تدوم طويلاً.

سهل الإنشاء وبسيط القراءة

روتا العمل الجيد سهلة البناء ومباشرة للفهم.

لا تريد قضاء ساعات كل أسبوع في إنشاء روتا جديدة. يجب أن تكون قادرًا على إنشاء واحد وتحديثه بسرعة وسهولة. هذا يوفر لك الوقت والمال. كما يتيح لك أيضًا رؤية ساعات عمل موظفيك ومكان وجودهم بسهولة.

يجب أن تكون النسبة سهلة على الموظفين للقراءة والفهم. عندما يتمكنون من رؤية ساعات العمل المجدولة في لمحة ، فإنهم يعرفون أين يجب أن يكونوا ومتى.

عادل ومتوازن

توزع الروتا المتوازنة التحولات بشكل عادل بين الموظفين بينما تكون شاملة ومتكيفة.

يمكن أن يظهر تخصيص التحولات الشعبية لنفس الأشخاص على أنه محسوبية. هذا يمكن أن يعزز الاستياء بين الموظفين الآخرين. قد يؤدي تحميل موظف أو اثنين في غالبية الورديات أيضًا إلى تعريضهم لخطر الإرهاق.

مرن

تغييرات جدول اللحظة الأخيرة أمر لا مفر منه. يجب أن تكون روتا الخاص بك مرنة بما يكفي لاستيعاب التغييرات بسبب المرض أو الإصابة أو مسؤوليات مقدم الرعاية.

بناء بعض المرونة في روتا الخاص بك يسمح أيضًا بتغيير احتياجات العمل. إذا ظهر مشروع جديد في وقت قصير ، فأنت بحاجة إلى المرونة لإضافة موظفين إلى روتا الحالي الخاص بك.

يعد إعداد خطة طوارئ أو خطة طوارئ عند الطلب طرقًا يمكنك من خلالها استيعاب التغييرات غير المتوقعة.

محدثة ويمكن الوصول إليها بسهولة

يحتاج الموظفون دائمًا إلى الوصول إلى أحدث إصدار من rota وإخطارهم بأي تغييرات تطرأ عليه. ابقاء الموظفين على اطلاع في الوقت الحقيقي يقلل من مخاطر تضارب المواعيد أو الموظفين نسوا التحول.

اجعل rotas متاحة للموظفين في وقت مبكر قدر الإمكان لمساعدتهم على التخطيط حول نوباتهم. يمكنهم أيضًا إثارة أي مشكلات في مرحلة مبكرة. يمكنك بعد ذلك معالجة هذه الأمور قبل بدء التحول.

التواصل الداخلي الجيد هو مفتاح ذلك ، مما يضمن الرؤية والشفافية. لكن التواصل حول الروتا يسير في كلا الاتجاهين. تأكد من أن الموظفين يمكنهم الاتصال بك على الفور عندما لا يتمكنون من القدوم إلى العمل.

يعد حل جدولة الهاتف المحمول ، مثل Connecteam ، مثاليًا لمشاركة rotas وإخطار الموظفين بأي تغييرات تطرأ عليهم. تسهل هذه التطبيقات أيضًا عليك وعلى موظفيك التواصل بشأن أي مشكلات تتعلق بالجدولة.

9 نصائح لإنشاء روتا فعالة

التخطيط مهم لكل من عملك وموظفيك. من منظور العمل ، يتيح لك مراعاة فترات الذروة وإجازة الموظف ومشكلات الجدولة الأخرى المعروفة.

يمكنك بعد ذلك إخطار موظفيك بأكبر قدر ممكن من القائمة . هذا يتيح لهم التخطيط لالتزاماتهم الشخصية حول نوباتهم. يمكنهم أيضًا إثارة ومعالجة أي مشاكل في القوائم في مرحلة مبكرة.

ضع في اعتبارك أنه قد يُطلب منك قانونًا إعطاء موظفيك قدرًا معينًا من الإشعار بمعدلاتهم. على سبيل المثال ، تحدد العديد من قوانين الجدولة التنبؤية في الولايات المتحدة الإشعار الذي يتعين على أصحاب العمل تقديمه لموظفيهم.

في المملكة المتحدة ، يجب على أصحاب العمل إعطاء الموظفين إشعارًا "مسبقًا" بجدولهم الزمني. من المفهوم عمومًا أن هذا يعني إشعارًا قبل أسبوع واحد على الأقل.

اطلب من موظفيك تسجيل مدى توفرهم أو تغيير التفضيلات في وقت مبكر قبل إنشاء rota. وهذا يشمل إجازة الإجازة السنوية المخططة ، ومسؤوليات مقدم الرعاية ، والالتزامات الشخصية الأخرى.

تتيح لك هذه المعلومات إنشاء فترة زمنية تعكس مدى توفر موظفيك وتتجنب تضارب المواعيد. كما أنه يقلل من مخاطر قيام الموظفين بإلغاء المناوبات في اللحظة الأخيرة أو عدم الحضور على الإطلاق وتركك تعاني من نقص الموظفين.

عند إنشاء روتا ، تأكد من جدولة المزيج الصحيح من الموظفين مع مجموعة المهارات اللازمة لتغطية المناوبة. هذا سوف يعتمد على احتياجات عملك المحددة. على سبيل المثال ، قد تحتاج بعض التحولات إلى عدد معين من الفنيين والإداريين وموظفي الدعم للتشغيل بفعالية وأمان.

أيضًا ، ضع في اعتبارك توازن عبء العمل بين موظفيك. ضمان وجود توزيع عادل ومتساوٍ للتحولات التي تعكس عقود الموظفين ومدى توفرهم.

تجنب تخصيص الكثير من الساعات لنفس الموظفين. يمكن أن يؤدي ذلك إلى إجهاد الموظف ، مما قد يؤثر على رفاهيته وجودة عمله. مع مرور الوقت ، يؤدي هذا غالبًا إلى الإرهاق. كما يمكن أن يثير الاستياء بين الموظفين الآخرين الذين يفوتهم ساعات.

ينشأ المرض والحوادث وحالات الطوارئ الشخصية وتحتاج روتا إلى الاستعداد لها. تبديل التحول هو طريقة رائعة لإدارة هذا الموقف.

يسمح تبديل الورديات للموظفين بتبديل نوبات عملهم مع زميل. عندما يجد العمال البديل الخاص بهم مثل هذا ، فإنه يوفر لك الوقت. كما أنه يمنعك من الاضطرار إلى التدافع للعثور على شخص ما لتغطية وردية في اللحظة الأخيرة.

إن تقديم المرونة لموظفيك مع روتاهم يخلق بيئة عمل أكثر إيجابية. كما أنه يمنحهم مزيدًا من الاستقلالية ويشجعهم على تحمل مسؤولية جدولتهم.

عندما يتعلق الأمر بتناوب الموظفين ، فإن الفشل في الاستعداد يستعد للفشل. تأكد من أن لديك خطة احتياطية في مكانها إذا اتصل العديد من الموظفين بالمرض في الحال أو لم يتمكن أحد الموظفين من العثور على أي شخص لمبادلة وردية معه.

هذا يوفر عليك الوقت والضغط من الاضطرار إلى التوصل إلى حل جذري في فترة زمنية قصيرة.

هذا مهم بشكل خاص لبعض الصناعات مثل الطب أو التكنولوجيا. غالبًا ما تستخدم هذه الصناعات rotas عند الطلب لضمان توفر موظفين احتياطيين دائمًا إذا لزم الأمر.

تعتبر القوالب طريقة جيدة لأتمتة نظام rota الخاص بك ، مما يوفر لك الوقت والمال. باستخدام قوالب rota للموظفين ، يمكنك نسخ جدول زمني بسرعة وإجراء أي تغييرات ضرورية ببضع نقرات. هذا يتجنب الاضطرار إلى إنشاء واحدة من الصفر ، والتي يمكن أن تستغرق وقتًا طويلاً.

يمكنك تخصيص القوالب لتناسب احتياجات قسمك أو فريقك ، مما يجعلها أداة مثالية لإدارة الجدولة المعقدة. إنها تساعدك على تتبع تفضيلات الموظفين والتوافر المتكرر.

يمكن أن يؤدي استخدام قوالب rota أيضًا إلى إنشاء إمكانية التنبؤ بالجدولة لموظفيك . إنهم يعرفون ما يمكن توقعه من حيث جدول عملهم كل أسبوع أو أسبوعين أو شهر. يساعد هذا في تقليل أي ضغوط يواجهها موظفوك حول الجدولة ويسمح لهم بوضع خطط شخصية مسبقًا.

بينما تعد القوالب أداة جدولة مفيدة ، فمن المهم أيضًا مراجعة روتا بانتظام. تأكد من استمراره في تحقيق التوازن بين احتياجات عملك وتفضيلات موظفيك وتوافرهم.

تحقق مع موظفيك واحصل على ملاحظاتهم لمعرفة ما إذا كانت rota تعمل لصالحهم. يساعدك هذا في الحفاظ على رضا الموظفين حول الجدولة. يتمتع الموظفون بفرصة طرح أي مخاوف والشعور بأن صاحب العمل يسمعهم.

تسهل فترة التوظيف أيضًا تتبع الإجازات القانونية التي يحق لموظفيك الحصول عليها بما في ذلك إجازة مدفوعة الأجر (PTO) وإجازة الوالدين والإجازة المرضية. يمكن أن يساعدك أيضًا في تتبع أي معلومات ضرورية لـ أغراض الامتثال مثل ساعات عمل الموظفين ، والعمل الإضافي ، والإجازات ، والغياب.

على سبيل المثال ، في المملكة المتحدة ، يحق للموظفين الذين يعملون 6 ساعات أو أكثر في اليوم الحصول على استراحة واحدة على الأقل لمدة 20 دقيقة. يجب أن يحصل العمال أيضًا على 11 ساعة راحة بين أيام العمل.

يمكنك أيضًا التأكد من وجود أي موظفين مؤهلين إلزاميًا مدرجين في القائمة ، مثل الموظفين الحاصلين على مؤهلات الإسعافات الأولية أو حراس الإطفاء. يحافظ هذا النهج على سلامة موظفيك ويساعدك أيضًا على تجنب أي عقوبات لعدم الامتثال.

يعد الاستثمار في برنامج جدولة الأجهزة المحمولة بمثابة تغيير لقواعد اللعبة عندما يتعلق الأمر ببناء مجموعة رائعة من الموظفين.

باستخدام برنامج جدولة الموظفين مثل Connecteam ، يمكنك إنشاء الجداول وإدارتها أثناء التنقل من أي جهاز ، مما يضمن وجود الجميع في نفس الصفحة. يمكنك بسهولة تتبع مدى توفر الموظفين ومقايضات المناوبة وطلبات الإجازة والمزيد.

عندما تستخدم Connecteam كبرنامج rota الخاص بك ، يمكنك:

• اسمح للموظفين بتحديث توافرهم في الوقت الفعلي
• تخزين معلومات الموظف ، بما في ذلك تفاصيل الاتصال والإجازة المخطط لها
• شارك روتاس وقم بتغيير التغييرات مع الموظفين على الفور
• إرسال تذكير للموظفين بشأن مناوباتهم القادمة
• قم تلقائيًا بالإبلاغ عن أي مشكلات تتعلق بالامتثال مثل فترات الراحة الإلزامية أو العمل الإضافي
• انظر إجمالي عدد ساعات العمل من قبل الموظفين
• اسمح للموظفين بتقديم طلبات الإجازة مباشرة من التطبيق
• قم بتبسيط جدولة وردياتك عن طريق الإبلاغ عن مشكلات الجدولة تلقائيًا
• يتضمن ميزات تتبع الوقت والحضور

باستخدام برنامج جدولة Connecteam ، يمكنك أن تقول وداعًا لجداول البيانات والجدولة اليدوية ، والتي قد تستغرق وقتًا طويلاً وعرضة للأخطاء.

تعمل واجهة Connecteam البديهية على تسهيل إنشاء الجداول الزمنية وتحديثها وتوزيعها ، مما يضمن وصول جميع الموظفين إلى وردياتهم في جميع الأوقات.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك تبسيط جهود الاتصال الخاصة بك عن طريق إرسال التحديثات والإشعارات والتنبيهات إلى موظفيك مباشرة من خلال التطبيق.

جرب Connecteam لمدة 14 يومًا مجانًا اليوم وقم ببناء أفضل فريق عمل لفريقك بسهولة!

أفضل ممارسات إنشاء روتا

يعد الحصول على روتا للموظفين بشكل صحيح أمرًا مهمًا. يمكن أن يؤدي سوء إدارة rota إلى تضارب في الجدولة ، وفقدان الموظفين لمناوبات العمل ، ونقص الموظفين. هذا يؤثر على معنويات الموظفين ، والإنتاجية ، والنتيجة النهائية الخاصة بك.

هناك العديد من الخطوات السهلة التي يمكنك اتخاذها لبناء روتاس تعمل بشكل أفضل لك ولموظفيك.

يساعدك جمع توافر الموظفين والتخطيط المسبق على تجنب بعض هذه المشكلات منذ البداية.

وفي الوقت نفسه ، تعمل القوالب وخيارات تبديل الورديات على تسهيل التخطيط والإنشاء. بالإضافة إلى ذلك ، فإن استخدام تطبيق جوال لإدارة مركزية الخاص بك rotas يوفر لك المزيد من الوقت والجهد والمال.

يعمل بناء أفضل روتا للموظفين على تقليل الاضطرابات ويضمن سير المناوبات بسلاسة. والأهم من ذلك ، أنها تجعل موظفيك سعداء وراضين.

ابدأ مع نسخة تجريبية مجانية لمدة 14 يومًا من Connecteam الآن ! (بطاقة الإئتمان غير مطالب بها)