كيفية القيام بتدقيق الوقت دليل خطوة بخطوة (+ ورقة عمل تدقيق الوقت)

توضح لك عمليات تدقيق الوقت كيف يقضي العمال وقتهم عبر المهام والمشاريع حتى تتمكن من تقييم الإنتاجية وتحسينها. كما أنها تساعد في تحديد العمل غير الفعال وسرقة الوقت. علاوة على ذلك ، يمكنك استخدام أوراق التدقيق لاكتشاف العمل الزائد ، ومنع تكاليف العمل الإضافي ، والبقاء ملتزمًا بقوانين العمل.

في هذا الدليل ، نشرح ماهية تدقيق الوقت وكيف يمكنك إجراؤه ، بما في ذلك استخدام برنامج تدقيق الوقت. نقدم أيضًا ورقة عمل مجانية يمكنك تنزيلها واستخدامها لعمليات تدقيق الوقت في شركتك.

ما هو وقت التدقيق؟

تدقيق الوقت هو عملية جمع البيانات وتحليلها حول كيفية قضاء فريقك وقتهم في العمل . يتم إجراء التدقيق عادةً باستخدام جداول زمنية مع إدخالات تسجيل الدخول والخروج ، وحسابات الإجازات وفترات الراحة. لمزيد من السياق ، يمكن للمديرين أيضًا فحص قوائم المهام والتقويمات أو إجراء استطلاعات الرأي.

يمكن تحليل البيانات من الجداول الزمنية بعدة طرق. يمكنك تقسيم البيانات لمعرفة مقدار الوقت الذي يتم قضاؤه عبر المهام والمشاريع المختلفة لمعرفة كيف يتوافق ذلك مع أهداف الشركة. يمكنك أيضًا تتبع كيفية استخدام العمال الفرديين لوقتهم وتقييم الكفاءة. علاوة على ذلك ، تمنحك عمليات تدقيق الوقت رؤية لحضور موظفيك وأيام إجازاتهم.

يختلف عدد المرات التي تقوم فيها بالتدقيق حسب احتياجات عملك وأهدافه. من الناحية المثالية ، يجب عليك إجراء تدقيق الوقت بانتظام - مرة كل ربع سنة ، أو كل 6 أشهر. ولكن إذا كانت شركتك لديها مشاريع أقصر بشكل متكرر ، فيمكنك التفكير في التدقيق أكثر.

لماذا من المهم إجراء تدقيق الوقت؟

يساعدك تدقيق الوقت الشامل والمنتظم للموظفين على:

تخصيص الموارد بشكل فعال

يمكن أن تساعدك معرفة مدى إنتاجية موظفيك لوقتهم في تخصيص وردياتك ومشاريعك بشكل أفضل. على سبيل المثال ، يمكنك تعيين مهام ذات مواعيد نهائية أقصر لأولئك الذين ينجزون المزيد في وقت أقل.

وبالمثل ، توضح لك الاتجاهات العمال الأفضل في المهام التي تتطلب مهارات محددة. يمكن أن يساعدك هذا في وضع الأشخاص المناسبين في المشاريع المناسبة لزيادة مجموعات مهارات موظفيك.

أخيرًا ، يمكن أن يساعد فهم الاتجاهات في توافر الموظفين في تحسين الجدولة. على سبيل المثال ، قد تظهر عمليات التدقيق أن عاملًا معينًا غالبًا ما يكون غير متاح في أيام الجمعة ، لذلك يمكنك معرفة جدولة عمال آخرين لملء هذه الفجوة.

حدد سرقة الوقت والتأخير وأوجه القصور الأخرى

يساعدك وقت التدقيق في تحديد سوء إدارة الوقت - وهو مصدر قلق حقيقي عندما ينتشر الموظفون عبر المواقع.

على سبيل المثال ، يمكنك تحديد أنماط مثل تأخر الموظفين باستمرار عن العمل. كما تسلط عمليات تدقيق الوقت الضوء على سرقة الوقت - عندما يقضي العمال ساعاتهم مدفوعة الأجر بشكل غير منتج. كما أنها تشير إلى الوقت الذي يأخذ فيه العمال فترات راحة أكثر من المقرر.

الامتثال لقوانين العمل ومنع تكاليف العمل الإضافي

إجراء تدقيق للوقت للموظفين يجعلك ملتزمًا بقوانين العمل. معظم الولايات القضائية لديها قواعد حول العمل الإضافي وفترات الراحة. يمكن أن تساعدك إدخالات الوقت في تحديد ما إذا كان بعض الموظفين يعملون خارج الساعات المسموح بها أو لا يأخذون فترات راحة مجدولة.

بالإضافة إلى الامتثال ، يمنع هذا أيضًا الموظفين من العمل الزائد ومعاناة الإرهاق. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن يوفر لك الكثير من نفقات العمل الإضافي.

اتخاذ قرارات تجارية استراتيجية

تمنحك ورقة عمل تدقيق الوقت توضيحًا لمقدار الوقت الذي يتم قضاؤه عبر مشاريع مختلفة. يمكنك مقارنة الوقت وتكاليف العمالة بالإيرادات لتحديد ما إذا كانت هذه المشاريع تجلب ما يكفي من المال لتبرير الوقت الذي يقضيه فيها. هذه الرؤى لا تقدر بثمن في قيادة اختيارات المشاريع المستقبلية وقرارات استراتيجية العمل.

كيف تقوم بتدقيق الوقت في 3 خطوات

الخطوة 1: قم بإنشاء ورقة عمل تدقيق الوقت

ما هي ورقة عمل تدقيق الوقت؟

أوراق عمل تدقيق الوقت هي نماذج يمكن لعمالك تعبئتها لتتبع إدخالات الوقت والمهام التي أكملوها خلال ساعات العمل. يمكنك إنشاء هذه الأوراق في Microsoft Excel أو Google Sheets ، أو يدويًا باستخدام القلم والورق. يمكن لعمالك إما تعبئتها عبر الإنترنت أو باستخدام قلم - اعتمادًا على ما إذا كنت قد وزعت نسخًا رقمية أو ورقية.

يمكنك ببساطة استخدام جدول زمني أو تقويم لمعرفة المناوبات التي يعمل عليها الموظفون ومتى. ومع ذلك ، لا يوفر هذا تفاصيل مثل المهام التي تم إكمالها أثناء الورديات. كما أنه لا يأخذ في الحسبان فترات الراحة وأوقات الوجبات وما إلى ذلك.

ما يجب تضمينه في ورقة عمل تدقيق الوقت

• الشهر / الربع: في أعلى ورقة العمل ، يمكنك إضافة الشهر أو الربع الذي يكون النموذج صالحًا له. على سبيل المثال ، يوليو 2023 أو الربع الثالث 2023. تأكد من توفير مساحة كافية للعاملين لإضافة إدخالات للشهر أو ربع السنة.

• اسم الموظف: اترك مساحة للموظف لإضافة اسمه الكامل.

• عمود التاريخ: يجب أن يشتمل النموذج على عمود تاريخ حتى يتمكن العمال من الإشارة بوضوح إلى التاريخ الذي يقومون فيه بإدخال المعلومات.

• عمود وقت البدء: هذا العمود هو المكان الذي يمكن فيه للعاملين تسجيل الوقت الذي بدأوا فيه مهمة أو مشروعًا.

• عمود انتهى الوقت: يشير هذا إلى وقت توقف الموظفين عن العمل في مهمة. قد تكون هذه نهاية اليوم أو عندما يتوقفون لقضاء فترة راحة.

• عمود إجمالي الساعات: يشير هذا العمود إلى عدد ساعات العمل التي اكتملت بين "وقت البدء" و "الوقت المنتهي"

• عمود المهمة / النشاط: هذا هو المكان الذي يمكن للعمال تتبع ما كانوا يعملون عليه خلال الوقت المسجل.

• عمود مستوى الأولوية: هنا ، يمكن للموظفين تحديد مدى أهمية أو أولوية المهمة أو المشروع. يجب أن يكون لديك نظام ثابت في مكانه لتسجيل هذا. على سبيل المثال ، يمثل المقياس 1 أولوية عالية جدًا و 5 يمثل أولوية منخفضة جدًا.

• عمود ملاحظات إضافي: اترك بعض المساحة للموظفين لإضافة أي ملاحظات إضافية حول الوقت الذي يقضونه أو المهمة التي عملوا عليها.

• التوقيعات: توفير مساحة للعمال للتوقيع على إدخالات وقتهم. يساعد هذا في إبقاء الموظفين عرضة للمساءلة ، ويشجع على الصدق ، ويمكن أن يكون ذا قيمة إذا تم تدقيق شركتك في أي وقت. يمكنك أيضًا توفير مساحة للمديرين للتوقيع بمجرد الموافقة على الإدخالات.

الخطوة الثانية: جمع سياق إضافي (اختياري)

قبل تحليل النتائج ، من المفيد جمع معلومات إضافية لم يتمكن العمال من إضافتها إلى نماذجهم. على سبيل المثال ، قد يكون عمل المشروع أبطأ من المعتاد بسبب المرض أو بعض الأمور الشخصية الأخرى.

يمكنك جمع السياق من خلال مقابلة العامل الذي تم تعيينه في وردية أو مشروع.

ومع ذلك ، إذا كنت بحاجة إلى جمع المعلومات من إطار زمني أكبر ، فقد تستغرق المقابلات وقتًا طويلاً. تعد الاستطلاعات طريقة رائعة للحصول على آراء الفريق بسرعة. يمكنك حتى جعلهم مجهولين بحيث يكون العمال أصليين في إجاباتهم.

الخطوة 3: إنشاء التقارير وتحليل النتائج

قم بإنشاء الرسوم البيانية والمخططات لتحليل الاتجاهات

لا يكفي جمع أوراق عمل تدقيق الوقت لفهم ما يحدث بالفعل في عملك. لتحديد الاتجاهات واكتساب رؤى قيمة ، عليك القيام بما يلي:

• اجمع كل الإدخالات في جدول بيانات Excel أو Google. من الأسهل القيام بذلك إذا كانت أوراق العمل بهذا التنسيق بالفعل. بخلاف ذلك ، ستحتاج إلى إضافة البيانات يدويًا من النسخ الفعلية إلى ورقة عبر الإنترنت.

• ضع في اعتبارك ما تريد الحصول عليه من البيانات. يمكنك تحليل البيانات بعدة طرق ، على سبيل المثال حسب العامل والفريق والمشروعات والمواقع وما إلى ذلك. اتخذ قرارًا بشأن الإحصاءات التي تبحث عنها. على سبيل المثال ، قد ترغب في معرفة مقدار الوقت المنقضي في المشروع X مقابل المشروع Y.

• قم بإنشاء الرسوم البيانية والمخططات لمساعدتك على رؤية الاختلافات بصريًا. استخدم مخططات Excel أو Google Sheets لإنشاء عناصر مرئية بسيطة. يمكن للمخطط الشريطي ، على سبيل المثال ، أن يوضح لك إجمالي الساعات التي قضاها في المشروع X مقابل المشروع Y. ولكن الرسم البياني الدائري سيساعدك على معرفة مقدار الوقت الإجمالي الذي قضاه الفريق في المشروع X.

هل كنت تعلم؟

يتميز Connecteam بميزات إعداد التقارير المتقدمة التي تتيح لك عرض التقارير المخصصة في الوقت المحدد والحضور ببضع نقرات فقط.

استخدم الرؤى لدفع عملية صنع القرار

يمكن أن تساعدك الرؤى المستمدة من تدقيق الوقت في اتخاذ قرارات تتوافق مع أهداف الشركة .

قد تقرر التوقف عن القيام بمشاريع معينة إذا كان الوقت الذي تستغرقه لا يساوي الدخل الذي تجلبه ، على سبيل المثال. أو يمكنك أن تقرر مكافأة العمال الذين أنجزوا الكثير من العمل الرائع في وقت أقل.

ستساعد هذه الأفكار أيضًا في التخطيط وتحديد أولويات العمل بشكل أكثر كفاءة - على سبيل المثال ، تعيين المشاريع ذات الأولوية العالية للعمال الذين يعملون عادةً بشكل أسرع.

أفضل ممارسات تدقيق الوقت

اتبع أفضل الممارسات هذه للتأكد من أن عملية تدقيق الوقت قوية وموثوقة.

توزيع النماذج على جميع الموظفين والموظفين الجدد

يمكنك توزيع النماذج رقميًا (عبر البريد الإلكتروني ، ومشاركة الملفات ، والرسائل النصية ، ومشاركة الرابط ، وما إلى ذلك) أو شخصيًا باستخدام نسخ ورقية. فقط تأكد من أن كل عامل في الشركة يستخدم ورقة العمل لتتبع وقتهم ومهامهم.

يمكنك التواصل مع موظفيك عبر البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية لمعرفة ما إذا لم يتلق أي شخص ورقة عمل عن طريق الخطأ. يمكن أن تؤدي النماذج المفقودة إلى حدوث أخطاء في النتائج - من المحتمل أن تعطيك قصة خاطئة.

أكد على أهمية ورقة العمل وأرسل تذكيرات

تحتاج أيضًا إلى التأكد من أن كل فرد في الشركة يفهم أهمية استخدام ورقة العمل. قم بذلك من خلال إعلانات الشركة أو رسائل البريد الإلكتروني . المتابعة - إما شخصيًا أو عبر الهاتف أو عبر البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية - مع أي عاملين لا يستخدمون النموذج كما ينبغي.

يمكنك أيضًا إرفاق النموذج بدليل الموظف كجزء من قسم إجراءات الشركة الإلزامية.

علاوة على ذلك ، ذكر الموظفين بتسجيل الدخول والخروج من وردياتهم باستخدام ورقة العمل. أرسل لهم بريدًا إلكترونيًا تذكيرًا يوميًا أو أضفه إلى قائمة مهامهم حتى يتذكروا ذلك. تحتاج أيضًا إلى تذكير العمال بإرسال جداولهم الزمنية بشكل منتظم - أسبوعيًا ، شهريًا ، إلخ.

تغييرات الحد

من الأفضل عدم إجراء أي تغييرات كبيرة على قالب ورقة العمل. عندما تظل جميع الحقول كما هي ، يكون من السهل مقارنة النتائج بمرور الوقت .

كن متسقًا مع عمليات التدقيق

تأكد من مراجعة وقت فريقك بانتظام. يمكن أن يكون ذلك شهريًا أو ربع سنويًا أو نصف سنويًا أو أي شيء يناسب شركتك بشكل أفضل . يساعدك الاتساق على تتبع ما إذا كانت قرارات عملك تؤدي إلى تحسينات بمرور الوقت. بالإضافة إلى ذلك ، يُظهر للعاملين أن عملية تدقيق الوقت تؤخذ على محمل الجد.

تجنب المحسوبية

كن عادلاً ومتساوياً عند تحليل نتائج تدقيق الوقت. على سبيل المثال ، لا ينبغي أن تتخذ أي إجراء ضد عامل بسبب التأخير إذا تأخر عامل آخر بنفس القدر. يمكن أن تعرضك المحسوبية للخطر قانونيًا بسبب التمييز وإلحاق الضرر بسمعتك مع موظفيك وعملائك ومستثمرك.

قم بتخزين أوراق العمل بعناية وأمان

سواء تم إرسال أوراق العمل عبر الإنترنت أو كنسخة ورقية ، فأنت بحاجة إلى تخزينها بشكل آمن وفي مكان واحد حتى لا تضيع.

احتفظ بها في مكان مادي آمن في مكتب شركتك ، مثل خزانة ملفات مغلقة. أو يمكنك تخزينها رقميًا باستخدام برامج قائمة على السحابة.

بعد ذلك ، تأكد من وصول الأشخاص المناسبين فقط إلى أوراق العمل . امنح موظفين معينين فقط مفاتيح خزانة الملفات ، على سبيل المثال ، أو قم بتعيين أذونات وصول مخصصة للمستخدم إذا اخترت تخزين أوراق العمل رقميًا.

تقييم الفعالية

راجع عملية تدقيق الوقت بانتظام وتحقق من مدى فعاليتها. قم بتقييم ما إذا كانت المعلومات التي تتلقاها كافية لفهم كيف يقضي العاملون لديك وقتهم. بعد ذلك ، ضع في اعتبارك أي سياق آخر قد يكون مفيدًا أو حقولًا إضافية تحتاج إلى إضافتها إلى النموذج لتحليل أفضل. أخيرًا ، يمكنك إجراء أي تعديلات لتحسين العملية.

أتمتة تدقيق الوقت بالكامل مع Connecteam

يمكن أن يكون وقت التدقيق مضيعة للوقت ومحبطاً ، لكن برامج مثل Connecteam تزيل التوتر من العملية.

مع Connecteam ، يمكن للعمال تسجيل الدخول والخروج من نوبات العمل بلمسة واحدة من أجهزتهم. سيتلقون تذكيرات تلقائية لبدء وإنهاء تتبع الوقت في بداية الورديات ونهايتها.

يتيح لك Connecteam أيضًا إعداد سياج جغرافي . يمكن للموظفين الدخول فقط عندما يكونون داخل سياج جغرافي ويحتاجون إلى تسجيل الخروج عندما يغادرون الموقع. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك استخدام برنامج تتبع موقع GPS مدمج لضمان تواجد الموظفين في المكان الذي يحتاجون إليه أثناء ساعات العمل.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك تعيين قواعد مخصصة لفترات الراحة والعمل الإضافي ، والموافقة على طلبات العمل الإضافي أو رفضها مباشرة من داخل التطبيق. بهذه الطريقة ، يحدث جزء من عملية التدقيق في الوقت الفعلي قبل أن تتطور المشكلات.

علاوة على ذلك ، تتيح لك ميزات إدارة المهام في Connecteam معرفة كيفية تقدم العمال في المهام التي قمت بتعيينها لهم. يمكنك أيضًا إرسال تذكيرات للموظفين لإكمال مهامهم عند اقتراب المواعيد النهائية.

أخيرًا ، تتيح لك أداة إعداد التقارير المخصصة من Connecteam إمكانية تحليل البيانات على الفور - دون الحاجة إلى تجميع البيانات وإنشاء الرسوم البيانية بنفسك. يمكنك تتبع الحضور والوقت الذي تقضيه عبر المشاريع وساعات عمل الموظفين الفردية وغير ذلك الكثير.

خاتمة

تتضمن مراجعة وقت العاملين لديك مجموعة من المزايا التي ستساعدك على زيادة الإنتاجية. بالإضافة إلى ذلك ، تساعدك العملية على الالتزام بقوانين العمل واتخاذ قرارات عمل أكثر ذكاءً. ولكن حتى مع معرفة هذه المعلومات ، قد تجد صعوبة في معرفة كيفية إجراء تدقيق الوقت بالضبط وما هي الخطوات التي يجب اتباعها.

أولاً ، تحتاج إلى إنشاء ورقة عمل تدقيق الوقت والتأكد من أن جميع العمال يتذكرون إكمالها. يجب بعد ذلك دمج البيانات من جميع أوراق العمل في ملف Excel أو Google Sheets واحد حتى تتمكن من إنشاء مخططات لتحليل النتائج.

تعمل برامج مثل Connecteam على أتمتة العملية برمتها وتبسيطها ، من البداية إلى النهاية. يمكن للعمال تتبع الوقت على أجهزتهم المحمولة. يمكنك بعد ذلك تحليل البيانات بسهولة باستخدام أداة الإبلاغ الخاصة بـ Connecteam من أجل اتخاذ قرارات أعمال أفضل. تحقق من Connecteam اليوم لتحقيق أقصى استفادة من وقت فريقك.

أسئلة وأجوبة

كيف تستعد لتدقيق الوقت؟

للتحضير لتدقيق الوقت ، قم بإنشاء وتوزيع ورقة عمل تدقيق الوقت على العاملين لديك ، إما كنسخ ورقية أو رقمية. بعد ذلك ، قم بتخطيط الموارد التي تحتاجها لإنشاء التقارير وتحليل البيانات - على سبيل المثال ، مستشار خارجي أو حل برمجي عبر الإنترنت مثل Connecteam الذي سينشئ تقارير لك.

ما هو "التدقيق في الوقت الحقيقي"؟

يحلل تدقيق الوقت التقليدي جداول زمنية واتجاهات تاريخية. هذه الرؤى تقود قرارات العمل المستقبلية. يعني "التدقيق في الوقت الفعلي" معرفة كيف يقضي الموظفون ساعات عملهم في الوقت الفعلي. تُظهر لك تطبيقات مثل Connecteam إدخالات الوقت المباشر للموظفين والمواقع وغير ذلك الكثير ، حتى تتمكن من إجراء تحسينات على الفور.

كم مرة يجب عليك تدقيق وقت العمال؟

يمكنك إجراء عمليات تدقيق الوقت شهريًا أو ربع سنويًا أو نصف سنويًا أو حتى سنويًا حسب طبيعة عملك. تمتلك بعض الشركات مثل توصيل الطعام عملية ضوابط داخلية تتطلب إجراء عمليات تدقيق للوقت بشكل متكرر. تستخدم بعض الشركات برامج مثل Connecteam لإجراء عمليات تدقيق في الوقت الفعلي.

ورقة تدقيق الوقت

هل تريد تلقي المزيد من المقالات الرائعة مباشرة إلى صندوق البريد الخاص بك؟ اشترك هنا