ما هي الموافقة على بطاقة الوقت + أفضل الأدوات للوظيفة

تسمح الموافقة على بطاقة الوقت للشركات بمراجعة ساعات تسجيل الموظفين والتأكد من حصولهم على أجرهم بشكل صحيح مقابل عملهم. إنها عملية مهمة يجب التعامل معها بشكل صحيح. خلاف ذلك ، يمكن أن تتأخر كشوف المرتبات أو قد يكون الموظفون أكثر أو أقل من الراتب.

لذلك ، من الضروري فهم كيفية عمل الموافقة على بطاقة الوقت بالضبط وما هي الخطوات المتضمنة. في هذه المقالة ، نشرح كل ما تحتاج إلى معرفته ونبرز 3 من أفضل أدوات الأتمتة لتبسيط عملية تتبع الوقت.

ما هي الموافقة على بطاقة الوقت؟

تتم الموافقة على بطاقة الوقت عندما يتحقق أصحاب العمل من عدد ساعات عمل الموظفين خلال فترة الدفع الحالية.

سيسجل الموظفون ساعات عملهم لكل فترة دفع على بطاقة الوقت. هذا ينهار كل يوم في فترة الدفع ويظهر جميع الساعات التي عمل فيها الموظفون في كل يوم من تلك الأيام. عادة ما تكون فترة الدفع من 2 إلى 4 أسابيع. ومع ذلك ، في معظم الولايات ، لأصحاب العمل الحرية في تقرير عدد المرات التي يريدون فيها تشغيل كشوف المرتبات.

الهدف من عملية الموافقة على بطاقة الوقت هو التأكد من أن الموظفين قد سجلوا ساعات عملهم بشكل صحيح واكتشاف أي أخطاء قبل تشغيل كشوف المرتبات.

ما الذي يجب تضمينه في بطاقة الوقت

يجب أن تتضمن بطاقة الوقت ساعات العمل ، وكذلك الوقت الذي يقضيه في فترات الراحة والإجازة مدفوعة الأجر. كما يحتاج أيضًا إلى توفير معلومات حول المهام أو المشاريع التي عمل عليها الموظفون ، لا سيما إذا كان الموظفون يتلقون معدلات أجور مختلفة لمهام مختلفة.

التحقق من بطاقات الوقت للتأكد من دقتها

يجب على الموظفين مراجعة بطاقات الوقت الخاصة بهم قبل إرسالها إليك للموافقة عليها. بمجرد حصولك على بطاقة وقت الموظف ، يمكنك التحقق من دقتها.

يتضمن فحص الدقة هذا عادةً الإحالة المرجعية إلى الساعات المسجلة للموظف مقابل جدول عمله. إذا كانت شركتك تستخدم تتبع موقع GPS للتحقق من مواقع الموظفين أثناء ساعات العمل ، فيمكنك أيضًا مقارنة بيانات موقع الموظف بالساعات المدرجة في بطاقة الوقت الخاصة بهم.

حساب أجر العمل الإضافي

تحتاج أيضًا إلى حساب العمل الإضافي لكل موظف وكسره على بطاقة الوقت. يجب دفع العمل الإضافي بمعدل 1.5 مرة من معدل الأجر الأساسي للموظف وينطبق عندما يعمل الموظفون أكثر من 40 ساعة في الأسبوع. إذا كان الموظفون مؤهلين للحصول على مكافآت وقت أخرى ، فيمكنك إضافتها إلى بطاقة الوقت أيضًا.

اعتماد أو رفض بطاقات الوقت

إذا كانت جميع المعلومات الموجودة على بطاقة وقت الموظف صحيحة ، فيمكنك الموافقة على بطاقة الوقت وتمريرها إلى فريق كشوف المرتبات في شركتك.

إذا كانت هناك أي معلومات غير صحيحة ، فيمكنك رفض بطاقة الوقت وإرسالها مرة أخرى إلى الموظف للمراجعة. بمجرد مراجعة الموظف لبطاقة الوقت الخاصة به ، يمكنك مراجعتها مرة أخرى.

لماذا من المهم اعتماد بطاقات الوقت؟

تساعد مراجعة بطاقات الوقت في منع أخطاء الرواتب. قد تؤدي هذه الأخطاء إلى دفع رواتب موظفيك بشكل غير صحيح وحتى تؤدي إلى مشكلات قانونية.

على الجانب الآخر ، عندما يتم إجراؤها بشكل صحيح ، تساعدك الموافقة على بطاقة الوقت على:

تجنب التناقضات في الأجور

تساعد مراجعة بطاقات الوقت والموافقة عليها في منع شركتك من دفع مبالغ زائدة أو دفع رواتب أقل لموظفيك .

يمكن أن تكون الأجور الزائدة للعمال مكلفة للغاية بمرور الوقت. إن دفع مبالغ زهيدة لهم أمر غير قانوني ويمكن أن يؤدي إلى عقوبات شديدة من الهيئات التنظيمية. إن عدم دفع رواتب موظفيك بشكل صحيح يضر أيضًا بمعنوياتهم وقد يؤدي إلى ترك موظفين مهرة لشركتك.

يعمل المديرون كمجموعة ثانية من العيون على بطاقات وقت الموظفين أثناء عملية الموافقة. يمكنهم اكتشاف الأخطاء الصادقة وتحديد الحالات المحتملة لسرقة الوقت. كما أنهم مسؤولون عن دقة سجلات الوقت المستخدمة لمعالجة كشوف المرتبات.

تحسين دقة كشوف المرتبات

عندما تكون جميع بطاقات الوقت المقدمة لكشوف المرتبات صحيحة ، فأنت بحاجة إلى إرسال المدفوعات مرة واحدة فقط لكل فترة دفع. ومع ذلك ، عندما توجد أخطاء في بطاقات الوقت ، فقد تحتاج إلى تشغيل كشوف المرتبات عدة مرات لحل أخطاء الدفع.

هذا يكلف الوقت والمال. من مصلحة عملك أن تقلل عدد كشوف المرتبات التي تحتاج إلى إجرائها. مراجعة واعتماد بطاقات الوقت أمر أساسي لتحقيق ذلك.

حافظ على الامتثال

يتطلب قانون معايير العمل العادلة (FLSA) من الشركات الاحتفاظ ببطاقات وقت الموظفين لمدة لا تقل عن سنتين. تضمن عملية مراجعة بطاقة الوقت قيام المديرين بجمع سجلات الوقت لكل موظف خلال كل فترة دفع.

إذا واجهت شركتك في أي وقت استفسارًا بشأن ممارسات التعويض الخاصة بك ، فيمكنك إنتاج بطاقات الوقت الخاصة بك والتأكد من صحتها.

كيف تساعد الموافقة على بطاقة الوقت الموظفين؟

يمكن أن تكون عملية مراجعة بطاقات الوقت والموافقة عليها مفيدة أيضًا للموظفين.

يريد الموظفون أن يتقاضوا رواتبهم بدقة مقابل ساعات عملهم ، لكنهم قد يرتكبون أحيانًا أخطاء مثل نسيان تضمين إدخال الوقت. يمكنك اكتشاف هذه الأخطاء والتأكد من حصول الموظفين على رواتبهم عن جميع ساعات عملهم .

تتيح لهم مشاركة معلومات بطاقة الوقت مع الموظفين أيضًا مراجعة ساعات عملهم. يمكن أن يساعد هذا الموظفين على فهم أفضل لمقدار عملهم والمبلغ الذي يجب أن يتوقعوا دفعه. كما أنه يوفر مزيدًا من الشفافية في عملية كشوف المرتبات ، والتي يمكن أن تكون كبيرة بالنسبة لمعنويات الموظفين.

هل يمكن لأصحاب العمل إجراء تغييرات على بطاقات الوقت؟

يمكنك القيام بواحد من شيئين عندما تجد خطأً أثناء مراجعة بطاقة وقت الموظف:

1. ارفض بطاقة الوقت وأرسلها إلى الموظف للمراجعة.
2. قم بإجراء مراجعات على بطاقة الوقت والموافقة عليها.

لأسباب قانونية ، من المهم أن تكون أي تغييرات يتم إجراؤها على بطاقة الوقت مدعومة بأدلة. قد يقوم المديرون بإجراء تغييرات عندما ينسى الموظف تسجيل الدخول أو الخروج من العمل ، على سبيل المثال. أو إذا لم تتم إضافة PTO تلقائيًا إلى بطاقات الوقت ، فقد يضيف المديرون تلك الساعات نيابة عن الموظف.

من الجيد دائمًا إعلام الموظفين عند إجراء تغيير على بطاقة الوقت والمستند الذي يتغير كتابيًا.

ماذا يحدث بعد الموافقة على بطاقات الوقت؟

بمجرد الموافقة على بطاقة الوقت ، يتم إرسالها إلى فريق الرواتب الخاص بك .

عادةً ، يمكن استيراد بطاقات الوقت إلى برنامج كشوف المرتبات دون الحاجة إلى إدخال البيانات يدويًا. تتكامل بعض الأنظمة الأساسية للجدول الزمني مباشرةً مع منصات الرواتب الشائعة. يمكنك أيضًا تصدير بيانات بطاقة الوقت كملف CSV وتحميل الملف إلى برنامج كشوف المرتبات. ثم يتم استخدام بيانات بطاقة الوقت لمعالجة كشوف المرتبات.

بعد ذلك ، يجب تخزين بطاقات الوقت بشكل آمن لمدة لا تقل عن سنتين للامتثال لمتطلبات FLSA.

استخدام الأتمتة لتتبع وقت الموظفين

في الماضي ، استخدمت الشركات آلات من شأنها ختم بطاقة وقت الموظف بأوقات تسجيل الدخول والخروج. اليوم ، ألغت معظم الشركات بطاقات الوقت الفعلية وبدلاً من ذلك تعتمد على البرامج لتتبع ساعات عمل الموظفين.

يوفر برنامج Time Clock العديد من الميزات لمساعدة عملك على أتمتة تتبع الوقت وإنشاء الجدول الزمني والموافقة على بطاقة الوقت . يمكن أن تقلل هذه الميزات من مقدار الوقت الذي يستغرقه إنشاء بطاقات الوقت. يمكنهم أيضًا المساعدة في ضمان دقة سجلات وقت الموظفين وأن التواصل بين المديرين والموظفين أثناء الموافقة مبسط.

لمزيد من المعلومات ، اقرأ تقريرنا لأفضل 6 حلول بسيطة لبرمجيات ساعة الوقت لعام 2023 .

فيما يلي بعض الأمثلة على ميزات الأتمتة التي يمكنها تحسين عملية الموافقة على بطاقة الوقت.

تتبع الوقت باستخدام نظام تحديد المواقع العالمي (GPS)

يمكن أن يساعدك تطبيق ساعة الوقت الذي يدعم GPS في التحقق من مواقع موظفيك أثناء تواجدهم على مدار الساعة. يمكنك معرفة أماكن تواجد العمال عندما يسجلون دخولهم أو يشاهدون مواقعهم أثناء تنقلهم.

بعد ذلك ، عند مراجعة بطاقات الوقت ، يمكنك الرجوع إلى موقع الموظف مقابل إدخالات بطاقة الوقت الخاصة بهم. يساعد هذا في القضاء على سرقة الوقت ويمكّنك من التحقق من تعيين إدخال للمشروع الصحيح في كل مرة.

بالإضافة إلى ذلك ، تتيح لك العديد من الساعات الزمنية التي تدعم نظام تحديد المواقع العالمي (GPS) إعداد سياج جغرافي حول مكتبك أو موقع العمل. عندما يدخل الموظف إلى منطقة مسيجة جغرافيًا أو يغادرها ، فسيحصل على تذكير لتسجيل الدخول إلى العمل أو خروجه من العمل. هذا يضمن ألا ينسى الموظفون أبدًا تسجيل الدخول أو الخروج.

الوقت الإضافي وحسابات الراحة

يمكن لبرنامج الموافقة على الجدول الزمني حساب العمل الإضافي وكسر الأجر تلقائيًا. هذا يوفر عليك الاضطرار إلى إجراء هذه الحسابات بنفسك. وبالتالي ، فإنه يقلل الوقت المستغرق لاعتماد بطاقات الوقت ويضمن دفع أجور الموظفين بشكل صحيح.

الدوام

يمكن لبرنامج تتبع الوقت أيضًا تجميع إدخالات وقت الموظفين وإنشاء جداول زمنية رقمية في ثوانٍ. هذا يحفظ الموظفين من ارتكاب الأخطاء من خلال عدم الاضطرار إلى تسجيل ساعاتهم يدويًا في جدول زمني.

إخطارات بطاقة الوقت

تتيح لك بعض حلول البرامج ترك ملاحظة مباشرة على الجدول الزمني إذا كنت بحاجة إلى معلومات إضافية حول إدخال الوقت. سيتلقى الموظفون إشعارًا حتى يتمكنوا من تقديم المعلومات أو إجراء المراجعات بسرعة.

أفضل الأدوات لاعتماد بطاقة الوقت

دعنا نلقي نظرة فاحصة على بعض أفضل الأدوات التي يمكن لعملك استخدامها لتتبع الوقت والموافقة على بطاقة الوقت.

Connecteam هو برنامج تتبع شامل للوقت يضمن لموظفيك الحصول على رواتبهم بدقة وفي الوقت المحدد. يحتوي برنامجنا على ميزات لتقليل إدخالات الوقت الضائع ، وتسريع عملية الموافقة ، والقضاء على سرقة الوقت.

أولاً ، تجعل Connecteam من السهل على الموظفين تتبع ساعات عملهم. تعمل ساعة الوقت التي تعمل بنظام تحديد المواقع العالمي (GPS) على تذكير الموظفين بضرورة تسجيل الدخول عند وصولهم إلى موقع العمل وبإغلاقه عند مغادرتهم. يمكنهم تسجيل الدخول والخروج من هواتفهم الذكية بلمسة واحدة وتصنيف كل مرة تدخل فيها إلى مشروع أو مهمة.

عليك أن تقرر ما إذا كان بإمكان الموظفين تعديل إدخالات وقتهم يدويًا أم لا ، مما يمكن أن يساعد في القضاء على سرقة الوقت.

سيقوم Connecteam تلقائيًا بجمع بيانات وقت الموظف ، وحساب ساعات العمل الإضافي وساعات الراحة ، وإنشاء جداول زمنية رقمية لكل فترة دفع. يمكنك أن ترى في لمحة مقدار عمل الموظفين ، ومتى ذهبوا إلى العمل الإضافي ، ومتى كانوا في فترة راحة.

فائدة أخرى لـ Connecteam هي أنه يمكنك إبقاء الموظفين على اطلاع أثناء عملية الموافقة . يمكنك الدردشة مع الموظفين باستخدام ميزات المراسلة في Connecteam لطلب مزيد من المعلومات حول إدخال الوقت. بالإضافة إلى ذلك ، يتم إخطار الموظفين تلقائيًا بأي تغييرات يتم إجراؤها على جداولهم الزمنية. بمجرد الموافقة على بطاقة الوقت ، يتم قفلها لأي تحرير إضافي.

يتكامل Connecteam مع Quickbooks Online و Gusto لمعالجة كشوف المرتبات. يمكنك أيضًا تصدير الجداول الزمنية بسهولة لاستخدامها مع برامج كشوف المرتبات الأخرى.

Connecteam مجاني للشركات التي يصل عدد موظفيها إلى 10 موظفين . بالنسبة للشركات الأكبر حجمًا ، يبدأ Connecteam من 29 دولارًا فقط شهريًا لما يصل إلى 30 موظفًا. يمكنك تجربة Connecteam مجانًا لمدة 14 يومًا لترى كيف يمكنه تبسيط عملية الموافقة على بطاقة الوقت الخاصة بك.

TimeCamp هو تطبيق لتتبع الوقت يدعم موافقات بطاقات الوقت اليومية والأسبوعية. يتيح البرنامج أيضًا للمديرين إعداد تذكيرات بحيث تصل بطاقات الوقت للموافقة عليها قبل الموعد النهائي لكشوف المرتبات.

بالإضافة إلى ذلك ، يدعم TimeCamp التعليقات ضمن الجداول الزمنية. يتيح ذلك للمديرين والموظفين مناقشة إدخالات الوقت عند الحاجة إلى مزيد من المعلومات.

يتكامل TimeCamp مع العديد من منصات الإنتاجية التي تسمح للموظفين بتتبع ساعات عملهم تلقائيًا. ومع ذلك ، فإنه لا يقدم أي ميزات تتبع GPS ، لذلك قد لا يكون الخيار الأفضل للشركات التي لديها موظفين يعملون في هذا المجال.

تقدم TimeCamp خطة مجانية لعدد غير محدود من المستخدمين ، لكنها تدعم فقط تتبع الوقت. تبدأ الخطط التي تتضمن ميزات الموافقة على الجدول الزمني بسعر 10.99 دولارًا لكل مستخدم شهريًا.

Toggl Track هو برنامج لتتبع الوقت يتكامل مع أكثر من 100 منصة شائعة. تمكّن عمليات التكامل هذه Toggl Track من تسجيل ساعات عمل الموظفين تلقائيًا وتصنيف العمل إلى مشاريع محددة. يمكن للموظفين أيضًا بدء وإيقاف إدخالات الوقت يدويًا بنقرة أو نقرة من جهاز الكمبيوتر أو الهاتف الذكي.

يقوم Toggl Track بتجميع الجداول الزمنية تلقائيًا وتقسيم إدخالات الوقت حسب المشروع أو المهمة. يمكن للمديرين تعيين معدلات دفع مختلفة لمشاريع مختلفة وعرض الوقت الذي يقضيه في فترات الراحة والعمل الإضافي.

لا يقدم Toggl Track أي تكامل لبرنامج كشوف المرتبات ، ولكن يمكنه تصدير بيانات الجدول الزمني كملف CSV. كما أنها تفتقر إلى أدوات الاتصال المضمنة لحل المشكلات أثناء عملية الموافقة. سيحتاج المديرون والموظفون إلى التواصل خارج Toggl لتدوين أي تغييرات على بطاقات الوقت.

تقدم Toggl Track خطة مجانية للشركات مع ما يصل إلى 5 موظفين. تبدأ الخطط المدفوعة بـ 9 دولارات لكل مستخدم شهريًا.

ملخص

تتم الموافقة على بطاقة الوقت عندما يقوم أصحاب العمل بفحص بطاقات الوقت للموظفين والموافقة عليها للتأكد من أنها دقيقة. تساعد عملية الموافقة على التخلص من أخطاء كشوف المرتبات وتضمن حصول الموظفين على رواتبهم بشكل صحيح. من الضروري أيضًا الامتثال لمتطلبات الإبلاغ عن تعويضات FLSA.

يمكن أن يؤدي استخدام برنامج الموافقة على بطاقة الوقت إلى تسهيل إنشاء جداول زمنية وتقليل الوقت المستغرق لتشغيل كشوف المرتبات. نعتقد أن Connecteam هو أفضل أداة لاعتماد بطاقات الوقت في الشركات من جميع الأحجام.

جرّب Connecteam مجانًا لمدة 14 يومًا لترى كيف يمكنه تبسيط الموافقة على بطاقة الوقت وعمليات كشوف المرتبات.