الدليل الكامل لتقريب الوقت على مدار الساعة

يمكن أن يكون تتبع ساعات عمل الموظفين مهمة صعبة وتستغرق وقتًا طويلاً ، خاصةً إذا قاموا بتسجيل الدخول أو الخروج لبضع دقائق مبكرًا أو متأخرًا. لتسهيل العملية ، قد تستخدم الشركات تقريب الوقت على مدار الساعة. يتضمن هذا تقريب ساعات العمل الإضافية وساعات العمل لأعلى أو لأسفل إلى أقرب فاصل زمني.

الماخذ الرئيسية

• يعد تقريب الوقت على مدار الساعة قانونيًا إذا تم تقريب الوقت إلى حد أقصى قدره 15 دقيقة ولا ينتج عنه رواتب أقل للموظفين باستمرار.
• هناك قواعد مختلفة على مدار الساعة حسب الولاية. تشمل هذه الولايات واشنطن وكاليفورنيا وتكساس وميتشيغان.
• هناك ثلاث طرق لتقريب الوقت: 5 و 6 و 15 دقيقة.
• تتضمن أفضل الممارسات لتقريب الوقت استخدام زيادات التقريب العادلة ، والتواصل بانتظام مع الموظفين حول التقريب ، ومراجعة سياسة التقريب سنويًا.
• يجب عليك الاحتفاظ بسجلات دقيقة لساعات الموظفين للتأكد من بقائك ملتزمًا بقوانين وأنظمة العمل.

لم يعد تقريب الوقت على مدار الساعة شائعًا كما كان من قبل ، وذلك بفضل شعبية برامج تتبع الوقت الرقمي. ومع ذلك ، هناك فوائد لتقريب الوقت على مدار الساعة. يمكن أن يساعد في تبسيط عمليات كشوف المرتبات ، وتبسيط حسابات الأجور ، ومنع سرقة وقت الموظفين. ولكن يمكن أن يؤدي أيضًا إلى نزاعات بين الموظفين وحتى قضايا قانونية إذا لم يتم القيام به بشكل صحيح.

أدناه ، نناقش أفضل الممارسات لتقريب الوقت وكيفية تجنب التقريب المتحيز. نحن نغطي أيضًا ثلاث طرق للتقريب ونشارك العديد من الأمثلة على مخططات تقريب ساعة الوقت.

ما هو الوقت التقريب على مدار الساعة؟

يتضمن تقريب الساعة الزمنية قيام صاحب العمل بتقريب ساعات الموظف لأعلى أو لأسفل. يتم تقريب الساعات بناءً على زيادات زمنية محددة مسبقًا — عادةً 5 أو 6 أو 15 دقيقة.

غالبًا ما يستخدم أصحاب العمل تقريب الوقت على مدار الساعة لتسهيل معرفة مقدار عمل الموظف ، مما يقلل من الوقت الذي يستغرقه أداء كشوف المرتبات. يكون قانونيًا بشكل عام إذا تم إجراؤه بطريقة متسقة وعادلة لا تؤدي إلى دفع أجور الموظفين بشكل مستمر.

على سبيل المثال ، لنفترض أن موظفك يتقاضى 20 دولارًا لكل ساعة ويعمل 9 ساعات في اليوم. قاموا بتسجيل الدخول في الساعة 8:02 صباحًا وخرجوا الساعة 5:01 مساءً. بدون التقريب ، ستحتاج إلى حساب أجر الموظف عن الوقت المحدد الذي عمل فيه. سيبدو شيء هكذا:

(20 دولارًا × 9 ساعات) + (1/60) × 20 دولارًا - ((2/60) × 20 دولارًا) = 179.67 دولارًا

ومع ذلك ، يمكنك بسهولة تقريب وقت البدء حتى الساعة 8 صباحًا وتقريب وقت الانتهاء إلى الساعة 5 مساءً. الحساب أبسط بكثير:

20 دولارًا × 9 ساعات = 180 دولارًا

إن الفارق البالغ 33 سنتًا لا يكاد يذكر. مع تقريب الساعة الزمنية ، تكون حسابات الأجور واضحة جدًا.

تقريب الساعة الزمنية للموظفين المعفيين مقابل غير المعفيين

هناك قواعد مختلفة على مدار الساعة للموظفين بالساعة والموظفين بغير ساعة أو بأجر. الموظفون العاملون بالساعة "غير معفيين" من تقريب الساعة الزمنية ، بينما يُعفى الموظفون العاملون بالساعة أو الذين يتقاضون رواتب.

هذا يعني أنه يمكنك تقريب ساعات الموظف غير المعفى. هذا لأنه يجب أن يتم الدفع لهم مقابل أي عمل إضافي يزيد عن 40 ساعة. كما يجب دفع الحد الأدنى للأجور الفيدرالية.

من ناحية أخرى ، لا يحتاج الموظفون المعفيون إلى الدفع مقابل العمل الإضافي الذي يزيد عن 40 ساعة. ومع ذلك ، لا تزال بحاجة إلى إثبات لقانون معايير العمل العادلة (FLSA) أن هؤلاء العمال لا يتجاوزون 40 ساعة أسبوعًا بشكل منتظم. التقريب حتى بضع دقائق هنا وهناك يمكن أن يدفع إدخالات الوقت الأسبوعية للعمال لأكثر من 40 ساعة. وبالتالي ، لا ينصح بذلك

يحكم ساعة الوقت حسب الولاية

بالإضافة إلى قوانين ساعة التوقيت الفيدرالية ، تمتلك بعض الولايات قواعدها الخاصة بساعة التوقيت. تشمل هذه الحالات:

• واشنطن . يُلزم قانون واشنطن أصحاب العمل بدفع أجور الموظفين غير المعفيين بمقدار 1.5 مرة من معدل رواتبهم العادية عن أي وقت عمل لأكثر من 40 ساعة.
• كاليفورنيا . ينص أمر كاليفورنيا للأجور على أنه يجب ملء بطاقات وقت الموظفين باللغة الإنجليزية وبطريقة لا يمكن العبث بها. تطلب ولاية كاليفورنيا من أصحاب العمل استخدام بطاقات الوقت الورقية المكتوبة بالحبر (وليس بالقلم الرصاص) أو بطاقات الوقت الرقمية.
• تكساس . يسمح قانون يوم الدفع في تكساس لأصحاب العمل باستخدام ساعات الوقت الرقمية وجداول الوقت لتسجيل وقت العمل. كما ينص على أنه يجب على أصحاب العمل إنشاء سجلات زمنية وتخزينها لكل فترة دفع لمدة تصل إلى 3 سنوات.
• ميشيغان . يجب على أرباب العمل في ميشيغان الاحتفاظ بسجلات لإجمالي ساعات عمل الموظفين كل يوم ، مع إظهار أوقات البدء والانتهاء بوضوح. يجب تتبع الوقت لأقرب عشر ساعات (6 دقائق) أو أقل.

لماذا يقوم أرباب العمل بتقريب وقت الموظفين؟

الآن بعد أن أصبحت لديك فكرة جيدة عن توقيت التقريب على مدار الساعة ، دعنا نناقش بعض الأسباب التي تجعل أصحاب العمل يدورون حول وقت الموظفين. التقريب يساعد:

• تحسين الإنصاف. يمكن أن يساعد التقريب في ضمان معاملة جميع الموظفين معاملة عادلة ومتساوية عندما يتعلق الأمر بحساب عدد ساعات العمل.
• اسمح بالمرونة. يوفر تقريب ساعات الموظف بعض المرونة في يوم عملهم. على سبيل المثال ، يمكن للموظفين أن يتأخروا 5 دقائق إذا كانوا عالقين في حركة المرور أو يغادرون قبل 5 دقائق لحضور موعد دون أن يؤثر الوقت الضائع على رواتبهم.
• تبسيط حسابات الرواتب. حساب الأجر على أساس الأعداد الصحيحة والكسور البسيطة أسهل من حساب المدفوعات على أساس الوقت حتى الثانية.
• تقليل الوقت الإداري وزيادة الإنتاجية. يمكن أن يوفر التقريب الوقت في مهام مثل إدخال البيانات وحسابات كشوف المرتبات ، بحيث يمكنك أنت وموظفيك التركيز على عمل أكثر أهمية.
• تقليل الأخطاء وتقليل التكاليف. يقلل وقت التقريب لكشوف المرتبات من الأخطاء ، مما يمنع المدفوعات الزائدة أو المدفوعات الزائدة للموظفين. وهذا يعني أيضًا أن المديرين لن يضطروا إلى إضاعة الوقت في تصحيح الأخطاء ، مما يساعد على توفير تكاليف العمالة.
• ضمان الامتثال. من خلال تقريب الوقت لكشوف المرتبات والاحتفاظ بسجلات لوقت الموظفين ، يمكن لأصحاب العمل التأكد من التزامهم بقوانين وأنظمة العمل. وتشمل هذه لوائح FLSA ووزارة العمل حول أوقات الراحة وأوقات العمل ومدفوعات العمل الإضافي والمزيد.

هل التقريب على مدار الساعة قانوني؟

تقريب الوقت القانوني

تعتبر وزارة العمل أن تقريب الوقت على مدار الساعة أمر قانوني طالما أن أصحاب العمل يتبعون القواعد التالية:

• يجب أن يكون تقريب الساعة الزمنية عادلاً للموظف. لا يمكنك تقريب ساعات الموظف إلى أسفل ببساطة لتوفير تكاليف الرواتب. كقاعدة عامة ، يجب أن تقرب ساعات عمل موظفيك بطريقة تحابي الموظف.
  
  على سبيل المثال ، تقريب الساعة 8:03 صباحًا على مدار الساعة إلى الساعة 8:00 صباحًا ، لذلك يتم الدفع لهم مقابل تلك الدقائق الثلاث. سيساعد هذا في منع الشكاوى والنزاعات على الأجور.

• لا يمكن لأصحاب العمل التقريب بزيادات أكبر من 15 دقيقة. هذا يعني أنه لا يمكنك التقريب بمقدار نصف ساعة أو ساعة. بالإضافة إلى التقريب لمدة 15 دقيقة ، تسمح DOL بالتقريب لمدة 5 دقائق و 1/10 ساعة (6 دقائق).

• يجب على أصحاب العمل الالتزام بقاعدة الدقائق السبع. تنطبق هذه القاعدة على علامة 7 دقائق في نافذة مدتها 15 دقيقة. على سبيل المثال ، إذا كان الموظف يعمل قبل الساعة 9:07 صباحًا ، فيمكنك تقريب الوقت إلى 9:00 صباحًا. ومع ذلك ، إذا كان الموظف يعمل الساعة 9:08 صباحًا ، فيجب عليك تقريب هذا الوقت حتى 9:15 صباحًا.
  
  خارج هذه القواعد ، يمكن اعتبار تقريب الساعة غير قانوني.

تقريب ساعة الوقت غير القانوني

فيما يلي مثالان لتقريب الوقت الذي قد يؤدي إلى مشاكل قانونية.

1. لنفترض أن الموظف يعمل الساعة 7:56 صباحًا وينتهي الساعة 5:03 مساءً. يجب تقريب وقت البدء إلى 7:55 صباحًا وتقريب وقت الانتهاء حتى 5:05 مساءً. هذا يسمح للموظف أن يتقاضى أجرًا لمدة 3 دقائق إضافية.
   
   ومع ذلك ، لنفترض أنك قمت بتقريب وقت البدء حتى الساعة 8:00 صباحًا وتقريب وقت الانتهاء إلى الساعة 5:00 مساءً. من خلال القيام بذلك ، تكون قد قمت بتقريب أوقات البدء والانتهاء بطريقة تفضل عملك ، وليس موظفك.
   
   في هذا المثال ، فقد الموظف 7 دقائق من وقت العمل. على الرغم من أن هذا لا يبدو فرقًا كبيرًا ، إلا أنه إذا تم القيام به كل يوم لمدة عام ، فإنه يضيف ما يصل إلى 30 ساعة من العمل غير مدفوع الأجر. هذا يعرضك لخطر مطالبة الأجور غير المدفوعة.

2. لنفترض أنك قمت بتقريب وقت موظفيك إلى أقرب نصف ساعة ، بدلاً من أقرب فاصل زمني مدته 5 أو 6 أو 15 دقيقة تسمح به وزارة العمل.
   
   على سبيل المثال ، تخيل موظفًا يعمل في وقت متأخر في الساعة 8:07 صباحًا. يجب عليك اتباع قاعدة الـ 7 دقائق وتقريب وقت الساعة إلى 8:15 صباحًا. ومع ذلك ، لنفترض أنك تقترب من الساعة 8:30 صباحًا بدلاً من ذلك.
   
   سيؤدي ذلك إلى 23 دقيقة من العمل غير مدفوع الأجر في ذلك اليوم - ما يصل إلى 100 ساعة غير مدفوعة الأجر في السنة إذا تم القيام به بانتظام.

أنواع مختلفة لتقريب الوقت على مدار الساعة

5 دقائق

مع التقريب لمدة 5 دقائق ، فإن كل زيادة مدتها 5 دقائق في الساعة لها حد 2.5 دقيقة.

إذا كان الموظف يدخل أو يخرج قبل هذا الحد ، يتم تقريب وقت الساعة لأسفل. يتم تقريب وقت ساعتهم إذا قاموا بتسجيل الدخول أو الخروج بعد هذه العتبة.

على سبيل المثال:

6 دقائق

يُعرف التقريب لمدة 6 دقائق أيضًا بالتقريب 1/10 ساعة. مع التقريب لمدة 6 دقائق ، يتم تقسيم الساعة إلى فواصل زمنية مدتها 6 دقائق مع عتبة 3 دقائق.

إذا دخل الموظف أو خرج قبل عتبة 3 دقائق ، فسيتم تقريب وقت الساعة إلى أقل فاصل زمني مدته 6 دقائق. يتم تقريب وقت الساعة الخاص بهم إلى أقرب فاصل زمني مدته 6 دقائق إذا قاموا بتسجيل الدخول أو الخروج بعد عتبة 3 دقائق.

على سبيل المثال:

15 دقيقة

التقريب لمدة 15 دقيقة يلتزم بقاعدة السبعة دقائق. ترشد هذه القاعدة ما إذا كان يجب على صاحب العمل تقريب وقت الموظفين لأعلى أو لأسفل.

إذا دخل الموظف أو خرج قبل عتبة 7 دقائق ، يتم تقريب وقت الساعة إلى ربع ساعة السابقة. يتم تقريب وقت الساعة الخاص بهم إذا قاموا بتسجيل الدخول أو الخروج بعد عتبة 7 دقائق.

على سبيل المثال:

تحديات تقريب الساعة الزمنية

هناك بعض المزالق التي يجب أن تكون على دراية بها عند تقريب وقت الموظف.

• اعمل على مدار الساعة. يعد العمل على مدار الساعة انتهاكًا كبيرًا لـ FLSA. على سبيل المثال ، إذا كان الموظف يعمل الساعة 8:55 صباحًا وقمت بتقريب وقت البدء إلى 9:00 صباحًا ، فسيكون قد عمل هذه الدقائق الخمس مجانًا.
  
  على مدار أسبوع ، يضيف هذا ما يقرب من 25 دقيقة من الوقت غير المدفوع. قد يؤدي عدم دفع رواتب الموظفين عن وقت العمل إلى مطالبة FLSA.

• دي عمل مينيميس. يشير De minimis إلى أي مقدار من الوقت أو مهمة أصغر من أن تسبب القلق. تحدد وزارة العمل أن الحد الأدنى من الوقت هو أقل من 15 دقيقة.
  
  وبالتالي ، يمكن لأصحاب العمل تقريب الوقت لأعلى أو لأسفل في غضون 15 دقيقة. ومع ذلك ، يتم حاليًا إعادة تقييم هذا في كاليفورنيا.

• جداول زمنية غير دقيقة . قد يؤدي التقريب المفرط للجداول الزمنية للموظفين في النهاية إلى إنشاء جداول زمنية غير دقيقة. يمكن للموظفين بعد ذلك ادعاء التخفيض غير العادل أو غير القانوني للأجور بموجب قانون FLSA.
  
  لتجنب ذلك ، من المهم أن يكون تقريب الجدول الزمني متسقًا عبر عملك. يجب عليك أيضًا تضمين معلومات حول تقريب الساعة في كتيب الموظف لتقليل سوء التفاهم.

• منازعات الرواتب. قد يؤدي التقريب المفرط لوقت الموظفين إلى اختلافات في الرواتب. في بعض الأحيان ، قد يتوقع الموظفون أن يتقاضوا رواتب أكثر مما كانوا عليه في الواقع. لتجنب ذلك ، يجب عليك توصيل سياسة التقريب إلى الموظفين وتقريب ساعات عمل الموظف دائمًا بشكل عادل.
• مراقبة الموظفين. قد يؤدي تقريب ساعات عمل الموظفين إلى جعل فريقك يشعر وكأنه يخضع لإدارة دقيقة. قد يؤدي هذا إلى خفض الروح المعنوية وتقليل الإنتاجية وحتى زيادة معدل دوران الموظفين.

أفضل الممارسات لتقريب الوقت على مدار الساعة

ضع في اعتبارك ما إذا كنت بحاجة لتقريب وقت الموظفين

جعلت التقنيات الجديدة من السهل تتبع وقت العمال حتى الثانية. يمكن للعمال استخدام التطبيقات الرقمية لتسجيل الدخول والخروج مباشرة من هواتفهم المحمولة. تقوم أنظمة تتبع الوقت الحديثة أيضًا بإنشاء جداول زمنية رقمية تلقائية وغالبًا ما تتكامل مع برامج كشوف المرتبات. هذا يجعل من السهل على أصحاب العمل دفع رواتب الموظفين بالضبط ما عليهم.

بهذه الطريقة ، قد لا تحتاج - أو تريد - استخدام تقريب ساعة الوقت.

إنشاء واتباع سياسة الساعة الزمنية

تعتبر السياسة القوية لتقريب الساعة الزمنية هي أفضل طريقة للتأكد من أنك متسق وعادل مع التقريب.

يجب أن تحدد سياستك ما يلي:

• الزيادات التقريبية التي سيتم استخدامها. على سبيل المثال ، 5 دقائق أو 6 دقائق أو 15 دقيقة.
• في أي وقت سيتم تقريبه لأعلى أو لأسفل. على سبيل المثال ، في الدقيقة 7 لسياسة التقريب لمدة 15 دقيقة.
• جدول مثال لتوضيح كيف سيؤثر وقت الساعة على رواتب الموظفين.
• تاريخ آخر مراجعة للسياسة.

يمكنك أيضًا تضمين شرح موجز عن سبب قرارك بتقريب الوقت على مدار الساعة بهذه الطريقة. يمكن أن يساعد ذلك في تشجيع ثقافة الصدق والشفافية.

بمجرد كتابة سياستك ، قم بتوصيلها مباشرة إلى الموظفين. يمكنك القيام بذلك شفهيًا أثناء اجتماع أو مكالمة هاتفية. أو يمكنك إرسال مذكرة أو بريد إلكتروني ، أو نشر رسالة في تطبيق دردشة الموظف لتحديث فريقك.

من الضروري أيضًا تضمين سياسة التقريب في كتيب الموظف الخاص بك. اطلب من موظفيك التوقيع على الكتيب بعد قراءته للتأكد من فهمهم للسياسة.

بعد ذلك ، تأكد من تطبيق السياسة من خلال تطبيق طريقة التقريب على جميع ساعات عمل الموظف. يجب أن يتم ذلك باستمرار عبر جميع الفرق وأنماط العمل لضمان الإنصاف.

أخيرًا ، اتصل بمزود كشوف المرتبات عبر البريد الإلكتروني أو المكالمة الهاتفية أو الاجتماع لتحديثهم بشأن سياسة التقريب الخاصة بك.

استخدم زيادات التقريب العادلة

تعتبر زيادات التقريب العادلة على أنها 5 أو 6 أو 15 دقيقة. الزيادات الصغيرة جدًا (مثل دقيقتين) أو الكبيرة جدًا (مثل 30 دقيقة) ليست قانونية أو عادلة لموظفيك. قد يشعرون بالإدارة الجزئية أو بالإحباط أو يتقاضون رواتب منخفضة مقابل عملهم.

تجنب التقريب المتحيز

عادةً ما يحدث التقريب المتحيز عندما يقوم صاحب العمل بتقريب الوقت بطريقة تؤدي باستمرار إلى عمل غير مدفوع الأجر. هذا يفيد صاحب العمل على الموظف ويمكن أن يخلق عدم ثقة بين العمال.

على سبيل المثال ، تعتبر سياسة التقريب لمدة 15 دقيقة والتي تقرب كل الوقت إلى أقرب ربع ساعة منحازة لأنها تفضل صاحب العمل.

تأكد من تقريب الوقت بطريقة عادلة للجميع. على سبيل المثال ، سياسة التقريب لمدة 15 دقيقة التي تلتزم بقاعدة 7 دقائق تفيد كلاً من أصحاب العمل والموظفين على حد سواء.

تحدث إلى موظفيك حول تقريب الوقت على مدار الساعة

يمكن أن يكون تقريب الجدول الزمني موضوعًا صعبًا للمناقشة مع الموظفين ، حيث قد يشعر البعض أنه يفيد صاحب العمل فقط. على سبيل المثال ، إذا كان الموظفون يقومون باستمرار بتقريب ساعات العمل وساعات العمل الخاصة بهم ، فقد يشعرون أنهم يخسرون رواتبهم.

يمكن أن يساعد التواصل مع الموظفين بشأن سياسة تقريب الوقت على الشعور بمزيد من الإيجابية حيال ذلك. على سبيل المثال ، سيشعر الموظفون الذين يعرفون مواعيد عملهم وساعات عملهم دائمًا بالتقريب إلى أقرب فاصل زمني مدته 5 دقائق ، وسيشعرون بمزيد من الثقة في أن رواتبهم دقيقة.

يمكن أن يساعد هذا النوع من التواصل المفتوح أيضًا في تعزيز ثقافة الثقة والشفافية الشاملة داخل مؤسستك.

راجع سياسة التقريب الخاصة بك سنويًا

تضمن مراجعة سياسة التقريب الخاصة بك كل عام مواكبة أحدث اللوائح حتى يظل عملك متوافقًا.

كما يُظهر للموظفين أنك تتبع إرشادات محددة ولا تقرب وقتهم دون سبب. يمكن أن يساعدهم ذلك على الشعور براحة أكبر في قرارك لتقريب ساعات عملهم.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن تبرز مراجعة سياسة التقريب مشاكل مثل تأخر الموظف أو العمل الإضافي المفرط. يمكنك بعد ذلك اتخاذ قرارات تجارية قائمة على البيانات لمعالجة هذه المشكلات.

احتفظ بسجلات دقيقة

حتى عند استخدام تقريب الساعة ، يحتاج أصحاب العمل إلى الاحتفاظ بسجلات دقيقة لساعات عمل الموظف. يجب على أصحاب العمل الاحتفاظ بنسخ من إيصالات الرواتب وأي سجلات كشوف رواتب أخرى لمدة تصل إلى 3 سنوات.

يجب أن تتضمن السجلات عمليات تسجيل الدخول وساعات انتهاء الوقت وأي تعديلات تقريبية يتم إجراؤها. كما يجب أن تكون متاحة بسهولة للموظفين والمراجعين والهيئات التنظيمية لمراجعتها.

بشكل عام ، تساعد السجلات الدقيقة في منع النزاعات والمشكلات القانونية.

خاتمة

على الرغم من أن التقريب على مدار الساعة أقل شيوعًا اليوم ، يمكن أن يكون أداة قيمة لتبسيط ضبط الوقت ومعالجة كشوف المرتبات. ومع ذلك ، من الضروري اتباع أفضل الممارسات عند تقريب الوقت لتجنب المشكلات القانونية المحتملة ونزاعات الموظفين.

من خلال استخدام سياسة التقريب المتسقة وزيادات التقريب العادلة ، وتجنب التقريب المتحيز ، والحفاظ على سجلات دقيقة ، والتواصل مع الموظفين ، يمكن لأصحاب العمل التأكد من أن ممارسات التقريب على مدار الساعة عادلة وفعالة ومتوافقة مع المتطلبات القانونية.