21 مذكرة تذكير في سجل الدوام: رسائل نصية ممتعة وفعالة لفريقك

يمكن أن يكون تتبع ساعات عمل الموظفين عملاً روتينيًا حقيقيًا ، لكننا نعلم جميعًا أنه ضروري لكشوف رواتب دقيقة وفواتير في الوقت المناسب. لسوء الحظ ، فإن إقناع الموظفين بإرسال جداولهم الزمنية في الوقت المحدد قد يبدو وكأنه معركة شاقة - إنه تحد حقيقي حتى للمديرين الأكثر تنظيماً.

لحسن الحظ ، هناك حلول آلية ، مثل تذكيرات الجدول الزمني ، متاحة لتبسيط العملية.

في هذه المقالة ، سنغطي سبب فائدة تذكيرات الجدول الزمني وكيف أن برنامج الجداول الزمنية من Connecteam يغير قواعد اللعبة للشركات. سنقوم أيضًا بتضمين بعض النصائح والحيل المفيدة للتأكد من أنك تستخدمها بكامل إمكاناتها.

ما هي تذكيرات الجدول الزمني؟

تذكيرات سجل الدوام هي أداة مفيدة يستخدمها أصحاب العمل والمديرون لضمان قيام الموظفين بإرسال جداولهم الزمنية في الوقت المحدد. يمكن تنسيقها كملاحظات مكتوبة أو تذكيرات شفهية أو إخطارات آلية يتم إرسالها من خلال البرامج أو الأدوات.

الغرض الأساسي من تذكيرات الجدول الزمني هو مساعدة الموظفين على تتبع ساعات عملهم والتأكد من تعويضهم بدقة عن وقتهم.

من خلال تعيين التذكيرات وإرسال "التنبيهات اللطيفة" ، يمكن لأصحاب العمل تجنب متاعب متابعة الطلبات المتأخرة وتجنب الارتباك أو الأخطاء في كشوف المرتبات.

الأنواع الفعالة لتذكيرات سجل الدوام

من مذكرات تذكير الجدول الزمني إلى الصراخ "الجداول الزمنية مستحقة اليوم!" عبر المكتب ، هناك الكثير من الطرق لتذكير الموظفين بإرسال جداولهم الزمنية في الوقت المحدد.

دعنا نلقي نظرة على بعض الأنواع الشائعة من تذكيرات الجدول الزمني ونناقش سبب كون بعضها أقل فعالية من البعض الآخر.

رسائل البريد الإلكتروني

يمكن لأصحاب العمل تذكير الموظفين بإرسال جداولهم الزمنية في الوقت المحدد عبر البريد الإلكتروني.

ومع ذلك ، قد تستغرق هذه الطريقة وقتًا طويلاً بالنسبة لصاحب العمل ، خاصةً إذا كان عليه إرسال رسائل البريد الإلكتروني يدويًا. حتى رسائل البريد الإلكتروني الآلية قد تفقد فعاليتها بمرور الوقت.

بعد كل شيء ، نعلم جميعًا أنه من السهل جدًا فتح بريد إلكتروني فقط لنسيانه بعد لحظات قليلة.

رسائل نصية

يمكن لأصحاب العمل أيضًا إرسال رسائل نصية إلى موظفيهم كتذكير لإرسال جداولهم الزمنية.

هذه الطريقة سريعة وسهلة ، ولكن إذا كنت لا تستخدم نظام المراسلة النصية الصحيح ، فقد يكون من الصعب تتبع من الذي تلقى الرسالة ولم يتلقها. ومثل رسائل البريد الإلكتروني ، قد يكون من الصعب تحديد ما إذا كان النص قد تمت قراءته أم لا.

تذكير تقويم Google

إذا كانت شركتك تستخدم Google Suite ، فإن إرسال التذكيرات عبر تقويم Google يعد خيارًا. باستخدام تقويم مشترك ، يمكن للمديرين إرسال إشعار تقويم متبوعًا بإشعار بريد إلكتروني.

إذا كان فريقك يستخدم تقويم Google لمعظم التخطيط اليومي ، فلن يظهر إشعار تقويم بسيط. قد تضيع حتى في العديد من الاجتماعات والمكالمات وإشعارات أعياد الميلاد الأخرى في التقويم.

تذكير سلاك

باستخدام Slack ، يمكنك أتمتة التذكيرات الدورية لإرسال جداولك الزمنية. ومع وجود 18 مليون مستخدم نشط يوميًا و 156000 مؤسسة تستخدم Slack ، يعد هذا خيارًا شائعًا للكثيرين. لكن هل هذا هو الخيار الأفضل حقًا؟

لسوء الحظ ، فإن Slack باهظ الثمن ، خاصة إذا كنت مؤسسة كبيرة بها العديد من الموظفين. لحسن الحظ ، هناك بديل أرخص (وأفضل) لـ Slack.

تذكير آلي من خلال Connecteam

لم يتم إنشاء جميع تذكيرات الجدول الزمني على قدم المساواة.

يوجد تذكير بسجل زمني واحد للحكم عليهم جميعًا ، وتذكير واحد للعثور عليهم. تذكير واحد لإحضارهم جميعًا وربطهم بموافقة الموارد البشرية.

الجواب هو تذكيرات آلية من خلال برنامج مثل Connecteam. تم تصميم Connecteam لجعل حياة أصحاب العمل والموظفين أسهل. بدءًا من التتبع الدقيق لساعات العمل باستخدام نظام تحديد المواقع العالمي (GPS) المباشر إلى أتمتة الجداول الزمنية إلى كشوف المرتبات في ثوانٍ ، فإن Connecteam يخرج عناء كشوف المرتبات.

مذكرات تذكير الجدول الزمني مضحك

فقط لأن تذكيرات الجدول الزمني مهمة ، لا يعني أنها بحاجة إلى أن تكون جادة. الحفاظ على تفاعل وتحفيز فريقك ، حتى عندما يتعلق الأمر بهذه الجداول الزمنية المزعجة.

تضمن الميمات المختارة يدويًا إضفاء البسمة على وجوه موظفيك أثناء تنقلهم في عالم المواعيد النهائية والأعمال الورقية.

مصدر الصورة

مصدر الصورة

مصدر الصورة

مصدر الصورة

مصدر الصورة

مصدر الصورة

مصدر الصورة

مصدر الصورة

مصدر الصورة

مصدر الصورة

مصدر الصورة

مصدر الصورة

مصدر الصورة

مصدر الصورة

مصدر الصورة

مصدر الصورة

مصدر الصورة

مصدر الصورة

مصدر الصورة

مصدر الصورة

لماذا تذكير سجل الدوام مهم جدًا للشركات

إذن ماذا لو لم تحصل على الجداول الزمنية لفريقك في الوقت المحدد ؟ إذا كان كل ما يهم هو أن الموظف يحصل على أجر ، فهل تذكيرات الجدول الزمني ضرورية حقًا؟

في إجابة واحدة - نعم. نعم إنهم هم. وهناك عدة أسباب لذلك.

في كثير من الأحيان ، يؤدي إرسال الجداول الزمنية إلى تدافع اللحظة الأخيرة للحصول عليها في الموعد المحدد. وفي بعض الأحيان ، قد يكون من المغري (والسهل) تزوير الساعات.

يعترف 43٪ من العاملين بالساعة بالمبالغة في مقدار الوقت الذي يعملون فيه خلال نوباتهم. يمكن أن يعني الاحتيال في الجدول الزمني هذا كشوف رواتب غير صحيحة وفقدان إنتاجية. في الواقع ، تكلف الجداول الزمنية المفقودة وغير الدقيقة قطاع الخدمات المهنية في الولايات المتحدة حوالي 7.5 مليار دولار في اليوم!

يمكن أن تمنع تذكيرات الجدول الزمني هذه التأثيرات السلبية على أرباحك النهائية من خلال تحميل الموظفين المسؤولية عن الجداول الزمنية الصادقة والدقيقة.

تعتمد إدارات الرواتب على بيانات الجدول الزمني الدقيقة وفي الوقت المناسب لحساب الأجور ومعالجة المدفوعات. يمكن أن يؤدي تلقي طلبات الجدول الزمني المتأخر إلى تعطيل عملية كشوف المرتبات ، مما يتسبب في تأخير المدفوعات أو دفعها بشكل غير صحيح ، مما يؤدي إلى موظفين ساخطين.

من خلال إرسال تذكيرات الجدول الزمني وتحديد مواعيد نهائية واضحة ، يمكن للمديرين الذين يحتاجون إلى الموافقة على الجداول الزمنية ضمان إرسالها في الوقت المحدد. يساعد ذلك في الحفاظ على سير عمل منظم ويمنع التأخير في العمليات المهمة مثل كشوف المرتبات وإدارة المشروع.

لا يتم تسجيل ساعة واحدة من كل خمس ساعات مدفوعة الأجر. في بعض الحالات ، لا تكون هذه حالة احتيال في الجدول الزمني بل هي حالة نسيان. إذا لم يتذكر الموظفون كيف قضوا ساعات عملهم ، فيمكنهم "تعويض" ساعات عملهم وإرسال جداول زمنية غير دقيقة.

تم تصميم تطبيق Time Clock لموظف Connecteam لهذا السبب بالذات. في تطبيق واحد سهل الاستخدام ، يمكن للموظفين تسجيل الدخول والخروج بسهولة أثناء التنقل. وهذا يعني تتبعًا دقيقًا للوقت للوظائف والمشاريع والعملاء والمعدات والأميال والمزيد. من هناك ، يتم إنشاء الجداول الزمنية عبر الإنترنت وتصديرها تلقائيًا إلى برنامج كشوف المرتبات الخاص بك.

سيوافق الموظفون على ذلك: لا يوجد شيء أسوأ من الإدارة الدقيقة.

وحتى المديرين وأصحاب الأعمال لديهم أشياء أكثر أهمية وإلحاحًا يمكن أن يحضروا إليها ، بدلاً من الاضطرار إلى تذكير الموظفين باستمرار بإرسال جداولهم الزمنية.

تزيل تذكيرات الجدول الزمني هذا العبء ، مما يعني أن المديرين لديهم المزيد من الوقت للتركيز على المهام الإستراتيجية.

يمكن أن يؤدي الإلحاح المستمر والمتابعة من الرؤساء إلى إجهاد العلاقة بين الموظف والمدير - خاصةً إذا كان المزعج يركز على موظف واحد على وجه الخصوص. يستبدل تذكير الجدول الزمني الفعال الحاجة إلى المتابعة المستمرة بتذكير آلي بسيط.

توفر الجداول الزمنية بيانات قيمة لتتبع تقدم المشروع ، مثل مقدار الوقت المنقضي في مهام أو مشاريع مختلفة.

تضمن تذكيرات الجدول الزمني أن مديري المشاريع لديهم إمكانية الوصول إلى معلومات موثوقة حول كيفية استخدام الموارد وربحية المشروع. هذا يساعدهم على اتخاذ قرارات مستنيرة ، وتخصيص الموارد بشكل فعال ، والحفاظ على المشاريع في المسار الصحيح.

العديد من الصناعات لديها لوائح عمل تتطلب حفظ سجلات دقيقة لساعات عمل الموظفين. قد يؤدي عدم تقديم الجداول الزمنية في الوقت المحدد إلى عدم الامتثال لهذه اللوائح ، مما قد يؤدي إلى عواقب قانونية وعقوبات.

يعد الامتثال أمرًا بالغ الأهمية بشكل خاص للشركات التي تعمل في صناعات ذات قوانين عمل صارمة أو تلك التي تخضع للتدقيق.

في بعض صناعات الخدمة الميدانية ، يعد تقديم الجداول الزمنية شرطًا لأغراض الامتثال. من خلال تذكير الموظفين بإرسال الجداول الزمنية ، يمكن لشركتك الابتعاد عن العواقب القانونية والعقوبات (والاستعداد لأي عمليات تدقيق).

فوائد جداول الدوام للموظفين

ليس سراً أن معظم الموظفين يكرهون عادةً إرسال الجداول الزمنية. لكن القيام بذلك مفيد لهم تمامًا كما هو مفيد لك. فيما يلي بعض الأسباب التي يجب أن تشجعهم على تبني وتقدير استخدام الجداول الزمنية:

من خلال ملء الجداول الزمنية الخاصة بهم بجد ، يساهم الموظفون في المعالجة السلسة لكشوف الرواتب. عندما يقومون بتدوين ساعات عملهم بدقة ، فإن رواتبهم تعكس كل دقيقة من العمل الشاق الذي يقومون به.

مع الجداول الزمنية ، يتلقى الموظفون تعويضاتهم التي حصلوا عليها بشق الأنفس في الوقت المحدد ، دون تباينات أو تأخير.

تعمل سجلات الدوام كسجل شخصي لتاريخ عمل الموظف. من خلال الحفاظ على الجداول الزمنية باستمرار ، يقوم الموظفون بإنشاء سجل موثوق لجهودهم في المنظمة.

يمكن أن يكون الحصول على سجل دقيق مفيدًا أيضًا في حالة وجود أي نزاعات أو تناقضات مع صاحب العمل.

من خلال تسجيل ساعات عملهم ومهامهم بدقة ، يكون لدى الموظفين طريقة ملموسة لتوصيل عبء العمل والإنتاجية. وهذا يخلق رؤية أفضل لجهودهم ، مما يساعد المديرين على فهم نطاق مسؤوليات كل موظف والقيمة التي يقدمونها للمؤسسة.

يعد هذا السجل الذي يمكن الوصول إليه لساعات العمل قيماً للرجوع إليه في المستقبل ، على سبيل المثال عند التقدم للحصول على الترقيات. إنه يوضح سجل حافل من التفاني والموثوقية ، ويظهر النمو المهني للموظف بمرور الوقت.

يتطلب ملء الجداول الزمنية من الموظفين التفكير في ما أنجزوه ومقدار الوقت الذي أمضوه في إكمال المهام. وهذا يشجع على تحسين ممارسات إدارة الوقت ، مما يساعد الموظفين على تحديد أولويات عبء العمل وتحديد الأنشطة المهدرة للوقت.

تعد الجداول الزمنية موردًا قيمًا أثناء تقييمات الأداء. أنها توفر بيانات ملموسة تساعد في الإجابة على أسئلة مثل ما يلي:

• هل أنت في الوقت المحدد لعملك؟
• هل تقوم بتسجيل الدخول والخروج؟
• هل أنت صادق بشأن الطريقة التي تقضي بها يومك؟
• هل تلتزم بالجدول الزمني المطلوب؟
• هل كنت تعمل الوقت الإضافي؟
• هل تأخذ فترات راحة طويلة؟

من خلال الاحتفاظ بجداول زمنية دقيقة ، يكون لدى الموظفين دليل موضوعي لعرض أخلاقيات العمل الخاصة بهم ، وتسليط الضوء على مساهماتهم ، ودعم مراجعات أدائهم. تساعد هذه البيانات الملموسة أيضًا أصحاب العمل في إجراء تقييمات عادلة وتقديم تعليقات ذات مغزى.

كيف تجعل موظفيك يرسلون جداول الدوام الخاصة بهم في الوقت المحدد

إلى جانب تذكير إدخال الجدول الزمني الخاص بك ، تحتاج إلى اتباع النهج الصحيح مع موظفيك لحملهم على إرسال جداولهم الزمنية بحلول الموعد النهائي. جرب بعضًا من الاستراتيجيات التالية لمعرفة أي منها سيعمل بشكل أفضل مع فريقك:

استخدم الفكاهة

دعونا نواجه الأمر - قد يكون إرسال الجداول الزمنية عملية مملة ومملة. في بعض الأحيان ، يمكن للنهج الخفيف أن يحدث فرقًا كبيرًا.

بدلاً من إرسال رسائل تذكير رسمية ، حاول إرسال تذكيرات مضحكة إلى فريقك تتضمن الميمات أو رسائل البريد الإلكتروني "التافهة". يمكن أن تساعد إضافة بعض الفكاهة إلى العملية في خلق جو إيجابي وأقل إثارة للقلق حول عمليات إرسال الجدول الزمني.

اشرح سبب أهمية إرسال الجداول الزمنية في الوقت المحدد

كثير من الموظفين لا يستمتعون بملء الجداول الزمنية. لكن مساعدتهم على فهم سبب أهميته يمكن أن يكون مجرد التشجيع الذي يحتاجون إليه للقيام بذلك.

إنشاء سياسة حول إرسال الجدول الزمني

ضع سياسة إرسال الجدول الزمني التي تحدد التوقعات لتقديم الجداول الزمنية في الوقت المحدد - وعواقب عدم القيام بذلك.

يمكن أن تشمل هذه العواقب التحذيرات الشفوية أو التحذيرات المكتوبة أو حتى التعليق ، اعتمادًا على وتيرة التأخير. تأكد من أن سياسة وعملية الإضرابات موثقة جيدًا ويمكن لجميع الموظفين الوصول إليها (كما هو الحال في موقع wiki الداخلي!).

استخدم الأتمتة والتكنولوجيا لصالحك

هل تحتاج باستمرار إلى المتابعة مع الموظفين لتقديم جداولهم الزمنية؟ لا أحد حصل على الوقت لذلك!

تعمل ميزات البرامج والأتمتة على التخلص من متاعب إرسال تذكيرات الجدول الزمني يدويًا. يقوم Connecteam تلقائيًا بحساب ساعات عمل موظفيك حتى تتمكن من تصدير الجداول الزمنية مباشرة إلى برنامج كشوف المرتبات الخاص بك.

كن إستراتيجيًا مع وقت إرسال التذكيرات

التوقيت هو كل شيء ، بما في ذلك عندما يتعلق الأمر بتذكيرات الجدول الزمني. ضع في اعتبارك إعداد التذكيرات في لحظات استراتيجية ، مثل نهاية الأسبوع أو الشهر.

تجنب قصف الموظفين بالتذكيرات خلال عطلة نهاية الأسبوع عندما يحاولون الاسترخاء. بدلاً من ذلك ، خطط لإرسال رسائل تذكير في الأوقات المناسبة وستزيد من فرص اهتمام موظفيك فعليًا واتخاذ الإجراءات اللازمة.

تأكد من فهم الموظفين للنظام

يحتاج الموظفون إلى معرفة كيفية الاستخدام الفعال لبرنامج تتبع الوقت الذي لديك. إذا لزم الأمر ، قم بتوفير التدريب والموارد لإرشادهم خلال العملية.

عندما يشعر الموظفون بالثقة بشأن النظام ، فمن المرجح أن يكملوا جداولهم الزمنية بدقة وفي الوقت المحدد.

لا تطرف

في حين أن التذكيرات ضرورية ، فإن قصف الموظفين بتذكيرات يومية يمكن أن يأتي بنتائج عكسية. إذا قمت بإغراق صناديق البريد الوارد الخاصة بهم بالتذكيرات المستمرة ، فقد يبدأون في تجاهلها تمامًا.

ابحث عن التوازن الصحيح بين التذكيرات اللطيفة والمثابرة الساحقة. تذكر أنك تريد التحفيز والمشاركة وليس الإزعاج والإحباط.

الموافقة على الجداول الزمنية في الوقت المحدد

الدوام هو طريق ذو اتجاهين. مثلما يحتاج الموظفون إلى تقديم جداولهم الزمنية في الوقت المحدد ، يجب على المديرين أيضًا أن يلعبوا دورهم. تُظهر الموافقة على الجداول الزمنية في الوقت المناسب احترام جهود موظفيك وتعزز أهمية العملية.

من خلال مراجعة الجداول الزمنية والموافقة عليها على الفور ، ستضع نموذجًا إيجابيًا لفريقك وتشجعهم على إعطاء الأولوية لعمليات الإرسال الخاصة بهم أيضًا.

ماذا يحدث إذا نسي الموظف تقديم سجل الدوام؟

لنفترض أنه حتى بعد عدة رسائل تذكير لإرسال الجداول الزمنية الخاصة بهم ، يفشل الموظف باستمرار في الحصول على الجداول الزمنية الخاصة به في الوقت المحدد.

فيما يلي بعض الحلول الممكنة التي يمكنك الرجوع إليها:

تحدث معهم

بدلاً من القفز إلى الاستنتاجات أو افتراض الإهمال ، قم بإجراء محادثة مفتوحة مع الموظف.

خذ الوقت الكافي لفهم سبب نسيانهم إرسال الجدول الزمني الخاص بهم.

هل يرجع ذلك إلى عدم وضوح العملية؟ النسيان؟ القضايا الشخصية الأساسية الأخرى؟

كن منفتحًا لبدء هذه المحادثة لمعرفة المزيد ، ومعالجة أي مخاوف ، وتقديم توضيح ، وتقديم الدعم إذا لزم الأمر.

ضمان الامتثال لقوانين العمل

على الرغم من أنك قد ترغب في الامتناع عن الدفع إذا لم يقدم الموظف جداول العمل الخاصة به ، فمن الناحية القانونية ، لا يمكن لأصحاب العمل دفع رواتب الموظفين في وقت متأخر أو إجراء خصومات من رواتبهم فقط بسبب عدم تقديم جدول زمني.

وفقًا لقانون معايير العمل العادلة (FLSA) ، تقع على عاتق صاحب العمل في النهاية مسؤولية الاحتفاظ بسجلات ساعات عمل الموظفين. وهذا هو سبب أهمية امتلاك برنامج تتبع الوقت المناسب.

لماذا تختار Connecteam لتذكيرات الجدول الزمني الخاصة بك؟

عند الحديث عن برنامج تتبع الوقت ، يحتوي تطبيق جدول العمل من Connecteam على مجموعة كاملة من الميزات والأدوات لجعل عملية الجدول الزمني فعالة وخالية من المتاعب.

تتضمن بعض هذه الميزات ما يلي:

• يلغي التتبع التلقائي للوقت من Connecteam الحاجة إلى إدخالات الوقت اليدوية ، مما يقلل من فرص الأخطاء ويوفر الوقت. هذا يعني أنه يمكن للموظفين بسهولة تتبع ساعات عملهم وإرسال جداولهم الزمنية في الوقت المحدد.

• باستخدام الجداول الزمنية القابلة للتخصيص ، يمكنك تطبيق معدلات رواتب مختلفة على موظفين أو وظائف مختلفة ، مما يسهل إدارة كشوف المرتبات. سواء كنت بحاجة إلى مراقبة ساعات العمل العادية أو العمل الإضافي ، اضبط تطبيق الجدول الزمني ليناسب احتياجات عملك.

• يتم تحويل الجداول الزمنية المقدمة تلقائيًا إلى كشوف المرتبات ، مما يوفر الوقت ويقلل من الأخطاء. يضمن ذلك حصول الموظفين على رواتبهم في الوقت المحدد وبدقة ، مما يحفزهم على تقديم جداولهم الزمنية في الوقت المحدد.

• بغض النظر عن مكان وجودهم ، يتيح تطبيق Connecteam للهاتف المحمول للموظفين تسجيل الدخول والخروج من هواتفهم الذكية ، مما يجعل تتبع الوقت أسهل وجداول زمنية أكثر دقة. وباستخدام تتبع نظام تحديد المواقع العالمي (GPS) ، يمكنك التحقق من أن الموظفين يقومون بتسجيل الدخول والخروج في الأماكن المناسبة وفي الأوقات المناسبة.

• بمجرد إرسال الجداول الزمنية ، يصبح من السهل استيراد هذه الجداول الزمنية إلى برنامج كشوف المرتبات المفضل لديك.

جعل تذكير الجدول الزمني دون عناء مع Connecteam

يعد تتبع ساعات عمل الموظفين أمرًا بالغ الأهمية لدقة كشوف المرتبات والفواتير ، ولكنه قد يكون مهمة شاقة للمديرين. بمساعدة تذكيرات الجدول الزمني الآلي ، يمكن تبسيط العملية وتوفير الوقت وزيادة الكفاءة.

باستخدام ميزة الجدول الزمني المستندة إلى السحابة من Connecteam ، يمكنك إعداد تذكيرات تلقائية لتحفيز فريقك على إرسال ساعات عملهم بحلول الموعد النهائي ، مما يوفر وقتك وقوتك الذهنية لمهام أخرى مهمة. لا مزيد من التقديمات المتأخرة أو حسابات الرواتب الفوضوية.

بالإضافة إلى ذلك ، يعد Connecteam سهل الاستخدام ويمكن الوصول إليه من أي مكان به اتصال بالإنترنت ، مما يمنحك رؤية في الوقت الفعلي لساعات العمل. قل وداعًا للتتبع اليدوي للوقت ومرحبًا بعمليات الرواتب الدقيقة والفعالة.

هل تريد تلقي المزيد من المقالات الرائعة مباشرة إلى صندوق البريد الخاص بك؟ اشترك هنا