12 من أفضل ممارسات الإعداد الافتراضي لعملية فعالة

عندما تقوم بتعيين موظف جديد شخصيًا ، يمكنك اصطحابه في مكان العمل ، وتقديمه للزملاء وجهًا لوجه ، ومراقبة كيفية تعديلهم.

عندما لا يعمل الموظفون في موقع مركزي أو في نفس الوقت ، قد لا تحصل على فرصة للقيام بأي من ذلك. أو قد لا يكون لديك الوقت أو المال أو الموارد الأخرى اللازمة لإعداد كل موظف جديد شخصيًا.

في هذه الحالة ، تحتاج إلى عملية إعداد افتراضية رائعة.

يتضمن الإعداد الافتراضي إحضار موظف جديد إلى مؤسستك بتفاعلات شخصية محدودة أو حتى منعدمة. في حين أن لديها تحديات فريدة من نوعها ، فمن الممكن أن تفعل ذلك بنجاح.

لمنحك يد المساعدة ، نشارك أهم النصائح حتى تتمكن من إنشاء عملية تأهيل افتراضية تترك الموظفين الجدد يشعرون بالإثارة والاستنارة.

كيفية ضم الموظفين بشكل افتراضي

لذا ، لديك موظف جديد. قد يعملون عن بعد أو ربما لا يعمل فريقك في موقع مركزي ، أو يعمل هذا الموظف الجديد لساعات مختلفة عن باقي موظفيك.

أو ربما لا تمتلك شركتك الميزانية أو الموارد اللازمة لإعداد جميع (أو أي) التعيينات الجديدة شخصيًا.

مهما كانت الحالة ، فقد قررت أن عملية الإعداد الرقمي ستعمل بشكل أفضل مع هذا الموظف الجديد وشركتك. قبل يومهم الأول ، هناك 3 أشياء تحتاج إلى تحضيرها .

مواد الإعداد

هناك عدد من المواد المختلفة التي ستحتاج إلى مشاركتها مع الموظفين الجدد أثناء الإعداد الافتراضي. وتشمل هذه:

• اتفاقيات الموظفين ، والتي يجب أن يوقعها الموظف
• حزم المعلومات حول مزايا الموظفين ونماذج الاشتراك في مزايا الموظفين
• كتيبات وأدلة الموظفين ، تحدد مسؤوليات العمال
• قد يحتاج العمال إلى استمارات وملؤها كجزء من واجباتهم الوظيفية
• كلمات المرور والمعلومات الأخرى التي تسمح لأعضاء الفريق بالوصول إلى البرامج والأنظمة الأساسية عبر الإنترنت اللازمة لعملهم
• كتيبات إرشادية للآلات أو البرامج أو الموارد الأخرى المستخدمة في الوظيفة
• تعليمات السلامة ومواد التدريب على السلامة
• معلومات حول ثقافة الشركة ، بما في ذلك تفاصيل حول مهمة المنظمة وأحداث الشركة والعطلات
• التدريب بالفيديو وموارد التدريب الأخرى لمساعدة العمال على فهم أفضل الممارسات لوظائفهم ومعرفة المزيد عن ثقافة الشركة

اجمع هذه المواد واحتفظ بها في مكان آمن حتى تتمكن من الوصول إليها بسهولة وتوزيعها أثناء الإعداد.

مواد تدريبية افتراضية

إذا لم يكن لديك بالفعل مواد تدريبية افتراضية جاهزة ، فستحتاج إلى إنشائها.

يتضمن التدريب الافتراضي عادةً مقاطع فيديو تعلم العمال الجدد عمليات الشركة وإجراءاتها وأفضل الممارسات للوظيفة وثقافة الشركة.

يمكنك شراء مواد تدريبية جاهزة ، أو الاستعانة بمصادر خارجية لإنشائها إلى شركة خارجية ، أو إنشائها داخل الشركة. يعني اختيار إنشاء مقاطع فيديو تدريبية مخصصة لك أنه يمكنك إضفاء لمسة شخصية على عملية الإعداد الافتراضية الخاصة بك . إنها أيضًا فرصة رائعة للزملاء الجدد للتعرف عليك وعلى فريقك.

يمكن أيضًا أن يوفر لك إنشاء مواد تدريبية داخل المؤسسة المال. بدلاً من زيادة ميزانية التدريب إلى الحد الأقصى عند شراء محتوى فيديو قد يكون باهتًا ويصعب تحديثه ، يمكنك التأكد من أن مقاطع الفيديو الخاصة بك لا تكلف ثروة لإنشائها ومثيرة للاهتمام للموظفين الجدد.

من المهم أن تنشئ مقاطع فيديو تدريبية أقصر لتقليل التكاليف بشكل أكبر والحفاظ على مشاركة الموظفين. يعد إنشاء مقاطع الفيديو الطويلة أمرًا مكلفًا ، ويصعب تحديثه ، كما أنه يخاطر بالملل لموظفيك الجدد.

نوصي بإنشاء بضع مقاطع فيديو مدتها دقيقتان أو ثلاث دقائق تغطي أساسيات ما يحتاج الموظف الجديد إلى معرفته. ببساطة اجعل الموظفين الحاليين يستخدمون هواتفهم الذكية لتصوير أنفسهم وهم يشرحون مسؤولياتهم اليومية وكيف تبدو الحياة في شركتك.

هذا يجعل مقاطع الفيديو أكثر تخصيصًا وجاذبية ، ويسهل على الموظفين الجدد الاطلاع عليها. بالإضافة إلى ذلك ، من الأسهل إعادة تصوير مقاطع الفيديو القصيرة كلما احتجت إلى تحديث المعلومات.

الوصول إلى الأدوات والتقنيات

إن ضمان حصول كل شخص على وصول مباشر إلى الأدوات والتقنيات التي يحتاجون إليها يقلل من الفواق ويجعل العمل أكثر فعالية لك ولموظفيك. يمكنهم بسهولة العثور على ما يحتاجون إليه ، وستقضي وقتًا أقل في الإجابة على نفس الأسئلة.

فيما يلي بعض الأمثلة على الأدوات والتقنيات التي قد يحتاج الموظفون إلى استخدامها.

• أنظمة إدارة المستندات بحيث يمكن للموظفين تحميل ومشاركة المستندات معك ومع أعضاء الفريق الآخرين كما هو مطلوب
• أدوات الاتصال والتعاون مثل دردشة الشركة وحساب البريد الإلكتروني والمراسلة للتواصل مع أعضاء الفريق
• أدوات إدارة المهام والمشاريع ، والتي تُستخدم لتعيين المهام وتتبع التقدم و
• برنامج تتبع الوقت الذي يسمح لهم بتسجيل الدخول والخروج وتسجيل ساعاتهم
• الموارد البشرية (HR) أو الأنظمة الأساسية لإدارة الأفراد التي يمكن للموظفين استخدامها لطلب إجازة ، وعرض جداولهم الزمنية وكشوف المرتبات ، والمزيد

هناك طرق مختلفة يمكنك من خلالها توفير الوصول إلى هذه التقنيات ، ولكن هاتان الطريقتان من أكثر الطرق شيوعًا:

• دعوتهم لإنشاء حساب عن طريق إرسال بريد إلكتروني يتضمن رابط تسجيل حيث يمكنهم إنشاء حساب وتعيين كلمة المرور الخاصة بهم
• إنشاء حساب لهم باستخدام عنوان بريدهم الإلكتروني ومعلومات أخرى ، ثم مشاركة كلمة مرور مؤقتة يمكنهم تحديثها أثناء الإعداد

12 نصيحة للإعداد الافتراضي الفعال

باتباع أفضل ممارسات الإعداد الافتراضية هذه ، يمكنك أن تقدم ترحيبًا حارًا لجميع العمال الجدد وتضمن استمرار الإعداد على الطريق الصحيح.

استعد لموظفك الجديد

قبل تعيين أول عضو افتراضي في فريقك ، فكر في الشكل الذي قد تبدو عليه عملية الإعداد المثالية. يمكنك البدء بالعصف الذهني لإجابات الأسئلة التالية مع فريق الإدارة الخاص بك:

• كيف يبدو النجاح في هذا الدور ، وما الذي يحتاج العمال إلى معرفته للنجاح؟
• ما هي أكثر نقاط الالتباس شيوعًا وأكبر التحديات في هذا الدور؟
• إذا كان عليك إنشاء قائمة بأهم الأشياء التي يحتاج العمال إلى معرفتها أولاً ، فماذا ستكون هذه العناصر؟
• ما هي الموارد الأكثر أهمية التي يجب أن يكون العمال الجدد على دراية بها؟
• ما هي أفضل طريقة لتقديم الإعداد الافتراضي؟
• ما هي الموارد الداخلية المتوفرة لدينا بالفعل للإعداد ، وما هي الموارد التي نحتاج إلى إنشائها؟
• ما هي المتطلبات القانونية أو متطلبات الامتثال للوظيفة؟

بمجرد حصولك على إجابات ، قم بإنشاء خطة تأهيل مفصلة . يجب أن تتضمن هذه الخطة متطلبات إدارية ، مثل تسجيل موظفك للحصول على المزايا ، وإدراجها في كشوف المرتبات ، والتأكد من توقيعك وتقديم أي أوراق ، بما في ذلك أي شيء قد تحتاجه لأغراض ضريبية.

يجب أن تتضمن الخطة أيضًا ما يحتاج العمال إلى معرفته ، بما في ذلك أي ممارسات أفضل لمهامهم ، وأي كلمات مرور أو معلومات حساب يحتاجون إليها ، وأي خطوات خاصة بالعمل يحتاجون إلى اتخاذها. على سبيل المثال ، قد تحتاج إلى قوائم تحقق للتأكد من امتثال فريقك لمعايير السلامة في مواقع العمل الخاصة بهم.

إنشاء خطة الإعداد

لإنشاء خطة تأهيل عن بُعد ، فإن أفضل خطة هجوم لك هي سرد ​​جميع المهام التي يجب القيام بها لإحضار عامل جديد إلى متن الطائرة - وتضمين كل من يحتاج إلى المشاركة.

رتب هذه المهام حسب الأولوية. على سبيل المثال ، قد تحتاج إلى إقناع موظف جديد بتوقيع اتفاقية عدم إفشاء قبل مشاركة أي شيء قد يتضمن معلومات ملكية.

لإبقاء عضو فريقك الجديد على المسار الصحيح ، قد ترغب في إنشاء جدولين .

يجب أن يكون أحدها جدولًا داخليًا تتم مشاركته مع مديرك. يجب أن تتضمن كل خطوة من خطوات عملية الإعداد ووقت حدوثها.

يجب إرسال الجدول الثاني إلى الموظف الجديد . يجب أن توضح بالتفصيل ما سيحدث ومتى حتى يعرف الموظف الجديد ما يمكن توقعه من العملية - وما هو متوقع منهم. على سبيل المثال ، قد يكون لديك عنصر يتيح للموظف معرفة أنه يحتاج إلى مشاهدة التدريب على متن الطائرة ، مع تحديد موعد نهائي عندما يلزم إكمال ذلك.

مثال على جدول الإعداد الافتراضي

اليوم 1

• مكالمة ترحيب مع المدير ومدير الموارد البشرية ، مع تحديد عملية الإعداد وتوفير مزيد من المعلومات حول الشركة وثقافتها.
• سيتلقى الموظف الجديد إمكانية الوصول إلى الأدوات (والتدريب عليها حسب الحاجة).
• سيتلقى الموظف الجديد المستندات لمراجعتها والتوقيع عليها بحلول يوم الخميس.
• مقدمات افتراضية لكبار أعضاء الفريق.

اليوم الثاني

• سيتلقى الموظف الجديد مواد تدريبية ، بما في ذلك التدريب بالفيديو والموارد المكتوبة.
• يكمل الموظف جلسة التدريب ويقدم لمحة عامة عن دوره ومسؤولياته الرئيسية.
• الموظف لإكمال جلسة تدريب تنمية المهارات الخاصة بالوظيفة.

يوم 3

• جولة من 3 اجتماعات افتراضية لمدة 30 دقيقة مع أعضاء القسم لمعرفة المزيد حول العمليات اليومية.
• الموظف لإكمال جلسة التدريب على السلامة.

اليوم الرابع

• المستندات الموقعة المستحقة. سيتلقى الموظف الجديد تدريباً على كيفية تحميلها على نظام إدارة المستندات.
• سيتلقى الموظف الجديد تدريباً على كيفية استخدام نظام اتصالات الشركة.
• مقدمة افتراضية لبقية أعضاء الفريق.

يوم 5

• تعيين جديد لإكمال جلسة تدريب ثقافة الشركة والاختبار المرتبط بها.
• اجتماع افتراضي فردي مع المدير لتلخيص الإعداد ومشاركة الأسئلة والإجابة عليها ومناقشة الخطوات التالية.

إنشاء قائمة تدقيق على متن الطائرة

تعد قائمة التحقق الافتراضية للإعداد طريقة رائعة للتأكد من عدم تسلل أي شيء عبر الفجوات. كما أنه يساعد في جعل عمليتك قابلة للتنفيذ.

ضع في اعتبارك تضمين تذكيرات لإرسال الحزمة الترحيبية بالإضافة إلى المطالبات لتنظيم تسجيلات الوصول والاجتماعات الترحيبية والمزيد.

نظرًا لأن الإعداد هو عملية ، يجب أن تحتوي قائمة التحقق الخاصة بك على تفاصيل حول الخطوات التي يجب أن تستغرقها لمدة أسبوع وشهر وحتى 6 أشهر بعد انضمام موظف جديد إلى فريقك.

شارك المعلومات قبل البدء رسميًا على متن الطائرة

أرسل معلومات لموظفك حول الوظيفة في أقرب وقت ممكن بعد تعيينهم ولكن قبل بدء عملية الإعداد الرسمية.

قد لا ترغب في إرسال معلومات الملكية ، ولكن يمكنك إرسال مقطع فيديو يقدم فيه نفسك والشركة ، بالإضافة إلى بعض ملفات الموارد العامة مثل بيان مهمة الشركة ، ودليل الموظف ، والمخطط التنظيمي.

ضع توقعات واضحة

تأكد من أن تحدد لموظفك الجديد كيف يبدو النجاح في الوظيفة. راجع كل مهمة يحتاجون إلى أداؤها ، وراجع النتيجة التي تبحث عنها والخطوات التي يجب اتباعها.

يمكن أن تكون قائمة مراجعة الموظف الجديد طريقة رائعة لتوصيل التوقعات. على سبيل المثال ، إذا كان لديك مندوب مبيعات ينضم إلى فريقك ، فيمكنك الحصول على قوائم مراجعة منفصلة مع إرشادات خطوة بخطوة للتعامل مع العملاء الجدد وشكاوى العملاء.

قم بتوصيل ثقافة شركتك

قد يبدو الاندماج في ثقافة الشركة الجديدة كأنك طفل جديد في المدرسة. لا يعرف الموظف الجديد كيف تعمل المنظمة ، أو ماهية مناهجها أو تقاليدها أو سماتها الشخصية.

لهذا السبب من الضروري تعريف الموظفين الجدد بثقافة شركتك أثناء الانضمام.

أولاً ، يجب عليك مشاركة أي موارد ومواد حالية حول ثقافة الشركة مع الموظفين الجدد. يمكنك أيضًا تخصيص جلسة تدريبية لثقافة الشركة على وجه التحديد - تغطي ، على سبيل المثال ، كيفية تواصل الموظفين مع العملاء ، وما هي قيم المؤسسة ، وما إلى ذلك.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك إضافة أنشطة بناء الفريق إلى الإعداد الافتراضي الخاص بك. قد يشمل ذلك وجبات غداء افتراضية ، أو جلسات أسئلة وأجوبة رقمية ، أو جلسات عامة عبر الإنترنت أو اجتماعات تركز على أنشطة كسر الجمود.

أثناء الإعداد ، يمكنك أيضًا دعوة موظفين جدد للمشاركة في مبادرات ثقافة الشركة. على سبيل المثال ، إذا كان لديك نادي كتاب عبر الإنترنت لفريقك ، على سبيل المثال ، قم بدعوة موظفين جدد للانضمام.

حدد موعدًا لمقدمة فيديو وجهًا لوجه مع الفريق

تتيح مكالمة الفيديو مع الفريق بأكمله فرصة لمكان عملك لتوجيه ترحيب حار. إنها أيضًا فرصة لموظفك الجديد للتعرف على الجميع كمجموعة.

قبل أن يبدأ اجتماعك ، تأكد من تقديم الجميع. تجعل المؤتمرات الافتراضية من السهل عرض اسم كل شخص أسفل موجز الفيديو الخاص بهم ، مما يساعد عضو الفريق الجديد في معرفة اسم الجميع.

فكر في كاسحة الجليد أيضًا. اطلب من الموظفين الحاليين مشاركة حقيقة عن أنفسهم ، مثل اهتماماتهم أو المواهب الخاصة التي يمتلكونها. بالطبع ، اطلب من الموظف الجديد تقديم نفسه أيضًا. يساعد هذا أعضاء فريقك على إيجاد أرضية مشتركة ويجعل الموظف الجديد يشعر بأنه جزء من المجموعة.

يمكن أن يكون الاجتماع الأولي مع الفريق أيضًا فرصة لمراجعة أهداف الشركة والفريق الحالية ، والمشاريع الحالية ، وكيف يرى الفريق الموظف الجديد كمساهم. تأكد من ترك بعض الوقت في نهاية الاجتماع لأية أسئلة.

قم بجدولة اجتماعات افتراضية مع الزملاء وأعضاء الفريق الرئيسيين

يمكن أن يكون اجتماع الفريق ممتعًا للغاية ، ولكن من المهم أيضًا إعداد اجتماعات افتراضية مع عدد قليل من الشخصيات الرئيسية في شركتك.

الاجتماعات الصغيرة هي الأفضل ، لأنها تتيح للموظفين الجدد التعرف على الزملاء والمديرين ، بالإضافة إلى إتاحة المزيد من الوقت للمناقشة.

ربط العمال بزملائهم

بالإضافة إلى الاجتماعات ، قم بتوصيل العاملين الجدد بأقرانهم باستخدام طرق اتصال مختلفة - مثل مكالمات الفيديو والمحادثات الجماعية والمحادثات الهاتفية والرسائل الفردية.

يمكنك أيضًا تشجيعهم على حل المشكلات مع أقرانهم والعمل معهم في مشاريع جديدة ، على سبيل المثال.

يعد إشراكهم في التخطيط لأحداث الشركة القادمة مع فريق طريقة أخرى لتشجيعهم على بناء علاقات.

عندما تكون استراتيجيًا بشأن تشجيع الاتصالات ، يمكن أن يساعد ذلك في رفع الروح المعنوية وتشجيع جو الفريق . يساعد بناء العلاقات الموظفين الجدد على التعرف على الأشخاص الذين سيعملون معهم ، مما يسهل عليهم الشعور بالراحة مع زملائهم.

تحديد مرشد

ان يمكن أن يكون رفيق الإعداد أو المرشد مصدرًا رائعًا للتعيينات الجديدة. يمكن أن يكون هذا شخصًا يُظهر للعامل الجديد الحبال ويعمل كنقطة اتصال أولى لأي أسئلة قد تكون لدى الموظف الجديد.

يكمن سر النجاح في إعداد الرفاق في اختيار الشخص المناسب للمهمة. من المهم أن يكون الموظف الذي تختاره لتوجيه الموظف الجديد مناسبًا لك. قد يكون لديهم نفس المسمى الوظيفي أو نفس المسمى الوظيفي ، أو بضع سنوات أخرى من الخبرة ، و / أو خلفية مماثلة. سيكون صديق الإعداد الجيد قادرًا أيضًا على توفير أي تدريب إضافي إذا لزم الأمر.

اسأل الموظفين الأكثر خبرة إذا كانوا يرغبون في أن يكونوا متطوعين في برنامج الأصدقاء. كن واضحًا بشأن ما هو متوقع ، بما في ذلك الساعات التي تقضيها في التوجيه وما إذا كانت هذه الساعات يتم تعويضها. قدم أيضًا تدريبًا لهؤلاء المتطوعين وحاول إقران رفاقك المتدربين مع موظفين جدد لديهم شيء مشترك معهم.

تحقق في التعيينات الجديدة بانتظام

تأكد من أن الموظف الجديد يشعر بالراحة في التواصل معه عندما يحتاج إلى المساعدة أثناء الإعداد. اشرح كيف يمكنهم التواصل ومتى ومن قد يكون الشخص المناسب للتواصل معه.

قد يكون الموظفون أكثر راحة في طرح الأسئلة والتواصل إذا كان لديهم مخطط تنظيمي (يُعرف أيضًا باسم هيكل تقارير الشركة) يحدد من يمكنهم الاتصال به ومتى. يمكن أن يساعد أيضًا دليل الشركة الذي يحدد الجهة التي يجب الاتصال بها وأفضل طرق التواصل.

على سبيل المثال ، يمكنك إنشاء مخطط تنظيمي يعرض كل قسم في شركتك وكل شخص في كل دور. بالإضافة إلى أسماء موظفي الموارد البشرية لديك ، يمكنك كتابة شيء مثل ، "اتصل بكاثي لأية أسئلة تتعلق بالدفع أو المزايا الخاصة بك. من الأفضل الوصول إليها من الاثنين إلى الجمعة 9-5 بتوقيت شرق الولايات المتحدة عبر الدردشة. في غير هذه الأيام أو الساعات ، يرجى الاتصال بها عبر البريد الإلكتروني ".

تنسيق عمليات الوصول المجدولة

بينما ينتقل الموظف الجديد الخاص بك من خلال الإعداد الافتراضي ، سترغب في تقديم الدعم دون إرباكه. يمكن أن تكون جدولة بعض عمليات تسجيل الوصول الأولية طريقة رائعة للقيام بذلك. يمكن إجراء عمليات تسجيل الوصول هذه عبر الهاتف أو عبر البريد الإلكتروني أو الدردشة أو مؤتمر الفيديو.

يمكنك إجراء عمليات تسجيل الوصول مرة أو مرتين في الأسبوع خلال الأسابيع القليلة الأولى في الشركة. عندما يعلم عامل جديد أنه سيتحدث معك كل يوم جمعة ، على سبيل المثال ، فقد يكون مستعدًا بشكل أفضل لبعض الأسئلة أو التحديثات.

بشكل عام ، لا يلزم أن تستغرق عمليات تسجيل الوصول وقتًا طويلاً . في مكان ما بين 15 و 30 دقيقة عبر الهاتف أو عادة ما تكون مكالمة الفيديو كافية. عبر البريد الإلكتروني أو الدردشة ، يمكنك الانتقال من خلال 2-3 رسائل بريد إلكتروني أو رسائل ذهابًا وإيابًا. بدلاً من ذلك ، يمكنك ببساطة طلب عرض تفصيلي تفصيلي من البداية لتوفير الوقت.

حافظ على تواصلك بناء

من المهم الحفاظ على التوازن بشكل صحيح عندما يتعلق الأمر بإنشاء اتصال مع عضو جديد في الفريق. تريد التأكد من أنهم يعرفون كيفية الوصول - وإلى من - عندما يحتاجون إلى المساعدة. لكنك أيضًا لا تريد مقاطعة تركيزهم عندما يعملون بجد لتعلم دورهم الجديد وشركتهم.

وبالتالي ، حافظ على التواصل بنّاءً وفي صلب الموضوع .

تجنب طرح أسئلة غامضة مثل ، "كيف الحال؟" بدلاً من ذلك ، شارك التعليقات ، وأرسل تذكيرًا بجلسة تدريبية أو حدث قادم ، أو قل شكراً لإكمال مرحلة تأهيل محددة.

يمكنك بالطبع فتح محادثة لموظفك الجديد لطرح الأسئلة وتقديم التحديثات - ولكن تأكد من أنها تظل مركزة.

بالإضافة إلى ذلك ، عند تسجيل الوصول ، لا تنس التعزيز الإيجابي . يمكن أن يؤدي الثناء الحقيقي على شيء يقوم به عضو جديد في الفريق بشكل صحيح ، أو حتى مكافأة لإكماله على متن الطائرة ، إلى بناء الثقة والبدء في علاقة العمل ببداية إيجابية.

قم بتخزين المستندات في موقع مركزي

من الضروري تخزين نسخ من مستندات الموظفين الداخلية بأمان. ومع ذلك ، يمكن أن يؤدي تخزين المعلومات عبر أنظمة أساسية متعددة إلى إنشاء نسخ مكررة من المستندات القديمة ويجعل العثور على المعلومات التي تحتاجها أمرًا صعبًا ويستغرق وقتًا طويلاً.

لتجنب هذه التحديات ، استخدم منصة مركزية مثل Connecteam لتخزين جميع الملفات المتعلقة بالموظفين. باستخدام Connecteam ، يمكنك تخزين المستندات الموقعة وأوراق مزايا الموظفين واتفاقيات الموظفين الموقعة وأي ملفات مهمة أخرى بأمان. استرجع أي معلومات بسهولة بمجرد احتياجك إليها.

يمنحك الموقع المركزي لجميع معلومات العامل أيضًا مكانًا للاحتفاظ بالوثائق حول الأداء من أجل تقييمات الموظفين القادمة. يمكن استخدام هذه المعلومات نفسها لتقديم ملاحظات مبكرة حول الأداء وتسمح لك بالبدء في إنشاء جدول زمني لموظفيك الجدد.

املأ وقت التوقف بأفكار الدراسة الذاتية

قد يقضي الموظفون الجدد بعض الوقت الإضافي بين إكمال المهام الإعدادية - أو قبل بدء الإعداد. لمساعدتهم على ملء هذا الوقت ، قدم الكثير من الموارد التي يمكنهم تصفحها. تعد مكتبة على الإنترنت من المواد التدريبية ومقاطع الفيديو التي يمكن للعمال الاطلاع عليها بالسرعة التي تناسبهم خيارًا رائعًا.

نصيحة إضافية لأصحاب العمل: تدريب المديرين على الالتحاق عن بعد

المدراء هم حجر الزاوية في الإعداد عبر الإنترنت. غالبًا ما يكونون أول الأشخاص الذين يلتقي بهم الموظفون الجدد ، وهم عادةً نقطة الاتصال الرئيسية عندما ينتقل العامل إلى دوره.

لهذا السبب ، يكون للمديرين تأثير كبير على تجربة الموظف الجديد. ولكن لن يعرف جميع المديرين كيفية الترحيب بالعامل عن بُعد.

قد لا يقدرون تمامًا التحديات الفريدة التي قد يواجهها عضو الفريق الجديد عندما يكونون "على متن الطائرة تقريبًا". يمكن أن يصارعوا أيضًا مع الجوانب العملية لإدارة شخص ما عن بُعد وينتهي بهم الأمر إلى الإفراط في إدارته.

قم بمعالجة هذه المشكلات المحتملة من خلال التأكد من أن مديرك على دراية كاملة بعملية الإعداد الافتراضية لشركتك ، وما هي تحدياتها ، وكيف تبدو أفضل الممارسات. يضمن تدريب المديرين أيضًا أنهم جميعًا يتعاملون مع الإعداد بنفس الطريقة ، لذلك يتمتع كل موظف جديد بتجربة إيجابية باستمرار.

كيف تدرب مديرك

لست مضطرًا إلى إعادة اختراع العجلة لإنشاء تدريب للمدير. قد يكون لديك بالفعل أعضاء من فريقك نجحوا في إدارة عملية الإعداد الافتراضية. اكتشف ما يعرفونه واستخدم خبراتهم لتشكيل عملية الإعداد .

قد يبدو هذا بمثابة تنفيذ رؤيتهم في موارد التدريب الجديدة التي تقوم بإنشائها. يمكنك حتى أن تطلب من المديرين الأكثر خبرة قيادة التدريب - على سبيل المثال ، من خلال إجراء مكالمات فيديو - أو إشراكهم في إنشاء مواد التدريب الافتراضية الخاصة بك. بهذه الطريقة ، يمكنهم مشاركة خبراتهم وأفضل الممارسات بشكل مباشر.

لماذا يعد وجود خطة عمل للإعداد الافتراضي أمرًا حيويًا

تضمن عملية الإعداد الافتراضية القوية أن الموظف الجديد لديه كل ما يحتاجه لبدء العمل. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن تساعد:

اترك انطباع أول رائع

الإعداد هو أول انطباع لدى الموظف الجديد عما يشبه العمل معك. تعتبر عملية الإعداد المفيدة جيدة التنظيم بداية لعلاقة عمل رائعة.

تعزيز مشاركة الموظفين

يمكن لخطة عمل الالتحاق عن بعد تحسين مشاركة الموظفين من خلال جعل العمال يشعرون بالترحيب وجزءًا من الفريق منذ البداية - ويظهرون أنهم قادرون ومستعدون للمساهمة في نجاح الشركة.

تحسين الاحتفاظ بالموظفين

تجعل خطة الإعداد الافتراضية جيدة التنفيذ العمال يشعرون بالترحيب والدعم ، مما يزيد من معدلات الاحتفاظ بالموظفين. قد يكون الموظفون الجدد أقل احتمالا للخروج المبكر إذا شعروا بأنهم جزء مهم من مؤسستك ، ولديهم ما يحتاجون إليه للقيام بعملهم بشكل جيد ، ويشعرون بالارتباط بالفريق.

تعزيز ثقافة الشركة

مع وجود عملية قوية في مكانها الصحيح ، يمكنك ضمان إطلاع الموظفين الجدد بشكل صحيح على ثقافة شركتك. يمكنك القيام بذلك من خلال أنشطة بناء الفريق أو المواد التعليمية أو حتى جلسات التدريب المتخصصة.

يساعد هذا في جعل الموظفين الجدد يتماشون مع القيم والمعايير والتوقعات التنظيمية - مما يسهل عليهم الانتقال إلى أدوارهم الجديدة.

خاتمة

تضمن عملية الإعداد الافتراضية القوية للموظفين الجدد الشعور بالترحيب في مؤسستك والحصول على كل ما يحتاجونه للنمو. فهي تتيح لهم أن يكونوا منتجين منذ البداية ، وتضع علامة على أي مشكلات قد تكون لديهم في وقت مبكر ، وتساعدك على اكتشاف متى يحتاج الموظف الجديد إلى بعض الدعم الإضافي.

يتطلب الإعداد الافتراضي جهدًا ، ولكن باتباع أفضل الممارسات الموضحة في هذا الدليل ، يمكنك التأكد من أن عمليتك فعالة.

الآن بعد أن تعرفت على أساسيات الإعداد الافتراضي ، راجع دليلنا حول إدارة الفرق عن بُعد.

أسئلة وأجوبة

ما الفرق بين الإعداد الافتراضي والتهيئة التقليدية؟

يحدث الإعداد الافتراضي إما عبر الإنترنت أو كليًا. يمكن أن يمثل هذا بعض التحديات عند مقارنته بالتأهيل الشخصي التقليدي. على سبيل المثال ، قد لا يتمكن المديرون من ملاحظة العامل الجديد شخصيًا. مع الإعداد الافتراضي ، هناك أيضًا فرص أقل للتواصل الاجتماعي والتعرف على زملاء العمل بشكل عرضي.

من ناحية أخرى ، يتمتع الإعداد عبر الإنترنت ببعض المزايا الفريدة ، مثل السماح للموظفين الجدد بالوصول إلى الموارد والتدريب في أوقاتهم الخاصة. عندما يتم ذلك بشكل صحيح ، يمكن أن يكون شخصيًا ومرحّبًا مثل الإعداد التقليدي.

ما هي المراحل الأربع للإعداد الافتراضي؟

هناك 4 مراحل لأي نوع من الإعداد - افتراضي أو تقليدي: ما قبل الصعود ، والترحيب بأعضاء الفريق الجدد ، والتدريب ، ونقل العامل إلى دوره الجديد.

من خلال الإعداد عن بُعد ، يتم التدريب عبر الإنترنت ، وستحتاج إلى بذل المزيد من الجهد للترحيب بأعضاء الفريق الجدد. يجب عليك تحديد نقطة للوصول من خلال الدردشة أو مكالمات الفيديو ، وتقديم الزملاء ، وإنشاء مقاطع فيديو وتفاعلات دافئة وودية.

بالإضافة إلى ذلك ، قد ينطوي نقل العامل فعليًا إلى دوره الجديد على عمليات تسجيل وصول أكثر من عملية الإعداد التقليدية. قد ترغب في الاتصال من خلال الدردشة أو الفيديو أسبوعيًا في البداية للإجابة على أي أسئلة قد تكون لديهم.

هل تريد تلقي المزيد من المقالات الرائعة مباشرة إلى صندوق البريد الخاص بك؟ اشترك هنا