الدليل الكامل لفهم تبادل البيانات الإلكترونية (EDI)

مقدمة

بالنسبة لشركات التجارة الإلكترونية ومقدمي الخدمات اللوجستية ، يعد تبادل وثائق الأعمال حقيقة يومية. تبادل البيانات الإلكترونية (EDI) هي تقنية اتصال مفيدة للشركات. على الرغم من وجود EDI في بعض القدرات منذ أواخر الأربعينيات من القرن الماضي ، إلا أن الصورة الرمزية الحالية هي الأنسب لتعزيز الاتصالات بين الشركات.

تتطلب كل مرحلة في سلسلة التوريد أمر شراء أو بوليصة شحن أو ملصق شحن أو فواتير أو إقرارات أمر. من السهل أن تضيع وقتًا ثمينًا ودقة في فورة الأوراق وتمطر الكلمات. لتقليل العبء على الشركات ، يعد التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) هو المورد الأكثر جدارة بالثقة. دعنا نتعلم المزيد عن هذه التكنولوجيا متعددة الاستخدامات.

EDI: نذير للجيل القادم من الاتصالات التجارية

تبادل البيانات الإلكترونية ، المعروف باسم EDI ، هو تقنية تساعد الشركات على التحدث مع بعضها البعض رقميًا. إنها وسيلة تسهل تبادل مستندات الأعمال بين نظامي كمبيوتر عبر مسار شبكة آمن.

أصبح التبادل الإلكتروني للبيانات اليوم المصدر الرئيسي للاتصالات للتعامل مع المستندات مثل الفواتير وسندات الشحن بين شركتين أو أكثر. لكن هذا لم يكن الحال دائمًا. لفهم وتقدير قيمة التبادل الإلكتروني للبيانات تمامًا ، دعنا نلقي نظرة سريعة على تاريخ تأسيسها.

تاريخ EDI

EDI كان من بنات أفكار الرقيب أول بالجيش الأمريكي ، إد جيلبرت. في أوائل الستينيات ، طور السيد جيلبرت معيارًا للرسائل الإلكترونية لتبادل المعلومات حول الشحن والبضائع. كان ذلك إيذانًا بظهور التبادل الإلكتروني للبيانات.

اكتسب شهرة دولية بعد أن أرسلت باخرة أمريكية هولندية بيانات الشحن عبر رسائل التلكس ، وهو نظام لتبادل الرسائل المكتوبة بخط اليد إلكترونيًا عبر الطابعات عن بُعد. كانت هذه هي المرة الأولى التي يتم فيها إرسال بيان الشحن في غضون دقيقتين من إرساله.

منذ ذلك الحين ، اكتسب EDI شعبية وثقة صناعة الخدمات اللوجستية ، مع العديد من الأحداث البارزة التي تلت ذلك بسرعة في العقود اللاحقة. أحدها هو تأسيس TDCC (لجنة تنسيق بيانات النقل) ، التي وحدت تنسيقات EDI لقطاع النقل. تم تغييره لاحقًا إلى جمعية تبادل البيانات الإلكترونية.

كان الآخرون تطوير VAN (شبكة القيمة المضافة) وصياغة بروتوكول HTTP الذي سمح بنقل البيانات عبر الإنترنت. منذ أوائل التسعينيات ، اكتسب EDI ثقة العديد من الشركات الأمريكية ، وسجل التاريخ أن حوالي 12000 شركة في عام 1991 كانت تستخدم التبادل الإلكتروني للبيانات على نطاق واسع بالفعل.

أنواع تنسيقات المستندات التي تدعمها EDIs

تتمثل إحدى الخصائص الرئيسية لمؤسسات التبادل الإلكتروني في أنها تلغي الحاجة إلى التفاعل المستند إلى الورق ، بل إنها تلغي استخدام رسائل البريد الإلكتروني في التبادلات التجارية. لكن كيف تفعل ذلك؟

تدعم EDIs المستندات بتنسيقات قياسية يتم نقلها إلكترونيًا إلى نظام كمبيوتر عبر الإنترنت. يمكنك التفكير في هذه التنسيقات كقالب للرموز التي يمكن لأجهزة الكمبيوتر فهمها ومعالجتها. يدعم التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) أكثر من 1000 من معايير مستندات الأعمال الموجهة نحو أغراض تجارية محددة. هنا بضعة أمثلة:

• يتم استخدام تنسيق ANSI X12 من قبل 300000 شركة في أمريكا الشمالية. على سبيل المثال ، EDI 856 لإشعار الشحن المتقدم و EDI 250 لشحنات أوامر الشراء.
• EDIFACT هو معيار EDI عالمي تحكمه الأمم المتحدة ويحتوي على مجموعات فرعية عديدة للنقل والتجارة. على سبيل المثال ، DELFOR (توقعات التسليم) و INVOIC- الفواتير.
• تنسيق HIPAA المصمم خصيصًا لصناعة الرعاية الصحية.
• تم تصميم معيار ODETTE بشكل أساسي لصناعة السيارات في أوروبا ويستخدم رموز OFTP و OPTP2 EDI.

الأنواع المختلفة لأنظمة التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI):

تعد الأنواع العديدة المختلفة من التبادل الإلكتروني للبيانات دليلاً على تعدد استخدامات التبادل الإلكتروني للبيانات في تبادل المعلومات المنظمة عبر نقاط الاتصال والأنظمة الإلكترونية. فيما يلي بعض الأنماط الأكثر شيوعًا لقنوات اتصال التبادل الإلكتروني للبيانات:

1) التبادل الإلكتروني للبيانات من نقطة إلى نقطة

هذه قناة اتصال مباشرة وآمنة بين شركتين فرديتين. لا يمكن تكرار هذا الاتصال أو مشاركته مع شركات أخرى من قبل أي من الأطراف المعنية. يتطلب نهج التبادل الإلكتروني للبيانات هذا من الشركتين اعتماد نفس بروتوكول التبادل الإلكتروني للبيانات. كما ينص على أن يستخدم كلا الطرفين نفس حزمة التبادل الإلكتروني للبيانات ، مثل AS2 أو FTPS ، لمعاملات التبادل الإلكتروني للبيانات المؤهلة.

2) التبادل الإلكتروني للبيانات عبر VAN أو مزود خدمة الشبكة

في هذه الطريقة ، يمكن للشركة بدء اتصال قائم على التبادل الإلكتروني للبيانات مع أطراف أخرى عبر شبكة ذات قيمة مضافة (VAN) مع اتصال بالإنترنت. سيقوم موفر خدمة شبكة VAN بإنشاء صندوق بريد لمالك الشركة. يصبح صندوق البريد بعد ذلك مخزنًا للشركات لإرسال المستندات واستلامها.

يسمح EDI بقيادة VAN للشركات بإجراء مشاركة سريعة للمستندات بتنسيقات EDI وهو أكثر فعالية من حيث التكلفة من التبادل الإلكتروني للبيانات من نقطة إلى نقطة. يعمل أيضًا كنظام مركزي يسمح للشركات بتتبع مكان مستنداتهم في الوقت الفعلي.

3) التبادل الإلكتروني للبيانات المستند إلى الويب أو المستند إلى السحابة الإلكترونية

إن إصلاح البنية الأساسية التقليدية للتبادل الإلكتروني للبيانات ، أو الويب أو التبادل الإلكتروني للبيانات المستندة إلى مجموعة النظراء ، يسهل تبادل بيانات B2B بعد بروتوكولات HTTP أو FTPS أو AS2. في الواقع ، AS2 هو نظام التبادل الإلكتروني للبيانات الأكثر استخدامًا في البيئة الرقمية اليوم نظرًا لتشفيره الآمن والقدرة على تحمل التكاليف.

يمكن للشركات تنفيذ برامج التبادل الإلكتروني للبيانات السحابية (يوجد الكثير منها في السوق) لتبادل المستندات. غالبًا ما يقدم موفر EDI السحابي مترجم EDI ، مما يسمح للشركات بمشاركة ملفات XML والملفات الثابتة.

4) طرف ثالث التبادل الإلكتروني للبيانات

يشار إلى هذا النهج عادة باسم الاستعانة بمصادر خارجية في التبادل الإلكتروني للبيانات. هنا ، تتكامل الشركات مع مزود خدمة تابع لجهة خارجية وتستخدم نظامها الأساسي دون إعداد البنية التحتية وتكبد تكاليف الإعداد.

إن حلول التبادل الإلكتروني للبيانات من جهات خارجية مطلوبة الآن في الغالب لأن الشركات تفضل دمج التبادل الإلكتروني للبيانات مع البرامج الحالية مثل ERPs و WMS.

دور التبادل الإلكتروني للبيانات في التجارة الإلكترونية والخدمات اللوجستية

فيما يلي قائمة بالمجالات الرئيسية حيث تلعب EDI دورًا في التجارة الإلكترونية والخدمات اللوجستية:

1) التكنولوجيا المركزية في امتثال البائع

يعد امتثال البائع أحد المجالات الشائعة في مجال الخدمات اللوجستية حيث يتم استخدام التبادل الإلكتروني للبيانات على نطاق واسع. خذ ، على سبيل المثال ، العديد من مستندات الأعمال التي تدعمها تقنية التبادل الإلكتروني للبيانات ، مثل أوامر الشراء والفواتير. في الواقع ، تفرض سلاسل البيع بالتجزئة الرئيسية مثل Walmart و Target و Costco بائعيها التواصل مع EDI.

خذ حالة وول مارت. حتى أنها تصدر 4 متطلبات امتثال بائع EDI. تسعى Walmart إلى أن يكون لدى الشركاء التجاريين مجموعة من 7 وثائق أساسية من EDI مثل 821 (مطالبة) و 820 (تحويلات). كما تسعى أيضًا إلى أن يثبت البائعون اتصالهم بالبريد الإلكتروني للبيانات بنجاح في غضون 6 أسابيع للتأهل كشركاء تجاريين لـ Walmart.

2) معالجة بوليصة الشحن ووثائق الشحن الأخرى

لقد حصلت مؤسسات التبادل الإلكتروني للبيانات على مكانة دائمة في صناعة الشحن والشحن بسبب النشر الآلي والأبسط والآمن للمعلومات. تستخدم EDIs بشكل شائع لمعالجة ونقل سندات الشحن وقوائم مناولة الشحن وبيانات الشحن.

تساعد مؤشرات التبادل الإلكتروني للبيانات على صياغة قناة اتصال سلسة بين سلطات الموانئ وخطوط الشحن. يجعل الأمر أسرع وأسهل للحصول على تصريح توقف أو توقف مؤقت أو إرساء من السلطات المختصة. وبالمثل ، يمكن لوكلاء الشحن تقديم مستندهم الإداري البسيط للإقرار الجمركي باستخدام تنسيق التبادل الإلكتروني للبيانات CUSDEC.

3) تبسيط إدارة المستودعات والمخزون

ينشئ التبادل الإلكتروني للبيانات الرموز المميزة للبيانات التي يمكنها إنشاء انتقال سلس للمعاملات التجارية. هناك العديد من مستندات التبادل الإلكتروني للبيانات التي أثبتت فائدتها في إدارة المستودعات والمخزون . وتشمل هذه:

• EDI 945 أو نصيحة الشحن من المستودعات التي تسمح لـ 3PLs بإرسال تأكيد الشحن بسرعة إلى جانب تفاصيل مثل التاريخ وطريقة التسليم وحالة الدفع إلى الموردين.
• يُمكّن EDI 856 ، أو إشعار الشحن المتقدم ، الموردين من إبلاغ 3PLs بالوصول المبكر لمجموعة من البضائع أو البضائع.
• ينقل EDI 862 ، أو جدول الشحن ، معلومات حول أي تغييرات تم إجراؤها على الشحنة ، مثل الزيادة أو النقصان في كمية الطلب.

4) تحسين اتصالات TMS و ERP

في الوقت الحاضر ، تسعى العديد من شركات التجارة الإلكترونية وشركات النقل إلى دمج EDI مع TMS (نظام إدارة النقل) وبرنامج تخطيط موارد المؤسسات (ERP). من خلال القيام بذلك ، يمكن للشركات عبر الإنترنت تعزيز اتصالاتها التجارية مع شركات الشحن.

يوجد أكثر من 50 تنسيقًا قياسيًا لتوثيق التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) لتمكين نقل الرسائل بين الشركات إلكترونيًا. خذ أمثلة EDI 109 للحصول على تفاصيل محتوى السفينة ، EDI 212 لبيانات مقطورة تسليم المركبات ، و EDI 859 لفواتير الشحن.

وبالمثل ، إذا تم دمج التبادل الإلكتروني للبيانات مع أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) ، فيمكنه تقليل أخطاء إدخال البيانات بشكل كبير وإنشاء قاعدة بيانات مركزية لتخزين بيانات الأعمال. كما أنه يسرع من وقت معالجة الطلبات ويساعد في تقديم خدمة عملاء أفضل.

5) يفرض الاستدامة في الخدمات اللوجستية

يمكن الاستدلال جيدًا على أن استخدام EDI يساعد الشركات على تقليل انبعاثات الكربون الخاصة بهم وإدخال الاستدامة في ممارساتهم التجارية. بادئ ذي بدء ، يلغي الحاجة إلى استخدام الورق ، وبالتالي يساعد في الحفاظ على الأشجار.

أكثر من ذلك ، يقلل التبادل الإلكتروني للبيانات من فرص حدوث أخطاء في الطلبات. عند القيام بذلك ، فإنه يقلل من إمكانية إعادة الطلب والعودة ، وبالتالي توفير وقت العبور واستخدام الوقود وانبعاثات الكربون من المركبات.

5 فوائد دمج تكنولوجيا التبادل الإلكتروني للبيانات من قبل الشركات

الآن بعد أن فهمنا دور EDI في صناعة البيع بالتجزئة والخدمات اللوجستية ، دعونا نلقي نظرة فاحصة على مدى فائدته للشركات:

1) معالجة المستندات بسرعة 2x

وفقًا لتقرير سوق التجارة الإلكترونية B2B لعام 2019 ، استحوذ التبادل الإلكتروني للبيانات على ما يقدر بـ 78.4 ٪ من جميع مبيعات B2B التي تتم إلكترونيًا. كان السبب الرئيسي هو السرعة التي يحدث بها إرسال EDI في دقيقتين فقط. وهذا يمكّن الشركات من تسريع عملياتها التجارية وزيادة كفاءة دورة الأعمال بحوالي 61٪.

2) تقليل تكاليف التشغيل بنسبة 1/20

تتمثل إحدى الميزات الأساسية في التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) في تقليل استخدام المعاملات الورقية. وهذا بدوره يقلل من التكاليف عبر متغيرات مختلفة ، بما في ذلك تكاليف الطباعة والتخزين وحفظ الملفات والترحيل والاسترجاع.

نظرًا لأنه يتم ترجمة EDIs آليًا ، فإنه يقلل أيضًا من تكلفة معالجة الطلبات اليدوية. بشكل عام ، فإنه يمكّن الشركات من توفير حوالي 35 ٪ من إجمالي تكاليفها في إدارة الأعمال التجارية.

3) انخفاض نسبة الخطأ بنسبة 30٪ ، مما يضمن دقة الطلب

لا تكاد توجد أية أخطاء فنية مرتبطة ببيانات التبادل الإلكتروني للبيانات. نظرًا لأن تنسيقات التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) ملزمة ببروتوكولات صارمة ومعايير الالتزام ، هناك فرص أقل لظهور الأخطاء. في الواقع ، تشير أبحاث الصناعة إلى أن التبادل الإلكتروني للبيانات يساعد الشركات على تقليل الأخطاء والتناقضات بنسبة 30٪.

يساعد ذلك الشركات عبر الإنترنت في تأمين عقود تداول مع كبار تجار التجزئة مثل Home Depot و Walmart. لقد تحولت بالفعل 160.000 شركة من معالجة الطلبات اليدوية إلى معاملات التبادل الإلكتروني للبيانات.

4) رفع كفاءة الأعمال 2x

ساعد دمج التبادل الإلكتروني للبيانات في الأعمال التجارية على تحسين دورات الشراء والنقد. كما أنه يساعد على تحسين الرؤية في عمليات سلسلة التوريد والوفاء وأوقات التسليم.

علاوة على ذلك ، يساعد EDI في زيادة كفاءة الأعمال من خلال تمكين الشركات من تلبية عقود SLA للشركاء التجاريين. على هذا المنوال ، تساعد مؤشرات التبادل الإلكتروني للبيانات الشركات على التخلص من حالات رد رسوم الخدمة وغرامات عدم الامتثال.

5) تعزيز أمن المعاملات بنسبة 90٪

يتم إجراء معاملات التبادل الإلكتروني للبيانات عبر شبكات آمنة ومحمية ، في الغالب على شبكات VAN والحلول المستندة إلى الويب / السحابة. تخلق هذه الحلول مسار تدقيق كامل بحيث تكون الشركات على دراية بتفاصيل معاملاتها.

تستخدم معظم هذه الخدمات ، إن لم يكن كلها ، رموزًا مشفرة لضمان سلامة البيانات وأمانها. بصرف النظر عن هذا ، يقدم مقدمو خدمات التبادل الإلكتروني للبيانات أيضًا تدابير وقائية ضد الأفراد غير المصرح لهم. تشمل هذه الإجراءات التحقق من التفويض والتوقيع الرقمي وخطوات الأمن السيبراني.

كيف يبدو مستقبل التبادل الإلكتروني للبيانات؟

في العامين الماضيين ، كانت هناك بعض التكهنات بأن تكنولوجيا EDI قد تجاوزت سنواتها الأولى. لكن الحقيقة بعيدة كل البعد عن هذا. وفقًا لإحصائيات السوق السائدة ، من المتوقع أن يصل التبادل الإلكتروني للبيانات إلى 4.04 مليار دولار أمريكي بحلول عام 2029 ، مما يدل على معدل نمو سنوي مركب يبلغ 11.6٪ في فترة التوقعات. تشير التقديرات إلى أن 59٪ -80٪ ​​من أعمال سلسلة التوريد قد اعتمدت التبادل الإلكتروني للبيانات.

كانت إحدى السمات المميزة لتكنولوجيا التبادل الإلكتروني للبيانات هي قدرتها على التكيف مع تغير البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات واحتياجات الأعمال. هناك جهود جارية لدمج EDI مع API (واجهة برمجة التطبيقات). سيسمح ذلك لواجهات برمجة التطبيقات بنشر مستندات موحدة بين شركاء أعمال متعددين وتكنولوجيا التبادل الإلكتروني للبيانات للوصول إلى المزيد من الشركات.

علاوة على ذلك ، يمكن إدارة التوقعات المتغيرة لشركات B2B أثناء مغامراتها في التجارة الإلكترونية باستخدام EDI. تم توسيع نطاق التبادل الإلكتروني للبيانات لتقديم تجارة "خالية من الاحتكاك" تعتمد على قوى الأتمتة.

علاوة على ذلك ، نظرًا لأنظمة الأمن البيئية وراحة نقل المستندات باستخدام التبادل الإلكتروني للبيانات ، فقد أصبحت لاعباً رئيسياً في المشتريات الإلكترونية B2G (من الشركات إلى الحكومة).

في الواقع ، أنشأ الاتحاد الأوروبي معيار Peppol (عموم أوروبا للمشتريات العامة عبر الإنترنت) لهذا الغرض بالذات. يشير هذا إلى أن مستقبل التبادل الإلكتروني للبيانات يتوسع خارج نطاق B2B.

خاتمة

التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) هي تقنية اتصالات جديرة بالملاحظة بين الشركات والتي تتيح النقل السلس لمعلومات الأعمال الهامة. لديها تاريخ طويل من الاستخدام في الأعمال التجارية والخدمات اللوجستية منذ السنوات الأولى بعد الحرب العالمية الثانية.

أثبت التبادل الإلكتروني للبيانات أنه حلاً موثوقًا وآمنًا وآليًا يقلل التكلفة والأخطاء ويقلل من السرعة البطيئة في الاتصالات التجارية البريدية. يسعى مستقبل EDI إلى زيادة فائدته من خلال المزج مع أحدث التقنيات مثل API. من خلال دمج وظائف كليهما لإنشاء حل مختلط ، يمكن للشركات أن تنتقل بالكفاءة إلى المستوى التالي.

أسئلة وأجوبة

1) ما هو التوافق مع التبادل الإلكتروني للبيانات؟

الامتثال EDI هو عملية تثبت بموجبها الشركة أنها تستطيع تبادل معاملات التبادل الإلكتروني للبيانات مع شركائها التجاريين بأمان ودقة بناءً على متطلبات شركائها.

2) ما هي بعض برامج التبادل الإلكتروني للبيانات الجيدة؟

تتضمن بعض برامج التبادل الإلكتروني للبيانات الجيدة في السوق IBM (لتجار التجزئة الكبار وشركات التجارة الإلكترونية) ، و Cleo (للتكامل مع برامج متعددة) ، و Truecommerce (لإدارة المخزون السلس ودروبشيبينغ) ، وتجارة SPS (لخدمة العملاء وإدارة العمليات).