كيفية إدارة وقيادة عملك بفعالية خلال هذه الأوقات الصعبة

لا يمكنك تشغيل التلفزيون أو قراءة الأخبار دون ذكر فيروس كورونا أو COVID-19 كما تم تسميته رسميًا. ومع تزايد أعداد المصابين كل يوم ، فليس من المستغرب. اعتبارًا من 26 فبراير 2020 ، هناك 81109 حالة مؤكدة على مستوى العالم.

مع استمرار انتشار فيروس كورونا في جميع أنحاء العالم ، أصبح أيضًا مدمرًا بشكل لا يصدق للشركات في كل مكان. يمكنك بالفعل رؤية تأثيره على الأسواق والشركات حيث يستمر الفيروس في خلق حالة من الارتباك والخوف وعدم اليقين - ويرجع ذلك أساسًا إلى نقص التواصل وانتشار المعلومات المضللة.

إذا كان هناك شيء واحد يمكننا قوله على وجه اليقين ، فهو أن فيروس كورونا لديه القدرة على التأثير على عملك في جميع المجالات: من المتوقع أن تتأثر الموارد البشرية والعمليات والتسويق والمبيعات وجميع الأدوار الإدارية في الشركة.يجب أن تواجه هذا الاضطراب وجهاً لوجه على جميع المستويات - من تحديد خطة استمرارية عملك إلى رفاهية الموظف والاستعداد لظروف العمل عن بُعد.أنت تريد أن تكون مستعدًا في حالة احتياج شركتك أيضًا للتعامل مع تفشي محتمل بين أعضاء الفريق - يجب أن تقود عملك خلال أزمة فيروس كورونا.

"لا يمكن لقادة الموارد البشرية الانتظار حتى تتطور الأزمة لبدء الاستجابة.قال بريان كروب ، نائب رئيس مجموعة Gartner ،"أنت بحاجة الآن إلى إجابات للأسئلة التي ستواجهها" .

يقع علىعاتقكتقديم جميع الإجابات التي يتوقعها موظفوك وعملائك. بعض الأسئلة الرئيسية التي نوصيك بطرحها على نفسك هي ، "كيف ستتأثر شركتي بفيروس كورونا؟ ماذا عن الموظفين والعملاء لدي؟ كيف سأقود الجميع خلال الأزمة؟ " حتى تتمكن من الاستعداد لما هو قادم. إن إيجاد وتنفيذ حل عملي وفعال أمر لا بد منه. وكما يقول المثل ، "كلما أسرعنا ، كان ذلك أفضل". ضع إستراتيجية قبل أن يضرب فيروس كورونا عملك ، ضع خطة عمل لليوم التالي وللأشهر المستمرة.

ابدأ بتعيين فريق عمل مخصص سيقود فريقك خلال الأزمة

تحتاج كل خطة تنفيذية إلى فريق قوي. ابدأ بتعيين فريق عمل يكون مسؤولاً عن التعامل مع المشاكل التي يطرحها فيروس كورونا.يجب أن يكون فريقك مجهزًا لتوجيه وفهم الأعمال التجارية في جميع الجوانب ، لذلك من الأفضل أن تضم ممثلين من جميع وحدات العمل والإدارات المهمة: الموارد البشرية ، والعمليات ، والتسويق ، والمبيعات ، والمنتج ، وأي أقسام رئيسية أخرى تراه مناسبًا.

هذه ليست مهمة يومية يتم التحقق منها ، يجب أن يكون الموظفون في فريق العمل لديك مستعدين للقيادة وجمع المعلومات والتواصل بكفاءة وتوفير الوضوح الذي تحتاجه مؤسستك عندما تتم الأمور عن بُعد وبشكل مختلف عما تستخدمه فرقك ل.

دعنا نقسم الجاهزية للاستجابة إلى ثلاث جبهات رئيسية:

• عملاء
• موظفين
• الموردون / الشركاء

إدارة الأزمة أمام العملاء

كن استباقيًا. استعد لسيناريو حيث قد يحدث تأخير في التسليم أو تغييرات في الخدمات. صِغ مسبقًا كيف ستوصل هذا إلى قاعدة عملائك واجعل هذا جاهزًا. ضع في اعتبارك وجود قناة مخصصة للتواصل مع العملاء والتي قد تكون مرتبطة بتفشي المرض ، إذا سمحت مواردك بذلك.

والأهم من ذلك هو الحفاظ على أفضل مستوى خدمة في وقت الأزمات ، وطمأنة عملائك أنه في حين أن الأمور أكثر تعقيدًا ، إلا أنها تحت السيطرة. سيقدر عملاؤك إعلامك ومعرفتك أنك على رأس الأمور. لا تدع عملائك يحصلون على معلومات من الأخبار ولا تفترض أبدًا أنهم يعرفون ما يحدث خلف الستار - يجب أن تتحكم في الأمر وتقود السرد.

تأكد من أن فريق العمل الخاص بك مستعد للإجابة على هذه الأسئلة:

• هل سأحصل على منتجي في الوقت المحدد؟ إذا لم يكن كذلك ، فهل سأسترد أموالي؟
• هل يمكنني الاستمرار في تقديم طلبات جديدة؟
• إذا تم تحديد موعد وصول العميل لحضور اجتماع عمل ، فهل سيحدث ذلك؟ هل يجب أن أحضر الاجتماع؟
• بشكل عام ، ما الذي تفعله الشركة للاستعداد؟
• كيف أتأثر بشكل مباشر بهذه الأزمة؟

فيما يلي بعض الأدوات التي ستساعدك في التعامل مع الأسئلة المعروضة أعلاه:

إذا كنت غير قادر على عقد اجتماعات شخصية

هناك الكثير من أدوات الاجتماعات عبر الإنترنت التي يمكنك استخدامها. يعد Newrow - الذي استحوذت عليه Kaltura مؤخرًا - حلاً رائعًا يتيح لك استضافة اجتماعات تعاونية عبر الإنترنت (فيديو ، أو مؤتمرات ، أو هاتف) بنقرة زر واحدة. سيساعدك هذا على التواصل مع عميلك دون تأخير عندما تحتاج إلى التحدث معه كثيرًا.

إذا كان عملاؤك يريدون التحدث إلى الرئيس التنفيذي

للحفاظ على ضغوط عملائك منخفضة ، تأكد من ظهور الرئيس التنفيذي بانتظام للإجابة على الأسئلة وإظهار أن كل شيء على المسار الصحيح. على سبيل المثال ، يمكنه استضافة ندوة مباشرة عبر الإنترنت ، بحيث يمكن للعملاء طرح أسئلتهم والبقاء على اطلاع دائم من قبل الرئيس التنفيذي.

إذا كنت ترغب في إبقاء عملائك على اطلاع أكثر

أرسل رسالة إخبارية ، كما هو الحال مع Mailchimp ، لإبقائهم على اطلاع دائم بحالة الشركة أثناء فيروس كورونا. أضف صورًا من المكتب والميدان لإظهار أن كل شيء على ما يرام ، وأضف مقطع فيديو أو خطابًا من الرئيس التنفيذي ، وما إلى ذلك - أي معلومات ضرورية لتظهر لعملائك أن كل شيء على الطريق الصحيح وأن عملك في صدارة الأمور.

إدارة الأزمة أمام الموظفين

بطبيعة الحال ، سيكون لدى موظفيك العديد من الأسئلة ويمكنك توقع بعض الارتباك بين فريقك. لكنك المسؤول ، يجب أن تقود عملك خلال أزمة فيروس كورونا. كن مستعدًا للإجابة على أسئلة فريقك ، لتوفير الوضوح وللحفاظ على الاتصال المستمر:

فيما يلي بعض الأسئلة الرئيسية التي يجب على فريق العمل الخاص بك الاستعداد لها:

• أين وكيف يمكننا (الموظفون) البقاء على اطلاع على التطورات؟
• ما هي الإجراءات الجديدة التي يجب وضعها؟ (على سبيل المثال ، قواعد النظافة الجديدة ، والمناطق المحظورة ، والحد الأقصى من المشاركين في الاجتماع ، وعلامات فيروس كورونا ، وما إلى ذلك)
• ما هي سياسة السفر المحدثة للشركة؟ من الذي يمكنه الموافقة على الرحلة في وقت تفشي المرض؟ ماذا يجب أن يحدث مع الرحلات المحجوزة بالفعل؟ هل جميع المشاريع والخدمات مستمرة كالمعتاد؟ هل هناك بعض المشاريع التي يجب تأجيلها؟ (على سبيل المثال ، تلك التي تتطلب السفر أو تحدث في مواقع تعتبر عالية الخطورة؟)
• هل سيحدث جدول الرواتب كالمعتاد؟ هل هناك أي تأخير متوقع؟
• ما هي قواعد الإبهام الرئيسية التي يجب على كل موظف الاحتفاظ بها؟ هل ستوفر أقنعة؟ هل ستحد من استخدام المصاعد؟ هل ستوجه أعضاء فريقك إلى العمل من المنزل حيث ومتى يكون ذلك ممكنًا؟
• ماذا يجب أن يفعل الموظف إذا اشتبه في أنه قد يكون مصابًا؟ ما هو بروتوكول الإبلاغ عن مثل هذا الحادث؟ من يجب أن يخاطبوا؟

يجب أن تستعد فرقة العمل مسبقًا وتجمع المعلومات التي تتعامل مع فيروس كورونا حتى يتمكنوا بسهولة من إنشاء أدلة إرشادية للموظفين لتثقيفهم بشأن الفيروس (مثل سرد طرق تجنبه والأعراض الرئيسية للتعرف عليه). لدى منظمة الصحة العالمية العديد من الملصقات المفيدة التي يمكنك طباعتها ومشاركتها مع فريقك - تحقق منها هنا.

يجب عليك استخدام أداة تسمح لك بالوصول بسهولة إلى جميع موظفيك ، بغض النظر عن مكان وجودهم حتى تكون مستعدًا لظروف العمل عن بُعد (بما في ذلك في الميدان ، أو العمل من المنزل ، أو في المكتب).Connecteam هو أداة رائعة تمنحك ذلك - تطبيق تنظيمي لإبقاء الجميع على نفس الصفحة ، ومشاركة التحديثات والمعرفة المهمة ، والسماح بالاتصال على الوجهين ، وحفظ قوائم المراجعة الرقمية والإجراءات ، وغير ذلك الكثير.

"فهم هذا هو وقت الحاجة ، لقد وضعنا خطة للشركات التي ترغب في الاستعداد لانتشار محتمل في مؤسستهم. قال أمير نحميا إن فريقنا مخصص ومستعد لمساعدة كل مؤسسة في تنفيذ سريع لمنصة اتصالات تتيح للمؤسسات التواصل وتبادل المعرفة والبقاء على اطلاع دائم حتى في حالة تفشي المرض أو ظروف العمل عن بُعد " ، الرئيس التنفيذي لشركة Connecteam.

"نظرًا لأننا نتفهم الخلل الوظيفي مع فيروس كورونا للشركات ، فنحن مستعدون لإطلاق مثل هذه الحلول في غضون 48 ساعة ، ونشارك معرفتنا ورؤيتنا لنقدم للشركات أفضل الأدوات والمشورة للتعامل مع هذه الأزمة."

تواصل مع خبراء Connecteam على: [email protected].

إدارة الأزمة أمام الموردين / الشركاء

سواء كان المورد / الشريك الخاص بك في بلد أو مدينة متأثرة بفيروس كورونا أم لا ، يمكنك توقع تلقي العديد من الأسئلة منهم وانقطاعات محتملة للخدمة.

يجب إعداد فريق العمل ومناقشة الأسئلة التالية باستمرار:

• هل ستستمر في العمل كالمعتاد؟
• هل نتوقع أي تأخير بسبب فيروس كورونا؟
• هل يمكنك أن تضمن أنه يمكنك توفير كل ما تم طلبه؟
• هل نتوقع تقلبات أسعار المنتجات والخدمات التي نطلبها منك؟

اتصل أو أرسل بريدًا إلكترونيًا للموردين / الشركاء على أساس أسبوعي لأن حالة كل سؤال قد تتغير في أي لحظة ويجب أن تكون مستعدًا للتعامل مع أي موقف.

شارك خطتك مع مجلس الإدارة وأصحاب المصلحة الرئيسيين

يجب عليك تقديم خطتك إلى مجلس الإدارة لإظهار أنك مستعد للأسوأ ويمكنك الاستمرار في إدارة عملك في اليوم والأشهر التي تلي وصول فيروس كورونا إلى بلدك أو مدينتك. بعد كل شيء ، يمكنك قيادة عملك خلال أزمة فيروس كورونا باتباع الخطوات التي أوضحناها أعلاه.

اعرض فريق العمل الخاص بك وجدول أعمالهم لجمع المعلومات وإدارة وتوزيع الاتصالات المتعلقة بفيروس كورونا لعملائك وموظفيك ومورديك / شركائك لإظهار أنك استباقي في الاستعداد لأزمة محتملة ولإعطاء شعور بالثقة لديك. الموظفين والعملاء.