8 نصائح فعالة لكتابة بريد إلكتروني إلى شخص لا تعرفه
نشرت: 2022-10-24إذا كنت تقرأ هذا ، فمن المحتمل أنك تخطط لإرسال بريد إلكتروني إلى شخص لا تعرفه.
دعونا نواجه الأمر - معظم الناس يكرهون تلقي رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالمبيعات والتسويق.
وبينما لا يزال التسويق عبر البريد الإلكتروني طريقة رائعة لتنمية الأعمال التجارية ، يجب عليك القيام بذلك بالطريقة الصحيحة.
من السهل إرسال بريد إلكتروني إلى صديق ، لكن إرسال بريد إلكتروني إلى شخص لم تقابله من قبل قد يكون صعبًا ومرهقًا بعض الشيء.
بعد كل شيء ، أنت لا تعرف الشخص ولا تعرف ما يفضله.
ولست متأكدًا مما إذا كان من الأفضل تقديم مقدمتك من خلال مكالمة هاتفية أو اجتماع شخصي.
على الرغم من صعوبة كتابة رسائل البريد الإلكتروني ، إلا أن هناك صيغة لتسهيل الأمر.
في مقال اليوم ، سنتعرف على 8 نصائح عملية حول كيفية كتابة بريد إلكتروني إلى شخص لا تعرفه لمساعدتك على جعله أكثر إزعاجًا وزيادة ردودك.
لذا ، دعنا نتعمق فيه.
1. قم بأبحاثك
لذلك تريد إرسال بريد إلكتروني إلى شخص ما ، ولا تعرف شيئًا عنه.
إنه مكان ممتاز للبدء إذا كنت تعرف اسم الشخص والشركة التي يعمل بها.
ما وجدته يعمل بشكل أفضل بالنسبة لي عند التواصل مع الغرباء قبل أن أعرفهم هو قضاء بعض الوقت في البحث عنهم ، وملفاتهم الشخصية على LinkedIn ، والتغريدات أو المقالات السابقة ، وما إلى ذلك.
ربما لم تعتقد أبدًا أنك لا تعرف المستلم الخاص بك حتى أبلغتك بذلك.
من الضروري إجراء البحث قبل إرسال بريد إلكتروني بارد.
كيف تتوقع منهم أن يردوا إذا كنت لا تعرف شيئًا عن هذا الشخص؟
يعد البحث عن الأشخاص أحد أول الأشياء التي نقوم بها عند بدء حملة جديدة أو علاقة عمل جديدة ، لكننا كثيرًا ما نفشل في قضاء الوقت في العصف الذهني عندما يتعين علينا القيام بذلك.
لمساعدتك في البحث والتعرف عليهم بشكل أفضل ، ضع نفسك في مكان المستلم.
- من هؤلاء؟
- كيف يمكنك خلق القيمة؟
- ما هو أفضل سطر لموضوع البريد الإلكتروني لجذب انتباههم؟
بعد أن تجد كل هذه المعلومات حول المستلمين ، سيكون من الأسهل عليك أن تبدأ بريدك الإلكتروني.
إذن ، هذا مثال قد يساعدك:
أهلاً،
أكتب إليكم لأنني قرأت منشور مدونتك عن _____. أحب الطريقة التي تكتب بها عن _____. أعتقد أنك شخص يفكر بعمق في ______ ولديه آراء قوية حوله.
أرغب في الدردشة معك بشأن _______ ، ولكن في الوقت الحالي ، ها هي أفكاري حول هذا الموضوع:
لقد أرفقت أيضًا بعض المقالات التي أعتقد أنها ستكون مفيدة لك. يرجى إعلامي إذا كان هذا شيء يمكننا العمل عليه معًا!
هنا ، تظهر لهم أنك بحثت معهم جيدًا وأنك تعرف ما الذي تتحدث عنه ، مما قد يزيد من فرصك في الحصول على إجابة.
2. سطر الموضوع
عندما يظهر بريدك الإلكتروني في البريد الوارد لشخص ما ، فإن العديد من الإشارات والمحفزات تحدد ما إذا كان سيتم فتحه أم لا - وسطر موضوعك هو أحدها .
أحد أكبر الأخطاء التي يرتكبها الأشخاص هو الانغماس في الكثير من التفاصيل العامة في سطر الموضوع والجسم.
أنت تريد أن يحتوي أول بريد إلكتروني لك على سطر موضوع لا يُنسى ، لكنك لا تعرف ما إذا كان سيفتحه أم لا.
بالنظر إلى هذا التحدي ، من أين تبدأ؟
فيما يلي بعض النصائح لكتابة سطور الموضوع التي تعمل:
- كن واضحًا وموجزًا - لا تحاول أن تكون ذكيًا أو لطيفًا - فقط اذكر موضوع بريدك الإلكتروني ببضع كلمات يسهل فهمها دون الحاجة إلى قراءة نص الرسالة.
- اجعلها شخصية - أضف اسم المستلم إلى سطر الموضوع إذا استطعت. إنه يظهر أنك تهتم بهم وتهتم بهم كشخص.
- كن مبدعًا - لا تخف من استخدام الدعابة أو السخرية لجذب انتباه القارئ. فقط تأكد من أنه يتوافق مع علامتك التجارية وثقافة شركتك!
من خلال ضمان هذه العناصر في سطر الموضوع وعدم جعلها تبدو عامة ، ستزداد فرصك في الحصول على رد بشكل كبير.
وهنا بعض الأمثلة:
سطر الموضوع رقم 1: فكرة التعاون {{firstName}}؟
سطر الموضوع رقم 2: سؤال حول {{companyName}}
من خلال إبقائها قصيرة وواضحة جنبًا إلى جنب مع التخصيص ، يمكن أن تتحسن فرصك في قراءة بريدك الإلكتروني.
4. تحية الشخص
يجب أن تبدأ رسائل البريد الإلكتروني دائمًا بتحية وتنتهي بتوقيع يتضمن اسمك ومعلومات الاتصال الخاصة بك.
التحيات هي جزء قياسي من أي بريد إلكتروني خاص بالعمل ، ولكنها قد تكون خادعة.
- هل من المقبول استخدام الاسم الأول؟
- هل يجب أن تخاطبهم بألقابهم؟
عندما تكون في شك ، التزم بعبارة "عزيزي السيد / السيدة / السيدة" ، والتي تعتبر محايدة جنسانياً ومهنية.
ولا تقلق بشأن ما إذا كانت تحياتك تبدو وكأنها شخص من بلد آخر كتبها - فمن الأفضل أن تبدو مهذباً بدلاً من أن تكون مصقولاً!
إذا كان هناك أكثر من شخص مسؤول في الشركة ولم تكن متأكدًا من الشخص الذي يجب أن يتلقى البريد الإلكتروني ، فأرسله إلى كل فرد وقم بتضمين عنوان كل شخص في سطر الموضوع ("إعادة: اجتماعنا الأسبوع المقبل").
بهذه الطريقة ، سيعرف كل شخص من يحتاج إلى الاستجابة أولاً.
هذا مثال:
عزيزي السيدة سميث ،
أكتب إليكم لأقدم لكم نفسي وأطلب مساعدتكم في مشروع عزيز على قلبي. أنا أعمل على كتاب عن الكتابة بشعور يساعد الناس على التعبير عن أنفسهم في جميع اتصالاتهم. كجزء من البحث الخاص بكتابي ، أود أن أعرف ما هو رأيك في العبارة التالية: "الكتابة بإحساس تعني الصدق عند الكتابة."
يرجى إعلامي بأفكارك من خلال مراسلتي عبر البريد الإلكتروني على [email protected]. شكرا جزيلا على وقتك والنظر لك!
4. عرّف عن نفسك في السطر الافتتاحي
لديك فكرة رائعة وتريد مشاركتها.
لقد كنت تفكر في الأمر طوال اليوم ، والآن حان الوقت لإرسال فكرتك عبر البريد الإلكتروني.
ولكن ماذا تقول؟
أول شيء عليك القيام به هو التعريف عن نفسك في السطر الافتتاحي.
إذا كان الشخص لا يعرف من أنت ، فلن يقرأ المزيد - أو ما هو أسوأ من ذلك ، سيعتقد أن بعض الروبوتات المزعجة قد أرسلت له رسالة .
إذا كان واضحًا من توقيع بريدك الإلكتروني أنك من [شركة] ، فلا داعي لأن تذكر ذلك مرة أخرى في السطر الافتتاحي أيضًا.
ولكن إذا كنت تريد التأكد من أن القارئ يعرف من أرسل له بريدًا إلكترونيًا ، فعندئذٍ شيء مثل
حسنًا ، " مرحبًا [اسم]! إنه [اسمك] ".
إذن هذا مثال على ذلك:
أتمنى أن يجدك هذا البريد الإلكتروني في حالة جيدة. أنا حديث التخرج من جامعة X ، حيث تخصصت في [ما تخصصت فيه]. لقد كنت أعمل كمتدرب في شركتي الحالية منذ ثلاثة أشهر وأتطلع إلى الانتقال إلى وظيفة بدوام كامل معهم بعد التخرج.
أحببت العمل في [شركة] أثناء فترة التدريب وأشعر أنها ستكون مناسبة تمامًا. ومع ذلك ، بما أن التخرج يقترب قريبًا ، فقد أردت التواصل ومعرفة ما إذا كانت هناك وظائف شاغرة مناسبة لي. أنا مهتم جدًا بـ [أدخل المهارات ذات الصلة] وأتطلع إلى تلقي رد منك.
شكرا لك على وقتك واحترامك!
الآن بعد أن حددنا أنفسنا ، دعنا نتعلم كيفية صياغة بريدك الإلكتروني حتى يرغب الناس في قراءته!
5. استخدم الجسم لصالحك
نص رسالتك الإلكترونية هو المكان الذي يمكنك أن تتألق فيه حقًا.
يجب عليك استخدام هذه المساحة لإظهار شخصيتك والتواصل مع القارئ الخاص بك.
يمكنك إخبارهم قليلاً عن نفسك ولماذا تكتب إليهم ، وستحتاج أيضًا إلى تضمين بعض التفاصيل حول ما تبحث عنه.
بهذه الطريقة ، سيعرف المستلم ما إذا كان يمكنه المساعدة في طلبك أم لا.
فيما يلي بعض النصائح لكتابة نص بريد إلكتروني جيد:
- استخدم نغمة ودية - هدفك هو جعل الشخص يشعر بالراحة الكافية للرد على بريدك الإلكتروني ، لذلك لا تخف من استخدام الرموز التعبيرية أو علامات التعجب إذا كان ذلك يساعد على إيصال أنك متحمس!
- كن موجزًا وواضحًا - إذا لم تتمكن من شرح ما تحتاجه في جملتين أو أقل ، فمن المحتمل أن يكون الأمر معقدًا جدًا أو محددًا بحيث لا يستطيع شخص آخر مساعدتك.
- استخدم النقاط والنص الغامق لإبراز النقاط الرئيسية في رسالتك.
- اطرح أسئلة حول الوظيفة المحددة أو خبرة الشخص ومؤهلاته.
- أخبرهم كيف يمكن لمهاراتك أن تفيدهم أو فريقهم أو مؤسستهم وما هي القيمة التي ستجلبها إلى هذا المنصب.
امنح بعض المعلومات الأساسية عن نفسك ، حتى يتعرفوا على من يتحدثون إليه (ربما يتضمن صورة).
إليك مثال على ما لا يجب فعله:
أهلاً!
اسمي سام ، وأنا كاتب مستقل طموح يبحث عن عمل في مجال تسويق المحتوى. أنا متاح لكتابة النصوص والمدونات ووظائف إدارة الوسائط الاجتماعية من 10 دولارات في الساعة إلى 30 دولارًا في الساعة ، اعتمادًا على الخبرة. لدي أيضًا بعض الخبرة في ترميز HTML الأساسي (على سبيل المثال ، تغيير حجم الخط واللون) ومهارات تصميم الرسوم الأساسية (على سبيل المثال ، إنشاء الرؤوس).
إذا كنت مهتمًا بعملي ، فيرجى إبلاغي بذلك! إذا لم يكن كذلك ، فلا داعي للقلق!
هذا البريد الإلكتروني ليس له شخصية على الإطلاق. إنه ممل وروبوتي ولطيف.
الشيء الوحيد الذي يخبرني به عن Sam هو أنه قد يكون رخيصًا - وهو ليس محترفًا للغاية على أي حال لأن العاملين لحسابهم الخاص يجب أن يتقاضوا رسومًا وفقًا لمستوى خبرتهم ، وليس مقدار حاجتهم لكل وظيفة.
فيما يلي مثال على كيفية القيام بذلك:
مرحبًا جون ،
أنا من أشد المعجبين بك ، وأحب العمل معك في مشروع. لقد أرفقت سيرتي الذاتية للرجوع إليها. إذا كنت ترغب في مناقشة هذا الأمر بمزيد من التفصيل ، فيرجى إبلاغي بأفضل طريقة للتواصل معك.
أطيب التمنيات،
{{اسمك}}
6. تقديم تفاصيل إضافية عند الضرورة
على الرغم من أن بريدك الإلكتروني يجب أن يكون قصيرًا وواضحًا ، إلا أن هذا لا يعني أنه يجب أن يظل غير مكتمل ودون تقديم معلومات إلى المستلم.
تأكد من تضمين جميع المعلومات ذات الصلة والإضافية حتى يفهم المستلم كل شيء عنك.
هنا بعض النصائح:
- إذا كنت تكتب عن طلب وظيفة ، فاستخدم كلمة "تطبيق" أو "طلب وظيفة" في سطر الموضوع ، حتى لا تضيع رسالتك بين رسائل البريد الإلكتروني الأخرى في صناديق البريد الوارد الخاصة بهم.
- كن محددًا قدر الإمكان إذا كنت تطلب خدمة أو تطلب معلومات.
- إذا كنت تبحث عن شخص معين في مكتب ، فذكر اسمها ولقبها وقسمها.
- قدم معلومات إضافية مثل السيرة الذاتية أو المحفظة أو موقع الويب أو أي شيء ذي صلة بالغرض من البريد حتى يتمكن المستلم من المرور عبره بعد قراءة رسالة بريد إلكتروني.
7. تضمين دعوة للعمل
يجب أن يكون الغرض من رسالتك واضحًا - ماذا تريد في المقابل؟
استجابة؟
إجتماع؟
فرصة؟
دع المستلمين يعرفون ما يمكنهم فعله في أسرع وقت ممكن ، حتى لا ينسوا رسالتك.
إذا كنت تطلب المساعدة ، فأخبرهم بما تحتاج إليه ولماذا تعتقد أنهم يستطيعون المساعدة.
إذا كنت تقدم المساعدة ، فشرح نوع الخبرة التي لديك وكيف يمكن أن تفيدهم.
هذا مثال:
مرحبًا [الاسم] ،
أنا متأكد من أنك مشغول ، لكنني أردت أن أرسل إليك ملاحظة سريعة حول [الموضوع].
لقد كنت أتابع عملك منذ فترة وأنا معجب دائمًا بـ [عملك]. لذلك كنت آمل أن نتمكن من الحصول على القهوة أو تناول الغداء في وقت ما في الأسابيع القليلة المقبلة. أرغب في معرفة المزيد حول ما تفعله وكيف يمكن تطبيقه على عملي.
إذا كان هذا شيئًا يثير اهتمامك ، فأخبرني!
8. لا تنس المتابعة
يعد البريد الإلكتروني طريقة رائعة للوصول إلى الأشخاص ، ولكنه ليس طريقة مضمونة للحصول على رد.
في الواقع ، تتم قراءة حوالي 20٪ فقط من رسائل البريد الإلكتروني في غضون 24 ساعة.
لا تنتظر وقتًا طويلاً قبل إرسال بريد إلكتروني آخر إذا لم تسمع أي رد منهم حتى الآن.
إذا مر أكثر من أسبوع على آخر مرة أرسلت فيها بريدًا إلكترونيًا ولم تسمع أي رد منهم حتى الآن ، فأرسل إليهم بريدًا آخر!
لكن تأكد من القيام بذلك بطريقة لا تبدو وكأنك مزعجة.
هنا بعض النصائح:
- لا تستخدم جميع الأحرف الكبيرة أو علامات التعجب في سطر الموضوع الخاص بك - فهذه يمكن أن تجعل بريدك الإلكتروني يبدو وكأنه بريد غير مرغوب فيه أو بريد عشوائي.
- كن مهذبًا ومحترمًا في نصوص جسدك - لا تقل أي شيء سلبي عن الشخص أو عمله ، وتجنب أن تكون عابرًا جدًا (على سبيل المثال ، "مرحبًا يا صاح").
- اجعله موجزًا وقم بتضمين طلب واحد فقط ، إن أمكن. على سبيل المثال ، "آمل أن نتمكن من تحديد موعد للقاء هذا الأسبوع."
استنتاج
آمل أن تساعدك هذه النصائح في حل شكوكك حول كيفية كتابة بريد إلكتروني إلى شخص لا تعرفه وزيادة معدل الرد.
اعلم أنه لا توجد قاعدة عامة فيما يتعلق بإنشاء هذا النوع من البريد الإلكتروني ، ويعتمد الكثير على من تكتب إليه وعلى الصناعة.
لتسهيل هذه العملية عليك أنشأنا TextCortex.
TextCortex هي أداة كتابة نصوص AI وامتداد Chrome يساعدك على إنشاء بريد إلكتروني بارد بالكامل استنادًا إلى النقاط النقطية أو إعادة كتابة جملة أو توسيع نصك أو إنشاء أي نوع محتوى بناءً على احتياجاتك.
يستخدم TextCortex عملية التعلم الآلي التي تسمح لكتاب الذكاء الاصطناعي بفهم المحتوى قبل إنشائه ، مما يؤدي إلى التخلص من 80٪ من عملك الكتابي.
لذلك ، بدلاً من إنشاء رسائل بريد إلكتروني مخصصة للتواصل واختبارها ، يمكنك تثبيتها تلقائيًا مع كل إنشاء متى احتجت إليها.
باستخدام ملحقات TextCortex ، يمكنك:
- إنشاء محتوى طويل من جملة واحدة
- أعد كتابة جملك لمنحها نغمة أكثر إمتاعًا.
- قم بتوسيع النص الخاص بك ليشمل المزيد من التفاصيل.
- استخدم النقاط النقطية لصياغة رسائل البريد الإلكتروني التي تجلب الردود.
- أكمل جملك تلقائيًا دون الانتهاء منها.
قم بتنزيل ملحق Chrome الخاص بنا وشاهد كيف يعمل TextCortex على زيادة تفاعل العملاء المحتملين ورفع تحويلاتك إلى معدلات مذهلة.