7 أمثلة على تنسيق البريد الإلكتروني للشركات

عندما يتعلق الأمر بإدارة عمل ناجح ، فإن التواصل هو المفتاح. لا تتطلب الاتصالات التجارية الفعالة الوضوح فحسب ، بل تتطلب أيضًا استخدام تنسيقات وآداب البريد الإلكتروني المناسبة. في هذه المقالة ، سنفحص 7 أمثلة مختلفة لتنسيق البريد الإلكتروني للشركات لمساعدتك على البدء في إنشاء رسائل بريد إلكتروني احترافية تحصل على نتائج في كل مرة. هيا بنا نبدأ!

لماذا التنسيق الصحيح للبريد الإلكتروني مهم؟

تعد رسائل البريد الإلكتروني الاحترافية ذات التنسيق المناسب مهمة لضمان ظهورك كشخص محترف وموثوق في مراسلاتك. فهي تساعد على إيصال الرسالة الصحيحة وبناء علاقات جيدة مع جهات الاتصال الخاصة بك والحفاظ على سمعة طيبة. يمكن أن يساعد البريد الإلكتروني المنسق بشكل صحيح أيضًا في الحفاظ على المحادثات واضحة ومنظمة وموضوعية.

• اقرأ المزيد: كيفية استدعاء بريد إلكتروني في Gmail

كيف يختلف تنسيق البريد الإلكتروني الرسمي عن تنسيق البريد الإلكتروني غير الرسمي؟

عادةً ما يكون تنسيق البريد الإلكتروني الرسمي أقل عرضًا من تنسيق البريد الإلكتروني غير الرسمي. في البريد الإلكتروني الرسمي ، يجب أن تستخدم نبرة أكثر احترافية وتجنب استخدام الاختصارات أو الكلمات العامية. يجب أيضًا تجنب استخدام الرموز بشكل عام في رسائل البريد الإلكتروني الرسمية.

ما هو تنسيق البريد الإلكتروني المناسب للأعمال؟

تتبع كتابة البريد الإلكتروني للأعمال مجموعة معينة من الاصطلاحات التي تميزها عن أنواع الكتابة الأخرى. باتباع هذه الاتفاقيات ، فإنك تخلق انطباعًا مصقولًا ومهنيًا سيقدره المستلمون. دعنا نلقي نظرة على تنسيق البريد الإلكتروني المناسب للنشاط التجاري وبعض النصائح للتأكد من أن رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك مكتوبة جيدًا وفعالة.

1. عنوان بريد إلكتروني احترافي

يجب أن يكون عنوان بريدك الإلكتروني احترافيًا ويسهل تذكره. تجنب استخدام ألقاب أو عناوين أخرى غير مهنية. يمكنك إنشاء عنوان بريد إلكتروني منفصل تستخدمه فقط للمراسلات المتعلقة بالعمل. إذا كان عملك يحتوي على موقع ويب ، فيجب أن يتضمن عنوان بريدك الإلكتروني اسم مجال شركتك.

2. سطر الموضوع

يجب أن تكون سطور الموضوع واضحة وموجزة ودقيقة. استخدم كلمات العمل إن أمكن ، مثل "مطلوب اتخاذ إجراء" أو "إعلان هام". يمكن أن يساعد سطر الموضوع أيضًا المستلم في التعرف على الغرض من البريد الإلكتروني بسرعة. تأكد من تجنب سطور الموضوع العامة مثل "مرحبًا" أو "مرحبًا" بالإضافة إلى أي كلمات غير مرغوب فيها محتملة مثل "مجاني" أو "ترويج".

3. فتح البريد الإلكتروني

يجب أن يكون الافتتاح واضحًا ومهنيًا. ابدأ بتحية مثل "عزيزي" متبوعة باسم المستلم. إذا كنت تعرف الشخص جيدًا ، يمكنك استخدام اسمه الأول. خلاف ذلك ، التزم بتحية أكثر رسمية. يجب أيضًا أن تكون العبارة الافتتاحية مهذبة وودية ، مثل "أتمنى أن تجدك هذه الرسالة الإلكترونية بشكل جيد".

4. نص البريد الإلكتروني

يجب أن يكون نص بريدك الإلكتروني موجزًا ​​ومنظمًا. قسّم المحتوى إلى فقرات ، لكل منها موضوعها أو فكرتها. استخدم لغة نشطة مثل "أقترح" أو "نوصي" عندما يكون ذلك مناسبًا وتجنب استخدام كلمات أو عبارات طويلة. من المهم أيضًا تجنب اللغة غير الرسمية بشكل مفرط مثل اللغة العامية أو الاختصارات.

5. الاستنتاج بالبريد الإلكتروني

يجب أن تلخص الخاتمة الفعالة لرسالتك الإلكترونية النقاط الرئيسية لرسالتك وتتضمن عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء مثل "يُرجى إعلامي إذا كان لديك أي أسئلة" إذا لزم الأمر. اجعل خاتمة بريدك الإلكتروني موجزة ومهذبة ومهنية. يمكن أن يساعد أيضًا في تضمين تحية ختامية أو بيان آخر.

6. البريد الإلكتروني تسجيل الخروج

يجب أن يكون تسجيل بريدك الإلكتروني مهذبًا ومهنيًا. تشمل الأمثلة الشائعة "مع خالص الشكر" أو "شكرًا لك" أو "مع أطيب التحيات". إذا كان ذلك مناسبًا ، يمكنك أيضًا تضمين توقيع بمعلومات الاتصال.

7. توقيع البريد الإلكتروني

يجب أن يتضمن توقيع بريدك الإلكتروني اسمك الكامل والمسمى الوظيفي واسم الشركة ومعلومات الاتصال. يمكنك أيضًا تضمين صورة أو شعار إذا كنت تريد تخصيص توقيعك بشكل أكبر.

• اقرأ المزيد: كيفية استدعاء بريد إلكتروني في Outlook

نصائح احترافية لتنسيق البريد الإلكتروني

يجب أن تتبع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل تنسيقًا قياسيًا واحترافيًا للبريد الإلكتروني لضمان ظهور رسائلك على أنها واضحة ومنظمة. فيما يلي بعض النصائح الإضافية لإنشاء رسائل بريد إلكتروني فعالة للأعمال:

ابدأ بسطر موضوع جذاب ذي صلة

عند كتابة بريد إلكتروني احترافي ، يجب أن يكون سطر الموضوع واضحًا ومختصرًا لضمان معرفة المستلم بالغرض من البريد الإلكتروني. يمكن أن يساعد أيضًا استخدام كلمات العمل في سطر الموضوع لجذب الانتباه.

إضفاء الطابع الشخصي على بريدك الإلكتروني

عند كتابة بريد إلكتروني احترافي ، فإن تخصيص بريدك الإلكتروني باستخدام اسم المستلم أو المسمى الوظيفي أو اسم الشركة يمكن أن يساعد في إنشاء اتصال أكثر وضوحا مع المستلم. هذا ينطبق بشكل خاص على رسائل البريد الإلكتروني المرسلة إلى عدة أشخاص.

حافظ على رسائل البريد الإلكتروني موجزة وفي صلب الموضوع

يجب أن تكون رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل موجزة ومباشرة. تجنب استخدام الكلمات أو العبارات الطويلة ، وتجنب التفاصيل غير الضرورية التي قد تربك القارئ. يجب عليك أيضًا الاحتفاظ برسائل البريد الإلكتروني قصيرة إن أمكن ، بحيث لا تهدف إلى أكثر من فقرتين أو ثلاث فقرات.

اجعل بريدك الإلكتروني سهل القراءة

عند كتابة بريد إلكتروني خاص بالعمل ، استخدم لغة نشطة وجمل قصيرة. يجب عليك أيضًا تقسيم المحتوى إلى فقرات لتسهيل قيام القارئ بالقراءة. تجنب استخدام المصطلحات أو المصطلحات الفنية ، واستخدم النقاط النقطية لتسهيل عثور القارئ على النقاط الرئيسية بسرعة.

الامتناع عن استخدام اللغة العامية أو الانقباضات أو الرموز

يجب أن تكون رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل احترافية ، وعلى هذا النحو ، فإن اللغة العامية والتقلصات والرموز غير مناسبة بشكل عام. تجنب استخدامها إلا إذا كنت متأكدًا من عدم إساءة فهمها من قبل المستلم. تجنب الكلمات العامية مثل LOL ، واستخدم الرموز باعتدال. تتضمن الانقباضات التي يجب تجنبها "لا يمكن" و "لن" و "لا ينبغي".

احذر من النغمة

يجب أن تعكس نغمة بريدك الإلكتروني نوع المحادثة التي ستجريها شخصيًا. اختر كلماتك بعناية وتجنب الظهور على أنها غاضبة أو عدوانية أو ساخرة. من المهم أن تكون مهذبًا ومهنيًا ، حتى لو كان البريد الإلكتروني يحتوي على معلومات سلبية.

كن لطيفًا ومهذبًا وشكرًا

يجب أن تكون رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك دائمًا مهذبة وودية. استخدم كلمات مثل "من فضلك" و "شكرًا لك" و "عطوفًا" في رسائلك لإظهار الاحترام. يجب أيضًا أن تقدر وقت الشخص وجهده ، خاصة إذا كان يساعدك في شيء ما.

كن منفتحًا وحيويًا ومحبوبًا

عند كتابة بريد إلكتروني للعمل ، من المهم أن تكون صادرًا وحيويًا. استخدم كلمات إيجابية تعبر عن الحماس ، وتأكد من تضمين معلومات الاتصال الخاصة بك حتى يتمكن المستلم من المتابعة معك بسهولة.

اذكر نقاط من محادثتك السابقة

إذا كان بريدك الإلكتروني عبارة عن رد على شيء قاله المستلم أو طلبه مسبقًا ، فتأكد من تضمين نقاط محددة من محادثتك السابقة. سيساعد هذا في إظهار المستلم أنك أولت اهتمامًا لأفكاره واهتماماته. سيساعد أيضًا في تحديث ذاكرة المستلم الخاص بك ويسهل عليهم فهم ما تقوله.

اختتم بالدعوة إلى العمل

عند الانتهاء من بريدك الإلكتروني المهني ، تأكد من تضمين عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء. قد يكون هذا مطالبة المستلم برأيه أو مدخلاته أو ملاحظاته حول شيء ذكرته في بريدك الإلكتروني. قد يكون أيضًا دعوتهم لاتخاذ إجراء محدد. مهما كان الأمر ، تأكد من أن عبارة الحث على اتخاذ إجراء واضحة وسهلة على المستلم فهمها.

استخدم توقيع بريد إلكتروني احترافي

كما ذكرنا سابقًا ، يجب أن يتضمن توقيع بريدك الإلكتروني اسمك والمسمى الوظيفي ومعلومات الاتصال بالإضافة إلى صورة أو شعار إذا كنت ترغب في ذلك. سيساعد هذا في خلق انطباع أكثر احترافًا لدى المستلم ، وهو أمر مهم عند إرسال رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل. بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن تفكر في تضمين إخلاء مسؤولية احترافي في توقيع بريدك الإلكتروني لأغراض الخصوصية والأغراض القانونية. سيساعد هذا في حمايتك وحماية المستلم الخاص بك.

أرفق خطاب تغطية أو ملف آخر ذي صلة

إذا كان لديك مستندات ذات صلة لتضمينها في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ، مثل خطاب الغلاف أو السيرة الذاتية ، فتأكد من إرفاقها. سيساعد هذا في إظهار أنك تأخذ زمام المبادرة وأنك استباقي. فقط تذكر أن تتأكد من أن مرفقاتك خالية من الفيروسات قبل إرسالها.

تدقيق رسائل البريد الإلكتروني بعناية قبل إرسالها

قبل إرسال بريد إلكتروني للعمل ، من الأفضل تدقيقه بحثًا عن الأخطاء النحوية والإملائية وعلامات الترقيم. انتبه بشكل خاص لأية تعليمات أو طلبات تقوم بتضمينها في البريد الإلكتروني ، حيث من المهم أن تكون دقيقة وواضحة. من المفيد أحيانًا قراءة البريد الإلكتروني بصوت عالٍ لنفسك قبل إرساله ، حيث يمكن أن يساعدك ذلك في اكتشاف أي أخطاء.

الرد على الفور على جميع رسائل البريد الإلكتروني

في حين أن هذا لا يلزم بالضرورة في غضون دقائق ، يجب أن تبذل قصارى جهدك للرد على الفور على جميع رسائل البريد الإلكتروني. يوضح هذا للمستلم أنك تحترم وقته وتقدر مدخلاته. سيساعد القيام بذلك أيضًا على تطوير علاقات عمل قوية مع زملائك وعملائك.

• اقرأ المزيد: 50 من أمثلة الترحيب بالبريد الصوتي للأعمال

كيف تبدأ بريد إلكتروني احترافي؟

يجب أن يكون للبريد الإلكتروني الاحترافي هدف واضح وأن يكون خاليًا من أي أخطاء نحوية أو إملائية.

الخطوة الأولى هي تحديد الغرض من البريد الإلكتروني. هل تحاول ترتيب اجتماع ، أو تقديم نفسك لعميل محتمل ، أو شكر شخص ما على عمله؟

بمجرد أن تعرف الغرض من البريد الإلكتروني ، يمكنك البدء في صياغة رسالتك. حافظ على لغتك موجزة وواضحة ، وتجنب أي لغة عامية أو لغة غير رسمية.

من المهم أيضًا تدقيق بريدك الإلكتروني قبل إرساله للقبض على أي أخطاء إملائية أو أخطاء. إذا كنت تأخذ الوقت الكافي لتصميم بريدك الإلكتروني الاحترافي بعناية ، فستتأكد من ترك انطباع رائع.

ما هي الأجزاء الأربعة من البريد الإلكتروني الرسمي؟

الأجزاء الأربعة من رسالة البريد الإلكتروني الرسمية هي سطر الموضوع ، والتحية ، ونص الرسالة ، والتوقيع.

يجب أن يكون سطر الموضوع موجزًا ​​ومباشرًا. يجب أن يعطي القارئ فكرة عن موضوع البريد الإلكتروني.

يجب أن تخاطب التحية أو التحية القارئ بالاسم أو المسمى الوظيفي. نص الرسالة هو المكان الذي ستكتب فيه بريدك الإلكتروني. تأكد من تدقيق رسالتك قبل إرسالها.

التوقيع هو اسمك والمسمى الوظيفي ومعلومات الاتصال. يتيح ذلك للمستلم معرفة من يتحدث إليه وكيف يمكنه الاتصال بك.

الصورة: Envato Elements