25 أمثلة على السرقة والاختلاس في مكان العمل

جزء من وظيفتك كصاحب عمل هو تتبع موارد شركتك وحمايتها. وهذا يشمل البحث عن علامات الاختلاس أو سرقة الموظفين. للقيام بذلك بشكل فعال ، من المفيد معرفة الأنواع المختلفة للاختلاس الشائعة في الشركات الصغيرة. تابع القراءة للحصول على قائمة كاملة بأمثلة الاختلاس.

ما هو الاختلاس؟

الاختلاس هو إساءة استخدام أو سرقة أموال الشركة أو ممتلكات الشركة. هناك العديد من الطرق التي يمكن للموظف أو صاحب العمل من خلالها سرقة أو اختلاس الموارد ، والتي يمكنك رؤيتها في القائمة أدناه.

كيف يحدث الاختلاس؟

يحدث الاختلاس عندما يقوم موظف أو صاحب عمل بسرقة أموال الشركة أو اختلاسها. على سبيل المثال ، يجوز للموظف قبول الدفع مقابل معاملة ما دون وضع أموال في الحساب المصرفي للشركة. انظر القائمة أدناه لمزيد من أمثلة الاختلاس.

أمثلة شائعة على الاختلاس وسرقة الموظفين

يشير الاختلاس إلى مجموعة واسعة من الإجراءات حيث يسرق الموظفون أو صناع القرار موارد الشركة أو يسيئون استخدامها. لحماية عملك الصغير ، إليك عدة أمثلة على الاختلاس يجب معرفتها. وإذا تساءلت يومًا ، "كيف أتعامل مع الاختلاس وسرقة الموظفين؟" يمكنك أيضًا العثور على نصائح تحت كل مثال.

1. إبطال المعاملات في السجل النقدي

عندما يدخل الموظف في معاملة ويجمع المال ، يمكنه بعد ذلك إبطال الصفقة والاحتفاظ بالمال لأنفسهم. قد يكون من الصعب اكتشاف ذلك ، لأن النظام يجب أن يوازن ، لكن العميل لا يزال يتلقى منتجه أو خدمته ، ولا تتلقى شركتك الأموال.

المنع: تحتوي العديد من أنظمة نقاط البيع الحديثة على إعدادات تتطلب موافقة المشرف أو المدير لإلغاء عملية البيع. قم بترقية نظامك أو سن هذه الميزة لتجنب منح الموظفين هذه الفرصة.

2. دفع المدفوعات النقدية الجيب من جامعي التبرعات

إذا كان عملك أو مؤسستك تستضيف جمع التبرعات ، فيمكنك جمع التبرعات التي لا تحسب على الفور. إذا كان لدى عامل واحد فقط إمكانية الوصول إلى هذه الأموال قبل تخصيصها ، فقد يجمعون بعضها لأنفسهم.

المنع: تكليف أكثر من موظف بجمع وحساب الأموال.

3. صرف شيكات العميل

يجوز للموظف إنشاء حساب مصرفي باسم مشابه للشركة. ثم يمكنهم صرف شيكات العملاء أو تحويل المدفوعات الإلكترونية إلى حسابهم بدلاً من الشركة.

المنع: هذه الجريمة هي الأكثر شيوعًا حيث يكون موظف واحد مسؤولاً عن كل من تحصيل المدفوعات وتتبع السجلات المحاسبية. مسؤوليات منفصلة بحيث يكون هناك العديد من الأشخاص الذين يمكنهم التعرف على المشكلات المحتملة.

4. الإفراط في الفوترة على العملاء

قد يفرض الموظف رسومًا على العملاء أكثر من سعر شركتك لمنتج أو خدمة معينة ، أو يضيف رسومًا إضافية ويحصل على أموال إضافية.

المنع: قم بإجراء عمليات تدقيق دورية لممارسات فواتير العملاء ، والنظر في شكاوى العملاء المتعلقة بالفواتير أو الرسوم الإضافية.

5. تزوير المدفوعات

يجوز للموظف كتابة شيكات لنفسه أو تحويل الأموال من الحساب المصرفي للموظف إذا كان لديه حق الوصول إلى معلوماتك وتوقيعك. يمكنهم بعد ذلك إنشاء إدخالات محاسبية احتيالية للتستر على هذه المدفوعات.

المنع: تجنب منح حق الوصول إلى توقيعك الإلكتروني ، ومراجعة مدفوعات المصروفات للقبض على أي شذوذ.

6. تزوير مدفوعات البائعين

يجوز للموظف إنشاء حسابات بائعين مزيفة أو تعديل إدخالات محاسبية لجعلها تبدو وكأنها مدفوعات يتم سدادها للبائعين. ولكن بعد ذلك يرسلون تلك الأموال لأنفسهم.

المنع: قم بمراجعة جميع المدفوعات للبائعين بشكل دوري ، أو اطلب من أكثر من عامل التحقق من إدخالاتك.

7. سرقة بيانات بطاقة ائتمان العميل

يمكن للموظفين الذين يجمعون بيانات بطاقة ائتمان العملاء لإكمال عمليات الشراء تسجيل الأرقام لاستخدامها في عمليات الشراء الخاصة بهم. هذا سرقة مباشرة من العملاء ويمكن أن يؤدي إلى عدم الثقة في عملك.

المنع: استخدم برامج الدفع التي تنقح الرقم الكامل لبطاقة الائتمان وتجنب أخذ المعلومات يدويًا ما لم يكن ذلك ضروريًا للغاية.

8. الغمس المزدوج

يمكن للموظفين جمع أموال إضافية من حساب المصاريف الخاص بك عن طريق تحميل المصاريف أولاً على بطاقة ائتمان الشركة الخاصة بهم ثم طلب أموال السداد كما لو أنهم دفعوا مقابلها بأنفسهم.

المنع: فصل المسؤوليات حتى يتمكن الموظفون الآخرون من التحقق مما إذا كانت النفقات قد تمت تغطيتها بالفعل. يمكن لبرنامج إدارة المصاريف تبسيط هذه العملية.

9. إساءة استخدام حساب المصاريف

قد يطلب الموظفون أيضًا استرداد النفقات التي لا تتعلق بوظائف الشركة. على سبيل المثال ، قد يحاولون تغطية مأدبة غداء شخصية ، حتى لو لم يكونوا يجتمعون مع أحد العملاء.

الوقاية: ضع سياسة واضحة لما يتم تغطيته وما لا يتم تغطيته. ثم استخدم برنامج إدارة النفقات لجمع البيانات والإيصالات.

10. إساءة استخدام خصومات الموظفين

إذا كان متجر أو مطعم يقدم خصومات للموظفين فقط ، فقد يحاول البعض تقديم هذه الامتيازات للأصدقاء أو العائلة أو غيرهم.

الوقاية: ضع سياسة صارمة فيما يتعلق بمن يمكنه ومن لا يمكنه استخدام هذه الخصومات. تحقق من عمليات الشراء الزائدة التي قام بها أي موظف.

11. سرقة النقود

قد يأخذ الموظفون الذين لديهم حق الوصول الوحيد إلى النقود مبالغ صغيرة ، على أمل ألا يتم ملاحظتهم. ومع ذلك ، يمكن أن تتراكم هذه الزيادات الصغيرة بمرور الوقت.

المنع: تحدث هذه السرقة غالبًا عندما يكون أحد الموظفين مسؤولاً عن أموال المقاطعة أو إجراء ودائع بنكية. هناك العديد من أفضل الممارسات للتعامل مع النقد التي يجب أن يتبعها عملك لتجنب ذلك ، بما في ذلك وجود أكثر من شخص واحد لإتمام هذه الإيداعات.

12. سرقة اللوازم المكتبية

يجوز للموظف سرقة الإمدادات من منطقة التخزين الخاصة بك وإحضارها إلى المنزل أو حتى بيعها.

الوقاية: احتفظ فقط بكميات صغيرة من الإمدادات في وقت واحد. أو اطلب من الموظفين أن يطلبوا عندما يحتاجون إلى المزيد من عنصر معين.

13. سرقة المعدات

غالبًا ما تشتمل المعدات على عناصر أكبر مثل أجهزة الكمبيوتر أو التكنولوجيا. يمكن للموظفين أخذ هذه العناصر إلى المنزل أو بيعها نقدًا.

الوقاية: اطلب من الموظفين تسجيل الخروج من الأجهزة الكبيرة ، أو طلب البقاء في المكتب.

المزيد من أمثلة الاختلاس التي يجب معرفتها

يشير الاختلاس إلى مجموعة كبيرة من الإجراءات التي يتخذها الموظفون أو صانعو القرار لتحقيق مكاسب شخصية. فيما يلي المزيد من الأمثلة على الاختلاس لكي يعرفها أصحاب الأعمال.

14. بيع الأسرار التجارية - تجسس الشركات

يحدث هذا النوع من الاختلاس عندما يبيع الموظف معلومات مسجلة الملكية إلى منافس.

المنع: امنح حق الوصول إلى المعلومات الضرورية فقط لأدوار كل شخص. استخدم التخزين الآمن للبيانات المهمة ، وتتبع من لديه حق الوصول.

15. استخدام بطاقة ائتمان الشركة للاستخدام الشخصي

إذا كان لدى موظفيك حق الوصول إلى بطاقات ائتمان الشركة ، فإن استخدامها في عمليات الشراء الشخصية قد يُعتبر اختلاسًا.

المنع: ضع قواعد واضحة لاستخدام بطاقة الائتمان وراجع المشتريات بانتظام.

16. السطو على موقعك

قد يشارك الموظفون الذين لديهم معرفة داخلية بموقعك ، مثل رموز الإنذار أو مواقع الأشياء الثمينة ، في عمليات السطو.

الوقاية: استخدم الكاميرات الأمنية وأجهزة الإنذار ، وتتبع بعناية من يمكنه الوصول إلى المعلومات الحساسة.

17. سرقة البضائع

قد يسرق موظفو التجزئة المنتجات المادية من على الرفوف أو يأخذون العناصر التي تم إرجاعها مؤخرًا:

الوقاية: ضع ممارسات قوية للمخزون والمرتجعات ، واستخدم الكاميرات الأمنية لمراقبة النشاط.

18. ادعاء المعدات المفقودة

موظف يدعي سرقة جهاز كمبيوتر محمول أو غيرها من المعدات. يحصلون على واحدة جديدة ويحتفظون بالقديم أو يعطونها لأحد أفراد الأسرة.

الوقاية: استخدم البرنامج لتتبع موقع أجهزة الشركة أو تعطيلها في حالة فقدها أو سرقتها.

19. خلق موظفين شبح

قد يقوم الموظفون الذين يتحكمون في كشوف المرتبات الخاصة بك بإعداد موظفين جدد غير موجودين. إنهم "يدفعون" هؤلاء الموظفين المزيفين ويحتفظون بالمال لأنفسهم.

الوقاية: قم بمراجعة مستندات كشوف المرتبات بانتظام ومقارنتها بسجلات الموظفين. هذا أيضًا سبب رئيسي يجعل كشوف المرتبات إحدى الوظائف التي يجب عليك الاستعانة بمصادر خارجية لها لمزود حسن السمعة.

20. سرقة أموال الضرائب

قد يحتفظ الموظفون المسؤولون عن مدفوعات الضرائب بهذه الأموال لأنفسهم. لا يقتصر الأمر على فقدان هذه الأموال فحسب ، بل ستكون أيضًا في مأزق للحصول على فاتورة ضريبية أكبر.

المنع: قم بمراجعة ممارساتك الضريبية بانتظام أو إسناد هذه الوظيفة إلى خدمة ضريبية حسنة السمعة.

21. تحصيل العمولات

العمولات هي مدفوعات من البائعين إلى الموظفين مقابل أعمال شركتك أو امتيازات أخرى.

الوقاية: هناك العديد من الطرق لتحسين إدارة حساباتك الدائنة والمدينين. ابدأ باختيار البائعين بنفسك أو قم بإنشاء لجنة لاتخاذ هذه القرارات.

22. سرقة الهوية

يحدث هذا النوع من الاختلاس عندما يستخدم الموظف اسم عملك لفتح بطاقات الائتمان أو الحصول على قروض لاستخدامها في مشترياتهم الخاصة.

الوقاية: تحقق بانتظام من حسابات شركتك ودرجة الائتمان الخاصة بك لملاحظة أي مخالفات.

23. استخدام موارد الشركة لبدء عمل تجاري

إذا استخدم الموظف وقت الشركة أو معداتها أو أموالها لبدء أعمالهم التجارية الخاصة دون علمك ، فإن ذلك يعتبر اختلاسًا.

الوقاية: ضع قواعد واضحة حول كيفية استخدام موارد الشركة.

24. مخططات بونزي

يحدث مخطط بونزي عندما تعد شركة أو فرد بعائدات عالية للمستثمرين أو أصحاب المصلحة ولكنها تدفع لهم بأموال من مستثمرين جدد بدلاً من المنتج أو الخدمة التي تدعي الشركة أنها تقدمها. هذا النوع من المخططات هو الأكثر شيوعًا في الإدارة المالية وأعمال التخطيط للتقاعد.

الوقاية: تتبع كيفية جلب الأموال وأين تذهب. إذا كنت تعمل مع المستثمرين ، فكن شفافًا تمامًا بشأن أصول الأموال.

25. تزوير السجلات التجارية

تتضمن العديد من أشكال الاختلاس تزوير السجلات التجارية للتستر على اختلاس الأموال أو الاحتيال على المستثمرين.

الوقاية: ابحث عن شركة مسك دفاتر حسنة السمعة لتعهيد هذه المهام لمصادر خارجية ومراجعة سجلاتك وأموالك بشكل دوري.

هل الاختلاس جريمة ذوي خبرة؟

نعم ، يعد الاختلاس من أكثر جرائم ذوي الياقات البيضاء شيوعًا. يمكن أن تختلف شدة الرسوم ونوعها بشكل كبير ، ولكنها تعتبر بشكل عام شكلاً من أشكال السرقة أو الاحتيال.

ما هي عقوبة الاختلاس؟

يمكن أن يختلف نوع التهم الجنائية التي قد يواجهها الشخص بتهمة الاختلاس على نطاق واسع بناءً على الموقف ومقدار الأموال أو الموارد التي تمت سرقتها أو إساءة استخدامها. القوانين أيضا تختلف من دولة إلى أخرى. غالبًا ما تُعتبر تهم الاختلاس البسيطة جنحًا قد تنطوي على غرامات أو عقوبة بالسجن. قد تشمل جناية الاختلاس أحكامًا خطيرة بالسجن تصل إلى 15 عامًا.

هل يمكنك الاختلاس من شركتك الخاصة؟

يحدث الاختلاس عندما يساء استخدام الأموال أو الموارد من الشركة لتحقيق مكاسب شخصية. إذا كنت المالك الوحيد لنشاطك التجاري ، فلا يمكن عمومًا تحميلك تهمة الاختلاس ، لأنك مالك هذه الموارد. ومع ذلك ، إذا كانت شركتك جزءًا من شراكة أو لديها العديد من أصحاب المصلحة ، فيمكن اعتبار إساءة استخدامك للأموال احتيالًا.

الصورة: Depositphotos