أفضل ممارسات ضبط وقت الموظف: ما يجب فعله وما لا يجب فعله

يسمح قانون معايير العمل العادلة (FLSA) لأصحاب العمل باختيار أدوات تتبع الوقت وتوقع أن تكون جميع السجلات دقيقة ومحدثة. إذا كنت لا تزال تعمل بالقلم والورق أو تجعل موظفيك يقضون ساعات عملهم على مدار الساعة ، فإن أول وأهم نصيحة لدينا هي أتمتة ضبط وقت الموظفين من خلال التبديل إلى نظام رقمي للوقت والحضور . يتيح لك ذلك تتبع ساعات عمل موظفيك بسهولة بمزيد من الكفاءة والدقة ويقلل من مساحة الخطأ البشري. يمنحك أيضًا نظرة عامة واضحة على مقدار ساعات العمل أو التي تم قضاؤها في مشروع معين ، ويسمح لموظفيك بمراجعة جداولهم الزمنية والموافقة عليها ، ويبسط عملية كشوف المرتبات بالكامل.

مع وجود رقم قياسي بلغ 43٪ من الموظفين يعترفون بعدم إعطاء المقدار الصحيح من الساعات لكل وردية ، فإن رقمنة ضبط وقت الموظف هي السبيل إلى الأمام. تتيح لك بعض حلول برامج ضبط الوقت للموظفين ، مثل Connecteam ، أيضًا إعداد سياج جغرافي حول مناطق العمل للتأكد من أن العاملين لديك في المكان الذي يجب أن يكونوا فيه بالضبط عندما يعملون ويخرجون.

البيانات الدقيقة عن الوقت والحضور هي العمود الفقري لأي مبادرة لضبط الوقت للموظفين. للحصول على هذا بشكل صحيح ، قم بتسجيل ساعات العمل حتى الدقيقة بدلاً من إجراء تقديرات وتسجيل الوقت أثناء العمل - بدلاً من الاعتماد على ذاكرة موظفيك أو ذاكرة موظفيك.

يتيح لك برنامج الوقت والحضور وبسهولة تسجيل ساعات العمل الدقيقة في الوقت الفعلي ، والتي يمكنك بعد ذلك إدارتها ومراجعتها بسهولة.

أظهر لموظفيك فوائد تتبع الوقت وخلق ثقافة للشركة يتم فيها تقييم ضبط الوقت. يتمتع الموظفون بالكثير للاستفادة من أتمتة تتبع الوقت ، خاصة وأنهم لم يعودوا بحاجة إلى القيام بذلك يدويًا ويمكن أن يكونوا واثقين من حصولهم على أموال مقابل ساعات عملهم بالضبط. تحتسب تطبيقات مثل Connecteam جميع الساعات ، حتى يتمكن الموظفون أيضًا من عرض عدد الساعات التي جمعوها.

سيكون الموظفون راضين وسعداء لاعتماد الأداة الجديدة. بمجرد أن يفهم الموظفون أن هناك أخطاء أقل ، سيكونون سعداء باعتماد الأداة الجديدة وتسجيل الدخول والخروج.

يحتاج الموظفون إلى فترات راحة مناسبة خلال يوم عملهم ويجب عدم معاقبتهم بالتأكيد على أخذ استراحة غداء. ومع ذلك ، فإن عدم توفير فترات راحة كافية قد يؤدي إلى سرقة الوقت.

من خلال تخصيص وقت للإجازات ، فإنك تمنح موظفيك الفرصة لإعادة شحن طاقاتهم ، وتمكينهم من "العودة إليها" وتقديم أفضل أداء لديهم. تعتبر فترات الراحة أيضًا طريقة رائعة لإظهار لفريقك أنك تقدرهم وتشجيع مشاركة الموظفين حيث ينتهز العمال هذه الفرصة للتحدث مع بعضهم البعض.

يجب عليك مراجعة قوانين العمل بالولاية للتأكد من أنك توفر الوقت المناسب لفترات الراحة.

لكي يكون ضبط وقت الموظف عادلاً وامتثالًا لقانون معايير العمل العادلة ( FLSA ) والعديد من قوانين الولاية ، يتعين عليك دفع رواتب موظفيك مقابل بعض الوقت غير المنتج بالإضافة إلى الوقت الذي يقضونه بالفعل في العمل. وهذا يشمل الوقت الذي يقضيه في التدريب أو السفر . لذلك ، فإن أفضل ممارسة أخرى لحفظ الوقت هي توجيه موظفيك لتسجيل وقتهم لمثل هذه الحالات والتأكد من أن لديهم الأدوات المناسبة للقيام بذلك حيث قد يكونون خارج بيئة عملهم المعتادة خلال هذه الفترات.

اطلب من موظفيك مراجعة سجلات وقتهم في نهاية كل فترة دفع والتأكد من صحتها. يتيح لك ذلك إجراء تصحيحات قبل معالجة كشوف المرتبات وإثبات أن موظفك قد أكد دقة سجلات الوقت. لاحظ أن إجراء تغييرات على سجلات وقت الموظف دون موافقته هو عمل محفوف بالمخاطر وقد أدى إلى العديد من الدعاوى القضائية.

يجب أن يكون موظفوك قادرين على تسجيل ساعات عملهم بسهولة وفي مدة لا تزيد عن دقيقة واحدة كل يوم. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فسيكونون أكثر ترددًا في القيام بذلك بشكل صحيح. اختر طريقة ضبط وقت الموظف سريعة وبديهية.

بموجب القانون ، يتعين عليك دفع رواتب موظفيك عن جميع ساعات عملهم في اليوم التالي المجدول بانتظام ، سواء اتبعوا سياسات ضبط الوقت الخاصة بشركتك أم لا . هذا يعني أنه حتى في حالة وجود تباينات حول الراتب ، فلا يزال يتعين على الموظف أن يتقاضى أجرًا كاملاً.

إذا فشل الموظف في تسليم الجدول الزمني الخاص به أو التوقيع عليه ، فاطلب على الفور من الموظف ومديرهم المباشر تقديم وتأكيد ساعات العمل ودفع أجور الموظف وفقًا لذلك.

يجب أن يفهم الموظفون كيفية تتبع ساعات عملهم. لا ينبغي أن تكون العملية معقدة بالنسبة للموظفين لملئها. اعتمادًا على الدولة سيحدد عدد الفواصل التي لديهم بموجب قانون الولاية. قد يعني هذا أنهم يقضون ساعات الصباح فقط ويخرجون في المساء. قد يطلب منهم الآخرون تسجيل الدخول والخروج في أوقات الراحة أيضًا.

تأكد من دفع العمل الإضافي وأنك قمت بتخصيص هذا المبلغ من العمل الإضافي. قد يؤدي دفع الكثير من العمل الإضافي إلى التهام أرباحك. يمكنك جعل ساعات عمل موظفيك أكثر تحديدًا من خلال طلب المشروع أو الهدف الذي كانوا يعملون عليه. تسمح لك تطبيقات مثل Connecteam بإعداد سياج جغرافي عند تسجيل الوقت بحيث يمكن للموظفين تسجيل الدخول من الموقع المحدد فقط.

تأكد من أنك قمت بحفظ نسخة من الجداول الزمنية الخاصة بك لأنك لا تريد أن تفقد هذه الملفات. تحتاج إلى التأكد من أن المكان الذي قمت بحفظ الملفات فيه آمن وأنه لا يمكن حذفها بنقرة واحدة.

تطلب FLSA من أصحاب العمل الاحتفاظ بجداول الرواتب ، والاحتفاظ ببطاقات الوقت ، وسجلات الرواتب الأخرى التي تستند إليها حسابات الرواتب لمدة عامين على الأقل. يجب عليك أيضًا الاحتفاظ بالسجلات المطلوبة لأغراض الضرائب الفيدرالية لمدة أربع سنوات على الأقل. نظرًا لاختلاف المعلومات التي يجب الاحتفاظ بها للولاية ، تحقق مع حكومتك المحلية لمعرفة أي قواعد إضافية لحفظ السجلات.

من أجل تحديد المبلغ الذي يجب أن يحصل عليه موظفوك بموجب قانون FLSA ، من الضروري معرفة عدد الساعات التي عملوا فيها. لذلك ، بصفتك صاحب عمل ، لا يمكنك طلب أو السماح لموظفيك غير المعفيين بالعمل على مدار الساعة - حتى لو كانوا يريدون أو يطلبون القيام بذلك بدافع النية الحسنة. لتجنب أي عقبات ، تأكد من تضمين سياسة تنص بوضوح على أن العمل خارج الساعة غير مسموح به وقم بإعداد ضوابط لمنع حدوث ذلك.