من الفوضى إلى الطلب: فن إدارة المشاريع المؤسسية
نشرت: 2023-05-29فكر في شركة متعددة الجنسيات تطلق منتجًا يغير قواعد اللعبة. بدون EPM ، يمكن أن يشبه هذا المسعى عمل سيرك مسعور ، بجداول زمنية متضاربة ، وأهداف غير متوازنة ، وفوضى محتملة كامنة في كل زاوية. ومع ذلك ، فإن EPM تتدخل بصفتها مدير الحلقات المخضرم ، حيث تقوم بمحاذاة الإدارات المتنوعة ، ودمج تدفقات العمل ، وضمان أداء لا تشوبه شائبة يأسر السوق. أنيق ، أليس كذلك؟
لذا انضم إلينا في رحلة مستنيرة ونحن نستكشف أعماق EPM وتأثيره العميق على نجاح الأعمال - بما في ذلك كيفية دمجها.
ما هي إدارة مشروع المؤسسة
إدارة المشاريع المؤسسية (EPM) هي نهج شامل لإدارة المشاريع داخل مؤسسة تعمل على مواءمة أنشطة المشروع مع أهداف وغايات الشركة الإستراتيجية. في جوهره ، EPM هو فن تنظيم المشاريع بنهج شامل ، يشمل التخطيط والتنفيذ والتحكم على نطاق واسع للمؤسسة.
في EPM ، تعد المشاريع مبادرات إستراتيجية تساهم في نجاح المؤسسة وليست مساعي منعزلة. كما يتضمن أيضًا نهجًا من أعلى إلى أسفل ، حيث يقود الاتجاه الاستراتيجي للمؤسسة اختيار المشروع وتحديد الأولويات وتخصيص الموارد. تؤكد EPM على تكامل ممارسات إدارة المشروع عبر جميع الإدارات ، وتعزيز التعاون والتواصل والتآزر بين فرق المشروع.
تشمل الخصائص الرئيسية لإدارة مشاريع المؤسسة ما يلي:
- المواءمة الاستراتيجية - ترتبط أهداف المشروع ارتباطًا مباشرًا بالأهداف الاستراتيجية للمنظمة ورؤيتها ، ويتم اختيار المشاريع وتحديد أولوياتها بناءً على قدرتها على تقديم القيمة.
- حوكمة المشروع المركزية - هيكل حوكمة مركزي للإشراف على أنشطة إدارة المشروع عبر المؤسسة
- تحسين الموارد - تحسين تخصيص الموارد واستخدامها ، بما في ذلك الموارد البشرية والموارد المالية والمواد
- إدارة المحفظة - اختيار وتحديد أولويات وإدارة مجموعة من المشاريع لتحقيق الأهداف الاستراتيجية ، وتقييم المخاطر المحتملة ، والفوائد ، ومتطلبات الموارد للمشاريع ، واتخاذ قرارات مستنيرة.
- التعاون - تعزيز التعاون والتواصل الفعال بين فرق المشروع وأصحاب المصلحة والقيادة التنظيمية ، وتبادل المعلومات والمعرفة وأفضل الممارسات باستمرار لتسهيل اتخاذ القرار وحل المشكلات ونتائج المشروع الناجحة.
من خلال اعتماد Enterprise Project Management ، يمكن للمؤسسات تحقيق نتائج أفضل للمشروع ، وتحسين معدلات نجاح المشروع ، وتعزيز الكفاءة ، وزيادة قدرتها على التكيف مع ظروف السوق المتغيرة. يوفر EPM نهجًا منظمًا ومتكاملًا لإدارة المشاريع ينسق المشاريع مع الإستراتيجية التنظيمية ، مما يمكّن الشركات من تقديم المشاريع التي تحقق قيمة وتحقق النجاح على المدى الطويل.
فوائد إدارة المشاريع المؤسسية
يمكن أن يكون لاعتماد EPM العديد من الامتيازات لمؤسستك ، خاصةً إذا كنت تمثل نشاطًا تجاريًا راسخًا مع العديد من الأقسام والفرق. فيما يلي بعض الفوائد التي يمكنك توقعها عند تنفيذ ممارسات EPM.
التوافق الاستراتيجي
تضمن EPM أن جميع المشاريع تتماشى مع الأهداف التنظيمية الشاملة والأهداف الاستراتيجية ، مما يزيد من احتمالية تحقيق النتائج المرجوة.
تحسين صنع القرار
باستخدام EPM ، تحصل على رؤى قيمة تساعدك على اتخاذ خيارات مدروسة للأولويات وتخصيص الموارد واختيار المشروع.
تحسين الموارد
يتم تحسين تخصيص الموارد واستخدامها بسهولة عند استخدام EPM - تحسين كفاءة الموارد وتقليل تعارض الموارد.
تعاون معزز
تعزز EPM ثقافة الشفافية والمعرفة والعمل الجماعي ، مما يؤدي إلى تحسين نتائج المشروع ورضا أصحاب المصلحة.
تخفيف المخاطر
تدور EPM حول الإدارة الاستباقية للمخاطر ، وتمكين المؤسسات من تحديد وتقييم وتخفيف المخاطر في وقت مبكر من دورة حياة المشروع ، لتقليل تأخيرات الجدول الزمني ، وتجاوزات التكاليف وغيرها من الاضطرابات.
زيادة معدل نجاح المشروع
يؤدي مواءمة المشاريع مع الأهداف الإستراتيجية إلى تحسين عملية صنع القرار وتعزيز معدلات نجاح المشروع ، وتسليم المشاريع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانيات.
تحسين الأداء التنظيمي
تمكن EPM المؤسسات من تنفيذ المشاريع بشكل أكثر فاعلية ، مما يؤدي إلى التكيف بشكل أفضل مع ظروف السوق المتغيرة باستمرار والبقاء في المنافسة في بيئة أعمال ديناميكية.
لذلك ، يمكن أن يؤدي استخدام EPM إلى نجاح مؤسستك - زيادة الكفاءة والمواءمة الاستراتيجية والقدرة التنافسية بضربة واحدة سريعة.
المؤسسة مقابل إدارة المشاريع التقليدية: ما هو الفرق
نحن نعلم أنه في مجال إدارة المشاريع ، هناك نهجان متميزان يتنافسان على الاهتمام: إدارة المشاريع المؤسسية (EPM) وإدارة المشاريع التقليدية. في حين أن كلاهما يشتركان في الهدف المشترك المتمثل في تسليم المشروع بنجاح ، فإن منهجياتهما ونطاقهما وآثارهما الاستراتيجية تفرقهما عن بعضهما البعض.
تتبع إدارة المشاريع التقليدية نهجًا خطيًا ومتسلسلًا لتنفيذ المشروع. هذا يعني:
- يتضمن إطارًا منظمًا يبدأ ببدء المشروع
- يتبع هذه المرحلة التخطيط والتنفيذ والمراقبة ، وأخيراً إغلاق المشروع
- يتم تطبيقه عادةً على المشاريع الفردية ويركز بشكل أساسي على تقديم النطاق المحدد للمشروع ، وتلبية معالم المشروع ، والالتزام بالجداول الزمنية والميزانيات المحددة مسبقًا.
من ناحية أخرى ، إدارة المشاريع المؤسسية (EPM):
- يأخذ نظرة أوسع وأكثر استراتيجية لإدارة المشروع
- يشمل نهجًا شاملاً يأخذ في الاعتبار مواءمة المشاريع مع الأهداف والغايات العامة للمنظمة
- يمتد إلى ما هو أبعد من المشاريع الفردية ويؤكد على إدارة المحفظة ، وتحسين الموارد ، وتخفيف المخاطر ، واتخاذ القرارات الاستراتيجية.
هناك فرق مهم آخر بين النهجين يكمن في نطاقهما. تركز إدارة المشروع التقليدية بشكل أساسي على تنفيذ مشروع واحد ، مما يضمن نجاحه ضمن القيود المحددة. إنها مناسبة للمشاريع الصغيرة أو المشاريع ذات النطاقات المحددة جيدًا والاعتماد المتبادل المحدود. في المقابل ، يشمل EPM مجموعة من المشاريع وينظر إلى الصورة الكبيرة ، مع الأخذ في الاعتبار كيفية توافق المشاريع مع الأهداف الإستراتيجية للمؤسسة ، وتخصيص الموارد ، وتأثير الأعمال الكلي.
يتم أيضًا التعامل مع إدارة المخاطر بشكل مختلف في EPM مقارنةً بإدارة المشاريع التقليدية. تركز إدارة المشروع التقليدية على المخاطر الخاصة بالمشروع ، وتحديدها والتخفيف من حدتها داخل حدود المشروع. من ناحية أخرى ، تأخذ EPM منظورًا أوسع ، مع الأخذ في الاعتبار المخاطر والفرص المرتبطة بمحفظة المشروع بالكامل. من خلال تقييم المخاطر ومعالجتها على مستوى المحفظة ، يمكّن برنامج EPM المؤسسات من اتخاذ قرارات مستنيرة تخفف من المخاطر وتعظيم القيمة عبر المشاريع.
أخيرًا ، تعد المحاذاة الاستراتيجية فرقًا رئيسيًا بين EPM وإدارة المشاريع التقليدية. بينما تركز إدارة المشاريع التقليدية في المقام الأول على تسليم المشاريع الفردية ، تضمن EPM أن المشاريع تتوافق استراتيجيًا مع الأهداف والغايات العامة للمؤسسة وكيفية مساهمتها في رؤية المنظمة على المدى الطويل.
ما هو برنامج إدارة مشاريع المؤسسة
يشير برنامج EPM إلى نوع من الحلول البرمجية المصممة لدعم وتبسيط أنشطة إدارة المشاريع داخل المؤسسات أو المؤسسات الكبيرة. توفر هذه الأداة عادةً مجموعة شاملة من الميزات التي تسهل تخطيط المشاريع وتنظيمها وتنفيذها عبر أقسام وفرق متعددة.
تقدم برامج إدارة المشاريع المؤسسية عادةً وظائف مثل:
- تخطيط المشروع
- الجدولة
- تخصيص الموارد
- الميزانية
- تعاون
- الإبلاغ.
يتيح استخدام أداة EPM لمديري المشاريع وأعضاء الفريق تتبع تقدم المشروع وإدارة المهام والمعالم وتخصيص الموارد بشكل فعال ومراقبة الميزانيات والنفقات. ناهيك عن - وجود تعاون وشفافية كبيرة بين جميع الفرق.
تشمل الميزات الرئيسية الموجودة بشكل شائع في برامج إدارة المشاريع المؤسسية ما يلي:
- تخطيط المشروع - تحديد أهداف المشروع ، ووضع الخطط ، وإنشاء تبعيات المهام.
- إدارة الموارد - تخصيص الموارد وإدارة توفر الفريق وتحقيق التوازن بين أعباء العمل.
- التعاون - مناقشات الفريق ومشاركة المستندات والتواصل في الوقت الفعلي لتعزيز التعاون وتبادل المعلومات.
- تتبع الوقت والمصروفات - راقب الوقت الذي تقضيه في المهام ، وتتبع النفقات المتعلقة بالمشروع.
- إعداد التقارير والتحليلات - تصور البيانات في لوحات المعلومات لتحليل أداء المشروع بشكل أفضل وتحديد الاختناقات واتخاذ قرارات تستند إلى البيانات.
تساعد برامج إدارة المشاريع المؤسسية المؤسسات على تحسين نتائج المشروع من خلال تعزيز التعاون وتبسيط العمليات وزيادة الرؤية وتعزيز التخصيص الفعال للموارد - مما يؤدي في النهاية إلى تحسين تسليم المشروع والنجاح التنظيمي الشامل.
كيفية تنفيذ إدارة مشروع المؤسسة
فيما يلي العديد من الخطوات الحاسمة المتضمنة في تنفيذ إدارة مشروع المؤسسة. إطار العمل لإرشادك خلال العملية هو:
تحديد منهجية إدارة المشروع
حدد منهجية إدارة المشروع التي تتوافق مع احتياجات مؤسستك وأهدافها. تتضمن الطرق القياسية أسلوب رشيق أو شلال أو نهج هجين.
قم بإعداد البنية التحتية لإدارة المشروع
تحديد وتنفيذ الأدوات والأنظمة اللازمة لدعم إدارة المشاريع المؤسسية. يتضمن ذلك اختيار حل برمجي يتوافق مع متطلباتك. ضع في اعتبارك عوامل مثل قابلية التوسع وإمكانيات التكامل وسهولة الاستخدام وميزات تحليلات البيانات الجيدة.
إنشاء الأدوار
تحديد هيكل حوكمة المشروع من خلال تحديد أدوار المنظمة ومسؤولياتها وعمليات صنع القرار. تحديد أصحاب المصلحة الرئيسيين وإنشاء قنوات اتصال لضمان التعاون الفعال.
المراقبة والتحسين
مراقبة تقدم المشروع باستمرار واستخدام الموارد والأداء العام للمشروع. قم بمراجعة مقاييس المشروع بانتظام ، مثل الالتزام بالجدول الزمني وتباين الميزانية ومقاييس الجودة.
تعزيز ثقافة التعاون والتعلم
تشجيع ثقافة التعاون وتبادل المعرفة والتحسين المستمر داخل المنظمة. تعزيز التعاون متعدد الوظائف ، وتسهيل اجتماعات حالة المشروع الدورية ، وتوفير منصات لتبادل أفضل الممارسات والدروس المستفادة.
تذكر أن تنفيذ إدارة مشروع المؤسسة هو جهد مستمر يتطلب الالتزام والدعم من قيادة المنظمة. من الضروري أن يكون لديك رؤية واضحة ، وتواصل فعال ، ومراقبة مستمرة لضمان التنفيذ الناجح والاستفادة القصوى من ممارسات إدارة المشروع.
ارتق بإدارة مشروعك إلى مستوى المؤسسة باستخدام Slingshot
عند إنشاء عملية إدارة مشروع مؤسسية فعالة ، فإن أفضل طريقة لتوفير الوقت هي الاحتفاظ بسير العمل اليومي وجهود الفريق والبيانات والتعاون في تطبيق واحد. بهذه الطريقة ، يعمل كل شيء بسلاسة ، ويمكنك إنشاء أفضل العمليات. يبسط Slingshot بناء EPM الخاص بك من خلال دمج إدارة المشاريع والمهام الحديثة ، وإدارة الملفات ، والدردشة ، وتحليلات البيانات ، كل ذلك في تطبيق واحد.
Slingshot هو تطبيق شامل يوفر:
- تعاون سلس في السياق
- التعاون بين الفرق من الأقسام والمواقع المختلفة للعمل معًا
- الشفافية في حالة المشروع مع تواريخ الاستحقاق والتبعيات في مشاريعك.
- البيانات كنقطة مركزية لجميع القرارات مع رؤى في الوقت الفعلي يمكنك تحليلها والتعاون والعمل على أساسها.
يمكن لـ Slingshot تبسيط جميع عملياتك بسرعة وتقليل التكاليف من خلال توفير منصة مركزية لإدارة جميع جوانب عملك
لذا جرب Slingshot - وقم بإضفاء الحيوية على EPM الخاص بك بطريقة جديدة ومثيرة ، بأقل جهد مطلوب!