كل ما يجب أن تعرفه عن إدارة أصول البرامج

ببساطة ، إدارة أصول البرامج ، والمعروفة أيضًا باسم SAM ، هي ممارسة تجارية تتضمن إدارة وتحسين شراء تطبيقات البرامج ونشرها وصيانتها واستخدامها والتخلص منها داخل المؤسسة. بشكل أساسي ، يتم استخدام SAM لمعالجة أي مشكلات محتملة في ترخيص البرامج. ويشمل جميع البنية التحتية والعمليات اللازمة للإدارة الفعالة والتحكم والحماية لأصول البرامج في جميع مراحل دورة حياتها.

تشكل أدوات إدارة أصول البرامج فئة فرعية من أدوات إدارة أصول تكنولوجيا المعلومات. يقومون بأتمتة الأنشطة اللازمة لضمان الامتثال لحقوق ترخيص البرامج وتنظيم تكاليف البرامج. يتم تحقيق ذلك من خلال الحصول على شروط اتفاقية الترخيص في التعليمات البرمجية ، وأتمتة جمع بيانات استخدام البرامج ، وحساب الآثار المترتبة على التكلفة. والنتيجة النهائية هي مساعدة الشركات على تحسين الإنفاق على البرامج.

قدرات أدوات إدارة أصول البرمجيات

كما ذكرنا سابقًا ، تم تصميم أدوات إدارة أصول البرامج لضمان الامتثال لشروط ترخيص البرنامج. لديهم عدد قليل من الأنظمة المختلفة التي تخدم وظائف مختلفة ، والتي تجتمع في النهاية لضمان التحسين والامتثال لترخيص البرامج.

أنظمة التحكم في التطبيق

يقيدون عمليات تثبيت البرامج على الأجهزة التي تستخدمها الشركة ويديرونها لتحسين الأمان وتقليل المخاطر الأخرى. بقدر ما يتعامل هذا النظام في الغالب مع حماية البيانات واكتشاف الاحتيال ، فإن Digital Guardian هي واحدة من البائعين الرائدين الذين يتعاملون مع هذه المشكلات.

؟ أنظمة إدارة التصحيح

تعمل هذه الأجهزة على أتمتة نشر تصحيحات البرامج للتأكد من أن أجهزة الكمبيوتر محدثة ومتوافقة مع متطلبات الأمان والإنتاجية ذات الصلة.

؟ أنظمة إدارة التراخيص

توفر هذه الأنظمة أرشيفًا ثاقبًا لاستحقاقات الترخيص ، مما سيساعد الشركة في معرفة المكان الذي تكون فيه غير مرخصة ، وبالتالي فهي معرضة لخطر تدقيق الامتثال أو الإفراط في الترخيص ، وفي هذه الحالة يقومون بإنفاق أموال أكثر من اللازم على عمليات شراء البرامج غير الضرورية.

؟ أدوات كتالوج المنتجات

تُستخدم هذه الأدوات لجمع تفاصيل محددة عن المنتج مثل الاسم والإصدار والإصدار ونماذج اتفاقية الترخيص للمنتجات التي تستخدمها الشركة. يساعد في تطبيع اصطلاحات تسمية المنتج داخل الشركة ويتيح التعيين بين أدوات التطوير الأخرى المستخدمة في حل SAM المركب.

؟ طلب أنظمة الإدارة

إنها تسهل على الموظفين طلب تطبيقات برمجية باستخدام نموذج موحد. وبهذه الطريقة ، يمكن للشركات تتبع شراء البرامج ويمكنها بعد ذلك معرفة ما إذا كانت هناك أي تراخيص إضافية مطلوبة لتغطية عملية الاستحواذ الجديدة.

؟ أنظمة قياس البرمجيات

أنها تتيح تتبع استخدام تطبيقات البرامج داخل الشبكة. بخلاف ذلك ، يمكن استخدامها لفرض الامتثال في الوقت الفعلي للتطبيقات المرخصة.

تتضمن أدوات SAM الأخرى مخزون البرامج وأدوات نشر البرامج ، والتي تجمع تفاصيل ملف البرنامج مثل العنوان ومعرف المنتج والحجم والتاريخ والاتجاه والإصدار من البرامج المثبتة حديثًا وأتمتة وتتبع تثبيت التطبيقات الجديدة ، على التوالي.

أهم فوائد إدارة أصول البرامج

في حين أن معظم مديري تكنولوجيا المعلومات ربما ينفذون استخدام أدوات SAM لضمان الامتثال لاتفاقيات الترخيص وتجنب العقوبات المحتملة ، إلا أن هناك الكثير من الفوائد الأخرى التي يمكن أن تتحقق من استخدامها.

؟ توفير في التكاليف

تمكن إدارة أصول البرمجيات الشركات من تبسيط أنظمة أعمالها. ونتيجة لذلك ، فإنهم يكتسبون سيطرة أكبر على التكاليف بالإضافة إلى المعرفة المطلوبة لتوجيه قرارات الاستثمار المستقبلية. يمكن للشركة التخلص من أكثر من 30٪ من تكاليف الإنفاق على البرامج ، لكنها تعتمد بشكل كبير على مدى لامركزية شراء تكنولوجيا المعلومات داخل الشركة وكذلك على العقود التي تم التفاوض عليها مع بائعي البرامج.

؟ يحرر موارد العمالة

من خلال أتمتة عملية معالجة ترخيص البرامج ، يمكن للشركة القضاء على ما يصل إلى 50٪ من الأنشطة الإدارية. سيؤدي ذلك إلى تحرير الموارد بالإضافة إلى عبء العمل في قسم تكنولوجيا المعلومات ، مما يمكنهم من التركيز على الأنشطة الأخرى التي من المحتمل أن تضيف قيمة إلى الشركة.

؟ تقليل مخاطر الامتثال

تتلقى معظم الشركات طلبات تدقيق مرة واحدة على الأقل كل عام. باستخدام أدوات إدارة أصول البرامج ، ليس لدى الشركة الكثير لتقلق بشأنه عندما تتلقى هذا الطلب. هذا لأنهم يعلمون أنهم يمتثلون جيدًا لأن كل شيء قد تم تسويته بواسطة أدوات SAM.

مشاكل الترخيص التي ستمنعها إدارة أصول البرامج

كما ذكرنا من قبل ، تلعب إدارة أصول البرامج دورًا كبيرًا في تقليل الترخيص الزائد. هذا لأن معظم الشركات تخشى نقص ترخيص البرامج مما يؤدي في نهاية المطاف إلى الحصول على تراخيص أكثر مما تحتاج. فيما يلي بعض مشكلات ترخيص البرامج   يتم حلها عن طريق إدارة أصول البرامج.

؟ المنشآت غير المنضبط

اتخذت بعض الشركات إجراءات للتأكد من أن بعض الأشخاص فقط لديهم الحق في إجراء عمليات التثبيت في أجهزة الكمبيوتر التي تستخدمها الشركة (حقوق المسؤول). قد تكون هذه غير مريحة في بعض الأحيان لأنها تبطئ الزخم عندما يتعين على شخص ما انتظار شخص مخول لمنح الإذن لتثبيت البرنامج. لتجنب ذلك ، تفضل الشركات الأخرى إعطاء الجميع سلطة إجراء عمليات التثبيت الخاصة بهم ، مما قد يؤدي إلى تثبيت برامج غير ضرورية. باستخدام SAM ، يمكن للشركات التحكم في التركيبات مع ضمان عدم تعطل سير العمل والزخم.

؟ توحيد العقود

في كثير من الأحيان ، تمتلك الشركات التي لديها الكثير من عقود البرامج الكثير من التراخيص. مع العديد من العقود ، من الصعب الاحتفاظ بنظرة عامة عن استحقاقات ترخيص المنظمة. على هذا النحو ، تجد سيناريو حيث إذا كانت هناك حاجة لبرنامج جديد ، فبدلاً من المرور بمئات العقود لمعرفة ما إذا كان البرنامج مشمولاً ، يكون من الأسهل شراء ترخيص جديد. إذا استمر هذا الأمر ، ستجد أن لدى الشركة تراخيص أكثر مما تحتاج إليه. يمكن أن تساعد أدوات SAM الصحيحة في تجنب ذلك.

تعتبر إدارة أصول البرامج ممارسة مهمة للغاية ، ويجب على كل شركة ، وخاصة الشركات الكبيرة ، تبنيها. فهو لا يجعل من السهل الامتثال لاتفاقيات الترخيص فحسب ، بل إنه يمنع أيضًا الإفراط في الترخيص ، والذي بدوره يقلل التكاليف ويحسن بشكل فعال النتيجة النهائية للشركة ، وهو أمر يريده الجميع. يكمن سر إدارة أصول البرامج الناجحة في الاستثمار في التكنولوجيا المناسبة والحصول على فريق من المهنيين ذوي الخبرة للإشراف على العملية برمتها.