لماذا وكيف يتم تنفيذ برنامج إدارة المرافق

في بيئة العمل المعقدة بشكل متزايد اليوم ، تركز المنظمات على بناء بنية تحتية قوية للنمو المستدام. إنه يشمل كلاً من البنية التحتية المادية والبنية التحتية الأساسية للعمليات والأنظمة التي تحكمها. سواء كنت تمتلك موقع بناء أو مؤسسة تعليمية أو مكتبًا للشركة ، فمن المحتمل أن تواجه العديد من المشكلات حيث إنه من الصعب الحفاظ على اللوائح المتعلقة بالصيانة والتنظيم.

يقع نظام إدارة المرافق في مركز المؤسسة لتبسيط العمليات لتوجيه أقصى قدر من الكفاءة والاستفادة من البنية التحتية. يجب أن يكون مديرو المرافق على دراية بالمنصات المتباينة وإدخالها في حل متكامل ومنظم وجيد الإدارة.

تساعد العديد من النصائح والإرشادات الخاصة بإدارة المرافق في تبسيط وتسريع عملية الإدارة الشاملة. في هذا المنشور ، سوف نفهم سبب وكيفية تنفيذ برنامج إدارة المرافق ولكن قبل ذلك ، دعنا نلقي بعض الضوء على أساسيات إدارة المرافق والأنواع والميزات والمزيد.

ما هي إدارة المرافق؟

وفقًا لمنظمة المعايير الدولية (ISO) ، تعد إدارة المرافق وظيفة تنظيمية تدمج الأشخاص والمكان والعمليات داخل البيئة المبنية لتحسين جودة حياة الأشخاص وإنتاجية الأعمال الأساسية.

تعرف الرابطة الدولية لإدارة المرافق (IFMA) ، وهي الجمعية المهنية الأكثر شهرة لمديري المرافق على مستوى العالم ، بأنها "ممارسة تنسيق مكان العمل المادي مع الأشخاص وعمل المنظمة."

تشمل إدارة المرافق الأدوات والبرامج والخدمات التي تدعم أداء الأعمال التجارية وسلامتها واستدامتها. تتضمن بعض أنشطة إدارة المرافق ما يلي:

• إدارة الإيجارات (الإدارة والمحاسبة)
• تخطيط وإدارة المشاريع الرأسمالية
• الصيانة والعمليات
• إدارة الطاقة
• خبرة الموظف والشاغل
• إدارة العقار
• إدارة الطوارئ واستمرارية الأعمال
• إدارة الفضاء

ما هو برنامج إدارة المرافق؟

برنامج إدارة المرافق هو برنامج مخصص تم تصميمه وتطويره لتحسين إدارة المباني. إنه يمكّن المؤسسات من إدارة برامج الإصلاح والصيانة الشاملة الخاصة بهم من لوحة معلومات على شبكة الإنترنت أو تطبيق لإدارة المرافق. تهدف برامج FM الحديثة أيضًا إلى تحسين إكمال سير العمل وتقوية التواصل الجماعي.

حاليًا ، تعد برامج إدارة المرافق جزءًا من الشركات الصغيرة إلى الكبيرة التي تساعدها على زيادة إنتاجية الأصول وتحويل العناصر القابلة للتنفيذ إلى نتائج ذات مغزى. تعمل الحلول التقنية على تمكين مديري المرافق المتعددة من أداء وظائف متعددة عبر الصيانة والإصلاح المستمرة مثل توفير المقاول التجاري والامتثال وجدولة الصيانة والفواتير وتحليلات البيانات.

تساعد الحلول المستندة إلى السحابة الشركات على الاطلاع على البيانات في الوقت الفعلي من خلال إجراءات الأمان الإضافية. كما أنه يساعد في تحليل أنماط الإنفاق بمرور الوقت ويساعد في خفض التكاليف مع تحسين الاتصالات مع مقدمي الخدمات وأصحاب المصلحة الداخليين.

دعنا الآن نفهم أنواع برامج إدارة المرافق.

أنواع برامج إدارة المرافق

أثناء البحث عن حلول نظام برمجيات إدارة مرافق المؤسسة ، يجب أن تكون قد صادفت العديد من المصطلحات التي يصعب فك شفرتها. يوجد حاليًا في السوق أنواع مختلفة من برامج إدارة المرافق التي توفر وظائف مختلفة على مستويات مختلفة للأعمال.

فيما يلي أنواع برامج إدارة المرافق المتوفرة في السوق اليوم.

نظام إدارة مكان العمل المتكامل

نظام إدارة مكان العمل المتكامل أو IWMS هو مجموعة كاملة من الأدوات لإدارة المرافق. مع IWMS ، يمكنك التعامل مع كل شيء من حافظة العقارات الخاصة بك إلى إنشاء مخطط الأرضية ، وتخطيط الصيانة ، والتحكم ، وما إلى ذلك. وفقًا للتوقعات ، يؤدي نشر حلول IWMS إلى تقليل استهلاك الطاقة بنسبة 10٪ ، وتحسين مساحة العمل عن طريق 40٪ ، وخفض تكاليف صيانة المرافق بنسبة 14٪.

إدارة المرافق بمساعدة الكمبيوتر

برنامج إدارة المرافق بمساعدة الكمبيوتر ، المعروف أيضًا باسم CAFM ، هو برنامج لإدارة المرافق يمكّن المديرين من تحسين التخطيط طويل الأجل للمساحة والمرافق والميزانيات والصيانة الوقائية وطلبات خدمة العملاء للامتثال للمواءمة الكاملة مع احتياجات العمل. يساعد في تخطيط وتنفيذ ومراقبة جميع الأنشطة المتضمنة في إدارة الفضاء ومكان العمل.

نظام إدارة الصيانة المحوسب

تُستخدم CMMS أو أنظمة إدارة الصيانة المحوسبة بشكل شائع في الصناعات التي تكون فيها البنية التحتية المادية أمرًا بالغ الأهمية. إنه برنامج يقوم بمركز بيانات الصيانة ويعالج عمليات الصيانة في الوقت المحدد. بعض وظائف CMMS هي تسجيل الأصول وإدارة الموارد والعمل وإدارة أوامر العمل وإعداد التقارير والتحليل والتدقيق.

إدارة الأصول المؤسسة

EAM أو إدارة أصول المؤسسة عبارة عن مجموعة من البرامج والأنظمة والخدمات المطلوبة لصيانة معدات التشغيل والتحكم فيها. يركز EAM على تحسين جودة الأصول واستخدامها مع زيادة الإنتاجية وتقليل تكاليف التشغيل. يتضمن إدارة العمل وصيانة الأصول وإدارة سلسلة التوريد ومبادرات البيئة والصحة والسلامة.

يمكن أن يساعدك موفر خدمة تطوير البرامج المخصص في تصميم ، وتطوير ، ونشر برامج إدارة المرافق التي تدمج الوظائف المختلفة التي تلبي متطلبات عملك في الوقت الفعلي.

ميزات برنامج إدارة المرافق

تتميز برامج إدارة المرافق بالعديد من الميزات التي تحدد قدراتها. في الوقت الحالي ، أصبحت أدوات إدارة المرافق أكثر ابتكارًا وتكاملًا وتقدماً مع ميزات إضافية. فيما يلي بعض الميزات التي يجب أن تعرفها أثناء البحث عن برنامج إدارة المرافق:

إدارة أوامر العمل المبسطة

يضمن البرنامج الفعال إدارة أوامر العمل المبسطة في المنشأة. يمكن للموظفين إدخال طلبات الصيانة مباشرة في النظام ، ويمكن توجيه أوامر العمل إلى المقاولين بالأسعار المعتمدة.

منصة SaaS

تعمل البرامج كخدمة أو برامج إدارة مرافق المؤسسة المستندة إلى السحابة على التخفيف من عمليات تثبيت البرامج وترقياتها المتزايدة مع التخلص من الحاجة إلى دعم الأجهزة الإضافية - مما يقلل من تكاليف الملكية.

تكامل الطرف الثالث

يسمح نظام إدارة المرافق القادر بإجراء تكامل سلس مع طرف ثالث مثل أنظمة المحاسبة والدفع لتقليل أخطاء إدخال البيانات وأتمتة عمليات الدفع والتدقيق.

دليل المقاول يمكن الوصول إليه

يضمن برنامج إدارة المرافق سهولة الوصول إلى دليل المقاول مع معلومات العقد التي يتم صيانتها وتحديثها بانتظام. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك الوصول إلى الدليل للعثور على مقاولين مؤهلين يمتلكون المهارات المناسبة لمشاريع محددة.

واجهة مستخدم مبسطة

يجب أن توفر لوحة معلومات نظام إدارة المرافق واجهة مستخدم نظيفة وبسيطة وحديثة. تعمل واجهة المستخدم المبسطة على تقليل الفوضى في عرض بيانات الفريق ، وتسريع وقت التدريب ، وتمكين توسيع الفريق بشكل أسرع.

لماذا يجب عليك تطبيق برنامج إدارة المرافق؟

قد يكون تشغيل وإدارة مرافق متعددة في وقت واحد أمرًا صعبًا إذا كنت تفعل ذلك بشكل تقليدي. يجب عليك إدارة أنظمة البناء المختلفة ، والحفاظ على قناة اتصال في الوقت الفعلي ، واستخدام جميع المساحات بكفاءة لزيادة إنتاجية الشركة وربحيتها.

بدلاً من التعامل مع الأوراق وقائمة المراجعة ، يحافظ برنامج إدارة المرافق على كل شيء مركزيًا في لوحة معلومات واحدة قائمة على الويب. تتم أتمتة المهام المتكررة ، ويتم استخدام الموارد بطرق توفر مرافق على مستوى فعال وإنتاجي.

فيما يلي العديد من الأسباب التي تؤكد على أهمية برامج إدارة المرافق:

أتمتة الإصلاح والصيانة

كما نوقش أعلاه ، يضمن نظام إدارة المرافق تبسيط مهام الإصلاح والصيانة ، حتى لا يضطر مديرو العقارات وأصحاب المتاجر إلى إضاعة وقتهم في العمل مع موظفي الصيانة. تمكنهم من تكريس طاقاتهم لجوانب الأعمال الأخرى مثل إدارة المبيعات والتسليم.

باستخدام برامج إدارة المرافق مثل IWMS ، يمكنهم مشاهدة حالة المنشأة وتتبعها في الوقت الفعلي ، وتعيين جداول الإصلاح مسبقًا ، وأتمتة إصدار طلبات الصيانة عند عدم استيفاء شروط معينة.

اجعل المباني موفرة للطاقة

تدير المباني التجارية والصناعية مثل النقل والغاز والتصنيع مرافق وأنظمة متعددة مثل التدفئة والتهوية وتكييف الهواء وترشيح المياه والصواعق للعمل وتتطلب كمية كبيرة من الطاقة التي تحتاج إلى قدر كبير من الميزانيات التشغيلية.

من خلال حل برنامج إدارة مرفق قادر ، يمكنك إيجاد طرق لجعل الأنظمة الحيوية فعالة في استخدام الطاقة. تسمح هذه الحلول بإجراء عمليات تدقيق مكثفة للطاقة لتحديد الأنظمة التي تستخدم المزيد من الطاقة وأين يمكن تقليل مستويات الطاقة مع الحفاظ على وظائف التشغيل القياسية.

إطالة دورة حياة الخدمة للأنظمة والأصول

يساعد نظام إدارة المرافق المؤسسات على تحقيق أقصى استفادة من أصولها وزيادة دورة حياة الخدمة إلى أقصى حد باستخدام أدوات وقدرات الإدارة المدمجة. عندما يتم صيانة الأنظمة بانتظام ، فإنها تعمل بكفاءة لفترات أطول. يمكنك أيضًا الحصول على تقارير الصيانة لتحليل الأنظمة التي تحتاج إلى صيانة على الفور.

يساعدك على التخطيط وتحديد أفضل وقت لجدولة الإصلاحات أو الصيانة الوقائية أو استبدال الآلات. يخفف من تعطل النظام ويزيد الإنتاجية ، ويولد عائدًا كبيرًا على الاستثمار.

تحسين تخطيط وتركيب الأنظمة الهامة

يمكن أن يؤدي تركيب الأنظمة الهامة إلى حفر ثقوب عميقة في جيوبك ، لكن أنظمة إدارة المرافق تمكن المديرين والمهندسين المعماريين والمهندسين من عرض صورة شاملة للمنشأة بأكملها على لوحة عدادات واحدة. يسمح لهم بتقديم تخطيط أكثر أمثلًا لعمليات تثبيت النظام.

تساعد تقارير الأداء ومراجعات الطاقة والتحليلات أصحاب المصلحة التجاريين بشكل تراكمي في اتخاذ قرارات أفضل تضمن الأداء الفعال للأنظمة الحيوية وتقدم عائد استثمار أفضل.

كيف يتم تنفيذ برنامج إدارة المرافق؟

إن تنفيذ برنامج إدارة المرافق ليس مجرد وظيفة ليوم واحد ؛ تحتاج إلى البحث عن متطلبات مؤسستك مثل الأنشطة التي تحتاج إلى برنامج منشأتك لأداءها ، وكيف يمكن أن ترشدك إلى أداء أفضل ، وأكثر من ذلك.

فيما يلي المراحل الخمس التي تمر بها كل مؤسسة لتنفيذ برنامج إدارة المرافق:

المرحلة الأولى: تحديد الموظفين

من الضروري فهم الموظفين الذين سيتفاعلون مع حل إدارة المنشأة. تشمل الاحتمالات الجميع تقريبًا ، لكنك تحتاج إلى معرفة ذلك. على سبيل المثال ، يقدم الموظفون على مستوى الأرض تذاكر ثابتة من خلال بوابة CMMS ، ويقوم مديرو الأقسام بتحديث دليل الموظف الحالي ، ويعتمد مديرو التخطيط على بيانات لوحة المعلومات الثاقبة للقرارات العقارية والمالية ، ويقوم مديرو المرافق بجمع هذه البيانات وتحليلها لتحسين مكان العمل ، و يقوم مسؤولو تكنولوجيا المعلومات بدمج الأجهزة المكتبية من خلال النظام.

حدد من يحتاج إلى ماذا ولماذا وقم بقياس ميزات وفوائد ووظائف معينة لتبسيط المرحلة التالية.

المرحلة الثانية: قم بتطوير برنامجك

تتمثل المرحلة التالية في تطوير البرنامج الذي يناسب احتياجات عملك. لتطوير البرامج ، إما يمكنك استكشاف شركات برامج إدارة المرافق لتوفير حلول برمجية جاهزة للنشر أو تطويرها بواسطة موفر خدمات تطوير برمجيات مخصص. ليس هناك شك في أن تطوير برنامج مخصص لإدارة المرافق هو أفضل نهج للمرحلة الثانية.

قد لا يحتوي البرنامج الجاهز على جميع الوظائف التي يتطلبها عملك أو قد يحتوي على بعض الوظائف الإضافية التي لا تحتاجها على الإطلاق ، وفي كلتا الحالتين ، يعد استثمارًا مكلفًا. بينما ، عندما يتعلق الأمر بتطوير البرامج المخصصة ، فإنك تحصل على ما تحتاجه بالفعل لعملك جنبًا إلى جنب مع خدمات الدعم لضمان الأداء السلس للبرنامج.

يمكنك استخدام المعلومات التي تم الحصول عليها لاتخاذ قرارات مستنيرة في عملية تطوير البرامج . تعتبر مرحلة تطوير البرامج حاسمة لأنها تتضمن تنفيذ برنامج إدارة منشأتك بدقة. تأكد من أن البرنامج الذي تختاره يلبي معايير احتياجات وتوقعات عملك. تحقق من صحة MVP الخاص بك من حيث كل جانب مثل واجهة المستخدم وفرص التكامل وتتبع التقارير وما إلى ذلك.

المرحلة الثالثة: تحديد وبناء النظام

الآن بعد أن تم تطوير برنامج مخصص أخيرًا ، حان الوقت لتخطيط سير العمل. ابدأ باتباع الخطوات أدناه لدمج البرنامج في عملياتك الحالية لإنشاء نظام:

• قم بسرد العمليات والمهام التي يمكنك أتمتتها من خلال النظام الأساسي
• جمع البيانات وتحليلها يمكنك تجديدها داخل البرنامج
• قم بإعداد أوضاع الاتصال والتعاون المدمجة في البرنامج
• تجديد العمليات اليدوية التي يجب إعادتها داخل البرنامج

ستساعدك شركة تطوير البرامج المخصصة على إكمال الإعداد لعملك وتساعدك على بناء وتبسيط كل جانب فريد من جوانب النظام.

المرحلة الرابعة: البرنامج والنشر

قبل طرح نظام البرنامج ، اختبره وتأكد من تطويره وفقًا لذلك. تُعرف هذه المرحلة أيضًا بمرحلة الغسيل والشمع والتلميع ، حيث يكون النظام جاهزًا للتنفيذ. ومع ذلك ، قد يؤدي بدء الاختبار إلى تعطيل الأنظمة وإحباط الموظفين ، لذلك عليك التفكير في الخطوات النهائية قبل النشر:

• اختبر سير العمل والعمليات للتأكد من أنها تعمل كما هو مخطط لها
• إنشاء أوراق اعتماد للموظفين حسب الأذونات ومتطلبات القبول
• تحديد الاتصالات عبر الأقسام مثل البوابات وسير العمل
• قم بإجراء تدقيق أمني وإمكانية الوصول بين تطبيقات متعددة

المرحلة الخامسة: تطبيع الاستخدام

الآن بعد أن نفذت نظام إدارة منشأة ، اجعله معيارًا لأداء أي نشاط في المؤسسة. يجب أن يكون برنامج إدارة منشأتك العمود الفقري للعمليات واتخاذ القرار. أفضل طريقة لملاحظة عائد الاستثمار هي تطبيع استخدامه عبر قطاعات مختلفة في منشأتك.

يعد إنشاء نظام إدارة المنشأة عملية تقدمية لضمان تلبية متطلبات مكان عملك للنمو بشكل هائل.

استنتاج

تتضمن تقنية إدارة المرافق تحسينات جديدة كل يوم مع إشراك التقنيات الجديدة التي تساعد في إنشاء أنظمة متقدمة مستدامة لتلبية متطلبات العمل القياسية مع تقديم مخرجات ملحوظة. يساعد حل إدارة المرافق في تحديد أفضل السبل لتحسين العمليات وإجراءات الصيانة. مع أفضل الممارسات المتبعة ، يصبح منشأتك أكثر نشاطًا وأقل تفاعلًا.

يمكن أن تساعدك Appinventiv ، وهي شركة تطوير برمجيات الأسرع نموًا على مستوى العالم ، في تصميم برامج إدارة منشآت مخصصة فعالة وتطويرها ونشرها لتبسيط عمليات عملك. نحن فريق مكون من 800+ مخترع نلبي احتياجات العملاء على مستوى العالم من خلال تزويدهم بحلول تفاعلية تعيد تعريف تجارب البرامج التي توفر أفضل عائد على الاستثمار لعملك. اتصل بنا لتطوير برامج إدارة المرافق المخصصة الخاصة بك.

أسئلة وأجوبة:

س: ما هي تحليلات البيانات التي يجب أن يتتبعها برنامج إدارة المرافق؟

ج: تشمل تحليلات إدارة المرافق اتجاهات وأنماط ورؤى البيانات الرئيسية داخل بيانات المنشأة. هناك 4 مقاييس رئيسية يجب أن يأخذها برنامج إدارة منشأتك في الاعتبار:

وصفي: يُظهر ما يحدث الآن بناءً على البيانات الواردة

التشخيص: يشرح سبب بقاء البيانات كما هي ولماذا حدثت الأحداث

تنبؤي: يساعد في توقع ما يحتمل حدوثه في المستقبل

توجيهي: يوجه ويقدم اقتراحات حول كيفية التأثير على البيانات وإجراء تغييرات مؤثرة

س: ما هو أفضل برنامج بين IWMS و CAFM و CMMS و EAM؟

ج: يعتمد ذلك على قابلية استخدام الأعمال. وفقًا لمتطلبات عملك ، يمكنك الاختيار من بين IWMS و CAFM و CMMS و EAM. ومع ذلك ، يوفر نظام إدارة مكان العمل المتكامل مجموعة كاملة تتطابق مع كل متطلبات العمل تقريبًا.

س: ما هو عائد الاستثمار لبرامج إدارة المرافق؟

ج: يتمتع برنامج إدارة المرافق بعائد استثمار قوي ، خاصة عند التعامل مع الأعمال التجارية متعددة المواقع وتحسينها والتي تتبع الأساليب التقليدية لقوائم المراجعة على الورق. لحساب عائد الاستثمار ، اضرب إجمالي نفقات الصيانة السنوية في إجمالي نسبة المدخرات السنوية. اطرح تكلفة تنفيذ البرنامج وإجمالي وفورات الكفاءة السنوية لتحديد عائد الاستثمار.