كيفية منح موظفيك زيادة باستخدام تعديل قاعدة العمل الإضافي لـ FLSA

مهما كان رأيك في قواعد أجور العمل الإضافي الحالية في قانون معايير العمل العادلة ، فلا يمكن تجاهل تأثيرها على سوق العمل في الولايات المتحدة. مع تغير السوق ، كذلك تتغير اللوائح. تؤثر هذه التغييرات على السياسات التي وضعتها وزارة العمل على ملايين الموظفين وأصحاب العمل في جميع أنحاء البلاد ، وتجاهلها يمكن أن يتسبب في الكثير من المشاكل القانونية. يتطلب الحفاظ على الامتثال في بيئة تشريعية وسوق دائمة التغير أن تظل متيقظًا وسريعًا من الناحية التشغيلية .

تعديل FLSA لعام 2016 ، تحت العنوان الجذاب الذي لا يُنسى "القاعدة النهائية لتحديث اللوائح التي تحدد وتعيين الإعفاء للموظفين التنفيذيين والإداريين والمهنيين" ، تحديث اللوائح والمعايير لتحديد إعفاء الموظفين ذوي الياقات البيضاء من المعرض قانون معايير العمل لحماية الحد الأدنى للأجور وأجور العمل الإضافي.

في الأساس ، وهذا هو المكان الذي تريد أن تتكئ فيه ، فإن التغييرات على حد الراتب لإعفاء العمل الإضافي تجعل الأمر يستحق تقديم زيادة في رواتب الموظفين غير المعفيين لخفض تكاليف العمل الإضافي. ومع ذلك ، فقط إذا تمكنت من إثبات أن غالبية واجباتهم هي "ذوي الياقات البيضاء" لأن حد الإعفاء يبلغ 47 ألفًا فقط في السنة.

مشوش؟ حسنًا ، أنت لست الوحيد. لذلك دعونا نقسمها لنكتشف بالضبط كيف يمكنك ، بصفتك صاحب عمل ، أن تظل ملتزمًا بأحدث لوائح FLSA ، وتجنب الدعاوى القضائية المتعلقة بالعمل الإضافي ، والحفاظ على رواتبك فعالة من حيث التكلفة ، مع منح موظفيك أيضًا زيادة.

ما هي متطلبات أجر العمل الإضافي لـ FLSA؟

تحدد FLSA معايير الحد الأدنى للأجور التي يجب على أصحاب العمل دفعها لمعظم موظفيهم ، كما أنها تحدد إرشادات لأجر العمل الإضافي الإلزامي:

عادةً ما يُطلب من صاحب العمل الذي يطلب أو يسمح للموظف العمل لساعات إضافية أن يدفع أجرًا إضافيًا للموظف مقابل هذا العمل الإضافي. يجب أن يتلقى الموظفون المشمولين بقانون معايير العمل العادلة (FLSA) أجرًا إضافيًا عن ساعات العمل التي تزيد عن 40 ساعة في أسبوع العمل بما لا يقل عن مرة ونصف ضعف معدلات أجورهم العادية. لا تتطلب FLSA أجرًا إضافيًا مقابل العمل في أيام السبت أو الأحد أو الإجازات أو أيام الراحة العادية ، ما لم يتم العمل لساعات إضافية في مثل هذه الأيام. (المصدر: DOL)

يبدو واضحًا جدًا ولكنه أصبح أكثر تعقيدًا الآن. لا يتم تغطية جميع الموظفين من قبل FLSA للعمل الإضافي ومتطلبات الحد الأدنى للأجور. يسمح قانون FLSA بالاستثناءات من القاعدة لبعض الموظفين الذين يعملون في وظائف إدارية ، ومهنية ، وتنفيذية ، وتعويضات عالية ، ومبيعات خارجية ، ووظائف احترافية لأجهزة الكمبيوتر.

لتصنيفها على أنها معفاة ، يحتاج الموظفون إلى الإجابة على معايير محددة للغاية وضعتها وزارة العمل. يشار إلى هذا الإعفاء من FLSA أحيانًا باسم إعفاء "ذوي الياقات البيضاء" أو "EAP":

منذ عام 1940 ، تطلبت لوائح الإدارة عمومًا استيفاء كل اختبار من الاختبارات الثلاثة لتطبيق إعفاء EAP الخاص بـ FLSA: (1) يجب أن يُدفع للموظف راتبًا محددًا مسبقًا وثابتًا لا يخضع للتخفيض بسبب الاختلافات في الجودة أو كمية العمل المنجز ("اختبار أساس الراتب") ؛ (2) يجب أن يفي مبلغ الراتب المدفوع بالحد الأدنى المحدد ("اختبار مستوى الراتب") ؛ و (3) يجب أن تتضمن واجبات الموظف الوظيفية في المقام الأول واجبات تنفيذية أو إدارية أو مهنية على النحو المحدد في اللوائح ("اختبار الواجبات"). (المصدر: DOL)

تميل المعلمات المحددة لتصنيف الموظفين المعفيين إلى التغيير من وقت لآخر من خلال أحكام DOL. آخرها هو الحكم النهائي في مايو 2016 الذي دخل حيز التنفيذ في 1 ديسمبر 2016.

ما الذي تغير مع تعديل 2016 لقاعدة العمل الإضافي FLSA؟

إذا صادفت النقر فوق الارتباط أعلاه المؤدي إلى مستند الحكم النهائي ، فقد تشعر بالفزع قليلاً. أكثر من ثمانمائة صفحة من النص في DOL legalese تكفي لوضع أي شخص في حالة نوم ، أو إذا كانت وظيفتهم تتطلب منهم قراءة كل شيء بالفعل ، فامنحه نوبة قلق. ومع ذلك ، يركز هذا التعديل في المقام الأول على تحديث مستويات الأجور والتعويضات اللازمة لعمال EAP ليتم تصنيفهم على أنهم معفيون من متطلبات أجر العمل الإضافي لـ FLSA.

زادت القاعدة النهائية لعام 2016 من وزارة العمل إلى الحد الأدنى لمتطلبات الراتب لتصنيف الإعفاء الإداري والمهني والتنفيذي من 455 دولارًا في الأسبوع (أو 47476 دولارًا سنويًا) لوظيفة بدوام كامل. بالنسبة للموظفين الذين يحصلون على رواتب عالية ، تم رفع الحد أيضًا ، من راتب سنوي قدره 100000 دولار إلى 134.004 دولار.

الجميع يحب المكافآت ومدفوعات الحوافز. مع تعديل DOL لعام 2016 ، ستفعل ذلك أيضًا. لأول مرة ، تسمح لوائح FLSA لأصحاب العمل باستخدام المكافآت والعمولات ومدفوعات الحوافز لتلبية ما يصل إلى 10 بالمائة من الحد الأدنى لمتطلبات الراتب للإعفاءات الإدارية والمهنية والتنفيذية.

من المهم ملاحظة أن المكافآت غير التقديرية يتم تعريفها عمومًا على أنها مكافآت موعودة أو متفق عليها مسبقًا. المفاجآت لا تحسب. بالإضافة إلى ذلك ، لا يمكن تضمين هذه المدفوعات إلا إذا تم دفعها كل ثلاثة أشهر على الأقل.

اعتبارًا من 1 يناير 2020 ، ستنشر وزارة العمل تعديلات على متطلبات الراتب لتصنيف الموظفين المعفيين. سيتم نشر هذه التحديثات كل 3 سنوات ولا ينبغي أن تفاجئ أصحاب العمل ومحافظي الحسابات لأنه سيتم نشر جميع الأسعار المحدثة في السجل الفيدرالي والموقع الإلكتروني لقسم الأجور والساعات قبل 150 يومًا على الأقل من تاريخ نفاذها. يمنحك هذا متسعًا من الوقت للاستعداد.

الامتثال لقواعد العمل الإضافي FLSA اليوم

مع دخول تعديلات حد الراتب للقاعدة النهائية لوزارة العمل في عام 2016 حيز التنفيذ ، عبر ملايين العمال الأمريكيين الخط الفاصل بين تصنيف الموظفين المعفيين وغير المعفيين. للبقاء ملتزمًا بالامتثال ، يجب على أصحاب العمل ضمان التصنيف المناسب للموظفين في جميع الأوقات. يطلب من جميع أصحاب العمل الحفاظ على دقة تتبع الوقت وتسجيل النزاهة للحفاظ على كشوف المرتبات فعالة من حيث التكلفة .

يعد تصنيف موظفيك (وإعادة تصنيفهم) بشكل صحيح وفقًا لأحدث إرشادات FLSA هو الخطوة الأولى للامتثال لقواعد العمل الإضافي. يجب عليك التحقق من تصنيفات الموظفين بانتظام ، وعدم انتظار التحديثات التنظيمية. يمكن أن تتغير حالة إعفاء الموظف ليس فقط نتيجة لتعديلات حد الراتب (من المقرر أن تحدث كل 3 سنوات اعتبارًا من 1 يناير 2020) ، ولكن أيضًا نتيجة لظروف أخرى مثل التغييرات التنظيمية.

على سبيل المثال ، الموظف الذي لم يعد يؤدي واجبات مدرجة في معايير الإعفاء أو يكسب أقل من 913 دولارًا في الأسبوع ، يجب إعادة تصنيفه فورًا على أنه غير معفي ، ليتم دفعه مقابل العمل الإضافي وفقًا للوائح وزارة العمل.

يمكن أن يصبح التغيير في تصنيف الموظف ، مثل ذلك الموجود في المثال أعلاه ، مكلفًا لصاحب العمل. لا توجد طريقة للالتفاف حول اختبار الواجبات في تحديد الإعفاء ، ولكن من الممكن خفض النفقات عن طريق زيادة راتب الموظف لجعله مؤهلاً للإعفاء. لذا ، يجدر مقارنة تكاليف رفع الراتب الأساسي للموظفين المعفيين مع خيار إعادة تصنيفهم على أنهم غير معفيين ودفعهم مقابل العمل الإضافي وفقًا لمتطلبات FLSA.

على سبيل المثال ، من الأفضل تصنيف الموظف الذي يقل راتبه عن 913 دولارًا في الأسبوع ونادرًا ما يعمل ساعات إضافية على أنه غير معفي بغض النظر عن دوره في المنظمة. ومع ذلك ، بالنسبة للموظف الذي يقترب راتبه من نفس المبلغ الأسبوعي ، ويميل إلى العمل أكثر من 40 ساعة في الأسبوع على أساس منتظم ، فقد يكون رفع راتبه أكثر فعالية من حيث التكلفة للحفاظ على حالة الإعفاء.

تعد دقة وسلامة البيانات المستخدمة في كشوف المرتبات أمرًا بالغ الأهمية للامتثال للوائح وزارة العمل بغض النظر عن مدفوعات العمل الإضافي والسياسات. علاوة على ذلك ، يمكن أن تساعدك سجلات الحضور التاريخية في تحديد الموظفين الذين قد يتغير تصنيفهم بموجب FLSA الجديد حتى تتمكن من اتخاذ إجراء قبل أن يكلفك ذلك.

[tg_shortcode id = ”1631 ″]

تجنب دعاوى أجور العمل الإضافي وتدقيق وزارة العمل

مع تطبيق القواعد الجديدة ، لا بد أن تكون الشركات الصغيرة ذات التصنيفات القديمة للموظفين فريسة سهلة لعمليات تدقيق DOL . ولكن هذا ليس السبب الوحيد لضمان توافق إدارة حضور أعمالك مع متطلبات FLSA.

بالنظر إلى أن 42٪ من الدعاوى القضائية المتعلقة بالأجور والساعات تتعلق بساعات العمل الإضافي ، وبما أنك تريد تجنب الوقوع في المحكمة ، فمن المنطقي ببساطة تتبع العمل الإضافي بدقة وفقًا للوائح. ومع ذلك ، قد يكون تتبع OT أمرًا صعبًا عندما يتغير تصنيف الموظف إلى غير معفي بينما تستمر في دفعها على أنها معفاة. يمكن أن يكلفك كل من وزارة العمل والموظف المذكور أعلاه أكثر من مجرد سمعتك كصاحب عمل.

لا تريد ترك اكتشاف سوء تصنيف الموظف إلى وزارة العمل أو الموظف. أنت تريد أن يكون لديك برنامج كشوف رواتب جيد يساعدك على البقاء في صدارة التغيير أثناء حدوثه حتى تتمكن من اتخاذ إجراء. يعد التدقيق الذاتي بداية جيدة للشركات الصغيرة جدًا ، بينما تختار الشركات الصغيرة والمتوسطة غالبًا موفري الخدمات الخارجيين لإجراء عمليات التدقيق بانتظام.

إذا كنت تستمع إلى GI Joe ، ويجب أن تستمع دائمًا إلى GI Joe ، فإن المعرفة هي نصف المعركة. هذا صحيح في هذه الحالة أيضًا. إن إبقاء موظفيك على اطلاع وتثقيف بشأن سياسات العمل الإضافي للشركة والتغييرات في حالة الإعفاء هو الطريقة الوحيدة لضمان التزام موظفيك بالامتثال والإنتاجية .

إن تزويد موظفيك بمعرفة مؤسسية مهمة ، مثل سياسات العمل عن بُعد ، أو كتيبات الموظفين ، يمكن أن يوفر عليك كشوف المرتبات ، ويمنع تلك الدعاوى القضائية غير المرغوب فيها بعد وقوع الحدث.

المستقبل هو الآن ، والتكنولوجيا هنا لتحويل الامتثال والفعالية من حيث التكلفة من معاناة في ولكن إلى شيء تقوم به بشكل جيد للغاية.

تقدم تطبيقات تتبع الوقت على الهاتف المحمول ميزات مثل تنبيهات العمل الإضافي في الوقت الفعلي المرسلة إلى كل من الهواتف المحمولة للموظف والمدير. تضع تطبيقات مشاركة المستندات سياسات العمل الإضافي في متناول أيدي موظفيك ، لذلك لا يمكن لأي شخص أن يدعي أنه لم يتلقها مطلقًا ، خاصة عند إجراء التغييرات.

ولكن من أجل الامتثال الكامل والسهل ، فإن تطبيق تتبع الوقت الذي يندمج بسلاسة في حل كشوف المرتبات الخاص بك هو أسرع وأسهل طريقة.

دولة القانون

في هذا الوقت ، تم تجميد تغييرات العمل الإضافي لـ FLSA لعام 2016 في مأزق قانوني من قاضي تكساس الذي حكم بأن مستوى راتب القاعدة النهائية تجاوز سلطة الإدارة ، وخلص إلى أن القاعدة النهائية غير صالحة. ينص أحدث بيان صحفي صادر عن وزارة العمل على ما يلي:

في 31 أغسطس 2017 ، أصدر قاضي المحكمة الجزئية الأمريكية عاموس مازانت حكمًا موجزًا ​​ضد وزارة العمل في القضايا الموحدة للطعن في القاعدة النهائية للعمل الإضافي. ورأت المحكمة أن مستوى راتب القاعدة النهائية تجاوز صلاحيات الدائرة ، وخلصت إلى أن القاعدة النهائية باطلة. في أكتوبر 2017 ، رفعت وزارة العمل استئنافًا ضد قرار القاضي. بمجرد أن يتم طرح هذا الاستئناف ، ستقدم وزارة العدل طلبًا إلى الدائرة الخامسة لإيقاف الاستئناف بينما تعيد وزارة العمل تقييم مستوى الراتب للإعفاء.

لجعل الأمور أكثر تعقيدًا ، عليك أن تفكر في قوانين الولاية التي قد يكون لها قواعد مختلفة للعمل الإضافي تطالب بمستوى راتب أعلى أو أقل للإعفاء من أجر العمل الإضافي. من الأمثلة الجيدة كاليفورنيا وساموا الأمريكية.

أنت تريد أن تكون صاحب عمل يلتزم بالقانون وتجنب تلك المراجعات المخيفة من وزارة العمل ودعاوى العمل الإضافي. لكن المشرعين في الولاية والوكالات الفيدرالية ليسوا على وشك تسهيل الأمر عليك ، لذلك ليس لديك خيار سوى الانتباه وتنفيذ تعديلات كشوف المرتبات قبل أن تطرق المشاكل.

ضع في اعتبارك أنه مهما كانت التغييرات التي يتم تنفيذها على العمل الإضافي لـ FLSA - فستحتاج دائمًا إلى التتبع الدقيق لحالات إعفاء الموظفين وحالات العمل الإضافي. من المحتمل أن يؤدي كونك على رأس الإعفاءات إلى FLSA إلى توفير المال بينما ، في نفس الوقت ، يسمح لك بمنح موظفيك زيادات. أخيرًا ، سيساعدك تتبع حالات الإعفاء على تجنب التقاضي المكلف ، لذا تذكر أن تراقب جائزة FLSA.