كيفية كتابة بريد إلكتروني للمتابعة بعد الاجتماع

سوجان باتيل

• 28 نوفمبر 2021

الانطباعات الأولى مهمة. ثم مرة أخرى ، وكذلك الانطباعات الثانية. وإذا كان لديك اجتماع ممتاز مع شخص ما ، فإن كتابة رسالة بريد إلكتروني رائعة للمتابعة بعد الاجتماع يمكن أن تساعدك على تقوية العلاقة والوصول إلى أهدافك ، سواء كنت تحاول الحصول على وظيفة أو إجراء عملية بيع أو رسم مسار مستقبلك.

لماذا رسائل المتابعة مهمة؟

يضعك البريد الإلكتروني للمتابعة في تدفق يوم المحترف المشغول المعتاد. قد يكون من السهل تفويت إجراء اتصال عبر مكالمة هاتفية ، ولكن يمكن مراجعة رسائل البريد الإلكتروني أو الرد عليها في الوقت الذي يناسب المستلم.

ما الذي يجعل رسالة البريد الإلكتروني للمتابعة استراتيجية اتصال متابعة مهمة؟

يسمحون لك بإظهار التقدير

يحب الجميع تقريبًا سماع "شكرًا" حقيقيًا (77٪ منا يفعلون ذلك ، على الأقل). بينما تعمل على بناء علاقة جديدة أو تقوية علاقة حالية ، فإن تقديم الشكر على وقت شريكك في الاجتماع وانتباهه لا يعد خطوة سيئة على الإطلاق.

للاستفادة من فعالية رسالة البريد الإلكتروني الخاصة بالشكر ، قم بتضمين هذه الميزات:

• اتصل بالمستلم بالاسم.
• اشكرهم على وجه التحديد على ما قدموه إلى الاجتماع. بدلاً من مجرد قول "شكرًا على وقتك" ، اشكرهم على التفكير في منتجك ، أو تقديم نظرة ثاقبة في مجال وظيفي ، أو تقديم إحالة محتملة أو مصدر أعمال.
• قم بالإشارة إلى محادثة معينة أو تفاصيل من اجتماعك.

طلب خاص

تعتبر القوالب نقطة انطلاق رائعة ، لكن التخصيص هو المفتاح. استخدم دمج المراسلات لملء الأسماء والشركات وتفاصيل المحادثات الأخيرة.

استمروا في المحادثة

إذا كنت تعمل في مجال المبيعات ، فأنت تريد التأكد من استمرار تفاعلك مع العملاء المحتملين لأنهم يفكرون في فوائد منتجاتك. يمنحك البريد الإلكتروني الخاص بالشكر فرصة لإعادة التفاعل مع الشخص الذي قابلته ، وإبقاء نفسك في قمة اهتماماتك ، وخلق إمكانية لمزيد من المناقشة.

حتى إذا كنت لا تسعى لبيع منتج أو خدمة ، فإن المتابعة بعد الاجتماع تجعل المحادثة مستمرة. يمكن أن تمنحك المتابعة بعد جلسة التوجيه فرصًا إضافية لتوضيح نقاط المحادثة ، أو طرح المزيد من الأسئلة ، أو إبقاء نفسك في قمة اهتماماتك للفرص التي قد يكون معلمك مطلعاً عليها.

جيد حتى آخر قطرة

تعد التسلسلات بالتنقيط طريقة رائعة لأتمتة عمليات المتابعة الخاصة بك حتى تكسب المزيد من الردود دون إضاعة الوقت.

إنها تسمح لك بأن تكون مصدرًا للمعلومات المفيدة

تعد رسالة البريد الإلكتروني للمتابعة بعد الاجتماع فرصة رائعة للمتابعة لأنها تمنحك فرصة لتعزيز دورك كشخص يمكن أن يثق به شريكك في الاجتماع ومصدرًا للأفكار والمعلومات المفيدة.

عندما ترسل رسالة متابعة بالبريد الإلكتروني بعد الاجتماع ، فكر في كيفية استخدام البريد الإلكتروني لإثراء المحادثة التي أجريتها بالفعل. على سبيل المثال ، إذا ذكرت محادثتك الذكاء الاصطناعي في مكان العمل ، فيمكنك إرسال أحدث مقالة حول فعالية روبوتات المحادثة عند التنقيب.

ينطبق الأمر نفسه على المعلومات المتعلقة بمنتجات وخدمات شركتك. تظهر الأبحاث أن العملاء المحتملين يرغبون في مراجعة أجزاء متعددة من المحتوى عند اتخاذ قرار الشراء ؛ يقول أكثر من 90٪ من المتسوقين أن المحتوى عبر الإنترنت يؤثر على قرارات الشراء الخاصة بهم.

من خلال مشاركة دراسات الحالة المفيدة أو منشورات المدونة أو مقاطع الفيديو في رسالة بريد إلكتروني للمتابعة ، فإنك تذكر العميل أو العميل المحتمل بأن لديك موارد متاحة لدعمهم ، إلى جانب إبراز الفوائد التي يمكنك تقديمها.

ولا يجب بالضرورة أن تكون عمليات المتابعة الخاصة بك عبارة عن أعمال متقطعة ومجففة أيضًا. إذا قمت بإجراء اتصال شخصي أثناء مناقشة فرق كرة القدم المفضلة لديك ، على سبيل المثال ، فلا تتردد في إرسال مقال مثير للاهتمام حول التصنيفات أو الصفقات - فقط تأكد من أن المحتوى الذي تشاركه نظيف ومهني.

قوالب البريد الإلكتروني لمتابعة الاجتماع

هل ما زلت تتساءل عن كيفية إنشاء بريد إلكتروني للمتابعة من شأنه أن يحقق لك النتائج؟

لقد قمنا بتجميع بعض الخيارات التي ستساعدك على البدء. لا تتردد في تخصيص الرسائل لتناسب اجتماعك / محادثتك ؛ هذا مجرد إطار لإعطائك التوجيه أثناء التواصل.

بعد لقاء مع قائد في مجالك / صناعتك

عزيزي {{Name}} ،

أشكرك على الوقت الذي قضيته في لقائي الأسبوع الماضي. كما ذكرنا ، لقد راقبت مسيرتك المهنية باهتمام وأعتبرك معلمًا ونموذجًا يحتذى به ؛ لقد أقدر حقًا الفرصة التي أتيحت لي لمناقشة الصناعة مع رائد في هذا المجال.

لقد استمتعت بسماع رؤيتك فيما يتعلق بفرص تحسين تجربة الأعضاء من خلال مزيج من الخدمة الشخصية والتكنولوجيا البديهية.

بعد اجتماعنا ، وجدت هذه المقالة من New York Times {{include link}} والتي قد تجدها ممتعة. سأكون مهتمًا بسماع أفكارك حول هذا الموضوع ، لا سيما حول استخدام الأتمتة لإنشاء اتصالات مستمرة.

أتطلع إلى الاتصال مرة أخرى قريبًا.

بإخلاص،
{{اسمك}}

قم بتنزيل هذا النموذج

بعد الاجتماع مع عميل محتمل

عزيزي {{Name}} ،

نشكرك على الوقت الذي استغرقته في العرض التوضيحي لمنصة أتمتة التسويق الخاصة بنا. أنا أقدر سماعي عن نقاط الألم التي يواجهها فريقك فيما يتعلق بتقسيم الآفاق ؛ يساعدنا تلقي التعليقات على فهم احتياجات العملاء بشكل أفضل وتخصيص تجربتهم مع النظام الأساسي.

لقد أرفقت دراسة حالة إلى هذا البريد الإلكتروني فيما يتعلق بالنجاح الذي شهدته إحدى المؤسسات المالية الزميلة لديك عند تحسين تقسيمها وإنشاء محتوى له صدى مع توقعاتهم.

متى يمكننا جدولة محادثة متابعة مع فريقنا حتى نتمكن من الغوص في قدرات تجزئة النظام الأساسي بمزيد من التفصيل؟

أتطلع إلى تلقي رد منك وسأتابعك لاحقًا هذا الأسبوع لجدولة عرض توضيحي.

شكرًا،
{{اسمك}}

قم بتنزيل هذا النموذج

بعد الاتصال في حدث التواصل

عزيزي {{Name}} ،

كان من دواعي سروري مقابلتك في حدث وسط مدينة نيويورك للشبكات الأسبوع الماضي. على الرغم من أننا نحتفظ ببعض الآراء المتناقضة ، إلا أن سماع وجهة نظرك حول تعظيم الفرص الحالية كان مفيدًا للغاية.

على سبيل المتابعة ، أردت إرفاق مستند تقني من تأليف Seabury Enterprises. يشير إلى بعض الموضوعات التي ناقشناها ؛ إذا كنت تعتقد أنه من المنطقي إجراء محادثة أخرى بشأن ما يمكننا القيام به للتعاون ، فدعنا نخطط للاجتماع مرة أخرى قريبًا. أقوم بتضمين رابط إلى التقويم الخاص بي على الإنترنت وسأتابع معك لمناقشة الاجتماع لتناول طعام الغداء أو القهوة.

بإخلاص،
{{اسمك}}

قم بتنزيل هذا النموذج

كيفية إرسال بريد إلكتروني للمتابعة بعد الاجتماع

في حين أن البريد الإلكتروني هو الخيار الأفضل للمهنيين المشغولين ، فلنكن صادقين: ربما تكون مشغولاً للغاية بنفسك. قبل أن تعرف ذلك ، ربما مرت عدة أيام أو أسبوع منذ اجتماعك ، وقد تتساءل عما إذا كان الوقت قد فات لإرسال بريد إلكتروني للمتابعة بعد الاجتماع.

الجواب القصير هو لا'. يجب الترحيب بالمتابعة الممتنة والمهذبة في أي وقت. ومع ذلك ، غالبًا ما يكون من الأفضل أن تضرب المكواة وهي لا تزال ساخنة ، لذلك قد تساعدك هذه النصائح على البدء بتدفق مناسب لك وتبسيط جهودك.

يكون موجه

يقول اقتباس منسوب إلى أميليا إيرهارت ، "أفضل طريقة للقيام بذلك ، هي القيام بذلك". ولكن قد يبدو من الصعب الضغط على التزامات المتابعة هذه في جدولك المزدحم بالفعل.

لتجنب تركهم يسقطون على جانب الطريق ، من المفيد أن تجعل متابعتك روتينية. خصص بضع دقائق كل يوم أو 30 دقيقة كل أسبوع واحتفظ بقائمة تشغيل للمتابعات التي تحتاج إلى إرسالها.

أظهر الامتنان

من المرجح أن يرغب الناس في التفاعل مع شخص يقدر. حتى لو كان شيئًا صغيرًا ، مثل شكرهم على قضاء بعض الوقت في الدردشة في خلاط ، فإن هذا النوع من المتابعة الإضافية يمكن أن يجعل اتصالاتك تفكر بك كثيرًا وتتذكرك عندما يكونون في السوق للحصول على موهبة أو خدمة يمكنك أن تقدم.

قم بإعداد القوالب

إذا كنت في دور أو مجال تحتاج فيه إلى القيام بمتابعات متكررة ، فقد يكون من المنطقي استخدام أدوات مخصصة لإدارة اتصالاتك.

على سبيل المثال ، يمكن أن يؤدي استخدام نظام أساسي لأتمتة رسائل البريد الإلكتروني للمتابعة إلى تسهيل ضمان نقطة اتصال أولية على الأقل بعد اجتماع أو مناقشة. من هناك ، يمكنك شخصيًا إدارة الاتصالات المستقبلية. فكر في نموذج المتابعة كتذكير ودي ؛ بمجرد إعادة الاتصال وإعادة الاتصال ، يمكنك إبهارهم بكل ما يمكنك تقديمه.

قم بتضمين طريقة لمواصلة المحادثة

في هذه الملاحظة ، المتابعة ليست مجرد قطعة من الزغب تهدف إلى خلق مشاعر دافئة وغامضة. يتمثل أحد الجوانب الرئيسية للمتابعة في فتح إمكانية اتخاذ خطوة إلى الأمام بالعلاقة.

ضمِّن في متابعتك نوعًا من السؤال أو الفرصة التي سيرغبون في قول "نعم" لها.

يمكن أن يكون الأمر بسيطًا مثل تنزيل مستند تقني عن شركتك ، أو تقديم موعد لتناول القهوة في المستقبل. ولكن بمجرد أن تجعل الناس يبدأون في قول "نعم" ، فمن المرجح أن يستمروا.

تنويع قنواتك

هناك عنصر رئيسي آخر يفصل بين أولئك الذين يقتلون لعبة المتابعة وأولئك الذين يمرون فقط بالحركات وهو نهج متعدد القنوات.

نعم ، البريد الإلكتروني هو أفضل رهان لك والقناة المفضلة للتواصل بشكل عام. لكن هذا لا يعني أن القنوات الأخرى لا تستحق الجهد المبذول.

" بالنسبة لي ، الاجتماعية ليست" هل يجب أن أفعل ذلك؟ " عليك أن. إذا كان جمهورك يعيش على LinkedIn أو Twitter أو Instagram ، فعليك إشراكهم هناك ". ~ جيك دنلاب ، سكاليد

استكشف أسلوب القنوات المتعددة الذي يتضمن البريد الإلكتروني والفيديو ووسائل التواصل الاجتماعي والهاتف ... خاصة إذا كنت لا تحصل على رد من واحد منهم فقط. تشهد الشركات التي لديها عملية مشاركة متعددة القنوات نموًا بنسبة 9.5٪ على أساس سنوي في الإيرادات السنوية - ما يقرب من 3 أضعاف تلك التي لا تفعل ذلك - بالإضافة إلى زيادة المشاركة نفسها.

توفر تجربة القنوات المتعددة السلع في عمليات التنقيب والرعاية والاحتفاظ.

ما هي القنوات التي يبدو أنهم يفضلونها و / أو أين تفاعلت معهم لأول مرة ، وماذا يفعلون في كل منها (مجرد إطلاق النار على وسائل التواصل الاجتماعي ، والعمل عبر البريد الإلكتروني ، والعكس بالعكس)؟ خذ إشاراتك منهم. تفاعل معهم في أي مكان وكيف يبدو أنهم يفضلون ذلك.

" إذا قمت بتنويع القنوات التي تستخدمها ، فمن المرجح أن تحصل على استجابة شخص ما ." ~ مات هاينز ، شركة Heinz Marketing

نهج متكامل

قم بتضمين التواصل عبر وسائل التواصل الاجتماعي والمهام العامة في تسلسل حملتك مباشرةً. يمكنك حتى إجراء مكالمات باستخدام Mailshake Dialer .

أتمتة عمليات المتابعة باستخدام Mailshake

من المستحيل البقاء على قمة التواصل مع العملاء المحتملين إذا كنت تفعل ذلك يدويًا. ولكن يمكن أن تساعدك أداة المشاركة في المبيعات مثل Mailshake في الوصول إلى مئات العملاء المحتملين كل أسبوع بطريقة قابلة للتطوير.

باستخدام Mailshake ، يمكنك:

• إضفاء الطابع الشخصي على الوصول إلى البريد الإلكتروني من خلال دمج البريد
• إنشاء وجدولة المتابعات الآلية
• إدارة العملاء المتوقعين الناتجة عن حملاتك
• ادمج بقية مجموعة التقنيات لديك لزيادة الكفاءة

المحصلة النهائية: المتابعة ضرورية للغاية لاستراتيجية التوعية الفعالة ، ولكن لا يوجد سبب يمنعك من أتمتة ذلك.

يمكن أن يكون الاجتماع الرائع بداية رائعة للعلاقة ، لكن متابعة البريد الإلكتروني يمكن أن تساعد في إتمام الصفقة وتعزيزها. إذا كنت تتساءل عما إذا كنت تريد إرسال واحدة ، فلا تتردد - فقط قم بذلك. عليك أن تكون سعيدا فعلتم.

متابعة البريد الإلكتروني بعد الاجتماع: الخاتمة

ذكريات تتلاشى. ربما تكون قد عقدت اجتماعًا رائعًا مع شخص ما ، ولكن من المهم أن يكون انطباعك الثاني مطابقًا لجودة انطباعك الأول.

هذا يعني أن متابعة البريد الإلكتروني بعد الاجتماع أمر بالغ الأهمية.

تريد البناء على العمل الجيد الذي قمت به في الاجتماع والحفاظ على الذاكرة جديدة. إذا قمت بذلك على الفور ، ووضعت في الاعتبار رسالة المتابعة الخاصة بك ، فسيساعدك ذلك على ترسيخ العلاقة التي عملت بجد لتنظيمها.

إذا كنت تقوم باستمرار بإجراء اتصالات جديدة وتكافح من أجل مواكبة متابعات البريد الإلكتروني ، فقد حان الوقت لوضع خطة.