كيفية كتابة بريد إلكتروني رسمي يحصل على النتائج (مع القوالب)
نشرت: 2023-09-13
- 20 أغسطس 2023
محتويات
هل سبق لك أن كنت في منتصف كتابة رسالة بريد إلكتروني وتوقفت لتتساءل عما إذا كنت تتصرف بشكل غير رسمي للغاية؟ سواء كنت مندوب مبيعات تكتب بريدًا إلكترونيًا رسميًا، أو ترسل استفسارًا احترافيًا، أو تعمل مع عميل جديد، فهناك بعض أفضل الممارسات التي يجب اتباعها إذا كنت ترغب في الحصول على نتائج.
كيفية كتابة بريد إلكتروني رسمي في 9 خطوات
اتبع هذه الخطوات التسع لتوصيل النغمة الصحيحة لبريدك الإلكتروني الرسمي التالي، سواء كان ذلك أول تواصل لك أو متابعة.
1. فكر في عنوان بريدك الإلكتروني
عندما ترسل بريدًا إلكترونيًا رسميًا من عنوان بريدك الإلكتروني الشخصي، فمن المهم التأكد من أنه يبدو احترافيًا ويعكس بدقة الأسلوب الذي تريد تحقيقه.
إذا كنت لا تزال تستخدم واحدة منذ سنوات مضت مع أحرف لا معنى لها، أو سلاسل من الأرقام العشوائية، أو فريقك الرياضي المفضل، أو أي شيء آخر يمكن اعتباره غير احترافي من قبل زميل أو عميل، فقد حان الوقت للتحديث. أفضل عنوان بريد إلكتروني لإرسال رسائل البريد الإلكتروني الرسمية هو مزيج من اسمك الأول واسم العائلة.
2. استخدم الخطوط الصحيحة
قد يكون اللون الأزرق هو اللون المفضل لديك، ولكن هذا لا يعني أنه مناسب كلون نص لرسالة بريد إلكتروني رسمية. وعلى نفس المنوال، على الرغم من أنه قد يكون لديك خط مفضل عند مراسلة الأصدقاء والعائلة، فالتزم بالأنماط الخالية من التشتيت لرسائل البريد الإلكتروني الرسمية - Arial أو Calibri أو Times New Roman.
تريد أن تكون رسالتك هي ما يلفت انتباه شخص ما، وليس الخط الذي تختاره.
3. اختر سطر الموضوع بعناية
الأقصر هو الأفضل، إلى حد ما. وفقًا لـ Kinsta، فإن غالبية سطور موضوع البريد الإلكتروني تتكون من 100 حرف أو أقل، ولكن النقطة المثالية للحصول على معدلات فتح ونقر أعلى تتراوح بين 110 و140 حرفًا.
هناك بعض الأشياء التي يجب مراعاتها عند كتابة سطر الموضوع الخاص بك:
- من هو جمهورك؟ سيبدو سطر الموضوع الخاص بك مختلفًا عند إرسال بريد إلكتروني رسمي إلى مدير التسويق مقارنة بزميل محترف.
- ما الذي يهتم به قراؤك؟ بخلاف عنوان بريدك الإلكتروني، فإن سطر الموضوع في بريدك الإلكتروني الرسمي هو ما يعطي القارئ انطباعه الأول عنك. قم بتشجيعهم على فتحه من خلال التركيز على ما يهتمون به، سواء كان الأمر يتعلق بنقاط الضعف لدى العملاء أو الاتصال المتبادل.
أحد أهم جوانب سطر الموضوع الخاص بك هو أنه يجب أن يعكس بدقة رسالة بريدك الإلكتروني الرسمي. تُعد سطور المواضيع غير المرغوب فيها طريقة رائعة لفقد الثقة والمصداقية.
هل تحتاج إلى بعض أفكار سطر الموضوع؟ تحقق من أفضل الممارسات والأمثلة هذه .
4. استخدم التحية الصحيحة
بمجرد الانتهاء من هذه الخطوات الثلاث، فقد حان الوقت لاختيار تحية رسمية مناسبة عبر البريد الإلكتروني. احفظ التحيات غير الرسمية مثل "مرحبًا" و"مرحبًا" لأصدقائك وعائلتك.
تتضمن بعض تحيات البريد الإلكتروني الرسمية التي تحمل النغمة الصحيحة ما يلي:
- مرحبًا
- تحيات
- عزيزي
إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى عميل محتمل أو شريك عمل، فمن الضروري استخدام لهجة أكثر رسمية. أنت أيضًا تريد دائمًا تضمين اسم المستلم. إذا كنت لا تعرف ذلك، فابحث عنه. إذا لم يكن ذلك معقولًا، فيمكنك إرسال بريدك الإلكتروني الرسمي إلى "من يهمه الأمر" أو "فريق المبيعات" أو "فريق التسويق" وما إلى ذلك، ولكن لا ينبغي أبدًا أن تكون هذه التحيات خيارك الأول.
5. قدم نفسك بشكل مناسب
يجب أن تقدم الجملة الأولى من رسالتك الإلكترونية الرسمية نفسك وشركتك بإيجاز. المتلقي لا يحتاج إلى قصة حياتك.
فيما يلي بعض النصائح حول كيفية تقديم نفسك رسميًا عبر البريد الإلكتروني:
- اختصر. إذا كنت تحتاج إلى أكثر من جملة لتقديم نفسك، فمن المرجح أن يتخطى القارئ الفقرة بأكملها.
- ابدأ بسؤال. "هل يمكنك استخدام المزيد من حركة المرور على شبكة الإنترنت؟ أنا جون سميث من شركة GenericSEOCompany، وأود المساعدة."
ضع في اعتبارك أن القارئ يريد أن يعرف ما يمكنك فعله من أجله؛ إنهم ليسوا مهتمين بمن أنت أو لماذا تفعل ما تفعله (حتى الآن).
6. قطع الزغب
يجب أن تكون رسائل البريد الإلكتروني الرسمية دائمًا قصيرة ومباشرة. من الأفضل إرسال بريد إلكتروني مكون من جملتين أو ثلاث جمل بدلاً من تضمين معلومات غير ذات صلة. وعلى نفس المنوال، لا ترسل رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ككتلة نصية كبيرة واحدة، بل قم بتقسيمها باستخدام فقرات قصيرة ونقاط نقطية.
تجعل أجزاء النص من الصعب على المستلم العثور على النقاط الرئيسية في بريدك الإلكتروني الرسمي. إن تنسيق بريدك الإلكتروني ليشمل الكثير من المساحات البيضاء يجعل من السهل قراءة المعلومات المهمة والعثور عليها؛ كما أنه يزيد من احتمالية الحصول على رد.
7. قم بإنهائه بشكل مناسب
على استعداد لاختتامها؟ تأكد من إنهاء بريدك الإلكتروني الرسمي بشكل مناسب.
مثل تحيتك، اترك العبارات غير الرسمية للتواصل مع العائلة والأصدقاء. على سبيل المثال، بدلًا من الانتهاء بكلمة "شكرًا"، استخدم عبارة "شكرًا" الأكثر رسمية.
بعض عمليات إغلاق البريد الإلكتروني الرسمية التي تحمل النغمة الصحيحة هي:
- بإخلاص
- باحترام
- أطيب التحيات
- أتشوق للسماع منك
بمجرد الانتهاء من بناء علاقة مع مراسلك، يمكنك اختيار بعض نهايات البريد الإلكتروني الرسمية غير الرسمية والممتعة. وحتى ذلك الحين، التزم بالعبارات الختامية الرسمية المذكورة أعلاه.
8. لا تنس التوقيع الاحترافي
يمنح عنوان البريد الإلكتروني وسطر الموضوع انطباعًا أوليًا للمستلم عنك، ويتركه توقيع بريدك الإلكتروني مع آخر انطباع له.
يجب أن يتضمن توقيع البريد الإلكتروني الرسمي ما يلي:
- الاسم الكامل
- مسمى وظيفي
- معلومات الاتصال
- روابط لملفاتك الشخصية على وسائل التواصل الاجتماعي ذات الصلة
لا تقبل بتوقيع عام ممل — تحقق من أفضل مولدات توقيع البريد الإلكتروني لرسائل البريد الإلكتروني التجارية والرسمية.
9. التدقيق اللغوي (والتدقيق اللغوي مرة أخرى)
بمجرد إرسال بريدك الإلكتروني الرسمي، لن يكون هناك مجال للتراجع. حتى لو قرأته عدة مرات قبل الضغط على "إرسال"، فمن السهل التغاضي عن الأخطاء البسيطة.
تعد كل من Grammarly وHemingway من الأدوات المجانية التي يمكنك استخدامها لاكتشاف الأخطاء الإملائية والأخطاء النحوية التي ربما فاتتك.
أهم الأشياء التي يجب التحقق منها مرتين وثلاث مرات وأربع مرات هي اسم المستلم واسم شركته - إذا فتحت بريدًا إلكترونيًا وكان اسمك مكتوبًا بشكل خاطئ، فهل ستزعج نفسك بقراءته؟ على الاغلب لا. الأمر نفسه ينطبق على اسم الشركة: ميلك شيك ومايل شيك شيئان مختلفان تمامًا.
10 قوالب بريد إلكتروني رسمية لاستخدامها في عام 2023
لإنهاء المقالة، إليك 10 قوالب بريد إلكتروني رسمية أخرى يمكنك تخصيصها واستخدامها.
1. طلب المعلومات
الموضوع: طلب معلومات حول [المنتج/الخدمة]
عزيزي [اسم المستلم]،
اسمي [اسمك] من [شركتك]. أتواصل معك للحصول على مزيد من المعلومات حول [المنتج/الخدمة] التي تقدمها.
هل يمكنك تقديم معلومات مفصلة أو اقتراح وقت مناسب للمناقشة؟
شكرا لكم مقدما،
[توقيع بريدك الإلكتروني]
2. طلب الاجتماع
الموضوع: طلب الاجتماع في [التاريخ]
مرحبًا [اسم المستلم]،
هذا [اسمك] من [شركتك]. أرغب في ترتيب اجتماع في [التاريخ] لمناقشة [الموضوع]. من فضلك اسمح لي أن أعرف مدى توفرك.
أطيب التحيات،
[توقيع بريدك الإلكتروني]
3. المتابعة بعد الاجتماع
الموضوع: بنود العمل والملاحظات من اجتماعنا
عزيزي [اسم المستلم]،
شكرًا لك على لقائك معي في [التاريخ]. لقد قمت بتجميع لمحة عامة عن بنود العمل والنقاط الجديرة بالملاحظة. [قائمة مختصرة من النقاط]. دعونا نناقش المزيد من الخطوات.
بإخلاص،
[توقيع بريدك الإلكتروني]
4. اقتراح الأعمال
الموضوع: اقتراح عمل من [شركتك]
مرحبًا [اسم المستلم]،
أنا [اسمك] من [شركتك]. لدينا اقتراح عمل يمكن أن يفيد كلا الطرفين. [وصف بإيجاز الاقتراح]. هل يمكننا مناقشة هذا بمزيد من التفصيل؟
باحترام،
[توقيع بريدك الإلكتروني]
5. الاستعلام عن الوظيفة
الموضوع: استفسار عن وظيفة في [اسم الشركة]
تحيات،
أنا [اسمك]، مهتم بوظيفة [المسمى الوظيفي] في شركتك الموقرة. [صف بإيجاز مؤهلاتك وخبراتك]. هل يمكننا مناقشة هذا الأمر أكثر؟
أطيب التحيات،
[توقيع بريدك الإلكتروني]
6. طلب آراء العملاء
الموضوع: طلب ملاحظاتك القيمة
عزيزي [اسم المستلم]،
أنا [اسمك]، [منصبك] في [شركتك]. نحن نقدر رأيك ونقدر تعليقاتك حول [المنتج/الخدمة].
شكرًا لك،
[توقيع بريدك الإلكتروني]
7. اعتذار البريد الإلكتروني
الموضوع: خالص اعتذارنا عن [المشكلة]
عزيزي [اسم المستلم]،
نأسف لإبلاغك بذلك [وصف المشكلة]. نحن نعمل بجد لحل هذه المشكلة ونعتذر عن أي إزعاج قد يحدث.
بإخلاص،
[توقيع بريدك الإلكتروني]
8. عرض الأسعار
الموضوع: عرض أسعار لـ [المنتج/الخدمة]
مرحبًا [اسم المستلم]،
شكرًا لك على اهتمامك بـ [المنتج/الخدمة] لدينا. مرفق العرض حسب طلبك. دعونا نناقش المزيد من التفاصيل.
أطيب التحيات،
[توقيع بريدك الإلكتروني]
9. دعوة لحضور حدث
الموضوع: دعوة إلى [الحدث] في [التاريخ] - الرد على الدعوة
تحياتي [اسم المستلم]،
يسعدنا أن ندعوك لحضور [الحدث] في [التاريخ]. يرجى الاطلاع على تفاصيل الحدث المرفقة. ومع ذلك، فإن المساحة والمرطبات المخصصة للضيوف محدودة لذا نرجو منك الرد على الدعوة قبل حضور الحدث.
نحن نتطلع إلى انضمامك إلينا ونأمل أن تتمكن من تحقيق ذلك.
تحياتي حارة،
[توقيع بريدك الإلكتروني]
10. إعلان تحديث المنتج
الموضوع: ميزات جديدة ومثيرة في [اسم المنتج]
مرحبًا [اسم المستلم]،
يسعدنا أن نعلن عن بعض الميزات الجديدة لـ [اسم المنتج] الخاص بنا. هذه الميزات [وصفها بإيجاز هنا]. نعتقد أن هذه التغييرات سوف [وصف الفوائد]. دعنا نحدد موعدًا لإجراء مكالمة لإرشادك خلال هذه التحسينات.
أطيب التحيات،
[توقيع بريدك الإلكتروني]
لا يجب أن تشكل كتابة بريد إلكتروني رسمي تحديًا. اتبع هذه الخطوات التسع، وستكون جاهزًا لإرسال رسائل بريد إلكتروني احترافية ورسمية تحقق النتائج. إذا كنت ترغب في إتقان فن التواصل عبر البريد الإلكتروني، فاطلع على الدورة التدريبية المجانية الخاصة بالبريد الإلكتروني البارد.
