دليلك الكامل لخطة العمل التصحيحية

عندما نسمع الكلمات خطة العمل التصحيحية ، فإن أول ما يفكر فيه معظم الناس هو انضباط الموظف أو شيء من هذا القبيل. كي لا نقول إنها لا تغطي ذلك ، لكنها تتعمق أكثر. إذن أنت الآن على الأرجح تتساءل عن الغرض من خطة العمل؟

باختصار ، تضمن خطة العمل التصحيحية تلبية احتياجات العميل ، وأن ممارسات عملك تتوافق مع اللوائح الحكومية والفيدرالية والمحلية ، وغير ذلك الكثير.

تتعمق خطة العمل التصحيحية في كل زاوية وركن في عملك لكشف الثغرات والأخطاء المحتملة ، والتي ليست بالضرورة أمرًا سيئًا. يتم تنفيذ الإجراء التصحيحي في خطوات لتحديد الطرق المختلفة التي يمكنك من خلالها إعادة عملك إلى المسار الصحيح والتأكد من أنك فعال وكفء قدر الإمكان. بالإضافة إلى ذلك ، يساعدك على الحفاظ على اتساقك مع بيان مهمتك والوصول إلى أهداف عملك.

ما هو الغرض من خطة العمل؟

سؤال رائع! فكر في الأمر على هذا النحو ، عندما تحدث أخطاء في العمل ، فهناك أوقات يمكن فيها إصلاحها. ومع ذلك ، هناك حالات لا يوجد فيها علاج بسيط. بدون وجود خطة عمل تصحيحية ، يمكن أن تتصاعد المواقف ، ولا تستحق التداعيات العناء. تضع خطة العمل التصحيحية تدابير وقائية حتى لا تحدث تلك السيناريوهات.

الآن ، لتكرار ما هو الغرض من خطة العمل - يتم وضع خطط العمل التصحيحية لإصلاح المهام والعمليات والمنتجات والتعامل مع العملاء وسلوك الموظفين وما إلى ذلك. لذا ، بينما تستمر في طرح الأسئلة على نفسك ، ما هو الغرض من خطة عمل؟ يجب أن تتضمن إجابتك أن خطة العمل التصحيحية توقف الأخطاء قبل أن تصبح قاتلة. أي مشكلة تنشأ ، يمكنك استخدام خطة العمل التصحيحية الخاصة بك لمعالجة أي موقف معين.

أطلق العنان للإمكانات الكاملة لعملك مع برنامج إدارة الكل في واحد من Connecteam -

تغطي خطة العمل التصحيحية ما يلي:

• تحسين سير العمل
• تحديد طرق إصلاح الأخطاء التي تظل ضمن الميزانية
• تحسين رضا العملاء
• زيادة الكفاءة والفعالية
• عمليات أو طرق محسنة
• منع تكرار الإجراءات

Connecteam - تطبيق الموظف رقم 1

انضم إلى الآلاف من الشركات التي تقوم بجدولة المهام وإدارتها والإعداد لها وتزويد الموظفين بالوصول إلى خطة الإجراءات التصحيحية الخاصة بهم في متناول أيديهم وغير ذلك الكثير!

يتعلم أكثر!

لماذا الإجراء التصحيحي ضروري؟

بسبب الجدل حول ما إذا كانت هناك حاجة إلى خطة عمل تصحيحية ، فقد ينتهي بك الأمر إلى استجواب نفسك ، ما هو الغرض من خطة العمل؟ عليك أن تضع في اعتبارك أنه يساعدك في تحديد المشاكل وتقديم الحلول. لن يساعد الجلوس على كرسيك في أي موقف يطرح نفسه. ربما تفكر ، حسنًا ، لقد عملت في العديد من الوظائف ، ولا ينبغي أن يكون امتلاك عملي مختلفًا. إذا خرج شخص ما عن الخط ، فسأعيده إلى الصف ، ويتم إنجاز المهمة.

ومع ذلك ، فإن خطة العمل التصحيحية تتعمق أكثر من ذلك بكثير. إنه يحميك من إغلاق عملك أو دفع مبالغ كبيرة من المال مقابل الغرامات. على سبيل المثال ، بدون خطة إجراءات تصحيحية للصحة والسلامة ، يمكن لموظفك أن يستدير ويقاضيك. نظرًا لأنه لم يكن لديك خطة عمل لما حدث ، فليس لديك دليل لدعم نفسك إذا احتجت إلى الذهاب إلى المحكمة.

إذا كان عملك يتضمن عملاء ، فإن خطة العمل التصحيحية الخاصة بك تساعد الموظفين على معرفة الإجراء في حالة وجود شكوى لدى العميل بشأن جودة المنتج / الخدمة. سيحصل الموظفون على المعلومات التي توفر الإجراء التصحيحي الذي يجب اتخاذه وما إذا كانت شكوى العميل عادلة. عندما تفكر في الأمر ، فإنك تزود موظفيك بجميع الأدوات التي يحتاجونها.

عندما تضع سياسة الشركة في مكانها الصحيح ، يمكن لفريقك التعامل مع النهج من منظور الشركة وليس مجرد حل عشوائي حتى يرضي العميل. توفر لك الخطة المكتوبة جيدًا الأمان لتعرف أن فريقك يمكنه التعامل مع أي شيء يواجهه بسرعة وكفاءة.

تمنحك خطة العمل التصحيحية راحة البال مع العلم أن عملك محمي في حالة حدوث أي خطأ.

وضع خطة العمل التصحيحية المثالية

لبدء كتابة الإجراءات التصحيحية التي ترغب في تضمينها في خطتك ، يجب مراعاة ما يلي:

• تحديد القضايا الرئيسية
• البحث عن سبب هذه المشاكل لعملك
• ابتكر مواقف نظرية لكيفية حدوث ذلك
• اكتب العلاج
• اختبار نظرياتك
• حلل نتائجك
• اكتبهم في خطتك

تذكر أنه يمكنك دائمًا الرجوع وتحسين خطتك. الإجراءات التصحيحية الصحيحة توفر الكثير من الصداع. سننظر الآن في كيفية إنشاء خطة.

أول شيء نبدأ به هو فهم جذر المشكلة. حتى إذا كانت لديك سياسات حالية يجب على الموظفين اتباعها ، ففي بعض الأحيان لم يتم التفكير فيها بشكل كافٍ ، وبالتالي ، يتكرر نفس السيناريو. عندما تتمكن من فهم السبب ، ستتمكن غالبًا من تقديم حل مناسب.

إذا كنت لا تزال تتساءل ما هو الغرض من خطة العمل؟ ألق نظرة على المثال التالي. يرفع الموظف صندوقًا ثقيلًا جدًا بالنسبة له ، ويؤذي نفسه ، ولا توجد إرشادات لرفع الأشياء. سوف تحتاج إلى النظر إلى هذا على أنه مشكلة تتعلق بالصحة والسلامة. أنت تفكر ، لماذا اعتقدوا أنه من الآمن رفع شيء ثقيل جدًا؟ هل يعرفون كم يُسمح لهم برفع وزنهم وقوتهم؟

من المهم تحديد المشكلات المحتملة قبل حدوثها بإجراء تصحيحي.

الآن بعد أن عرفت ما هي المشكلة ، يمكنك البدء في اتخاذ تدابير لتوفير حل مناسب. على سبيل المثال ، يجب تمييز جميع الصناديق بوضوح بوزنها ، حتى يتمكن الموظفون من اتخاذ قرار محسوب.

التحقيق في كيفية حدوث هذه المشكلة. على سبيل المثال ، لم يتم تسمية أي من الصناديق. ثم اكتشف سبب ظهور هذه المشكلة ، على سبيل المثال ، يشتكي الكثير من الموظفين من آلام الظهر. بالإضافة إلى ذلك ، ابحث عن أي مخاوف ذات صلة.

قم ببحثك واسأل الموظفين عن سبب حدوث موقف معين. إذا كانت الصعوبة متعلقة بالعميل ، فاطلب من العملاء المزيد من المعلومات. بمجرد معرفة الجذر والحصول على حلك الواضح ، فقد حان الوقت للنظر في كيفية كتابة وتنفيذ خطتك.

على الرغم من أنك أجريت جميع أبحاثك ، اسأل موظفيك عن التدابير التي كان يمكن اتخاذها لتجنب تكرار المشكلة.

يشجع هذا أيضًا على المشاركة ويظهر مستوى من الرعاية لموظفيك. كلما زاد عدد الأشخاص الذين أدخلوا ، زادت البيانات التي لديك عند كتابة خطتك.

Connecteam - كوِّنوا معًا خطة العمل التصحيحية!

اعمل مع موظفيك باستخدام الدردشة داخل التطبيق واستطلاعات الرأي وإدارة المهام والمزيد لإنشاء خطة عمل تصحيحية مثالية!

يتعلم أكثر!

إذا وصلت إلى هذا الحد ، وكنت تفكر في القيام بكل هذا في ذهنك دون كتابته ، وما زلت تتساءل عن الغرض من خطة العمل؟ لدينا التفاصيل لشرحها أكثر.

عندما تبدأ في كتابة خطة العمل التصحيحية الخاصة بك ، سترى كيف تكون الإجراءات التصحيحية منطقية. يمكنك تحديد مواعيد نهائية أو أهداف أو المزيد من الأهداف التي ترغب في الوصول إليها. بالإضافة إلى ذلك ، تم تدوينه. ومن ثم ، يمكنك دائمًا الرجوع إليها لاحقًا.

يجب أن تشمل الإجراءات التصحيحية:

• المشكلة
• سياسات شركتك
• تم تعيين الإجراءات لتجنب هذه المشكلة
• قائمة المسؤوليات ، سواء كان ذلك موظفًا فرديًا أو مديرًا أو ما إلى ذلك.

الآن بعد أن كتبت خطة العمل التصحيحية الخاصة بك ، فلن تتساءل عن الغرض من خطة العمل بعد الآن. بمجرد جني الفوائد ، سترغب في تدريب موظفيك في أقرب وقت ممكن.

يجب أن يشمل تدريبك تغطية جميع السيناريوهات الممكنة إلى جانب جميع الحلول الخاصة بك. يجب أن يكون واضحًا حتى يغادر الموظفون الاجتماع وهم يفهمون ما هو متوقع في حالة حدوث موقف. علاوة على ذلك ، يجب أن يتمتع موظفوك بالثقة لتنفيذ أي مهام.

يمكن أن تكون التكنولوجيا أفضل صديق لك لإدارة خطة العمل التصحيحية لأنها تتضمن الكثير من المكونات المتحركة. على سبيل المثال ، يتطلب التواصل بشكل فعال والمتابعة للتحقق من أن الإجراء التصحيحي يعمل كما ينبغي.

يمكن أن يكون هذا كثيرًا يجب إدارته ، خاصة مع جميع مهامك اليومية الأخرى. إذا كنت لا تزال تستخدم رسائل البريد الإلكتروني والرسائل النصية ، فغالبًا ما يتم تفويت جهود الاتصال الخاصة بك. أسوأ جزء هو أنه لا يمكنك حتى تتبع من رأى رسالتك.

لم تهدر الوقت في محاولة الاتصال ومطاردة الجميع فحسب ، بل استمرت الأخطاء لأن موظفيك لم يقرأوا رسائلك. نظرًا لعدم وجود طريقة للتتبع ، ليس لديك أدنى فكرة عما إذا كان الموظفون يكملون مهامهم.

تتيح لك تطبيقات الكل في واحد مثل Connecteam تنفيذ خطة العمل التصحيحية على مستوى الشركة حتى يتمكن الجميع من الوصول المباشر إلى خطة العمل التصحيحية. يمكنك أيضًا تتبع من لم يقرأ كتيبات التدريب الخاصة بك بعد ، ويمكنك إرسال إشعارات تلقائية لتذكيرهم بالقيام بذلك.

علاوة على ذلك ، يمكنك مراقبة علامات التبويب ومشاهدة تقدم فريق العمل لديك. من خلال إضافة مقاطع الفيديو والصور ، يمكنك إحياء خطة العمل التصحيحية الخاصة بك. سيتمكن الموظفون من مشاهدة سيناريوهات الحياة الواقعية مباشرة من أجهزتهم المحمولة في أوقاتهم الخاصة بدلاً من مجرد الجلوس في غرفة مملة.

بالإضافة إلى ذلك ، لم تعد مضطرًا إلى حشر كل شيء في جلسة تدريب واحدة والقلق إذا فهم الجميع المواد. يمكن للموظفين التدريب والرجوع مباشرة إلى التطبيق حتى في حالة حدوث موقف في الحياة الواقعية. علاوة على ذلك ، فإن الموظفين لديهم إجراءات تصحيحية في راحة أيديهم. لم يعد لديهم النضال من أجل البحث من خلال ملف كبير في وسط الأزمة. باستخدام تطبيق Connecteam ، يمكنك إنشاء ملفات لكل إجراء تصحيحي يمكن لموظفك البحث عنه بسهولة للعثور على ما يحتاجون إليه.

عندما يتم إصدار إجراء تصحيحي جديد أو محسّن ، أرسل تحديثًا على مستوى الشركة ، وسيكون الجميع على اطلاع. يمكن للموظفين التفاعل مع الإعجابات والتعليقات تمامًا مثل معظم التطبيقات الاجتماعية المألوفة لديهم بالفعل. إذا لاحظت أن أحد الموظفين لم يقرأ تحديثك بعد ، فيمكنك استخدام الدردشة داخل التطبيق لإرسال تذكير إليهم للتحقق. إذا تم تطبيق إجراء تصحيحي على فريق واحد فقط ، فيمكنك إعداد محادثات جماعية على التطبيق وإرسال رسالة إليهم.

Connecteam لديه قدرات أكثر بكثير من مجرد التدريب والمراسلة والتحديث. يمكنك إعداد إدارة المهام ، و timeclock (بما في ذلك تكامل كشوف المرتبات مع QuickBooks Online و Gusto) ، وغير ذلك الكثير. من خلال الإعداد السهل ، سيستمتع حتى موظفك غير البارع بالتكنولوجيا باستخدامه ويشعر بمزيد من الراحة في حالة ظهور مشكلة.

متابعة خطة العمل التصحيحية الخاصة بك

إنها كتابة جيدة ووضعها في مكانها الصحيح. ومع ذلك ، تحتاج إلى مراقبة وتقييم ما إذا كانت عمليتك الجديدة تعمل أم لا. إذا عدنا إلى المثال الأصلي ، يمكنك أن تسأل حفنة من الموظفين عن شعور ظهورهم منذ الخطة الجديدة.

الشيء العظيم هو أنه يمكنك تعديل خطة العمل التصحيحية في أي وقت. قد يقدم لك موظفك اقتراحًا للإضافة ، حتى لا يواجه الموظف التالي نفس التجربة.

يمكن أن تساعدك إضافة جزء من التكنولوجيا إلى خطتك على التعقب في الوقت الفعلي وإجراء التعديلات إذا احتجت إلى ذلك. لن تتساءل بعد الآن ما هو الغرض من خطة العمل؟ بدلاً من ذلك سوف تسأل لماذا استغرقت وقتًا طويلاً لكتابة واحدة!

هل ترغب في تلقي المزيد من المقالات الرائعة مباشرة إلى صندوق البريد الخاص بك؟ اشترك هنا