الدليل الكامل للموارد البشرية للشركات الصغيرة في عام 2022

بصفتك مالكًا أو مديرًا لنشاط تجاري صغير ، فأنت معتاد على ارتداء العديد من القبعات. أنت لست مسؤولاً عن الإشراف الاستراتيجي وقيادة عملك فحسب ، بل أنت أيضًا منخرط بشدة في المهام اليومية ، لا سيما عندما يتعلق الأمر بالموارد البشرية.

لكن نطاق وظائف الموارد البشرية ، حتى بالنسبة للشركات الصغيرة ، واسع. يمكن أن يطغى على وقتك بسرعة ، وقد تجد نفسك تقضي ساعات في الأعمال الورقية والإدارة الخاصة بالموارد البشرية. بالكاد لديك ما يكفي من الوقت للتأكد من عدم وجود أي شيء ينزلق من خلال الثغرات ، ناهيك عن التركيز على تطوير أعمالك وتنميتها.

ليس من المستغرب أن يكون لديك وقت كافٍ لفعل كل شيء هو أحد أهم خمسة مخاوف لأصحاب الأعمال الصغيرة.

لهذا السبب تنشأ حتمًا الحاجة إلى تفويض الموارد البشرية - إما إلى شخص آخر أو إلى فريق داخل مؤسستك. لكن كيف تعرف أنه الوقت المناسب للقيام بذلك؟ وكيف تنشئ شخصًا أو فريقًا مخصصًا للموارد البشرية؟

تابع القراءة لمعرفة ذلك!

ما هي الموارد البشرية؟

الموارد البشرية تعني الموارد البشرية. تعرف جمعية إدارة الموارد البشرية (SHRM) إدارة الموارد البشرية بأنها "عملية إدارة موظفي المنظمة ... لتحقيق أهداف المنظمة بشكل فعال."

فريق الموارد البشرية هو المسؤول في نهاية المطاف عن تجربة الموظف الكاملة ، من التوظيف إلى الإنهاء أو الاستقالة أو التقاعد - وكل شيء بينهما.

هذا يشمل:

• التوظيف والاستبقاء
• إدارة التعويضات والمزايا
• كشوف المرتبات ، بما في ذلك الامتثال الضريبي
• رضا الموظف والمشاركة والسلامة والرفاهية
• على متن الطائرة وخارجها
• استعراضات الأداء
• مكافآت الموظف وتقديره
• تطوير وصيانة موارد الموظفين مثل كتيبات التدريب وكتيبات الموظفين
• خلق ثقافة الشركة
• مشاركة الموظفين والتواصل
• التدريب والتطوير
• تتبع الوقت والحضور
• الامتثال لقانون العمل

تتعامل الشركات الصغيرة مع قضايا الموارد البشرية منذ اللحظة التي توظف فيها أول موظف لديها. مع وجود عدد قليل فقط من الموظفين ، قد يكون من الممكن إدارة مهام الموارد البشرية بنفسك بالإضافة إلى مسؤوليات الإدارة والملكية الخاصة بك. ولكن مع نمو عملك ، من السهل أن ترى كيف تصبح هذه القائمة أكثر من اللازم بحيث لا يستطيع شخص واحد إدارتها بمفرده!

وظائف الموارد البشرية الرئيسية للشركات الصغيرة

المجالات الرئيسية للموارد البشرية للشركات الصغيرة هي:

1. التوظيف والاستبقاء
2. التعويضات والحوافز
3. خطوبة موظف
4. التدريب والتطوير
5. الامتثال لقانون العمل.

دعنا نلقي نظرة فاحصة على كل منها ولماذا هي مهمة لعملك.

يعد جذب أفضل المواهب والاحتفاظ بها أحد أهم وظائف الموارد البشرية للشركات الصغيرة. لكنها ليست رخيصة. تستغرق ممارسات التوظيف والاحتفاظ بالجودة وقتًا ومالًا لتطويرها وتنفيذها.

يتضمن التوظيف إعداد توصيفات وظيفية ، وإنشاء إطار عمل لقرارات التوظيف ، وإدارة عملية التوظيف بما في ذلك المقابلات ، واستكمال أوراق الامتثال مثل عقود العمل ووثائق أهلية العمل ، وتصميم وتنفيذ عملية الإعداد.

يعد التنوع والمساواة والشمول (DEI) جانبًا مهمًا من جوانب التوظيف للشركات من جميع الأحجام. يجب أن تكون DEI أكثر من مجرد لفتة رمزية. يجب أن يتخلل كل مستوى ووظيفة في مؤسستك ، بما في ذلك الموارد البشرية. DEI هو عامل مهم في جذب أفضل المواهب - ما يقرب من 80٪ من الموظفين يرغبون في العمل في مؤسسة تقدر هذه المعرفة.

بالإضافة إلى جذب المواهب الجديدة ، فإن الموارد البشرية مسؤولة أيضًا عن سياسات وممارسات الاحتفاظ. الاستراتيجيات التي تهدف إلى زيادة رضا الموظفين ومشاركتهم ، بالإضافة إلى التدريب والتطوير ، هي طرق جيدة لتحسين الاحتفاظ بالموظفين.

عادةً ما يكون قسم الموارد البشرية مسؤولاً عن تحديد فلسفة تعويض المؤسسة ، واستراتيجية التعويض ، وهيكل الأجور بما في ذلك الراتب الأساسي والأجر الإضافي.

عند تصميم هيكل الأجور ، يجب أن تكون على دراية بأي حد أدنى قانوني للأجور بالإضافة إلى ما تقدمه منافسيك للموظفين.

جزء مهم من حزمة التعويضات الخاص بك هو مزايا الموظفين ، مثل التأمين الصحي والإجازة مدفوعة الأجر وساعات العمل المرنة والعمولات وبرامج عافية الموظفين. الفوائد مهمة للموظفين. في حين أن الراتب مهم ، فإن 79 ٪ من الموظفين سيقبلون مزايا جديدة أو إضافية على زيادة الراتب.

مثل الحد الأدنى القانوني للأجور ، من المهم تحديد أي مزايا يجب أن توفرها بموجب القانون. تعتمد هذه على موقعك وقد تشمل مزايا مثل تعويض العمال والإجازة المدفوعة والتأمين ضد العجز.

جانب آخر من جوانب التعويض هو الرواتب والضرائب. حتى بالنسبة للشركات الصغيرة ذات الموظفين المحدودين ، يمكن أن تصبح هذه العمليات بسرعة معقدة وتستغرق وقتًا طويلاً. يقلل العديد من أصحاب الأعمال الصغيرة من تقدير الوقت الذي يمكن أن تستغرقه كشوف المرتبات ، والذي يمكن أن يكون ما يقرب من خمس ساعات لكل فترة دفع.

مشاركة الموظف هي العلاقة التي تربط الموظف بالمنظمة وأهدافها. إنها تلعب دورًا مهمًا في نجاح عملك. يمكن أن يؤثر بشكل مباشر على ربحيتك - الموظفون المرتبطون هم أكثر إنتاجية وأقل عرضة للتغيب عن العمل. من ناحية أخرى ، يبحث 74٪ من الموظفين غير المرتبطين بنشاط عن عمل جديد أو يراقبون فرصًا أخرى.

يتعامل قسم الموارد البشرية مع تصميم الاستراتيجيات والعمليات التي تعالج أي قضايا أساسية تؤثر على المشاركة ، مثل رفع معنويات الموظفين. القيام بذلك يحسن الاحتفاظ والربح النهائي الخاص بك.

يعد تقديم فرص التطوير المهني المستمر لموظفيك أمرًا بالغ الأهمية لزيادة مستويات التحفيز والمشاركة. الموظفون متعطشون لفرص تعلم مهارات جديدة. في استطلاع لشركة Deloitte ، حدد ما يقرب من 80٪ من جيل الألفية التدريب الرسمي في مكان العمل ، والتدريب أثناء العمل ، والتطوير المهني باعتبارها مهمة لمساعدتهم على الأداء في أفضل حالاتهم.

يساعد برنامج التدريب والتطوير المصمم جيدًا أيضًا على إعداد الموظفين للترقيات الداخلية ، مما يوفر لك تكلفة التوظيف خارجيًا.

تتضمن مسؤوليات التدريب والتطوير للموارد البشرية إعداد دليل الموظف الذي يحدد مهمة شركتك والقيم الأساسية وتوقعات الموظفين وسياسات الشركة والإجراءات التأديبية وإجراءات إنهاء الخدمة.

حتى بالنسبة للشركات الصغيرة ، هناك مجموعة واسعة من قوانين ولوائح العمل التي تحكم تفاعلات الموظفين. تتمثل إحدى الوظائف الرئيسية للموارد البشرية في تتبع أي تطورات في قوانين ولوائح العمل والتأكد من امتثال مؤسستك تمامًا لها.

على سبيل المثال ، تحتاج الشركات الصغيرة التي تتخذ من الولايات المتحدة مقراً لها إلى مراعاة التزاماتها بموجب سلسلة من القوانين الفيدرالية بما في ذلك:

• قانون السلامة والصحة المهنية لعام 1970
• الباب السابع من قانون الحقوق المدنية لعام 1964
• قانون التمييز على أساس السن في العمل لعام 1967
• العنوان الأول والخامس لقانون الأمريكيين ذوي الإعاقة لعام 1990
• قانون الإجازة العائلية والطبية
• قانون معايير العمل العادلة
• قانون علاقات العمل الوطنية

يمكن أن تكون تكلفة عدم الامتثال التنظيمي عالية ، مما يؤدي إلى غرامات كبيرة أو عقوبات أخرى. تشمل التكاليف الأخرى الإضرار بالسمعة وتعطيل عملك أثناء التعامل مع المشكلة. والأهم من ذلك ، أن الموظفين يريدون أن يعرفوا أنك ملتزم بقضايا الامتثال المصممة لحمايتهم.

فوائد تفويض الموارد البشرية

الموارد البشرية الفعالة ضرورية لنجاح الأعمال ، بغض النظر عن حجمها. تحدد الموارد البشرية نغمة الاتصال الداخلي ، وتؤثر بشكل مباشر على ثقافة شركتك ، بالإضافة إلى النتيجة النهائية. موظفوك هم المورد الأكثر قيمة بالنسبة لك - يجب أن تكون رعاية رفاهيتهم من خلال سياسات وإجراءات الموارد البشرية أولوية.

يتطلب تعيين شخص مخصص للموارد البشرية أو إنشاء قسم موارد بشرية استثمارًا أوليًا للوقت والمال. ولكن هناك مزايا عديدة للقيام بذلك ، على المدى القصير والطويل.

• يوفر لك الوقت . بصفتك مالكًا أو مديرًا لمشروع صغير ، فإن وقتك ثمين للغاية. يمكن أن يؤدي تولي مسؤوليات الموارد البشرية إلى جانب إدارة الأعمال إلى إثقالك بعبء عمل كبير بما في ذلك المهام الإدارية التي تستغرق وقتًا طويلاً وإدارة المستندات. من خلال تفويض الموارد البشرية ، يمكنك توفير وقتك للتركيز على الإدارة الرفيعة المستوى والقرارات الإستراتيجية التي تهدف إلى تنمية أعمالك.
• يوفر لك المال . قد تكون تكلفة اتخاذ قرارات الموارد البشرية الخاطئة - أو عدم اتخاذ القرارات على الإطلاق - باهظة الثمن. على سبيل المثال ، عندما يتعلق الأمر بالتعيينات السيئة ، تقدر Gallup بشكل متحفظ أن تكلفة استبدال الموظف يمكن أن تكون 0.5-2 ضعف راتبه السنوي.

يمكن لشخص أو فريق متخصص في الموارد البشرية أن يركز وقتهم ومواردهم على اتخاذ قرارات فعالة وذات جودة في مجال الموارد البشرية. يمكنهم أيضًا تطوير كفاءات أفضل من خلال توحيد عمليات الموارد البشرية وصنع القرار وجعلها مركزية.

• يطور خبرة الموارد البشرية الداخلية . من خلال تعيين شخص أو فريق معين لإدارة الموارد البشرية ، يمكنك البدء في بناء المعرفة المؤسسية لمؤسستك. يتيح القيام بذلك لمن يشغلون مناصب الموارد البشرية أن يصبحوا متخصصين ، مع معرفة خاصة بمؤسستك وموظفيها. يزيد هذا المزيج من فرص اتخاذ قرارات أكثر فاعلية في مجال الموارد البشرية.
• يضمن الامتثال . نظرًا لتعقيد قوانين ولوائح العمل وطبيعتها المتغيرة باستمرار ، فمن غير الواقعي أن تتوقع منك مواكبة الامتثال أثناء إدارة العمل في نفس الوقت. يمتلك فريق الموارد البشرية المخصص الوقت والمعرفة لتتبع التطورات والاحتفاظ بالسجلات اللازمة وإدارة عمليات التدقيق. قد يكون الفشل في اتباع القوانين واللوائح اللازمة مكلفًا ، لذا فإن تفويض مسؤوليات الموارد البشرية لديك يعد استثمارًا مفيدًا.

بديل - شركات تعهيد الموارد البشرية

بدلاً من تعيين شخص مخصص للموارد البشرية أو إنشاء فريق موارد بشرية داخلي ، تستخدم بعض الشركات الصغيرة خدمات الاستعانة بمصادر خارجية للموارد البشرية ، مثل منظمة التوظيف المهنية (PEO).

يعمل PEO كصاحب عمل احتياطي لمؤسسة ، ويتعاقد مع الموظفين نيابة عن المنظمة. يسمح هذا الهيكل لـ PEO بالتعامل مع مجموعة من وظائف الموارد البشرية الإدارية نيابة عن الأعمال الصغيرة ، بما في ذلك كشوف المرتبات والضرائب ومزايا الموظفين وتعويضات العمال والامتثال ودعم الموارد البشرية الأخرى.

إذا كنت تفكر في هذا الخيار ، فمن المهم أن تزن التكاليف والفوائد. بالنسبة لأصحاب الأعمال الصغيرة ، يمكن أن تكون احتمالية الاستعانة بمصادر خارجية لإدارة الموارد البشرية جذابة - فهي توفر لك الكثير من الوقت وتضع مواردك البشرية في أيدي طرف ثالث متمرس.

لكن PEOs عادةً ما تفرض رسومًا عالية مقابل خدمات الموارد البشرية الخاصة بهم للشركات الصغيرة. يمكن أن يؤدي استخدام خدمة الاستعانة بمصادر خارجية للموارد البشرية أيضًا إلى خنق المعرفة المؤسسية لمؤسستك ، والتي يمكن أن تكون مفيدة بشكل خاص مع نمو عملك. قد يكون لدى الموظفين أيضًا تحفظات حول التعامل مع طرف ثالث لقضايا التوظيف.

ما هو الوقت المناسب لتفويض الموارد البشرية؟

يعتمد الوقت المناسب لتعيين متخصصين متخصصين في الموارد البشرية أو إنشاء فريق موارد بشرية داخلي على ظروف عملك ، بما في ذلك الميزانية والنمو المتوقع والحجم.

كقاعدة عامة ، يقول العديد من المتخصصين في الموارد البشرية أنه يجب عليك التفكير في تفويض وظائف الموارد البشرية عندما تنمو مؤسستك إلى أكثر من 10 موظفين. في هذه المرحلة ، يمكن أن تصبح إدارة الموارد البشرية أكثر من اللازم بالنسبة لمالك أو مدير شركة صغيرة ، خاصةً عندما يتعلق الأمر بالامتثال ، حيث يمكن أن تكون متطلبات الامتثال معقدة ، ومُصاغة بكثافة ، وتتطور كثيرًا.

تشمل المؤشرات الأخرى متى:

• تبدأ الأخطاء في الحدوث ، على سبيل المثال ، لم يتم الوفاء بمتطلبات الامتثال
• تواجه المنظمة فترة من التغيير أو النمو الكبير
• أنت ببساطة غير قادر على مواكبة عمليات الموارد البشرية اليومية بالإضافة إلى عملك الآخر
• تستغرق عمليات الموارد البشرية معظم وقتك ، مما يجعلك غير قادر على التركيز على العمل على مستوى الإستراتيجية

عندما تصل إلى هذه النقطة ، فقد حان الوقت للتفكير بجدية في تعيين شخص أو فريق موارد بشرية مخصص.

كيفية إنشاء قسم الموارد البشرية في 7 خطوات

عملية تفويض الموارد البشرية خاصة بظروف عملك وتعتمد على عوامل تشمل عمر وحجم عملك ، ونموه المتوقع ، والصناعة. كنقطة انطلاق ، إليك ثماني خطوات لمساعدتك في تحديد احتياجات الموارد البشرية الخاصة بك وإنشاء قسم داخلي للموارد البشرية.

يساعدك فهم الوضع الحالي للموارد البشرية داخل مؤسستك على تحديد الاحتياجات ويوفر إطارًا لبناء فريق الموارد البشرية. انظر إلى الوظائف الرئيسية للموارد البشرية الموضحة في بداية هذه المقالة وفكر فيما إذا كانت مؤسستك تؤديها حاليًا. إذا كان الأمر كذلك ، فما مدى نجاحه؟ إذا لم يكن كذلك ، فهل هذا مجال تحتاج إلى معالجته؟

يمكن أن يساعد أيضًا جمع التعليقات من الموظفين أو الإدارات الأخرى حول احتياجات الموارد البشرية الخاصة بهم في هذه الخطوة. في نهاية هذه العملية ، ستكون قد حددت احتياجات وأولويات الموارد البشرية لمؤسستك.

بمجرد تحديد احتياجات الموارد البشرية لمؤسستك ، يمكنك تشكيل فريق لتلبية احتياجاتهم.

قد تجد أنك تحتاج فقط إلى شخص واحد مخصص للموارد البشرية لتبدأ به ، مثل اختصاصي الموارد البشرية. قد تحتاج الشركات الكبيرة أو التي تتوسع بسرعة إلى فريق موارد بشرية أكبر. قد يشمل ذلك مزيجًا من مدير الموارد البشرية ومدير التوظيف ومنسق الموارد البشرية ومساعدي الموارد البشرية.

حتى مع وجود فريق موارد بشرية صغير ، من المهم تحديد الأدوار والمسؤوليات بوضوح لضمان تلبية الاحتياجات التنظيمية.

بمجرد أن تعرف الوظائف التي تحتاج إلى شغلها ، يمكنك البحث عن الأفراد الموهوبين لملئها. عند التعيين خارجيًا لوظيفة الموارد البشرية ، ترقب المهارات الأساسية مثل الذكاء العاطفي والتواصل القوي وحل النزاعات وحل المشكلات وإدارة الوقت.

لا تنسَ موظفيك الحاليين - يمكنك دائمًا ترقيتهم داخليًا إذا كان لدى شخص ما المهارات اللازمة.

هناك طريقة أخرى لبناء فريق الموارد البشرية الخاص بك وهي تحديد الموظفين الحاليين ذوي الإمكانات والاستثمار في تدريبهم وتطويرهم للانتقال لاحقًا إلى دور الموارد البشرية.

يعد استخدام البرامج لأتمتة المهام اليومية وتبسيط عمليات الموارد البشرية أمرًا ضروريًا لإنشاء فريق موارد بشرية فعال.

جزء كبير من الموارد البشرية هو حفظ السجلات. يجب الاحتفاظ بوثائق الموارد البشرية المختلفة لأغراض الامتثال والتدقيق ، مثل معلومات كشوف المرتبات وسجلات التدريب ووثائق التوظيف واستمارات الأهلية للتوظيف والإجراءات التأديبية وسجلات إنهاء الخدمة. يتيح استخدام حل برنامج الموارد البشرية مع تطبيق الهاتف المحمول للموظفين وفريق الموارد البشرية تحديث هذه السجلات والوصول إليها من أي مكان وفي أي وقت.

يمكنك أيضًا استخدام تطبيق إدارة الموظفين لأتمتة مجموعة من المهام المتعلقة بالموارد البشرية ، بما في ذلك تتبع الوقت لكشوف المرتبات ، والتأهيل ، واستطلاعات رأي الموظفين ، والتدريب ، وحتى المكافآت والتقدير.

تعتبر مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) ضرورية لقياس فعالية فريق الموارد البشرية لديك. تشمل مؤشرات الأداء الرئيسية للموارد البشرية معدل دوران الموظفين والرضا وتكاليف التدريب والإنتاجية والتغيب ومعدلات الترقية الداخلية.

يساعدك تحديد هذه الأهداف الآن على مراجعة أداء شخص أو فريق الموارد البشرية الخاص بك لاحقًا ومساهمتهم في استراتيجية عملك بشكل عام. في غضون ذلك ، يقومون أيضًا بتوجيه عملية صنع القرار في الموارد البشرية.

يتم توجيه عملية صنع القرار في الموارد البشرية أيضًا من خلال ميزانيتك. يساعد تخصيص الموارد المالية لفريق الموارد البشرية لديك الآن على تحديد أولويات الإنفاق وضمان تشغيل الموارد البشرية بكفاءة.

للقيام بذلك ، راجع الإنفاق السابق للموارد البشرية لمؤسستك وتوقع احتياجات الموارد البشرية المتوقعة. ضع في اعتبارك أن ميزانية الموارد البشرية الخاصة بك تغطي الوظائف الأساسية مثل الرواتب والمزايا و DEI وسلامة الموظفين ورفاههم ، بالإضافة إلى التوظيف وتكنولوجيا الموارد البشرية والتدريب والتطوير.

يجب أن تأتي ميزانية الموارد البشرية من مستوى القيادة بحيث تعمل جنبًا إلى جنب مع أهداف العمل والميزنة الأوسع للمؤسسة.

بمجرد تعيين فريق الموارد البشرية في مكانه ، يمكنهم البدء في التعامل مع الموارد البشرية لمؤسستك. وهذا ينطوي على تطوير استراتيجية الموارد البشرية ، فضلا عن دعم السياسات والإجراءات.

بينما يؤدي تفويض وظائف الموارد البشرية إلى إخراجها من قائمة مهامك اليومية ، ستظل بحاجة إلى الإشراف على فريق الموارد البشرية. يجب أن تستمر في مراجعة احتياجات الموارد البشرية لشركتك كجزء من استراتيجية عملك الأوسع ، خاصة مع استمرار نمو شركتك الصغيرة. بمرور الوقت ، قد تجد أنك بحاجة إلى إضافة أو تعديل الأدوار أو إعادة تحديد أولويات الموارد البشرية لتعكس الاحتياجات المتغيرة لعملك.

مزيد من موارد الموارد البشرية للشركات الصغيرة

عند تحديد ما إذا كنت ستفوض مسؤوليات الموارد البشرية ، فأنت تريد أن تكون على اطلاع قدر الإمكان.

فيما يلي بعض الموارد الإضافية حول الموارد البشرية للشركات الصغيرة:

• جمعية إدارة الموارد البشرية (SHRM) لديها مجموعة من المقالات المفيدة
• يمكن للشركات الصغيرة التي تتخذ من الولايات المتحدة مقراً لها الرجوع إلى موقع الويب الخاص بوزارة العمل - خاصة بالنسبة للأسئلة المتعلقة بقضايا الامتثال - أو مدونة الموارد البشرية لغرفة التجارة الأمريكية
• تقدم Academy to Innovate HR (AIHR) العديد من موارد الموارد البشرية المجانية عبر الإنترنت بما في ذلك المدونات والبودكاست والأدلة ودراسات الحالة
• تحتوي مدونة Connecteam الخاصة بنا على مجموعة من المقالات حول مختلف موضوعات الموارد البشرية للشركات الصغيرة

هل حان الوقت لتفويض الموارد البشرية في مشروعك الصغير؟

بصفتك صاحب عمل صغير ، لا شك أنك قضيت الكثير من الوقت في إدارة وظائف الموارد البشرية اليومية في عملك. لكن هذا النهج يمكن أن يصبح سريعًا غير قابل للإدارة ، خاصة مع نمو عملك وعدد الموظفين.

إن تفويض الموارد البشرية لشركتك الصغيرة إلى شخص أو فريق موارد بشرية مخصص يوفر لك وقتك وعادة ما يوفر أموال عملك على المدى الطويل. يضمن امتثال مؤسستك لأي قوانين ولوائح عمل ذات صلة. في الوقت نفسه ، يبني فريقًا داخليًا يعرف خصوصيات وعموميات احتياجات الموارد البشرية لمؤسستك.

الوجبات الجاهزة؟ إذا كنت لا تزال تدير احتياجات الموارد البشرية للشركة التي تمتلكها أو تديرها ، فقد حان الوقت للتفكير في تفويض تلك المسؤوليات. إنه تغيير يمكن أن تستفيد منه أنت وعملك وموظفوك.