دليل متعمق حول سرقة الوقت: لماذا وكيف تحدث ، التكلفة وكيفية منعها

إذا أتيحت الفرصة للموظفين للتلاعب ببطاقات وقتهم أو ساعاتهم ، فمن المحتمل أن يفعلوا ذلك. على سبيل المثال ، سيطلبون من زميل عمل موثوق به تسجيلهم أثناء تأخرهم. هذا هو المعروف باسم اللكم الأصدقاء. في الولايات المتحدة ، يؤدي ضرب الأصدقاء إلى دفع أرباب العمل 373 مليون دولار من تكاليف العمالة غير الضرورية سنويًا.

من خلال مطالبة زميل في العمل بتسجيل دخولك ، فأنت تتخطى في الأساس مناوبة ، سواء كانت جزءًا من نوبة كاملة. إذا تم تسجيل دخول الموظف ولكنه لم يصل لمدة 20 دقيقة أخرى ، فهذا وقت السرقة.

إذا كانت شركتك تتعقب الوقت على الورق ، فهذا يمنح الموظفين فرصة كبيرة للكذب بشأن عدد الساعات التي عملوا فيها. أو إذا سمحت للموظفين بتوصيل وقتهم عبر برنامج ، مثل ورقة Excel ، فيمكنهم بسهولة ضبط وقتهم.

عادة ما يقوم الموظفون بتقريب وقتهم. على سبيل المثال ، إذا غادر موظف المكتب في الساعة 5:55 ، فسيتم تقريب الوقت حتى الساعة 6:00 بدلاً من ذلك. بعد كل شيء ، ما هي بضع دقائق هنا وهناك؟ (حسنًا ، وفقًا للأرقام ، يخسر أرباب العمل في الولايات المتحدة 11 مليار دولار سنويًا بسبب سرقة وقت الموظفين ).

قد يكون سبب سرقة وقت العمل هو أخذ الموظفين فترات راحة أطول مما هو مسموح به في سياسة وقت الراحة. على سبيل المثال ، قد يأخذ الموظف استراحة غداء مدتها 45 دقيقة ، ولكنه يحدد 30 دقيقة فقط على بطاقة الوقت الخاصة به. الشيء نفسه ينطبق على أخذ استراحات الدخان المفرط.

اقرأ دليلنا حول استراحات الوجبات والراحة إذا كنت لا تزال غير متأكد مما يجب أن تكون عليه السياسة.

عندما يقوم الموظف بمهام شخصية أو يتصفح وسائل التواصل الاجتماعي ، بينما في وقت الشركة ، يكون هذا هو الوقت للسرقة. يجب القيام بهذه الأمور أثناء استراحة الغداء ولكن بدلاً من ذلك يتم القيام بها على مدار الساعة. على سبيل المثال ، هم على الهاتف يدفعون فواتيرهم ، أو ينظمون المواعيد أو رعاية الأطفال ، أو يتحدثون مع صديق ، وما إلى ذلك. أو ربما ينشرون على وسائل التواصل الاجتماعي مثل Facebook أو Twitter. أو يمكن أن يلعب الموظف ألعابًا على هاتفه أو يرسل رسائل نصية إلى أفراد أسرته. لذلك على الرغم من أنهم في العمل ، فإن الموظف بالتأكيد لا يعمل.

يمكن للموظفين الحصول على سرقة فائقة مع سرقة الوقت عندما يسافرون لوظائفهم. قد يكون الموظف يحتسي القهوة في المقهى أو يشتري كتابًا من مكتبة محلية - كل هذا أثناء وجوده على مدار الساعة يمثل سرقة وقت.

قد يعمل الموظف في وقت مبكر ولكن بدلاً من العمل بشكل صحيح ، يقوم بصنع القهوة أو الدردشة مع زميل في العمل حول الأمور غير المتعلقة بالعمل. أو قد ينهي الموظف عمله مبكراً بـ 15 دقيقة ولكن بدلاً من تسجيل الوقت ، يمضي الوقت حتى تنتهي النوبة الرسمية.

أثناء قيامك بإنشاء سياسة سرقة الوقت ، يجب عليك التفكير فيما إذا كان الموظف يسرق الوقت في العمل ، فقد يكون ذلك بسبب عدم فهمه لما هو متوقع من دوره الوظيفي. على سبيل المثال ، إذا كان خادم المطعم يرسل رسائل نصية إلى الأصدقاء لأنه لا يوجد عميل حولهم ولكنك تريدهم أن يقوموا بتنظيف الطاولات أو تنظيف الأرضية - يجب أن تكون واضحًا.

يجب أن يفهم الموظفون بالضبط ما هي واجبات عملهم حتى لا يضيعوا وقت الشركة. لا تطلب منهم فقط أن يفعلوا شيئًا ، مثل "هل يمكنك مسح الأرضية؟" كما قد يعتبرون ذلك واجبًا لمرة واحدة. بدلاً من ذلك ، أخبرهم أنه عندما لا يساعدون العملاء ، فعليهم القيام بالمهام التالية (أ ، ب ، ج ، د ، إلخ.)

يجب أن يتم ذلك من اليوم الأول ويمكن أن يكون متاحًا بسهولة في دليل الموظف ضمن قسم سياسة سرقة الوقت. حدد بوضوح ما سيبدو عليه اليوم الأول والأسبوع والشهر وما إلى ذلك بالنسبة للموظف ، خاصة فيما يتعلق بدورهم الوظيفي ومسؤولياتهم.

استخدام حل تتبع الوقت على الهاتف المحمول يجعل إدارة ساعات عمل الموظف أسهل بكثير.

Connecteam هو مثال مثالي لنظام الوقت والحضور الذي يسمح للموظفين بتسجيل الدخول والخروج من الورديات باستخدام هواتفهم الذكية. وهذا يجعل تتبع الوقت متاحًا في أي وقت ومن أي موقع عمل. بالإضافة إلى ذلك ، عند دخول الموظف أو الخروج منه ، يتم تعيين الطابع الزمني لنظام تحديد المواقع العالمي (GPS) الخاص به أيضًا حتى تعرف دائمًا متى وأين كانوا في الوقت الذي سجلوا فيه دخولهم أو خروجهم.

كل موظف لديه تسجيل دخول فريد خاص به مما يجعل Connecteam حلاً رائعًا للحد من لكمات الأصدقاء. اقرأ المزيد هنا لمعرفة سبب اختيار العديد من الشركات الصغيرة Connecteam لاحتياجات تتبع الوقت الخاصة بهم.

• تضمن قدرات Geofence عدم قدرة الموظفين على التسجيل على الإطلاق عندما لا يكونون في منطقة العمل
• تضمن قيود الساعة الزمنية للموظفين عدم تسجيل دخولهم في وقت أبكر مما ينبغي ، حتى لو قرروا الحضور مبكرًا وهم في موقع العمل ، فقط في انتظار بدء مناوبتهم
• يساعد نظام التوقيت التلقائي على ضمان عدم "نسيان" الموظفين للانتهاء من العمل أو البقاء في موقع العمل لفترة أطول قليلاً دون سبب للاستغناء عن بضع دقائق إضافية كل يوم
• تنبهك الإشعارات في الوقت الفعلي إلى الموظفين الذين لا يزالون قيد التسجيل ، والموظفين الذين تم تسجيل خروجهم تلقائيًا ، وأكثر من ذلك ، لذا فأنت ، كمدير ، تعرف بالضبط ما يحدث في هذا المجال
• تعيين أيام مقفلة على التطبيق - هذا يعني أن المسؤول الذي لديه الإذن المناسب قام بمراجعة ساعات ذلك اليوم ووافق على ساعات كشوف المرتبات
• تلقي تنبيهات إذا كان الموظف يعمل بجهاز جديد . إذا اتصل أحد الموظفين بطراز هاتف مختلف أو إصدار مختلف (أو حتى إصدار مختلف لتطبيق Connecteam) ، فسيتم تنبيه المدير لأن هذا يشير إما إلى أن موظفك اشترى هاتفًا جديدًا أو طلب من شخص ما تسجيل الدخول إلى مستخدمه في التطبيق .

بالإضافة إلى ذلك ، عبر تطبيق الهاتف المحمول ، يمكن للموظفين طلب إجازة ، وعرض الجداول الزمنية الحالية أو السابقة ، وحتى تصديرها إلى Connecteam's Quickbooks Online أو تكامل Gusto للحصول على كشوف رواتب دقيقة بنسبة 100٪ ، ويمكنهم التواصل معك عبر الدردشة داخل التطبيق ، ويمكن إضافة تفاصيل مفصلة تلاحظ التحول ، وأكثر من ذلك بكثير.

يمنحك Connecteam ، المدير ، جميع الأدوات التي تحتاجها للتأكد من أن موظفيك يعملون فقط في الوقت المفترض أنهم يعملون فيه ويزودك بجميع المعلومات التي تحتاجها في جميع الأوقات حتى يتسنى لك إنشاء ومتابعة سرقة وقتك السياسة أسهل في الإدارة.

عبر مدونة قواعد السلوك الخاصة بك لسياسة سرقة الوقت ، حدد بوضوح القواعد المتعلقة بتسجيل الدخول والخروج. بصفتك مديرًا ، من الواضح لك أن تسجيل دخول زميل في العمل هو أمر محظور أو أن ممارسة الألعاب على هاتفك الشخصي أثناء التسجيل يعتبر سرقة للوقت ، ومع ذلك قد يكون ذلك واضحًا للجميع.

لا يتوقف الموظفون دائمًا ويفكرون في العواقب المترتبة على سلوكهم وكيف سيضر ذلك بأرباح الشركة. بالإضافة إلى ذلك ، فإن نزاهة الموظف وزملائه في العمل تتضرر بشكل خطير أيضًا.

لذا ، اكتبها في مدونة قواعد السلوك وكتيب الموظف لتوضيح سياسة الوقت في السرقة. لافتات وملصقات يدوية في جميع أنحاء مكان العمل. قم بتضمين رسالة في تطبيق Time Clock. اعقد اجتماعًا شهريًا لتذكير الجميع بالقواعد.

مهما كانت الطريقة التي تستخدمها ، كن دائمًا استباقيًا وتأكد من أن الجميع على اطلاع على سياسة السرقة الزمنية.

بالإضافة إلى ذلك ، تأكد من اتباعك للقواعد عندما يتعلق الأمر بتتبع ساعات عمل موظفيك.

ليس هناك شك في أن المديرين لديهم الكثير من المهام للتوفيق بينها وأحيانًا تسقط الأشياء من خلال الثغرات. ومع ذلك ، إذا تركت الوقت يمر دون رادع ، فأنت ترسل لموظفيك رسالة خاطئة. لذلك ، من الضروري أن تتابع إجراءاتك التأديبية عندما يرتكب شخص ما سرقة الوقت.

على سبيل المثال ، إذا تم ارتكاب سرقة الوقت وضبطها ، فيمكنك اتباع هذه الإرشادات للتعامل مع الأمر: تحذير شفهي ، تحذير كتابي ، تعليق ، وإنهاء. اكتب هذا في سياسة سرقة الوقت حتى يعرف الموظفون ما سيحدث ومتى.

ومع ذلك ، تأكد من مراجعة جميع الجرائم قبل توبيخ الموظف. على سبيل المثال ، تلتقط موظفًا يلتقط صورًا ذاتية بينما لا يوجد عملاء في الجوار ، بدلاً من إعطاء تحذير شفهي رسمي أو كتابته ، تحدث معهم لتذكيرهم بالقواعد. تأكد من فهمهم للواجبات التي يجب أن يكونوا على رأسها إذا لم يكن هناك عملاء بالجوار. هناك فرق كبير بين تسجيل الوقت مبكرًا بدقيقتين وأخذ استراحة غداء لمدة ساعتين. كن واضحًا بشأن سياسة سرقة الوقت لجميع الظروف.