ما هو نظام إدارة الجودة؟ - دليل المبتدئين الكامل لأنظمة إدارة الجودة

أليس حلم كل شركة هو زيادة الإنتاجية إلى الحد الأقصى ، وتقديم منتجات وخدمات من الدرجة الأولى للعملاء الراضين ، وتحديد فرص التحسين باستمرار واغتنامها؟ في حين أنه قد يبدو جيدًا لدرجة يصعب تصديقها ، إلا أن نظام إدارة الجودة (QMS) يمكن أن يجعل ذلك حقيقة واقعة.

ومع ذلك، وهذا هو أسهل من القيام به. تكافح العديد من الشركات لتنفيذ هذه الأنظمة المعقدة بنجاح. وهذا هو بالضبط سبب وجودنا هنا لدعمك!

لتسهيل الأمر كثيرًا ، سيمنحك دليل المبتدئين الكامل هذا كل المعرفة حول ماهية نظام إدارة الجودة ، وفوائده ، وكيف يمكنك إنشاء واحد وتنفيذه بنجاح في شركتك.

دعونا نتعمق في ذلك!

ما هو نظام إدارة الجودة (QMS)؟

لنبدأ من البداية ونجيب على السؤال ، ما هو نظام إدارة الجودة في الواقع؟

QMS - يعني نظام إدارة الجودة - هو نظام يوثق السياسات والإجراءات والضوابط اللازمة للمؤسسة لتحسين جودة منتجاتها أو خدماتها باستمرار ، مما يضمن تلبية توقعات العملاء ومتطلباتهم أو تجاوزها.

وببساطة أكثر ، يساعد نظام إدارة الجودة الشركة على تنسيق أنشطتها وتوجيهها لتلبية متطلبات العملاء والمتطلبات التنظيمية والتحسين المستمر لفعالية وكفاءة عملياتها.

فوائد استخدام أنظمة إدارة الجودة

يمكن أن يؤثر تطبيق نظام إدارة الجودة بشكل إيجابي على كل جانب من جوانب أداء مؤسستك. الفوائد الرئيسية تشمل:

• تلبية متطلبات العملاء : يساعد ذلك على بناء الثقة في شركتك ، مما يقوي وينمو قاعدة عملائك ومبيعاتك وأعمالك المتكررة.
• الامتثال للمتطلبات التنظيمية : يضمن ذلك امتثال شركتك للسياسات واللوائح وتقديم منتجاتها وخدماتها بأكثر الطرق فعالية من حيث التكلفة والموارد. هذا يخلق مساحة للنمو والمزيد من الأرباح.
• فرصة التحسين المستمر : سيمنحك تتبع عملياتك ورضا العملاء نظرة ثاقبة حول التغييرات المطلوبة لضمان أن منتجك أو خدماتك من أعلى مستويات الجودة. سيؤدي ذلك إلى تقليل أي شكاوى العملاء والعائدات ، مما يوفر لك الوقت والمال على المدى الطويل.

تقدم هذه المزايا مزايا أخرى ، بما في ذلك:

• سياسات مراقبة الجودة المركزية المحددة بوضوح.
• عمليات متماسكة وموحدة.
• نمو في الإنتاجية.
• استخدام أكثر فعالية لموارد الشركة.
• انخفاض التكاليف.
• تحسين معنويات الشركة والموظفين والمشاركة وفهم المساهمة الفردية.
• الاستعداد المنقول لتحقيق نتائج متسقة.
• القدرة على تحديد العيوب وفجوات الإنتاج ورضا العملاء والقضايا داخل العمليات أو الأهداف أو الوظائف.
• إمكانات عالية لتحديد فرص التدريب.
• زيادة تعاون الموظفين لتلبية توقعات العملاء.

أنواع مختلفة من نظام إدارة الجودة؟

لكل شركة مجموعتها الفريدة من المنتجات أو الخدمات والأهداف ومعايير الصناعة والمزيد. وبالتالي ، هناك أيضًا العديد من الأنواع المختلفة لأنظمة إدارة الجودة المتوفرة لتلبية هذه الاحتياجات المتنوعة ، وهي:

• الأنظمة المعيارية : تتبع أنظمة إدارة الجودة هذه مجموعة من القوانين واللوائح الفيدرالية. وتشمل هذه شهادات ISO ، مثل ISO 9001 و ISO 14001 و ISO 22000 و ISO 13485 و ISO 45001.
• إدارة الجودة الشاملة (TQM) : يؤكد هذا النهج على الجودة في كل جانب من جوانب الأعمال التجارية. ويهدف إلى تطوير منتجات وخدمات عالية الجودة على المدى الطويل من خلال تفكيك كل عملية ونشاط لتحديد كيفية تأثيره على كفاءة المنظمة وأهداف الجودة.
• تحسين الجودة المستمر (CQI) : يركز نظام إدارة الجودة هذا على التحسين المستمر للجودة ، مع التركيز على مساهمة الفرق والأفراد بدلاً من العمليات والوظائف.
• ستة سيجما : يستخدم هذا النهج الإحصائيات والبيانات لتحليل وتقليل احتمالية الأخطاء أو العيوب. يقوم بذلك في خمس مراحل: التحديد والقياس والتحليل والتحسين والتحكم.

العناصر والمتطلبات الأساسية لنظام إدارة الجودة

يتكون نظام إدارة الجودة من عناصر متعددة تساعدك كل منها على تلبية متطلبات عملائك ومؤسستك. بينما يجب أن تلبي أنظمة إدارة الجودة الاحتياجات الفريدة للشركة ، يجب أن تتضمن الجوانب التي يجب أن يتضمنها كل نظام إدارة الجودة ما يلي:

سياسة الجودة والأهداف

تحدد سياسة الجودة الخاصة بك ما تعنيه الجودة داخل شركتك ، مما يسمح لك بوضع التوقعات. تربط أهداف الجودة بين متطلبات العميل وأهداف محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق ، مما يترجم رؤية شركتك إلى ممارسة.

كتيب الجودة:

هذا مستند يصف نظام إدارة الجودة الخاص بشركتك. وفقًا لمتطلبات ISO (المنظمة الدولية للتوحيد القياسي) 9000 ، يجب أن تشمل:

1. وصف كامل لنطاق نظام إدارة الجودة.
2. تفاصيل كاملة عن كل متطلبات معيار ISO 9001.
3. تفاصيل وتفسيرات لأي من عناصر نظام إدارة الجودة التي لا يمكن تطبيقها وتم استبعادها من التنفيذ.
4. مراجع لإجراءات الجودة المحددة المستخدمة داخل المنظمة.
5. مخطط انسيابي يوضح السلسلة والتفاعلات بين عمليات الأعمال الأساسية الخاصة بك.
6. سياسات وأهداف الجودة للشركة التي تظهر التزامها الكامل بالجودة.

نموذج هيكل الشركة والمسؤوليات

يجب أن يكون هذا مخططًا واضحًا ومحدثًا لهيكل مؤسستك والأدوار والمسؤوليات المحددة لكل فرد والتي يمكن ربطها بإجراءات التشغيل القياسية. يجب أن يتناول هذا المستند دورة حياة المنتج أو الخدمة الكاملة.

إدارة البيانات

للحصول على إطار عمل ناجح لنظام إدارة الجودة ، يجب أن تتوفر لديك بيانات جيدة ذات مغزى. يجب أن تغطي سياسة إدارة البيانات الخاصة بك أنواع البيانات وطرق التجميع والمصادر والمسؤوليات والتخزين والحذف والتقييم.

يجب أن تغطي أنواع البيانات:

• رضا العملاء
• جودة المورد
• المنتج أو الخدمة وتتبع العملية
• عدم المطابقة
• اتجاهات
• الإجراءات التصحيحية أو الوقائية

العمليات

يتمثل نهج أنظمة إدارة الجودة في مراقبة الجودة في وضع عمليات موحدة وقابلة للتكرار. تتطلب معايير إدارة الجودة من الشركات تحديد وتعريف جميع عملياتها. يؤدي ذلك إلى إنشاء صورة شاملة لعمليات شركتك وكيفية تفاعلها مع الموارد مثل الموظفين أو المعدات أو التكنولوجيا.

بناءً على هذه التعريفات ، يمكن للشركات صياغة معايير العملية ، وإنشاء طرق قياس النجاح ، واستخدام نهج موحد لضمان جودة المخرجات ، والعمل نحو التحسين المستمر.

فرص التحسين المستمر

يتطلب إنشاء عمليات للتحسين المستمر توثيقًا واضحًا للضوابط عبر الشركة ، بما في ذلك:

• تخطيط نظام إدارة الجودة
• أهداف الجودة
• متطلبات التوافق
• تصميم السلامة
• التفكير القائم على المخاطر والفرص
• عدم المطابقة والإجراءات التصحيحية (CAPA)
• التحسين التدريجي والابتكار الخارق
• التقييم والتفتيش على نظام إدارة الجودة

رضا العملاء

أحد العناصر الرئيسية لنظام إدارة الجودة هو مطلب الشركات لتتبع رضا العملاء للتحقق من تلبية معايير الجودة لمنتجهم أو خدمتهم.

لقياس رضا العملاء بشكل صحيح ، من الضروري تحديد الطرق المناسبة لقياس مواقف العملاء وشكاواهم. يمكن أن تشمل هذه الأساليب استطلاعات رضا العملاء وإجراءات الشكاوى.

أدوات الجودة

يجب أن يحدد نظام إدارة الجودة سياسة واضحة لصيانة كل أداة تستخدم لقياس الجودة بناءً على المعايير المعترف بها وطنياً أو دولياً. يجب أن تتضمن هذه السياسة ، على سبيل المثال ، معايير معترف بها لمعايرة الأجهزة وإرشادات لتحديد المعايرة وتسجيلها.

يعد استخدام البرامج لتوحيد استخدام التقارير الرقمية وقوائم المراجعة لمثل هذه المهام مفيدًا للغاية.

مراقبة الوثائق وإدارتها

يحدد نظام إدارة الجودة معايير لأنواع الوثائق اللازمة لإدارة الجودة ، مثل سياسة الجودة ، ودليل الجودة ، والعمليات ، وحفظ السجلات. يجب أن يكون لديك الوثائق المناسبة لإثبات أداء نظام إدارة الجودة.

خطوات إنشاء وتنفيذ نظام إدارة الجودة

الخطوات الأساسية لإنشاء وتنفيذ نظام إدارة الجودة الخاص بك هي:

1. تصميم وبناء

أثناء مرحلة التصميم والبناء ، تقوم بتحديد هيكل نظام إدارة الجودة وعملياته وخطط تنفيذه. يجب أن تشرف الإدارة العليا على هذه الخطوة للتأكد من أن تطوير نظام إدارة الجودة يتأثر بأهداف الشركة واحتياجاتها والمنتجات والخدمات المقدمة واحتياجات العملاء.

أولاً ، قم بتكوين ثلاث مستندات محددة: نطاق نظام إدارة الجودة ، وسياسة الجودة ، وأهداف نظام إدارة الجودة. ثم قم بإنشاء الموارد اللازمة اللازمة لتنفيذ إجراءات نظام إدارة الجودة. وتشمل خرائط العمليات والمخططات الانسيابية مع تعليمات العمل التفصيلية والهيكل التنظيمي الذي يوضح بالتفصيل الأدوار والمسؤوليات خلال تطوير المنتج أو تقديم الخدمة.

خلال هذه المرحلة ، تأكد من توافق إجراءات الاختبار لضمان الجودة مع معايير الجودة وتطوير مقاييس لمراقبة النجاح وقياسه.

2. نشر

يمكنك نشر نظام إدارة الجودة بشكل أفضل على مراحل. بعض الممارسات الممتازة التي يجب مراعاتها خلال كل مرحلة هي:

• قبل النشر ، شارك المعلومات وأدلة الجودة حول عمليات معينة مع موظفيك واطلب التعليقات.
• قم بتثقيف وتدريب موظفيك على الأدوات والأنظمة ذات الصلة.
• تدريب مديري الأقسام على إجراءات مراقبة المستندات الخاصة بك.
• إرشاد مالكي العملية إلى مقاييس التتبع.

يمكن أن تكون شبكات الإنترانت والبرامج الخاصة بالشركة مفيدة للغاية في المساعدة في نشر أنظمة إدارة الجودة. على سبيل المثال ، يمنحك برنامج إدارة الموظفين الكل في واحد Connecteam جميع الأدوات التي تحتاجها. باستخدامه ، يمكنك مشاركة المستندات والمعلومات المهمة ، وإنشاء التدريب وتعقبه بسهولة ، وإدارة مهام سير العمل ، وغير ذلك ، بغض النظر عن مكان عمل موظفيك.

3. التحكم والقياس

يتم التحكم بشكل صحيح في فعالية نظام إدارة الجودة وقياسها بشكل أساسي عن طريق إجراء عمليات تفتيش منتظمة ومنهجية لنظام إدارة الجودة. سيوضح التدقيق الداخلي العمليات التي تتوافق مع سياسة الجودة والأهداف التشغيلية لشركتك. كما يشير إلى أي نقاط ضعف محتملة في ضوابط العملية.

بناءً على هذه النتائج ، يمكن للإدارة أن تقرر ما إذا كنت تحتاج إلى إجراء والتحسينات التي يتعين عليك إجراؤها.

4. مراجعة وتحسين

بعد تشغيل نظام إدارة الجودة لفترة زمنية محددة ، قم بإجراء مراجعة إدارية لقياس فعالية نظام إدارة الجودة. جمع المعلومات من:

• نتائج التفتيش
• المقاييس المبلغ عنها
• البيانات المجمعة
• حالات عدم المطابقة
• نتائج استطلاع رضا العملاء
• الامتثال للمتطلبات التنظيمية
• فحوصات ضبط الجودة

يتيح لك ذلك بدء الإجراءات التصحيحية بشكل أكثر كفاءة ويساعدك على تحديد العمليات التي لا تساهم بشكل كافٍ في تحقيق أهداف الجودة الخاصة بك.

أكبر عقبات نظام إدارة الجودة وكيفية تجنبها

دعونا نلقي نظرة على بعض أكبر العقبات في تنفيذ أنظمة إدارة الجودة وكيفية تجنبها.

1. الفوضى

يؤثر نقص التنظيم سلبًا على كل جانب من جوانب عملك ، والأهم هو التحكم في المستندات. نظرًا لأن المستندات تؤدي إلى كل إجراء تقريبًا داخل الشركة ، يصبح من الصعب والممل تتبع المستندات الهامة ومراقبتها وتحديثها والوصول إليها والعثور عليها ومشاركتها. هذا يترك مجالًا للأخطاء ، ويضيع وقتًا ثمينًا ، ويقلل معنويات الموظفين ، ويجعل من الصعب تحقيق أهداف شركتك للإنتاجية والجودة والربحية.

تغلب على هذه العقبة باستخدام نظام إدارة المستندات الذي يناسب احتياجات شركتك وأهدافها. يتيح لك برنامج إدارة المستندات في Connecteam ، على سبيل المثال ، تحميل المستندات والملفات المهمة والوصول إليها ومشاركتها بسهولة لموظفيك للوصول إليها أينما كان وفي أي مكان.

2. الكثير من العمل ، لا يكفي الموظفين

غالبًا ما تواجه الشركات التي تعاني من نقص في الموظفين مشكلات مثل عدم رضا الموظفين وزيادة معدلات دوران الموظفين والعمل غير المكتمل والأخطاء المتكررة. وهذا بدوره يمكن أن يؤدي إلى جودة رديئة ، والانحراف عن نظام إدارة الجودة ، وفشل عمليات التفتيش ، وانخفاض رضا العملاء ، وانخفاض المبيعات والأرباح.

تغلب على هذه العقبة من خلال توظيف المزيد من الموظفين المؤهلين إذا كان هذا يناسب ميزانيتك. هناك خيار آخر وهو إيجاد طرق لتعزيز كفاءة شركتك حتى لا يعمل موظفوك أكثر من طاقتهم. يمكن أن يساعد ذلك في تحسين الروح المعنوية وتقليل الأخطاء وزيادة الإنتاجية وجودة مخرجاتك.

3. مقاومة التغيير

نظرًا لأن تنفيذ نظام إدارة الجودة يتطلب إجراء العديد من التغييرات ، فإن تعاون موظفيك ومساعدتهم أمران حاسمان لنجاحه. وبما أن مقاومة التغيير جزء من الطبيعة البشرية ، فإن المفتاح هو فهم أن الأمر لا يتعلق بتغيير الطبيعة البشرية بقدر ما يتعلق بمعالجة السبب الرئيسي وراء المقاومة.

تغلب على هذه العقبة بقبول أنها استجابة طبيعية. ستحتاج إلى التواصل بفعالية وإدراك أن التغيير يمكن أن يمثل تحديًا من خلال الاحتفال بالمكاسب الصغيرة وتقبل أن الفشل جزء من العملية.

4. تفتقر إلى خطة حسنة التفكير:

مثل القيام بالعديد من الأشياء الأخرى في الحياة بدون خطة مناسبة ، فإن تطبيق نظام إدارة الجودة بدون خطة مناسبة يعد وصفة لكارثة. ومع ذلك ، تحاول العديد من الشركات تنفيذ نظام إدارة الجودة دون وجود خطة مدروسة جيدًا وتفشل.

تغلب على هذه العقبة بوضع خطة. قد يكون قول هذا أسهل من فعله إذا كنت جديدًا في إدارة الجودة وجميع القواعد واللوائح والإرشادات والمفاهيم التي تأتي معها.

لتبسيط الأمر قليلاً ، ركز على أهداف وقيم عملك وما يريده عملاؤك. هذه هي المحاور الرئيسية لخطة تنفيذ إدارة الجودة لمساعدتك في تحديد كيفية تطبيق إرشادات أو قاعدة أو لائحة على شركتك.

ما الفرق بين نظام إدارة الجودة وضمان الجودة (QA)؟

ضمان الجودة (QA) هو أحد مكونات إدارة الجودة وليس عنصرًا مستقلًا عنها. ضمان الجودة هو أي عملية منهجية لتحديد ما إذا كان المنتج أو الخدمة تفي بالمتطلبات المحددة. ينشئ ويحافظ على متطلبات تطوير أو إنتاج أو تقديم منتجات أو خدمات موثوقة.

بالإضافة إلى إنشاء إطار عمل لنهج منظم لضمان الجودة ، يقوم نظام إدارة الجودة أيضًا بتحليل العمليات وتحسين الوظائف وتمكين الموظفين المعنيين من الوصول إلى أعلى مستوى ممكن من الجودة.

الخلاصة في نظم إدارة الجودة

لتلخيص كل ذلك ، يتيح لك إنشاء وتنفيذ نظام إدارة الجودة في شركتك التأكد من أن منتجاتك أو خدماتك من أعلى مستويات الجودة ، وتعزيز رضا العملاء ، والامتثال للمتطلبات التنظيمية ، والسير على طريق التحسين والنمو المستمر .

الآن مجهز بجميع النصائح والحيل حول كيفية إنشاء واحدة وتشغيلها بنجاح لشركتك ، كل ما عليك فعله هو البدء! حظا طيبا وفقك الله!