كيفية أتمتة شركة المحاماة الخاصة بك وتقليل الهدر

هل تتساءل عن كيفية أتمتة مكتب المحاماة الخاص بك؟ انت لست وحدك؛ إنه اعتبار شائع للشركات في عام 2020.

ليس سراً أن الصناعة القانونية تتخلف عن غيرها عندما يتعلق الأمر بالتكنولوجيا ، وقد توصلت معظم الشركات إلى حقيقة أن تطبيق التكنولوجيا سيكون ضروريًا في السنوات القادمة.

على الرغم من أن التعامل مع زيادة حجم المعلومات وتعقيدها يظل مصدر قلق لـ 72٪ من المحامين ، إلا أن 31٪ فقط يشيرون إلى أن منظمتهم "مستعدة تمامًا" لمعالجة هذه المشكلة.

هذا لأنه ، إن لم يكن لشيء آخر ، فإن استراتيجيات التحول الرقمي البسيطة - لا سيما تلك التي تتناول تدفقات العمل الورقية - أصبحت أداة ضرورية للشركات للتعامل مع التدفق الكبير المتزايد للمعلومات التي يتعين عليها التعامل معها.

سنلقي اليوم نظرة على كيفية أتمتة مكتب المحاماة الخاص بك ، وبعض الإجراءات البسيطة التي يمكنك وضعها لتضع نفسك على المسار الصحيح.

تحتاج شركات المحاماة إلى الرقمنة

إذا كانت أي صناعة تحتاج إلى مزيد من الرقمنة ، فهي الصناعة القانونية.

من المصير أن الصناعة التي هي في أمس الحاجة إلى أتمتة تتخلف عن الآخرين - ضع في اعتبارك على سبيل المثال كيف يستخدم مقدمو الرعاية الصحية وتجار التجزئة المبادرات الرقمية لدفع الأعمال.

يقوم موظف المكتب العادي بطباعة حوالي 8500 ورقة في السنة ؛ وجدت دراسة استقصائية للمحامين أنهم يطبعون حوالي 100000 ورقة.

بالنظر إلى كمية المعلومات التي يتعين على المحامين التعامل معها على أساس يومي والتكاليف الخفية المرتبطة بعادات الطباعة المهدرة - تقدم شركات المحاماة مرشحين ممتازين للرقمنة فيما يتعلق بأتمتة تدفقات العمل الورقية الخاصة بهم.

يقول أكثر من 7 من كل 10 محامين عبر أوروبا والولايات المتحدة إن كلاً من "التعامل مع زيادة حجم المعلومات وتعقيدها" و "التركيز على تحسين الإنتاجية والكفاءة" هما من أكبر القضايا التي يتعين عليهم حلها.

حل عادات الطباعة

نحن نعلم أن الورقة مهمة بشكل فعال لعمليات شركة المحاماة ، ومن غير المرجح أن تتغير ، سواء كان لديك نظام جديد معمول به أم لا.

ومع ذلك ، ما يمكنك القيام به هو وضع خطة قيد التنفيذ من شأنها أن تساعد في تقليل الهدر ، مع تحسين الأمان والامتثال والكفاءة في نفس الوقت.

نظرًا لكونه جيدًا ومتأصلًا في أكوام الورق المستزرعة ، هناك اليوم العديد من التعقيدات لنظام يعتمد على الورق فقط.

بالنسبة للمبتدئين ، من الصعب جدًا إنشاء مسار تدقيق إذا كان كل شيء مستندًا إلى الورق ، وهناك مخاوف أمنية تنشأ من وجود مستندات فضفاضة لا يتم نسخها احتياطيًا أو حمايتها إلى أقصى حد تسمح به التكنولوجيا الحديثة.

إذن كيف يمكن لتجديد عادات الطباعة أن يحل هذا؟

تستخدم العديد من شركات المحاماة الآن خدمات الطباعة المدارة من أجل تلبية احتياجات الطباعة الخاصة بهم.

في عام 2018 ، وافقت 23٪ فقط من الشركات على أن MPS (خدمات الطباعة المُدارة) لعبت دورًا مهمًا في التحول الرقمي. في عام 2020 ، يصل هذا الرقم إلى 54٪.

سيقوم موفر الخدمة بفحص الإعداد الحالي الخاص بك ، وإنشاء خطة أرضية لأغراض الكفاءة ، ثم تثبيت طابعات متعددة الوظائف وقاعدة بيانات مركزية متصلة ومساعدتك في إدارة محتوى المؤسسة.

من خلال إعداد الطابعة الذكية ونظام ECM المطبق ، يمكن للعمال التقاط المستندات ومسحها ضوئيًا ، والتي سيتم تخزينها تلقائيًا في قاعدة البيانات المركزية الجديدة.

يوفر هذا لمكاتب المحاماة عددًا من المزايا:

• تحسين الكفاءة في تخزين البيانات
• سرعة استرجاع البيانات والمعلومات
• التخزين السحابي للمعلومات المعالجة التي تلبي معايير الامتثال والأمان الحديثة

أشار 37٪ فقط من قادة القانون والامتثال إلى أن لديهم إطار عمل رسمي لحوكمة المعلومات في شركاتهم.

هناك فوائد إضافية أيضًا ؛ ليس أقلها أنه مع شبكة طابعة مدمجة بالكامل في البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات لديك ، يمكنك الآن رؤية كاملة لعادات الطباعة والاستخدام ، مما يسمح لك بوضع حدود إذا لزم الأمر وتقليل الفاقد.

تجدر الإشارة أيضًا إلى أن مقدمي الخدمة المُدارين يهتمون بمستلزمات الطباعة وإصلاحات أسطولك ، وهذا سبب آخر لشعبية بين شركات المحاماة - في مجال يعتمد بشدة على المستندات بشكل يومي ، وهذا طمأنة إضافية بأنهم سوف لا تنخفض أبدًا أو تضطر إلى التعامل مع مشكلة ميكانيكية معيبة ، فهذه فائدة كبيرة.

أتمتة سير العمل

عند التفكير في كيفية أتمتة مكتب المحاماة الخاص بك ، فإن إزالة الاختناقات التي تحدث كثيرًا في سير عمل الشركات هي أولوية قصوى.

سأل استطلاع أجري عام 2019 المشاركين عن التحدي الأكبر لشركتهم فيما يتعلق بسير العمل ؛ كانت الإجابة الأولى هي الاختناقات التي تسببت في تأخيرات في عمليات العمل ، حيث أشار 36٪ من المحامين إلى أن هذه المشكلة هي الأكثر إشكالية.

يتفق أكثر من نصف الشركات على أن إدارة المطبوعات الخاصة بهم مهمة لاستراتيجياتهم الرقمية ، وذلك في المقام الأول لأنها تعمل عادةً كنقطة انطلاق لتطبيق التقنيات الأخرى في مكان العمل.

هذا هو المكان الذي يمكن أن تكون فيه أتمتة تدفقات العمل الخاصة بك هي الخطوة التالية في إنشاء شركة أكثر إنتاجية وكفاءة بشكل ملحوظ.

إن أتمتة تدفقات العمل ليست شيئًا تم إخفاؤه أيضًا - يتفق 57٪ من الموظفين في مكاتب المحاماة على أن إضافة المزيد من الأتمتة من خلال البرامج يمكن أن يحل مشكلاتهم.

إذن ، كيف يبدو هذا بالضبط؟

يمكن لأتمتة سير العمل في مكتب محاماة أن تغطي عمليًا أي مستند تتم معالجته بطريقة ما من خلال جهاز كمبيوتر أو جهاز متعدد الوظائف ، وهو الأنسب للمهام اليدوية والتي يمكن التنبؤ بها.

أشياء مثل إدخال البيانات والفوترة وإعداد المستندات كلها أشياء يمكن أتمتة للمساعدة في تحسين كفاءتك وتبسيط عملياتك.

يضيع المحامون ما يصل إلى ست ساعات في الأسبوع في قضايا إدارة المستندات.

ستكون منصة ECM الخاصة بك هي الحل الذي تستخدمه لبدء تحديد مهام سير العمل وأتمتتها.

ستلاحظ أنت (أو شريكك ، إذا اخترت MSP لمساعدتك) مهام سير العمل الحالية الخاصة بك وإنشاء خريطة تضمن تلقائيًا إرسال المستندات على الفور إلى من يحتاج إليها - في الواقع ، لا مزيد من مطاردة المستندات السائبة.

أنت أيضًا قادر على أتمتة العمليات الرئيسية مثل إعداد الفواتير والإعداد (حيث تتم قراءة المستندات الملتقطة وفهرستها تلقائيًا) ، مما يوفر الوقت والمال للموظفين الذين يتعثرون في التعامل مع هذه المهام اليدوية المتكررة.

ماذا بعد

ذكرنا سابقًا كيف تتردد مكاتب المحاماة غالبًا في المشاركة في المبادرات الرقمية لعملياتها.

كما رأينا اليوم ، فإن تقديم بعض إجراءات التشغيل الآلي البسيطة للغاية في شركتك مقنع ، لا سيما عندما تفكر في الفوائد التي يمكن الحصول عليها.

فيما يتعلق بالطباعة ، والتي تعد بمثابة كعب أخيل لشركات المحاماة ، فإن أتمتة عمليات التقاط المستندات والطباعة من خلال تنفيذ أسطول طابعات ذكي متصل يمكن أن يجلب بعض الفوائد المهمة للغاية.

تنفق المؤسسات ما يقرب من 1-3٪ من عائداتها السنوية على الطباعة. 90٪ من شركات أمريكا الشمالية غير مدركة للمبلغ الذي تنفقه على الطباعة.

بمجرد أن تتعامل مع الطباعة ، فإن الخطوة الطبيعية التالية هي البدء في تبسيط سير العمل من خلال أتمتة إضافية.

هذا مفيد بشكل خاص لتلك المهام اليدوية التي يمكن أن تثبت أنها تستغرق وقتًا طويلاً للموظفين ، كما أن إنشاء تدفقات عمل أكثر كفاءة لشركتك سيحسن إنتاجيتك ويوفر لك المال على تكاليف العمالة.

الوجبات الجاهزة

• العديد من شركات المحاماة لديها إجراءات عمل غير فعالة لسير عمل المستندات الخاصة بهم.
• تعد إدارة المطبوعات نقطة انطلاق ممتازة للمبادرات الرقمية المستقبلية.
• يساعد التقاط المستندات مع الفهرسة التلقائية على تقليل الفاقد وتسريع العمليات وتحسين الامتثال.
• تعمل أتمتة سير العمل على تقليل الوقت الذي يتم قضاؤه في المهام التي لم تعد بحاجة إلى أن يقوم بها شخص ما ، مما يسمح للموظفين بالتركيز على الوظائف التي هي في حاجة أكثر إلى الاهتمام البشري.

تريد أن تعرف كيفية أتمتة مكتب المحاماة الخاص بك؟ تعد إدارة الطباعة والوثائق جزءًا مهمًا من خفض التكاليف لشركات المحاماة التي تهتم بالميزانية وتبحث عن طرق لخفض النفقات وتحسين تدفقات عملها. لمزيد من المعلومات حول ما يمكننا القيام به من أجلك ، ألق نظرة على صفحة إدارة محتوى المؤسسة واكتشف ما يمكنك الحصول عليه من شراكة مع Impact.