كيفية إنشاء خارطة طريق فعالة للمشروع في عام 2022

قد تسأل ما هي خارطة الطريق في إدارة المشاريع؟

خطة المشروع عبارة عن نظرة عامة مرئية من صفحة واحدة للأهداف والتسليمات عالية المستوى على طول الخط الزمني. إنها طريقة مفيدة لإدارة توقعات أصحاب المصلحة وإيصال أهداف المشروع وجدول المشروع إلى الفرق الأخرى.

مع وجود خطة واضحة ، ستحصل أنت وأعضاء فريقك على صورة أفضل لنطاق المشروع والمشكلات المحتملة التي يجب البحث عنها.

كيف تحدد الخطوط العريضة للمشروع؟

من الناحية المثالية ، تريد أن تكون خطتك قادرة على احتواء صفحة واحدة. قد يبدو هذا مستحيلًا بالنظر إلى كمية المعلومات التي ترغب في تضمينها ؛ ومع ذلك ، من الضروري إبقائها قصيرة ودقيقة.

يمكن أن يؤدي الإفراط في التفاصيل إلى إبطاء خطة التطوير وإحداث فوضى ليتم هضمها بسرعة ، خاصة بالنسبة لأولئك الذين يعانون من ضيق الوقت بالنسبة لأعضاء الفريق الجدد الذين يحتاجون إلى التحديث بسرعة.

أهم النصائح لإدارة المشاريع حول كيفية تحديد الخطوط العريضة

اختر أداة لإدارة المشاريع

الأتمتة هي أفضل صديق لك. بدلاً من إنشاء خطة يدوية ، استخدم أداة لإدارة مشروعك لمساعدتك في تطوير أهدافك وتقديمها بطريقة جذابة لجميع المشاركين.

يقدم Team Gantt ميزة خرائط طريق قوية مع قوالب لتخطيط المشاريع ، مما يسمح لك ببناء خارطة طريق بسرعة وإعادة استخدامها في المشاريع المستقبلية. اطبع ملف PDF للجدول الزمني الخاص بك لتوفير المعلومات بسرعة لأصحاب المصلحة الرئيسيين.

حدد النتيجة (النتائج) المرغوبة في ضوء متطلبات العمل

تخطط خرائط طريق المنتج استنادًا إلى النتائج ، خاصةً لفرق Agile. هذا يعني أنهم يركزون على التحول الذي ترغب في إجرائه للمضي قدمًا في الخطة الشاملة. المنتجات أو الميزات التي تطورها هي مجرد مساعدة لتحقيق أهدافك.

المكان الأكثر فعالية للبدء هو متطلبات العمل. ما الذي تريد تحقيقه بخطة عملك؟ لماذا يجب النظر فيها؟

راجع استراتيجيتك ورؤيتك لتحديد المجالات التي يمكن تحسينها. يمكنك أيضًا الاطلاع على مصادرك الأخرى ، مثل البحث عن اتجاهات السوق ، وتحليل المنافسين ، والطلبات الداخلية من أصحاب المصلحة ، وطلبات المستخدمين الذين أكملوا بالفعل المهام المتراكمة الخاصة بك.

تحديد نقاط البيانات ذات الصلة

بعبارات بسيطة ، ما هي نقاط المعلومات القابلة للقياس التي ستستخدمها لتتبع أهدافنا؟ بعد ذلك ، حدد الأرقام التي سيتم استخدامها لتقييم كيفية تحقيق كل هدف مذكور أعلاه.

قم بعمل جدول زمني

لا يجب أن يتضمن الجدول الزمني للمشروع تواريخ أو أوقاتًا محددة تخطط فيها لإنهاء الأحداث الرئيسية أو إكمال المهام. وبدلا من ذلك يجب أن تستخدم كخطة للتنفيذ وتحديد الإطار الزمني العام للمشروع.

يجب أن تحدد أيضًا الوقت الذي ستستغرقه كل مرحلة لإكمال وتحديد الخطوط العريضة عندما تخطط لتحقيق أهداف المشروع. يجب أن تتأكد من أن لديك أدوات أو برامج لإدارة المشروع للسماح لك بمراقبة مدى اتباعك لهذه الخطة. يقدم موقع Monday.com نظامًا زمنيًا يحدد المراحل المختلفة ويوفر الوقت الذي استغرقته (أو ستستغرقه) لكل منها.

فرز المشاكل في موضوعات واسعة

في هذه المرحلة ، ستنظر إلى مسار التحويل العكسي الذي ينتقل من هدف إلى عدد قليل من مقاييس التأثير وقائمة شاملة من المشكلات التي يجب حلها (وعلى الأرجح ، بعض العناصر المتراكمة التي يمكن دمجها):

• النتائج المتوقعة (بناءً على احتياجات العمل)
• مقاييس التأثير (لقياس النجاح)
• المشكلات التي يتعين حلها (والتي يمكن أن تغير سلوك المستخدم)

ستكون فوضوية. لكن من الضروري رؤية المسار من البداية إلى الحل النهائي (ومراقبة عدد الطرق التي يمكن أن تؤدي إلى نفس النتيجة). لا تقفز إلى حل واحد في هذه المرحلة. عمل المنتج هو مزيج من المعرفة والخبرة والحدس. من الخطأ تطوير أعمى عند إنشاء خارطة طريق لتطورك.

ارسم خطتك

باستخدام الأداة التي اخترتها لرسم خرائط الطريق مع أهداف ونقاط بيانات محددة بوضوح ، يمكنك رسم المتغيرات على المخطط الزمني لتسهيل مراقبة الوقت. أنشئ تبعيات للمهام للسماح لك بتتبع التقدم الذي يحرزه المشروع بسهولة عن طريق أخذ نقاط بيانات متعددة ومقارنتها جنبًا إلى جنب.

تقدير التكاليف

التكلفة لا تتعلق فقط بالمعدات والأدوات التي يجب عليك شراؤها ودفع ثمنها لإكمال المهمة ، ولكن عوامل أخرى مثل عدد ساعات العمل لكل عضو في الفريق والقدرات الفريدة المطلوبة لمشاريع مختلفة.

تأكد من حصولك على المعدات والموظفين المناسبين قبل بدء المشروع. إذا كنت مطالبًا بطلب المساعدة من فريق آخر أو حتى تعيين عمال مؤقتين أو مستقلين ، فقم بتضمين هذه المعلومات في مقترح مشروعك أيضًا.

مراجعة وتعديل

إن وضع خطة لمشروعك ليس تمرينًا فرديًا. إذا تغيرت ظروفك ، ولم تلتزم بالمواعيد النهائية ، أو استنفدت ميزانيتك ، أو كنت تعاني من سلسلة من الأمراض ، أو عندما يواجه العالم ظروفًا غير متوقعة وغير عادية ، فمن الضروري تعديل خطتك إلى الوضع الطبيعي الجديد.

ما هو سبب أهمية خارطة الطريق لمشروع ما؟

من أهم القضايا في إدارة المشاريع التواصل بين أعضاء الفريق والإدارات وأصحاب المصلحة والمستثمرين وكذلك المستثمرين وأصحاب المصلحة والإدارات الأخرى. هل سمعت أن أكثر من 80٪ من الموظفين يضيعون نصف وقتهم في إعادة المهام بسبب ضعف عمليات الاتصالات داخل الشركة؟

ما الذي يفعله مخطط المشروع على وجه التحديد: فهو يبقي جميع المشاركين في المشروع على اطلاع بأحدث المعلومات حول تقدمه؟

بطبيعة الحال ، كلما كان مشروعك أكبر وأكثر تعقيدًا ، زادت الأداة اللازمة لإدارة مشروعك. باستخدامه ، يمكن لمستخدمي المشروع مراقبة تقدم المشروع ، وعرض المهام والمعالم الرئيسية ، ويكونوا أول من يعلم بأهداف وتعديلات سير العمل.

بالطبع ، سترغب في متابعة تحديث خارطة الطريق. إنه جزء أساسي من استخدام الخرائط. عند الانتهاء من ذلك ، تأكد من أن الجميع على رأس الأهداف الأساسية لمشروعك.

استنتاج

يمكن أن تكون خرائط الطريق أدوات فعالة. ومع ذلك ، فإن واقع الحياة ليس دائمًا كما نخطط له. يجب أن تكون خارطة طريق المنتج مرنة ، مع التركيز على المستقبل ، ولكن مع وضع أقدام على الأرض.

ابدأ بمتطلبات العمل ، وحدد المشكلات التي يجب معالجتها ، وقم بتحويلها إلى خارطة طريق مستنيرة وقابلة للتنفيذ لمنتجك. سيكون للشركة بأكملها الاتجاه المطلوب لتحقيق أهدافك.