كيفية تنسيق بريد إلكتروني: أفضل الممارسات والأمثلة

سوجان باتل

• 29 مايو 2023

سواء كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى شخص ما في مؤسستك ، أو مدير توظيف ، أو وكالة تسويق ، أو كجزء من حملة بريد إلكتروني باردة ، فإن التنسيق مهم. ليس من المهم فقط الظهور كمحترف ، ولكن يجب أيضًا أن يكون البريد الإلكتروني سهل القراءة وإيصال الفكرة بطريقة واضحة وموجزة. إذا وجدت نفسك تسأل ، "كيف تنسق رسالة بريد إلكتروني؟" لقد حصلت على تغطيتها.

كيفية تنسيق بريد إلكتروني احترافي في عام 2023

يجب عليك تنسيق أي بريد إلكتروني احترافي بشكل مشابه لرسالة عمل نموذجية - اترك مسافة بيضاء بين كل فقرة واحترس من أي أخطاء إملائية وأخطاء نحوية. قبل أن نتعمق في كل جانب من جوانب الرسالة ، إليك بعض النصائح السريعة حول كيفية تنسيق رسالة بريد إلكتروني:

1. يعد ليس أفضل - اجعله قصيرًا ومباشرًا.
2. تجنب استخدام اللغة شديدة التعقيد والجمل الطويلة.
3. تأكد من أن المستلم يمكنه مسح النص بسهولة للحصول على النقطة الرئيسية للرسالة.
4. قم دائمًا بالتدقيق اللغوي قبل الضغط على الإرسال.
5. إذا كنت عرضة لارتكاب أخطاء إملائية ، فإن طباعة نسخة مادية من البريد الإلكتروني يمكن أن يسهل اكتشاف الأخطاء بدلاً من مراجعتها على شاشتك.

سطر الموضوع

تأكد من تضمين سطر الموضوع في كل بريد إلكتروني ترسله. إذا تركته ، فإن فرص قيام شخص ما بفتح بريدك الإلكتروني ستكون قريبة من لا شيء. سطر الموضوع هو المكان المثالي لتلخيص سبب بريدك الإلكتروني. اجعلها مختصرة وبسيطة وغنية بالمعلومات.

فيما يلي بعض الأمثلة على سطور الموضوع الرائعة لبريد إلكتروني احترافي:

• طلب [عنوان الوظيفة] - [اسمك]
• بخصوص الاجتماع في [التاريخ]
• شكرا - مقابلة [Job Title] - [Your Name]
• تمت الإحالة بواسطة [الاسم] لمناقشة [الموضوع]

التحية

من أسوأ الأشياء التي يمكنك القيام بها عند كتابة بريد إلكتروني احترافي هو عدم توجيهه إلى شخص معين. فكر في الأمر - إذا فتحت بريدًا إلكترونيًا وبدأ بـ "عزيزي فريق المبيعات" أو "عزيزي وكالة التسويق" ، فهل تزعج نفسك بقراءة الباقي؟ على الاغلب لا. إذا لم يكن لديك اسم الشخص متاحًا ، فمن المحتمل أن تجده عن طريق التحقق من صفحة LinkedIn الخاصة بالعمل أو الاتصال بمكتب استقبال الشركة.

أيضًا ، عند مخاطبة شخص ما عبر بريد إلكتروني احترافي ، تجنب "مرحبًا" و "مرحبًا" و "مرحبًا". يعتبر التمسك بـ "Dear" الأكثر رسمية دائمًا رهانًا آمنًا.

الجسم

في معظم الأحيان ، تحتاج فقط إلى ثلاث فقرات قصيرة في بريد إلكتروني احترافي. في بعض الأحيان ، قد تحتاج إلى المزيد لنقل رسالتك بالكامل ، ولكن كلما كان ذلك أقصر ، كان ذلك أفضل. الفقرات الثلاث التي يجب عليك تضمينها هي:

1. مقدمة: صف بإيجاز من أنت.
2. سبب كتابتك: احتفظ بها في صلب الموضوع. إذا كنت بحاجة إلى إضافة تفاصيل إضافية وإنشاء المزيد من الفقرات ، فقسِّمها إلى بضع جمل لتعزيز إمكانية القراءة.
3. شكر: اشكر المستلم على وقته وشجعه على الرد.

الختام والتوقيع

هناك العديد من الطرق المناسبة لإغلاق البريد الإلكتروني الرسمي. أهم شيء هو تجنب الإفراط في العرضية. تتضمن بعض الطرق الرائعة لإغلاق بريد إلكتروني احترافي ما يلي:

• بإخلاص
• باحترام
• أفضل
• شكرًا لك
• مع التقدير

احذر من استخدام عبارات عادية مثل:

• حب
• لاحقاً
• دائماً
• هتافات
• تشاو

بعد الختام ، يجب عليك تضمين توقيع البريد الإلكتروني الخاص بك. يجب أن تتكون ، على الأقل ، من اسمك وعنوان بريدك الإلكتروني. إذا كان ذلك مناسبًا ، يجب عليك أيضًا تضمين رقم هاتفك حتى يتمكن المستلم من الاتصال بك مباشرةً. علاوة على ذلك ، يمكنك تضمين رابط إلى ملفك الشخصي على LinkedIn حتى يسهل الوصول إلى المعلومات المتعلقة بك أو بشركتك.

نقدم لكم SHAKEspeare AI Email Writer

SHAKEspeare هو كاتب بريد إلكتروني يعمل بالذكاء الاصطناعي مدعومًا من إنتل من آلاف حملات البريد الإلكتروني الباردة ، للتعلم المستمر وكتابة رسائل البريد الإلكتروني الفعالة تلقائيًا. يمكن أن يساعد في التغلب على أي حظر للكتاب عن طريق إنشاء 3 أشكال مختلفة للبريد الإلكتروني لك في أقل من دقيقة.

يسمح لك كاتب البريد الإلكتروني بالذكاء الاصطناعي بالاتصال بآفاقك على نطاق واسع مع الحفاظ على طابع شخصي وشعور. أخبر SHAKEspeare عن عرض عملك والهدف من بريدك الإلكتروني البارد ، وسوف يتعامل مع الكتابة نيابة عنك. ستكون رسائل البريد الإلكتروني دائمًا قصيرة ومباشرة مع دعوة واضحة للعمل ، وبعض الأدلة الاجتماعية. عند الانتهاء من كتابة مختلف أشكال البريد الإلكتروني ، كل ما عليك فعله هو تحديد المسودة التي تفضلها وإضافتها إلى حملة Mailshake.

يتم تضمين SHAKEspeare أيضًا مجانًا عند أتمتة التوعية الباردة باستخدام Mailshake.

رسائل بريد إلكتروني احترافية: نموذج لتنسيق البريد الإلكتروني الصحيح

إليك أفضل وأبسط تنسيق بريد إلكتروني لإرسال رسالة احترافية:

سطر الموضوع: قصير وبسيط ومباشر. لخص بريدك الإلكتروني في بضع كلمات.

تحية: "عزيزي [الاسم الأول والأخير]" أو "عزيزي [السيد / السيدة. اسم العائلة]"

الفقرة الأولى: كن واضحاً ومباشراً. في هذه الفقرة ، يجب أن تقدم نفسك وتذكر سبب بريدك الإلكتروني. سواء كنت تتقدم لوظيفة ، أو تطرح أسئلة حول اجتماع ، أو تقدم منتجًا أو خدمة ، اذكر ذلك في الجمل القليلة الأولى.

الفقرة الثانية: يجب أن يتطرق هذا القسم إلى مزيد من التفاصيل حول سبب رسالتك. إذا كنت تتقدم لوظيفة ، فذكر الفائدة التي يمكنك تحقيقها للشركة. عندما يكون لديك أسئلة ، اسألهم - لا تتجول. وإذا كنت تبيع شيئًا ما ، فكن مباشرًا ووصف كيف يمكن لمنتجك أو خدمتك حل مشاكل المستلم.

الفقرة الثالثة: اختتم بريدك الإلكتروني المهني بشكر المستلم على وقته واهتمامه. كن مهذبًا ومحترمًا ، لكن لا تتصرف وكأنهم أفضل صديق لك أو كما لو كنت تقدم لهم معروفًا كبيرًا من خلال التواصل معهم.

الخاتمة: "مع خالص التقدير / الاحترام / الأفضل / إلخ. [اسمك الأول والأخير] "

التوقيع: [Your First & Last Name] / [Your email address] / [Your phone number] (اختياري) / [Your LinkedIn Profile URL] (اختياري)

تنسيق بريد إلكتروني احترافي بارد: أفضل الممارسات والأمثلة

يتبع تنسيق وكتابة بريد إلكتروني احترافي بارد العديد من الإرشادات نفسها التي تتبعها خطابات العمل النموذجية ، ولكن هناك بعض الفروق الدقيقة.

دعنا نلقي نظرة على التنسيقين الأكثر شيوعًا لرسائل البريد الإلكتروني الباردة وأفضل الممارسات التي يجب اتباعها:

تنسيق البريد الإلكتروني البارد AIDA

تعد AIDA (الانتباه ، والاهتمام ، والرغبة ، والعمل) واحدة من أقوى التنسيقات للبريد الإلكتروني البارد. هذا ما يبدو عليه:

التحية: "مرحبًا [الاسم الأول]" (يشيع استخدام المزيد من التحيات غير الرسمية في رسائل البريد الإلكتروني الباردة ، ولكن يجب دائمًا استخدام كلمة "عزيزي" في الحالات الرسمية مثل بريد إلكتروني نموذجي للنشاط التجاري.)

الفقرة الأولى: بدلاً من تقديم نفسك كما تفعل في بريد إلكتروني نموذجي للنشاط التجاري ، فأنت تريد أن تبدأ بالتعرف على مشكلة تواجهها الشركة أو الشخص على الأرجح والتي تحلها منتجاتك أو خدماتك.

الفقرة الثانية: قدم منتجك بإيجاز واذكر كيف يمكن أن يحل مشكلتهم وما هي الفوائد المحددة التي يمكن أن يجلبها لهم / لأعمالهم.

الفقرة الثالثة: إليك مكان تضمين عبارة موجزة ومحددة للحث على اتخاذ إجراء. على سبيل المثال ، "هل تريد معرفة كيف يمكن لـ [المنتج] زيادة [عائد الاستثمار / العملاء المتوقعين / المبيعات / إلخ]؟ اسمحوا لي أن أعرف الوقت المناسب لجدولة عرض توضيحي شخصي ".

تنسيق البريد الإلكتروني البارد BAB

BAB (قبل ، بعد ، جسر) هو تنسيق قوي آخر يستخدم قوة الدافع لإطلاق استجابة. هذا ما يبدو عليه:

تحية: "مرحبًا [الاسم الأول]"

الفقرة الأولى: ابدأ بسؤال مثير للاهتمام. على سبيل المثال ، "ماذا ستفعل شركتك بزيادة 200٪ من العملاء المحتملين؟" تابع بإحصاء واحد (أو أكثر) من عملائك يوضح أن منتجك يجلب لهم هذه الفائدة.

الفقرة الثانية: أظهر لهم أن العميل الذي ذكرته أعلاه مشابه في الحجم والصناعة للشركة التي تتواصل معها.

الفقرة الثالثة: اذكر بثقة أنه يمكنك مساعدتهم في تحقيق نفس النتائج. قم بتضمين عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء لجدولة مكالمة أو عرض توضيحي.

اتبحث عن المزيد؟ تحقق من 17 قالب بريد إلكتروني فعال !

لا تنسى المتابعة!

بمجرد أن تتقن كيفية تنسيق رسالة بريد إلكتروني ، فإن المجال المهم التالي الذي يجب التركيز عليه هو البريد الإلكتروني للمتابعة. لماذا تعتبر متابعة رسائل البريد الإلكتروني الباردة أمرًا بالغ الأهمية؟ ما عليك سوى إلقاء نظرة على إحصائيتين لمتابعة المبيعات:

• 60٪ من العملاء سيقولون لا أربع مرات قبل الشراء. ومع ذلك ، فإن 48٪ من مندوبي المبيعات لا يقومون حتى بمحاولة متابعة واحدة.
• 70٪ من مندوبي المبيعات يتوقفون عن التواصل بعد رسالة بريد إلكتروني واحدة ، ولكن لديك فرصة بنسبة 25٪ في الحصول على رد إذا قمت بإرسال متابعات.

إذا لم تكن متأكدًا من أين تبدأ برسائل المتابعة الإلكترونية الخاصة بك ، فقد قمنا بتجميع هذه القوالب الأربعة عشر لمساعدتك في إجراء عملية البيع.

هل أنت جاهز لرفع مستوى لعبة بريدك الإلكتروني؟ اشترك في Cold Email Masterclass المجاني: تعرف على كيفية تنسيق أفضل رسائل البريد الإلكتروني الاحترافية وكتابتها وتحسينها ، بما في ذلك رسائل البريد الإلكتروني الباردة والمتابعات.

الأسئلة المتداولة حول تنسيق البريد الإلكتروني (FAQs)

كيف يمكنني تنسيق بريد إلكتروني بشكل احترافي؟

لتنسيق رسالة بريد إلكتروني بشكل احترافي ، ابدأ بتحية رسمية مثل "عزيزي" متبوعة باسم المستلم أو لقبه.

ثم اكتب رسالة واضحة وموجزة باستخدام لغة بسيطة وبدون مصطلحات.

أخيرًا ، اختتم رسالتك الإلكترونية بعلامة مهذبة مثل "الأفضل" أو "الاحترام" وتجنب استخدام أي عبارات غير رسمية مثل "الحب" أو "هتاف".

تأكد أيضًا من التحقق من أي أخطاء إملائية وأخطاء قبل أن تضغط أخيرًا على زر الإرسال! Grammarly مفيد للغاية في هذا الصدد.

كيف يمكنني تنسيق بريد إلكتروني لطلب وظيفة؟

لتنسيق رسالة بريد إلكتروني لطلب وظيفة ، ابدأ بتحية احترافية مثل "عزيزي مدير التوظيف" ، ثم اشرح سبب كونك أفضل مرشح لهذا المنصب. قم بتضمين التفاصيل والمؤهلات ذات الصلة لإظهار مهاراتك وخبراتك.

في نهاية رسالتك ، اشكر المستلم على وقته وقدم معلومات الاتصال حتى يتمكن من التواصل معك.

ما الذي يجب تضمينه في نص البريد الإلكتروني؟

عند كتابة نص رسالة البريد الإلكتروني ، تأكد من توضيح ما تحاول توصيله في الرسالة.

قم بتضمين مقدمة موجزة عن نفسك ، أو لماذا تتواصل مع المستلم. ثم قدم مزيدًا من التفاصيل حول طلبك ، وأضف أي سياق ضروري أو معلومات أساسية قد تساعد في شرح ما تطلبه.

أخيرًا ، اختتم بخاتمة تكرر النقاط الرئيسية لرسالتك إذا كانت طويلة جدًا واشكر القارئ على وقته. تعد TDLR طريقة رائعة لتلخيص رسالة بريد إلكتروني دون أن تبدو غير مهنية.

ما هو حجم الخط الذي يجب أن أستخدمه لتنسيق البريد الإلكتروني؟

للتأكد من سهولة قراءة بريدك الإلكتروني ، يوصى باستخدام حجم خط قياسي مثل 12 نقطة لنص رسالتك و10-14 نقطة لسطر الموضوع.

يجب أن تتجنب استخدام الخطوط الكبيرة جدًا مثل 18 أو 24 نقطة لأنها يمكن أن تظهر غامقة للغاية ومربكة.

كيف يمكنني توجيه بريد إلكتروني إذا كنت لا أعرف اسم المستلم؟

إذا كنت لا تعرف اسم المستلم أو لم تكن متأكدًا منه ، فمن الأفضل استخدام تحية عامة مثل "عزيزي [الوظيفة / العنوان]" أو "لمن يهمه الأمر".

ما هو التوقيع الجيد للبريد الإلكتروني؟

توقيع البريد الإلكتروني الجيد هو التوقيع الذي يتضمن على الأقل اسمك الكامل وعنوان بريدك الإلكتروني ورقم الاتصال الخاص بك حتى يتمكن المستلم من الاتصال بك مباشرة.

يمكنك أيضًا إضافة روابط إلى حسابات الوسائط الاجتماعية الخاصة بك وصورة للملف الشخصي لجعل رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك أكثر "إنسانية".