دليل حول كيفية إدارة فريق بعيد

كان العمل عن بعد موضوعًا ساخنًا في السنوات القليلة الماضية حتى الآن.

في الواقع ، وجد تقرير جالوب عن حالة مكان العمل الأمريكي أن حوالي 43٪ من العاملين في الولايات المتحدة يعملون عن بُعد. ومع استمرار هذا العدد في النمو ، يدرك المديرون أنه يجب عليهم رفع مستويات المشاركة مع الموظفين الذين بالكاد يعرفونهم أو يرونهم ؛ إنها مهمة ضخمة وصعبة. خاصة إذا كانت المشاركة والتواصل بين المدير والموظف منخفضة ، فسيؤثر ذلك بشكل مباشر على مستويات الإنتاجية.

وهكذا ، مع الوباء الأخير ، كان على الشركات التي لم تفكر بعد في العمل عن بعد أن تفكر بسرعة على أقدامها والتكيف مع بيئتها الجديدة. كان من السهل تجهيز الموظفين بالمعدات للعمل من المنزل في غضون أيام. ومع ذلك ، أصبحت إدارة الفرق بشكل فعال عن بعد ديناميكية جديدة تمامًا.

يشعر الكثير من المديرين بالقلق بشأن الإنتاجية حيث تحول الموظفون إلى وضع العمل من المنزل. ومع ذلك ، وجدت دراسة أجرتها جامعة ستانفورد أن " زيادة الإنتاجية بين العاملين عن بعد تعادل يومًا إضافيًا للفرد في الأسبوع . والعمال عن بعد ، في المتوسط ​​، أقل عرضة للإرهاق ، كما أنهم أكثر تفاعلًا من نواح كثيرة من العاملين في المنزل ".

سواء كان لدى شركتك ثلاثة أو 30 أو 300 عامل عن بُعد ، فمن الضروري أن تعرف كيفية إدارة فريق بعيد. عندما يكون لديك فهم قوي لكيفية إدارة الموظفين عن بُعد بشكل فعال ، فإنك تؤسس ثقافة شركة قوية ، وتجذب أفضل المواهب ، وتحتفظ بأفضل ما في فريقك الداخلي إلى العاملين عن بُعد.

تنزيل Managing Staff عن بُعد: الدليل الكامل (كتاب إلكتروني) مجانًا!

إذا كنت مهتمًا بالنصائح ، فقم بالتمرير لأسفل ولكن إذا كنت تتطلع إلى اكتساب مزيد من المعرفة حول ما تواجهه ، فقم بإلقاء نظرة على هذه التحديات.

تحديات إدارة الموظفين عن بعد

تواجه مجموعة كاملة من التحديات الجديدة عندما يكون لديك موظفين عن بُعد ، وقد لا يكون معظمهم كما اعتدت عليه عندما يكون الجميع في نفس مبنى المكتب. ومن ثم ، يجب أن تتكيف مع الطريقة التي تتعامل بها عادةً مع الأشياء في المكتب ، لأنها لن تترجم جيدًا دائمًا مع فريقك البعيد.

هذه هي التحديات الأكثر شيوعًا التي ستواجهها:

• الاتصال المحدود ، والذي غالبًا ما يؤدي إلى سوء التفاهم مع الإدارة وزملاء العمل
• عدم التماسك مع الفريق
• تحديد الجداول الزمنية ، ليس هناك من 9 إلى 5
• لا توجد مهام أو أدوار واضحة
• احترام وقت كل موظف
• القيود الفنية مثل عدم الوصول إلى كمبيوتر الشركة أو البريد الإلكتروني
• من الصعب تتبع أداء الموظفين عن بعد
• مستويات مشاركة منخفضة
• نقص ثقافة الشركة

عندما تدير قوة عاملة عن بُعد ، يجب أن تكون على دراية بالتحديات التي تواجهها ، وبهذه الطريقة تكون مستعدًا لأي شيء يأتي في طريقك. سيرشدك دليلنا خلال التغلب على هذه التحديات وإعطائك الأدوات التي لم تكن تعلم أنك بحاجة إليها من قبل.

أفضل الممارسات للإدارة الفعالة للموظفين عن بعد

مع الموظفين عن بعد ، عليك التأكد من أنك تستخدم أدوات مألوفة لديهم. على سبيل المثال ، يمكن أن يساعد التكبير للفيديو والتواصل وجهًا لوجه في المشاركة. بينما يساعدك تطبيق Slack أو Google Hangouts على البقاء على اتصال في الوقت الفعلي. ولكن إذا كنت مستعدًا لنقل الأشياء إلى المستوى التالي وتزويد العاملين عن بُعد بكل ما يحتاجون إليه للنجاح ، فأنت بحاجة إلى تطبيق جوال. وليس فقط أي تطبيق جوال ، فأنت بحاجة إلى تطبيق الهاتف المحمول الذي تم تصميمه للعاملين عن بُعد الذين ليس لديهم مكاتب - Connecteam.

الميزات الرئيسية يقدر الموظفون البعيدين ويحتاجون:

• مشاركة الموظفين والإعلانات وآخر الأخبار: قم بإشراك موظفيك من خلال مشاركة التحديثات المتكررة حول الوصول إلى أهداف الشركة ، وتجاوز الأهداف ، وما إلى ذلك ، واحتفل بقصص النجاح بالصور ومقاطع الفيديو والقصص وغير ذلك الكثير.
• الاستطلاعات وصندوق الاقتراحات واستطلاعات الرأي المباشرة: احصل على معلومات استنادًا إلى الاستطلاعات داخل المنظمة ، وأنشئ مربع اقتراح للحصول على الملاحظات والأفكار دون أن تطلب وجهًا لوجه. قم بإغراء سياسة الباب المفتوح بحيث يشعر الموظفون بالحرية في إدخال أفكارهم إلى الموارد البشرية والإدارة.
• الدردشة الجماعية للموظفين أو التواصل على مهل: أرسل رسائل على مستوى الشركة في أي مكان وفي أي وقت. اسمح للموظفين بالمشاركة من خلال الإعجاب والتعليق والمشاركة في المحادثة. استخدم الإعلانات أحادية الاتجاه أو إدارة المحتوى.
• مشاركة الملفات وإدخالها بسهولة: أرسل الصور وملفات GIFS ومقاطع الفيديو والملاحظات الصوتية وأدلة التدريب والنماذج والمستندات وسياسات الشركة وغير ذلك الكثير في الوقت الفعلي. كل هذا يمكن القيام به من داخل التطبيق المجاني. قم بإنشاء مكتبات ودورات وسائط للإعداد عن بُعد أو تدريب الموظفين الحاليين على سياسات جديدة.
• المستندات الرقمية: النماذج الورقية الجاهزة للتوقيع وكتيبات الموظفين وقوائم المراجعة وسياسات الحضور والمزيد.

Connecteam سهل الاستخدام ، حتى الموظفين غير البارعين في التكنولوجيا يمكنهم الانضمام في غضون دقائق. تم تصميم Connecteam للشركات التي لا تستخدم مكاتب ، لذلك لا حاجة إلى تدريب حول كيفية استخدام تطبيق الدردشة الجماعية - قم بالتسجيل في أقل من 5 دقائق وابدأ في استخدام التطبيق.

قال كيث فيراتزي ، المؤسس والرئيس التنفيذي لشركة Ferrazzi Greenlight: "إذا لم تنشئ أنت ، أيها المدير ، قنوات اتصال جيدة ومفتوحة ، فإن العامل عن بُعد سيشعر بأنه" بعيد "ومنسي".

توضح ديبورا غولدشتاين من DRIVEN Professionals أنه من أجل إدارة فريق عمل عن بعد منتج ، فإنك تحتاج إلى استراتيجية اتصال فعالة.

• إجراء عدد من عمليات "تسجيل الوصول" الرسمية الأسبوعية
• حدد أهداف الأداء الشهرية والفصلية والسنوية
• كن واضحًا تمامًا بشأن التوقعات ومتطلبات المهام مثل المعايير والمواعيد النهائية والمقاييس
• حدد القنوات التي يجب استخدامها ، مثل الدردشات الفردية أو اجتماعات الفريق أو المنتديات المفتوحة للتعليقات والأفكار

من خلال الانخراط في أنشطة بناء الفريق ، فأنت تبني وتعزز العلاقات التي تؤدي مباشرة إلى استبقاء أفضل وإنتاجية أعلى ورضا الموظفين وسعادتهم بشكل عام.

تظهر الأبحاث أن علاقات العاملين عن بعد مع زملائهم أضعف بكثير من علاقات الموظفين الذين يعملون في المنزل.

لذلك ، يجب على المديرين الانخراط في التواصل الاجتماعي الجماعي المنتظم لبناء اتصال بشري وبناء الثقة والشمول مع الفريق بأكمله. نظرًا لأن الموظفين عن بُعد أكثر انخراطًا ، فإنهم يؤثرون بشكل إيجابي على ثقافة الشركة.

بغض النظر عن نوع العمل أو حجمه ، يستغرق الأمر وقتًا وبعض المكونات لإنشاء ثقافة شركة إيجابية مثل توظيف أفضل الأشخاص ، وتشجيع التواصل الصحي والمنتظم ، ونقل ثقافتك على مستوى الشركة. بناءً على نوع ثقافة الشركة التي تريد أن تسكنها ، يجب أن تكون استباقيًا في نقل ذلك إلى فريقك البعيد.

ضع خطة تتبعها دينياً ، وإلا فلن يشعر العاملون عن بُعد بالارتباط بثقافة الشركة. على سبيل المثال ، أنت تتباهى بالتواصل المفتوح ولكن بصفتك مديرًا ، فلن تكون متاحًا أبدًا للتحدث في المتجر ثم البعض. ما عليك القيام به هو اتباع سياسة الباب المفتوح الافتراضية لتشجيع فريقك البعيد على التواصل معك في أي وقت. عندما يتم إدخال هذه العقلية وخطة العمل في ثقافة شركتك ، فإن إدارة الموظفين عن بعد هي مهمة أسهل.

غالبًا ما يشعر الموظفون عن بعد بأنهم غير مرئيين. بالنسبة للمديرين ، من الأسهل التعرف على الموظفين الموجودين داخل الشركة لأنك بالقرب منهم خمسة أيام في الأسبوع. ومع ذلك ، هذا ليس هو الحال على الإطلاق مع الموظفين عن بعد. أثناء الاجتماعات ، عبر التحديثات والإعلانات على مستوى الشركة ، أو في أي وقت تتاح فيه الفرصة ، امنح فريقك البعيد صيحة. تفاخر بإنجازاتهم ، واذكر أنهم شاركوا في بيع ناجح ، وشارك أعياد الميلاد أو رغبات الذكرى السنوية ، وما إلى ذلك.

لن تقوم فقط بتحسين الإنتاجية وتعزيز المشاركة. أنت تُظهر للعاملين عن بُعد أنك تهتم بهم ، وتتعرف على عملهم الشاق. كما يقول المثل ، "القليل يقطع شوطا طويلا."

قال مارك مورتنسن ، الأستاذ المشارك في السلوك التنظيمي بكلية إنسياد ، "إن كونك كريمًا مع الثناء العام والاعتراف بالموظفين عن بعد يساعد على التأكد من أن عملهم معترف به وهو إشارة إلى زملائهم في العمل بأنهم يبذلون قصارى جهدهم".

"الشيء الذي يجعل المسافة بين زملاء العمل تبدو وكأنها مسافة هو التأخر في التواصل. إذا قمت بإرسال رسالة إلى شخص يعيش على بعد ساعات ولم يرد لعدة ساعات ، فسأتمنى لو عملنا في نفس الغرفة حتى لا نضطر للتعامل مع ذلك. ولكن إذا كنت أرسل لهم رسائل في كل مرة ، فإنهم يردون على الفور ، فعندئذ يكون الأمر كما لو كنا في المكتب معًا ". - يقول كيلان ، تجربة العملاء في BambooHR

تأكد من تحديث التقويم الخاص بك ، وقم بتمييز التواريخ في التقويم الخاص بك عندما لا تكون في المكتب أو متاحًا. دع الموظفين يعرفون متى ستكون في منطقة الموظف البعيد.

اطلب من موظفيك عن بعد أن يفعلوا الشيء نفسه. إذا كانت هناك أوقات وأيام معينة غير متوفرة ، فيجب عليهم إخطارك مسبقًا. غالبًا ما يكون عدم التوفر بسبب أسباب شخصية مثل رعاية الأطفال أو مواعيد الطبيب. من خلال إخطارك ، لن تحاول الوصول إليهم خلال تلك الأوقات.

بالإضافة إلى ذلك ، إذا كنت تستضيف اجتماعات لا يستطيع العامل عن بُعد حضورها ، فقم بتسجيلها حتى يتمكنوا من اللحاق بها في وقت لاحق.

يبني أفضل المديرين الثقة من خلال التخصيص ، وعدم الإخلال بالوعود مطلقًا ، وطلب التعليقات ، والانخراط في محادثات متكررة - خاصةً عندما تكون هناك محادثة فيديو لأنها تبني مجال رؤية وتشجع الثقة.

"إن معرفة من تلجأ إليه للحصول على المساعدة يعزز الإنتاجية ويساعد على التنمية ، لكن العمال عن بُعد يفتقرون إلى هذا المنظور. إن المديرين الذين يجعلون أنفسهم وكلاء في شبكة عمالهم عن بعد يثبتون أنهم جديرون بالثقة للعامل ولا غنى عنهم لنجاح العامل ".

"من المهم إدارة التوقعات والاستمرار في التركيز على الأهداف عند احتضان قوة عاملة عن بُعد. لا تقلق كثيرًا بشأن ما يتم فعله. بدلاً من ذلك ، ركز على ما يتم إنجازه. إذا حققنا أهدافنا ، فهذا رائع. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فنحن بحاجة إلى مزيد من النظر في الموقف. الأمر كله يتعلق بالإنجاز وليس النشاط ". - دونالد هاتر ، شركة دونالد هاتر

عندما تحدد الأهداف وتطورها وتكون توقعاتك واضحة ، فهذا هو المهم. لا تركز فقط على مقدار ما أنجزه العامل عن بُعد في يوم عمل واحد. انظر إلى الصورة الأكبر ، هل يحققون الأهداف؟ هل يتواصلون إذا واجهوا مشكلة وبحاجة إلى المساعدة؟ هل هم متاحون ويتحملون المزيد من المسؤولية؟ ماذا أنجزوا؟

ليست هناك حاجة إلى الإدارة الدقيقة لكل مهمة واستجواب موظفك ، بعد كل شيء ، بمجرد بناء الثقة وتوطيدها ، ستخرج الحاجة إلى استجواب موظفك من النافذة.

"يتحول العالم بسرعة إلى قوة عاملة مهتمة بالتعلم وتطوير المهارات بدلاً من الاستقرار. العمل لمدة 30 عامًا في نفس الشركة قد ذهب إلى طريق طائر الدودو. أهتم بشكل شخصي بتعلم فريقي وأهداف الحياة ، وفي اجتماعاتنا ، غالبًا ما يستغرق لحظة لربط اهتماماتهم بأهداف شركتي. التفاعل والأداء يظلان أعلى من ذلك بكثير ". - تينا ديتز ، StartSomething Creative Business Solutions

الخلاصة في إدارة الموظفين عن بعد

إن العمل مع الموظفين عن بُعد ليس شيئًا يجب أن تتخلى عنه ، خاصة أنه أصبح يتمتع بشعبية متزايدة. أما أمازون وكابيتال ون وأمريكان إكسبريس فهي مجرد عدد قليل من الشركات الكبرى التي تتجه نحو العمل عن بعد. تظهر الأبحاث أن 91٪ من الموظفين يتمتعون بتوازن أفضل بين العمل والحياة عند العمل عن بُعد. انخفضت مستويات الإجهاد ، مع هذه الأرقام ، فإن العمل عن بعد هو الطريق إلى الأمام.

مع الموظفين الأكثر سعادة ، تصبح إدارتهم أسهل كثيرًا. يطور المديرون دورهم بمرور الوقت والذي يرجع إلى فهم العلاقة بين المدير والموظف كعنصر أساسي للنجاح. فريقك هو خبزك وزبدتك. بدون فريق فعال ، لن تصل إلى خط النهاية. بدلاً من ذلك ، ركز على إدارة فريقك البعيد بكفاءة لتحويله إلى أكبر أصولك. لن تصدق ما يمكنك تحقيقه عندما يتم الاتصال الصحيح. سيتصل بك موظفوك لترتيب الاجتماعات وإبلاغك بتقدم عملهم. كن المدير الذي يهتم به الجميع.