كيفية قياس الاتصال في مكان العمل: دليل كامل

هل تقيس الاتصالات الداخلية في مكان العمل لتحديد مدى فعاليتها بشكل أفضل؟ لفهم ما إذا كان يحدث فرقًا أم تأثيرًا في عملك؟ لسوء الحظ ، تظهر الدراسات أن60٪ من الشركات ليس لديها حتى استراتيجية اتصالات داخلية طويلة المدى ،والشركات التي لديها واحدة ، 12٪ لا تقيس مقاييس الاتصالات الداخلية على الإطلاق.

وربما تفكر ، "ما هي الصفقة الكبيرة؟ وماذا في ذلك؟" ولكن ، انتظر ، هناك سبب وراء صقلنا في هذه المسألة المتعلقة بالموارد البشرية.

لماذا قياس الاتصالات الداخلية في مسائل مكان العمل

هل يجب عليك حتى قياس الاتصالات الداخلية في مكان العمل؟ هل حقا أن مهمة؟ نعم! مليون مرة ، نعم. الاتصال الداخلي هو حجر الزاوية لشركتك.

ماذا نعني رغم ذلك؟ فكر في الأمر على هذا النحو ، باعتباره حجر الزاوية لشركتك ، يكون للتواصل الداخلي تأثير مباشر وكبير على إنتاجية الموظف ومشاركته ، وجهود التعاون ، ومعنويات المكتب ، والمواءمة عبر المؤسسة.

إذا وجدت أن مشاركة الموظفين منخفضة ، وأن الروح المعنوية تعاني ، والتعاون غير موجود تقريبًا ، ورؤية الشركة لا يتم تنفيذها بشكل فعال ، والعملاء غير راضين تمامًا ، والدوران ينمو ، والإنتاجية تتعثر ، فقد حان الوقت للنظر عن كثب في استراتيجية الاتصال الداخلية الخاصة بك. ولكن قبل أن تتمكن حتى من تعزيز استراتيجية الاتصال الداخلي الخاصة بك ، فإنك تحتاج إلى قياسها. بعد كل شيء ، كيف يمكنك تحسين اتصالك الداخلي أو حتى اتخاذ قرار فعال بشأنه عندما لا يكون لديك البيانات اللازمة لعمل نسخة احتياطية أو لفهم ما ينجح وما يحتاج إلى تحسين بسرعة.

"لا يمكن التقليل من أهمية الاتصالات الداخلية ؛ إنه أحد الأدوار القليلة التي تمس جميع مجالات المنظمة ". - جيني فيلد ، كرسي في CIPR Inside

لكن نقص البيانات ومقاييس الاتصالات الداخلية هو نتيجة المشاكل التالية:

• تنتشر مقاييس الاتصالات الداخلية عبر الأقسام والأنظمة الأساسية والقنوات
• مؤشرات الأداء الرئيسية للاتصالات الداخلية غير متوافقة مع أهداف الشركة
• من الصعب إثبات قيمة الاتصال الداخلي الفعال
• لا يعتبر أصحاب الأعمال والشركاء الاتصالات الداخلية استراتيجية فعالة للاستثمار فيها
• يحدث عدم مشاركة الاتصالات عبر القنوات المناسبة لكل موظف في كثير من الأحيان ، لذا فإن منظور "قفاز واحد يناسب الجميع" يحد
• لا يعرف المتصلون الداخليون كيفية نقل الاتصال إلى المستوى التالي
• لا يؤدي التواصل المباشر الذي يتم مشاركته مع الموظفين إلا إلى سوء الفهم
• كثرة المفاهيم الخاطئة حول الاتصال الداخلي تجعل من الصعب فهم ما تعنيه حقًا

الآن وقد تم فهم مشاكل الاتصال الداخلي بشكل أفضل ، يمكننا الانتقال إلى الإجابة عن كيفية قياس التواصل في مكان العمل.

كيفية قياس الاتصال في مكان العمل

• حدد أهداف عملك

هذا هو الشيء ، معرفة كيفية قياس الاتصال في مكان العمل ليس بهذه السهولة لأنه لا توجد قائمة واحدة لمؤشرات الأداء الرئيسية للاتصالات الداخلية التي تعمل في جميع المجالات.

ستختلف مؤشرات الأداء الرئيسية للاتصالات الداخلية لكل شركة حيث لا يوجد نشاط تجاري له نفس الأهداف التي يريدون تتبعها. بالإضافة إلى ذلك ، يختلف أيضًا ما تنوي القيام به بالبيانات.

ما هي بعض مؤشرات الأداء الرئيسية للاتصالات الداخلية؟ مشاهدات الصفحة على صفحات الإنترانت الخاصة بك ، وتتبع معدلات الفتح في اتصالات البريد الإلكتروني ، وتتبع معدل النقر في رسائل البريد الإلكتروني ، وتتبع مشاهدات الفيديو في رسائل البريد الإلكتروني وصفحات الإنترانت ، وتتبع استبيانات الموظفين بإجابات محددة مسبقًا ، وما إلى ذلك.

ضع خطًا أساسيًا لفهم أفضل عندما تعرف ما تقيسه ، ثم يمكنك تحديد فعالية جهودك الحالية بشكل فعال.

بمجرد أن تعرف الأهداف التي تريد تحقيقها ، يصبح من الأسهل والأكثر وضوحًا تعيين مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بك للاتصالات الداخلية.

• تحديد الأهداف

ألق نظرة على حملات الاتصال الحالية أو الرسائل التي أرسلتها ، مثل رسائل البريد الإلكتروني أو قنوات مجموعة WhatsApp. أي من القنوات يبدو أنها الأفضل أداءً؟ من هم الموظفون الذين تتطلع للوصول إلى المزيد؟ ما هو تعريفك للنجاح؟

حدد المقاييس التي تتبعها شركتك ، وكيف يتم اتباع المقاييس ، وما تشير إليه البيانات الحالية.

• استخدم الوسائل الصحيحة

هناك قنوات أو وسائط مختلفة للتواصل مع موظفيك وكل هذا يتوقف بشكل كبير على نوع العمل ، ومكان عمل موظفيك (في الميدان أو في المكتب) ، وحجم الفريق ، وما إلى ذلك.

بمجرد تحديد كل ما سبق ، يمكنك اختيار أفضل قناة (متوسطة) لتقديم اتصالات الموظفين:

• يجب أن يكون الاجتماع وجهًا لوجه مرة واحدة على الأقل في الشهر من أجل إجراء اتصال شخصي ، وتحسين المشاركة ، والحصول على ردود الفعل.
• يمكن عقد اجتماعات الفريق في المنزل أو في مكان خاص مثل نزهة في الهواء الطلق.يساعد هذا في بناء صداقة بين أعضاء فريقك ويسمح بتعاون أفضل.
• تتيح لك مكالمات الفيديو إجراء محادثة على سطح المكتب بحيث تشارك عرضًا تقديميًا وتحكي قصة.غالبًا ما تستخدم الشركات برنامج Zoom.
• تطبيقات اتصالات الموظفين هي الحل الأفضل للشركات التي لديها موظفين بلا مكاتب أو ميدانيين لأنها تقدم الحل الأمثل للتواصل أثناء التنقل. على سبيل المثال،
  • كل شخص لديه هاتف محمول لذا يمكنك إبقاء الجميع في نفس الصفحة
  • يمكنك إنشاء قنوات للتواصل بناءً على الموقع والمسمى الوظيفي والقسم وما إلى ذلك
  • يتم جمع جميع الاتصالات المتعلقة بالعمل تحت سقف واحد
  • يساعد التواصل في الوقت الفعلي على تعزيز المشاركة والإنتاجية
  • جميع البيانات مرئية وقابلة للتنفيذ ، لذا فأنت تعرف دائمًا من فتح رسالتك وعرضها ، وعدد الموظفين الذين ملأوا الاستبيان الذي أرسلته ، ومن أجاب على الاستطلاع المباشر ، وما إلى ذلك. لأي موظف لم يقرأ رسالتك ، أرسل لهم تذكيرًا فوريًا للقيام بذلك.

إنها غير مكلفة - تقدم Connecteam خطة مجانية بالإضافة إلى خططها المدفوعة بأسعار معقولة ، ما عليك سوى النقر هنا للبدء مجانًا!

مصممة للفرق بدون مكاتب

تجربة اتصال حديثة لك ولفريقك.

يتعلم أكثر

• مراجعة SWOT

يمكن أن يكون إجراء تحليل SWOT لاستراتيجية الاتصال الداخلي الخاصة بك أداة فعالة للشركات التي ترغب في تعزيز اتصالاتها. عندما تفهم التحديات التي تواجهها والموارد المتاحة لك لمواجهتها ، يمكنك إنشاء استراتيجية فعالة للتواصل بشكل أفضل.

استخدم طريقة SWOT لتحديد نقاط القوة والضعف في الاتصال لديك ، وما هي الفرص المتاحة لتحسين الاتصال ، وما التهديدات التي تواجهها للتواصل بشكل أفضل؟

• نقاط القوة: السمات الداخلية الإيجابية لشركتك التي يمكنك التكيف معها
• نقاط الضعف: عوامل سلبية تقلل من قوتك ويجب عليك تحسينها لتكون ناجحًا
• الفرص: العوامل الخارجية في بيئة العمل التي يمكن أن تساهم في نجاحك
• التهديدات: العوامل الخارجية التي لا يمكنك السيطرة عليها ، لذلك تحتاج إلى وضع خطط للطوارئ

• صياغة الرسالة قبل إرسالها

عندما تحدد بالضبط ما تريد قوله وما تريد اكتسابه كرد فعل من جمهورك ، فلن تفوتك أي تفاصيل ويمكنك مواءمة الرسالة بشكل أفضل مع مرور الوقت.

ركز على ماذا ولماذا وأين ومتى وكيف ومن. إذا لم تتمكن من الإجابة على هذا ببساطة ، فأنت بحاجة إلى إعادة التفكير في الهدف.

على سبيل المثال ، هدف "زيادة مشاركة الموظفين في مكان العمل" ليس محددًا على الإطلاق.

بدلاً من ذلك ، حدد الهدف ليكون أكثر تحديدًا حتى يسهل قياسه. على سبيل المثال ، قم بتغييره إلى "زيادة مشاركة الموظفين داخل فرع أتلانتا بنسبة 18٪ بنهاية الربع الثاني لإطلاق منتج X الجديد بشكل فعال في الربع الثالث".

• قم بإنشاء أهداف SMART

تأكد من إنشاء رسالة SMART. ماذا تسأل؟ SMART تعني كلمة محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وذات صلة وقائمة على الوقت.

• محدد: حدد ما تتطلع إلى تحقيقه وتأكد من أن الجميع سيتفهمون الرسالة
• قابلة للقياس: حدد المعالم والأهداف لتتبع التقدم بفعالية
• يمكن تحقيقه: اجعل الأهداف قابلة للإدارة وواقعية
• ذات صلة: ضع أهدافًا تطور فريقك وتتصل بأهداف شركتك
• يعتمد على الوقت: اتبع جدولًا زمنيًا محددًا للبقاء على المسار الصحيح بشكل أفضل

• حدد رسالتك

سلط كل من Sue Dewhurst و Liam Fitzpatrick الضوء على نصائح للمتصلين في كتابهم حول أفضل طريقة لتحديد رسالتك:

• المدخلات: ما هي الموارد التي ستقوم بتطويرها وتنفيذها لاتصالاتك الداخلية؟
• المخرجات: هل المحتوى إعلامي وجذاب؟هل حققت النتائج التي خططت لها؟ إذا لم يكن كذلك ، فلماذا؟
• الرضا: هل موظفوك سعداء باتصالاتك الداخلية؟هل تم فهم الرسالة؟ هل تم تلقي المعلومات في الوقت المناسب؟ هل سمحت لموظفيك بمشاركة ملاحظاتهم؟
• الاستحقاقات: ما هي النتائج التي اكتسبها موظفوك؟
• النتائج: هل أثر اتصالك الداخلي على سلوك الموظف؟هل يعمل الجميع نحو هدف مشترك؟

• انظر إلى معدلات الدوران

عندما يكون لديك موظفون سعداء وراضون عن دورهم الوظيفي ، فسيبقون مع الشركة لفترة أطول من الوقت. ومع ذلك ، سيبدأ الموظفون غير الراضين والساخطين بسرعة في البحث عن عمل جديد.

تتبع معدل دورانك لفهم مدى فعالية اتصالاتك الداخلية. عندما يكون فريقك أكثر ارتباطًا وتوافقًا مع ما يحدث في الشركة ، فسيشعرون بالثقة والتقدير. ومع ذلك ، عندما لا توجد هذه الثقة على الإطلاق ، فإن خزانات الإنتاجية ودورانها يرتفعان.

بقدر ما تذهب مؤشرات الأداء الرئيسية للاتصالات الداخلية ، فمن السهل تتبعها ولكن قد يكون من الصعب ربطها مباشرة بالاتصال الداخلي.

• إرسال استطلاعات الرأي

يعد إرسال الاستبيانات إلى فريقك والقيادة العليا أمرًا بالغ الأهمية في مرحلتين رئيسيتين - عندما تقوم بتعيين مؤشرات الأداء الرئيسية وأثناء قياس النتائج. (نعم ، قلنا لك أن ذلك حدث خلال لحظتين محوريتين).

لماذا يجب أن تهتم بالاستطلاعات؟ لأنه يتيح لك اكتساب رؤى أساسية في الوقت الفعلي فيما يتعلق بأهدافك من جميع الإدارات المختلفة ومستويات الموظفين. يساعد هذا في ضمان أنه يمكنك تعيين مؤشرات الأداء الرئيسية بالصورة الكاملة في متناول اليد. ناهيك عن أنه يسمح لك بتكييف وتعزيز أهدافك واستراتيجياتك عند الضرورة.

ولكن ، من الضروري أن ترسل استطلاعات الرأي التي تدفع إلى العمل ولا تكون مضيعة للوقت. لذا ، تأكد من أن استطلاعاتك قصيرة ومجهولة المصدر. أي شيء طويل جدًا يزعج فريقك ويضمن بشكل أساسي مجموعة من الردود غير الدقيقة وغير الفعالة.

الخلاصة على M تسهيل الاتصالات الداخلية في مكان العمل

ليس سراً أنه من الصعب قياس نقاط قوتك وضعفك بشكل فعال عندما يتعلق الأمر باتصالاتك الداخلية. ومع ذلك ، مع تعيين مؤشرات الأداء الرئيسية الواضحة للاتصالات الداخلية ، يصبح من الأسهل جمع البيانات اللازمة للمضي قدمًا بشركتك. هذه البيانات هي التي تمكنك من تتبع التقدم وإذا تم تحقيق أهداف أوسع.

كما قلنا في البداية ، الاتصال الداخلي هو حجر الزاوية لشركتك. عندما يتم ذلك بشكل صحيح ، فإن إنتاجية الموظف ومشاركته وجهود التعاون ومعنويات المكتب والمواءمة عبر المؤسسة كلها تتأثر بشكل إيجابي.

تواصل مع فريقنا لمعرفة المزيد حول حل الاتصال لدينا.