كيف يتم حساب العدد المادي للمخزون في 5 خطوات سهلة

فحص المخزون اللعين ... قد يستغرق الأمر ساعات وحتى أيامًا لإحصاء كل المخزون ، وربما يخشى موظفوك ذلك تمامًا كما تفعل أنت.

يعد جرد المخزون المنتظم ، بقدر ما هو مزعج ، جزءًا ضروريًا من أي أصحاب أعمال بيع بالتجزئة يوميًا.

آخر شيء تريده بصفتك صاحب عمل هو الانكماش في البيع بالتجزئة بسبب عمليات فحص المخزون غير المنتظمة أو غير المتسقة. يمكن أن يؤدي الانكماش ، إذا ترك دون رادع ، إلى إهدار مبالغ ضخمة من المال بسبب عمليات فحص المخزون غير الفعالة.

بالإضافة إلى ذلك ، إذا كنت لا تعرف ما الذي يجب إعادة ترتيبه وإعادة تخزينه ، فقد تتعامل مع عملاء غير سعداء لا يمكنهم طلب ما يريدون وينتهي بهم الأمر بالشراء من منافسيك.

ولكن ما هو فحص المخزون بالضبط وكيف يمكنك جعله أكثر كفاءة وتجرؤ على القول ... مرح؟ دعنا ننتقل مباشرة ...

ما هو فحص الجرد؟

فحص المخزون هو الطريقة الوحيدة التي يمكن للشركات من خلالها معرفة ما طلبوه بالضبط ، وما الذي لديهم ، وما هو مطلوب.

يلاحظ جيمس وودروف ، خبير الاستشارات الإدارية ، أن عمليات فحص المخزون "تتضمن الإدارة الفعالة للمشتريات والاستلام والتخزين والتتبع والشحن وإعادة الطلب - وهي الطريقة التي تعظم بها عائد مخزونك".

عند إجراء فحص الجرد ، هناك بعض الجوانب التي يجب أن تركز عليها:

1. حيث توجد المنتجات في المتجر.
2. كميات كل منتج مختلف.
3. حالة المنتجات.
4. إذا كانت العناصر قابلة للتلف ، فيجب ملاحظة التواريخ على هذه العناصر القابلة للتلف.
5. عدد المنتجات في المستودع.
6. عدد المنتجات التي تحتاج إلى إعادة ترتيبها وإعادة تخزينها.

هذه مجرد أمثلة قليلة لما يجب التركيز عليه عند إجراء فحص المخزون.

تعد عمليات فحص المخزون المنتظمة والمتسقة والعمليات المادية للمخزون ضرورية لنجاح عملك ويمكن أن تمنعك من إهدار آلاف الدولارات.

ما هو الفرق بين العد المادي والعد الدوري؟

سؤال جيد! يتطلب العد الدوري من الموظفين إنشاء دورة من الجرد من خلال المخزون. تصف فوربس أن "عدد الدورات المنتظم يسمح لك بالتعرف على التناقضات الصغيرة في أسرع وقت ممكن. يشير الجرد الدوري إلى نمط من الجرد الدائم لمجموعات فرعية من بضاعتك ". ولكن ليس من الضروري القيام بالعد الدوري على كل مخزونك ، فعادة ما يتم حساب الدورة على المخزون الموسمي أو الذي يتم بيعه بشكل متكرر.

يتطلب جرد المخزون المادي أن يقوم الموظفون بحساب كل عنصر فعليًا ، أيضًا على أساس منتظم. يعني هذا عادةً أنه سيتعين على الموظفين البقاء في وقت متأخر أثناء عمليات جرد المخزون هذه والانتقال إلى كل عنصر لإنشاء جرد وتسجيل دقيق وشامل للمخزون.

لماذا تعد الأعداد المادية للمخزون ضرورية؟

إذا كنت مالكًا لأعمال البيع بالتجزئة ، وخاصةً صاحب شركة صغيرة للبيع بالتجزئة ، فإن إدارة المخزون المناسبة أمر بالغ الأهمية لنجاح عملك وخطته النهائية.

يشير ديريك برومان ، الرئيس التنفيذي لشركة Discount Enterprises LLC ، إلى أن "التتبع الصحيح للمخزون وإدارته قد ساعده في استخدام مساحة التخزين المادية وموارد النقل الخاصة به بشكل أكثر كفاءة ، وتحديد الاتجاهات في رغبات المستهلكين والمنتجات الشائعة ، والاستعداد بشكل استباقي لتلبية احتياجات التخزين ".

تعد عمليات الجرد المادي للمخزون ضرورية للأسباب التالية ...

1. للتأكد من عدم سرقة أي شيء أو إتلافه. في حين أن المخزون قد يفقد أو يتلف من قبل العملاء ، إلا أنه للأسف يمكن للموظفين أيضًا سرقة العناصر وإتلافها. سيساعد إجراء فحوصات المخزون المنتظمة في ردع الموظفين عن السرقة لأنهم يعلمون أنه يتم عد العناصر بانتظام. بالإضافة إلى ذلك ، إذا قام الموظف بكسر عنصر أو إتلافه ، فمن المرجح أن يتحمل المسؤولية عنه لأنهم يعلمون أنه يتم فحص المخزون بانتظام.
2. لطلب المزيد من العناصر التي تحتاج إلى إعادة التخزين. كيف يمكنك معرفة العناصر التي يجب إعادة ترتيبها إذا لم تقم بحساب مخزونك فعليًا؟ هذا يعني أيضًا التحقق من عدد العناصر المتوفرة على الأرض وفي المستودع الخاص بك أيضًا.
3. لفهم اتجاهات المستهلك ورغباته. من خلال جمع البيانات والعناصر التي يتم بيعها وإعادة ترتيبها بشكل متكرر ، يمكنك فهم ما يريده عملاؤك واحتياجاتهم بشكل أفضل لزيادة أرباحك!
4. لضمان أن طلبك وإعادة تخزين الكميات هو ما يحتاجه عملك بالفعل. بدون إجراء فحص جرد مادي ، قد تجد نفسك تطلب نفس الكميات والعناصر مرارًا وتكرارًا ولا تبيعها. لماذا تضيع الوقت والمال على العناصر أو المنتجات التي لا يتم بيعها بالفعل؟
5. للتأكد من أن الموردين يقومون بتسليم العناصر غير التالفة وأن الكمية المناسبة يتم تسليمها. الناس بشر وكلنا نرتكب الأخطاء ، حتى الموردين. من المهم إجراء فحوصات المخزون - حتى على المخزون الذي تم استلامه للتو ، للتأكد من إمكانية حساب جميع العناصر وعدم تلفها.

من خلال إجراء فحوصات المخزون المنتظمة والمتكررة ، يمكنك تجنب كل هذه المشكلات وتوفير الوقت والمال! علاوة على ذلك ، إذا كنت تجري فحوصات المخزون يدويًا باستخدام القلم والورق ، فأنت تهدر الكثير من وقت موظفيك ويمكن أن يكون مليئًا بالأخطاء والأخطاء!

لقد قمنا بتقسيم كيفية إجراء جرد المخزون في 5 خطوات سهلة والتقنية التي يمكنك استخدامها لتحسين طريقة عد المخزون وتسجيله.

تخلص من الصداع من المخزون مع Connecteam اليوم!

يتعلم أكثر

كيف يتم حساب الجرد في 5 خطوات

هناك عدة طرق لتقليل الوقت الذي تستغرقه وزيادة الكفاءة عندما يتعلق الأمر بحساب المخزون. فيما يلي 5 خطوات سهلة يمكنك تنفيذها اليوم لتحسين طريقة جرد المخزون.

بادئ ذي بدء ، لحساب كل مخزونك وتسجيله ، سيحتاج موظفوك إلى الأدوات والتكنولوجيا المناسبة لجعل عملهم أكثر كفاءة. من خلال الاستثمار وتطبيق تطبيق إدارة الموظفين الكل في واحد ، مثل Connecteam ، فإنك تزيد من مساءلة الموظف وكفاءته من خلال قوائم مراجعة المخزون.

بينما يعد Excel مفيدًا أيضًا لإدارة المخزون ، إلا أنه من المستحيل إرفاق الصور أو مقاطع الفيديو. باستخدام Connecteam ، يمكنك مطالبة الموظفين بتضمين الصور وحتى التوقيع إلكترونيًا على نماذج المخزون المكتملة. على سبيل المثال ، في حالة تلف العناصر ، يمكنك توجيه الموظفين لالتقاط صورة للعناصر التالفة لإرفاقها بجرد المخزون.

باستخدام Connecteam ، يمكن للموظفين ملء قوائم مراجعة المخزون والنماذج رقميًا مباشرةً من أجهزتهم المحمولة في نهاية كل يوم لضمان إجراء عمليات جرد دقيقة للمخزون يوميًا!

الآن بعد أن قام موظفوك بحساب المخزون وفحصه بدقة بمساعدة الأدوات والمعدات المناسبة ، فقد حان الوقت للتخطيط لإعادة التخزين وإعادة الترتيب مسبقًا. تحقق لمعرفة العناصر التي يتم بيعها بسرعة ، أو العناصر التي تبقى على الرفوف لفترة طويلة من الزمن ، أو إذا كنت بحاجة إلى طلب أي شيء في الوقت المناسب لموسم العطلات.

من خلال القيام بذلك ، يمكنك اتخاذ قرارات أفضل وأكثر استنارة بشأن المخزون الذي يتم بيعه بشكل جيد ، وما الذي يجب إعادة ترتيبه ، وما يريده عملاؤك وعملائك حقًا.

بالإضافة إلى ذلك ، بمجرد أن يكون لديك فهم أفضل لكميات العناصر التي تحتاج إلى إعادة التخزين ، يمكنك بعد ذلك وضع العناصر بشكل استراتيجي حول المتجر وفي المستودع الخاص بك لجعل عمليات فحص المخزون أسهل وأكثر كفاءة.

هذا يعتمد حقًا على نوع المخزون لديك. إذا كانت لديك عناصر قابلة للتلف ، فقم بإجراء فحوصات يومية للمخزون للتأكد من أن العناصر لا تفسد ويمكن بيعها قبل تاريخ انتهاء صلاحيتها.

إذا كانت العناصر الخاصة بك غير قابلة للتلف ، فمن المستحسن إجراء فحوصات جرد أسبوعية أو نصف شهرية بشكل متكرر. من المهم إجراء فحوصات المخزون بشكل متكرر لضمان عدم قيام الموظفين والعملاء بالسرقة ، ولزيادة مساءلة الموظفين ، ولزيادة مساءلة الموردين.

إنشاء مساحة مخصصة للموظفين لتخزين وإحصاء المخزون. سواء كان ذلك في طابق المبيعات أو في المستودع ، فإن توفير مساحة مخصصة لموظفيك سيجعل إجراء الجرد المادي للمخزون أسهل كثيرًا.

من المهم عند تعيين جرد المخزون لفريق أن تختار الأشخاص المناسبين.

اختر اثنين من الموظفين الجدد ، ولكن يجب أن يكون معظم الفريق موظفين مخضرمين. يعتبر الموظفون المتمرسون رائعون للوظيفة لأنهم عملوا مع الشركة لفترة طويلة من الوقت ، وعلى دراية بجميع أنواع المخزون المختلفة ، ويمكنهم حتى تعليم بعض المبتدئين كيفية إنجاز المهمة بشكل صحيح.

الخلاصة: كيف تأخذ الأعداد المادية للمخزون في 5 خطوات سهلة

يجب أن يكون واضحًا جدًا في هذه النقطة في المدونة أن الجرد المادي للمخزون جزء ضروري من امتلاك وتشغيل أعمال البيع بالتجزئة.

تساعد عمليات الجرد المادي المنتظم المديرين وأصحاب الأعمال على فهم ما إذا كان المخزون قد تعرض للتلف أو الانكسار ومن قبل من ، لفهم أفضل للمخزون الذي يجب إعادة تخزينه بانتظام ، وما هي اتجاهات العملاء ورغباتهم ، للتأكد من أنك تطلب الكميات الصحيحة من المخزون ، ولضمان تسليم الموردين منتجات صحيحة وغير تالفة.

لجعل عمليات جرد المخزون أكثر كفاءة ودقة ، يجب عليك الاستثمار في الأدوات والبرامج المناسبة للمساعدة في إنجاز المهمة بشكل صحيح. باستخدام Connecteam ، يمكن إجراء إدارة المخزون بسهولة عبر مواقع متعددة لمتاجر البيع بالتجزئة. قم بإنشاء قوائم مراجعة المخزون ، واطلب من الموظفين التوقيع إلكترونيًا على نماذج المخزون ، وحتى قم بتضمين الصور ومقاطع الفيديو للمنتجات التالفة والمكسورة لحفظ سجلات المخزون.

باستخدام برنامج إدارة المخزون الصحيح ، مثل Connecteam ، سيكون التعامل مع الخطوات الخمس السهلة المذكورة سابقًا لحساب المخزون أسهل لموظفيك.

هل ترغب في تلقي المزيد من المقالات الرائعة مباشرة إلى صندوق البريد الخاص بك؟ اشترك هنا