كيف تكتب بريدًا إلكترونيًا للمتابعة إلى عميل محتمل [+ 5 أمثلة]

عند بدء مشروع محتمل مع أحد العملاء ، هل غالبًا ما تواجه مشكلة في جعلهم يردون على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك؟ هل أنت قلق بشأن كفاءة رسائل المتابعة الخاصة بك؟

قد يكون هذا محبطًا إلى أقصى درجة.

في الوقت نفسه ، تريد تجنب إهدار فرصتك في التعاون طويل الأمد مع العملاء المحتملين من خلال التصرف بوقاحة أو نفاد صبر أو بطريقة غير مهنية أثناء محاولتك كسبهم.

ويبقى السؤال إذن كيف نتعامل مع هذا التحدي دون الإضرار بإمكانية المزيد من التعاون؟

لمساعدتك في معرفة سبب عدم استجابة عملائك وما يجب القيام به في مثل هذا السيناريو ، ستناقش هذه المشاركة بعض المخاطر الأكثر شيوعًا وأفضل النصائح حول كيفية إرسال رسائل بريد إلكتروني للمتابعة إلى عملائك المحتملين.

بعد ذلك ، سنعرض لك بعض نماذج رسائل البريد الإلكتروني للمتابعة ونقدم لك نصائح مفيدة لمساعدتك في تخصيص رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك وتقليل الوقت الذي تقضيه في كتابتها يوميًا.

دعنا نتعمق!

ما هي رسائل المتابعة؟

في عالم الأعمال ، من الشائع إرسال بريد إلكتروني للمتابعة إلى العميل بعد إجراء الاتصال الأولي.

إنها تقنية نستخدمها عندما نريد أو نحتاج إلى شيء من شخص آخر.

علاوة على ذلك ، تُستخدم رسائل البريد الإلكتروني للمتابعة بشكل أساسي لتذكير المستلمين بالإجراءات المعلقة (مثل دفع فاتورة أو تقديم ملاحظات).

لماذا رسائل البريد الإلكتروني للمتابعة ذات صلة بالعمل؟

عند تقديم خدمة العملاء ، من الضروري الحفاظ على خطوط اتصال مفتوحة مع العميل طوال مدة المشروع.

إن الاضطرار إلى التوفيق بين عدة عملاء يعني أن هذا النوع من الاتصالات غالبًا ما يتم تجاهله ، مما قد يؤدي بدوره إلى إبطاء تقدم مشاريعك. علاوة على ذلك ، يمكن أن يؤدي الفشل في إرسال رسائل بريد إلكتروني للمتابعة إلى تكوين انطباع خاطئ للعملاء عنك وعن عملك.

الغرض من متابعة رسائل البريد الإلكتروني هو:

• ذكر العملاء المحتملين بالرد عليك
• الحفاظ على المشاريع على المسار الصحيح
• تأكد من عدم ضياع المعلومات أثناء التبديل العشوائي
• إعطاء إحساس بالتنظيم والتفاني في المشاريع
• أخبر عملائك ، الجدد والقدامى ، أنك تأخذ أعمالهم على محمل الجد.

أكثر الأسباب شيوعًا لعدم تلقي الرد؟

سبب عدم حصولك على رد ليس دائمًا عدم الاهتمام بعرضك. ربما لا تتلقى ردودًا من عملائك للأسباب التالية:

• إنهم مشغولون جدًا في الرد عليك.
• ربما فقدت بريدك الإلكتروني في البريد العشوائي أو البريد الوارد.
• قد يحتاجون إلى مزيد من الوقت للنظر في طلبك أو التشاور مع الآخرين.

كلنا نتردد عندما يكون المال على المحك ، أليس كذلك؟ لماذا لا يفعلون ذلك؟

هذا هو بالضبط سبب استخدامنا لرسائل المتابعة - لطمأنة عملائنا بأنهم في أيد أمينة .

لقد غطينا ما هي عليه ، لذا دعنا الآن ندخل في الخطوات الموعودة لكتابة رسائل البريد الإلكتروني للمتابعة التي تحصل على ردود وتجعلك مميزًا.

كيفية كتابة رسائل متابعة البريد الإلكتروني

هناك إيجابيات وسلبيات لكل موقف ، ومن المهم التعرف على كليهما قبل الانتقال إلى الخطوات التأسيسية لرسالة بريد إلكتروني جيدة للمتابعة.

لقد قمنا بتقسيم الخطوات التي تحتاج إلى اتخاذها لإتقان هذه الطريقة إلى ما يجب فعله وما يجب تجنبه حتى تتمكن من التعود على السرعة بسرعة.

هيا نبدأ!

متابعة البريد الإلكتروني - المهام

1. اهتم سطر الموضوع الخاص بك

يعد الإيجاز والدقة أفضل طريقة للتعامل مع سطور موضوع رسائل البريد الإلكتروني للمتابعة.

كن واضحًا بشأن ما تحتاجه ، وأشر إلى سبب التواصل معك. فيما يلي بعض الأمثلة على سطور موضوع المتابعة الجيدة:

• مراحل المرحلة رقم 1 من [اسم المشروع]
• فاتورة متأخرة من [التاريخ]
• نحتاج إلى مساعدتكم في [المشكلة]
• تحديثات الاجتماع من [التاريخ]
• أي أسئلة أو مخاوف؟

يجب أن يكون سطر موضوع بريدك الإلكتروني مباشرًا وواضحًا بشأن ما تحتاجه من المستلم. كلما كان سطر الموضوع أكثر طبيعية ، زادت معدلات الاستجابة التي يمكنك توقعها.

2. اجعلها عنهم

إذا كان لديك هدف واضح في رسالة البريد الإلكتروني للمتابعة ، فإن وضع نفسك في مكان العميل وكتابة المحتوى الذي يجعله يشعر بالتقدير يعد أمرًا سهلاً.

رسائل المتابعة الإلكترونية هي أكثر من مجرد تذكيرات موجزة. إنها خطوط مفتوحة لبناء علاقات قوية مع عملائك . وبالتالي ، يجب أن يكون التركيز عليهم.

فيما يلي بعض الأفكار حول كيفية جذب انتباه عملائك بطريقة متطورة:

• طلب تغذية راجعة على اقتراح أو وجهة نظر.
• اطلب طريقة لتحسين عروضك.
• إثارة الغرابة من خلال اقتراح حل لمشكلتهم الأكثر إلحاحًا

سيعطيهم هذا انطباعًا بأنك لا تهتم بهم فحسب ، بل تأخذ أيضًا الوقت الكافي للبحث والنظر في الخيارات المختلفة من أجل تلبية احتياجاتهم الخاصة.

3. اجعله موجزًا

هل سمعت من قبل عن قاعدة الـ 12 ثانية؟

قاعدة الـ 12 ثانية هي متوسط ​​الوقت الذي يقضيه الأشخاص في قراءة رسائل البريد الإلكتروني.

ولا سيما في عالم الأعمال ، لا أحد لديه الكثير من الوقت لقضائه على رسائل البريد الإلكتروني المتعمقة التي تستغرق دقائق للقراءة.

سيتصفح معظم القراء رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك فقط ، لذلك من الأفضل إبقاء أي متابعة موجزة قدر الإمكان مع الاستمرار في تغطية جميع القواعد.

4. دعوة عملائك للعمل

يجب أن تحتوي كل رسالة بريد إلكتروني للمتابعة على عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء ، ما لم تكن إعلامية بحتة. يفشل العديد من المسوقين في حساب هذه التفاصيل الهامة ، والتي تعد مساهماً رئيسياً للأشخاص الذين لا يأخذون رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم على محمل الجد كما ينبغي.

بعبارة أخرى ، إذا كنت تريد لعملائك والعملاء المحتملين اتخاذ إجراء معين ، فيجب أن توضح لهم هذا الإجراء.

إليك بعض الأفكار لتبدأ بها:

• الرجاء التعليق.
• اتصل بنا.
• أعط التاريخ المفضل لديك.
• لنتحدث.

ملاحظة: لإعداد CTA فعالة ، تجنب إعطاء إحساس بعدم الأمان. على سبيل المثال ، هل يمكنك ملاحظة اختلاف بين هاتين الجملتين:

• "من فضلك ، إذا وجدت وقتًا ، فسأكون ممتنًا لفرصة تحديد موعد اجتماع لنا لمناقشة التفاصيل حول المشروع" ، و
• "أرسل لنا الوقت والتاريخ المفضلين حتى نتمكن من تحديد موعد اجتماعنا التالي."

الفرق في التفاني والجرأة. لا تتردد في استخدامه.

5. تعلم أن تتحلى بالصبر

لقد وصلنا الآن إلى صلب الموضوع - كم من الوقت يجب أن ننتظر قبل إرسال بريد إلكتروني للمتابعة؟

لا تنتظر طويلا. تشير أفضل الممارسات إلى أنه يمكنك توقع تلقي رد من عملائك في غضون يوم أو يومين.

يُعد السماح لعملائك بهذه النافذة الزمنية قبل المتابعة فكرة جيدة.

في الواقع ، من الذكاء أن تسألهم ببساطة عن الوقت الذي سيكونون فيه أكثر تقبلاً للاستماع إليك مرة أخرى. بهذه الطريقة ، ستنشئ علاقة جيدة بناءً على قراراتهم الخاصة مع تجنب أن تكون مزعجًا للغاية.

ملاحظة: ضع في اعتبارك أن عملائك قد لا يتحققون من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم خلال عطلات نهاية الأسبوع والعطلات.

من الصعب تحديد وقت متابعاتك حتى لا تبدو مثابرًا جدًا بعد أن تلفت انتباههم.

من الأفضل دائمًا منحهم مساحة أكبر من التصرف في وقت مبكر جدًا.

متابعة البريد الإلكتروني لا

حان الوقت الآن لإلقاء نظرة على أكثر المخاطر شيوعًا عند إرسال رسائل بريد إلكتروني للمتابعة:

1. التطلع إلى اللوم - حتى لو لم يرسل عملاؤك المعلومات كما وعدوا ، يجب أن تركز رسالة المتابعة الإلكترونية على تذكيرهم برفق بهذا الإجراء. التركيز على التعاون المستقبلي ومزايا العميل سيجلب لك مجموعة أخرى من البطاقات.

2. سطر موضوع ضعيف - سطر الموضوع هو أول شيء يراه العميل ، ومرشح أساسي لتقرير ما إذا كان مهمًا أم لا. كن موجزًا ​​بشأن ما تحتاجه من عملائك. سيساعد هذا عملائك على تصفية رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك على أنها ذات صلة.

3. انتظار رد طويل جدًا - إذا انتظرت وقتًا طويلاً ، فقد يضع العميل مشروعك في النهاية أو ينسى أمره. التذكير لا يساوي المزعج إذا تم بشكل صحيح. وبالتالي ، المتابعة بسرعة.

4. السلوك المندفع - لتظهر لعميلك أن هذا تذكير ودي ، كن مهذبًا وخفيف القلب. ضع التوقعات من خلال إخبارهم بموعد المتابعة إذا لم يستجيبوا.

5. لا تحث المستخدم على اتخاذ إجراء - إذا قام عميلك بمسح رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك فقط ، فقد يفوتك أي دعوات تحث المستخدم على اتخاذ إجراء ويضبطها على الراحة. زودهم بمخطط واضح لخطواتهم التالية وجدول زمني لاستكمال مشروعهم.

6. الاتصال غير الصحيح - يجب أن تعرف تفضيلات الاتصال لعملائك. يفضل معظم العملاء تذكيرات البريد الإلكتروني اللطيفة ، لكن البعض يفضل المكالمات الهاتفية القصيرة. إذا كان يوفر المعلومات التي تحتاجها ، فإنه يؤتي ثماره!

متابعة قوالب البريد الإلكتروني

1. قالب البريد الإلكتروني "مجرد التحقق في"

إذا كنت بحاجة إلى متابعة عرضك ، أو تذكير عملائك ببريدك الإلكتروني السابق ، فتجنب الاحتياج.

عبر عن تعاطفك بشأن جدول أعمالهم المزدحم واقترح اجتماعًا إذا كانوا مهتمين.

نصيحة احترافية: يمكن أن تساعدك حلول الذكاء الاصطناعي (AI) مثل TextCortex في كتابة رسائل بريد إلكتروني جذابة ومخصصة عندما تكون مشغولاً للغاية أو عندما لا ترغب في استخدام قالب.

على سبيل المثال ، تتضمن وظيفة Chrome الإضافية في TextCortex وظيفة " Bullet to email " المفيدة التي يمكن استخدامها لإنشاء رسائل بريد إلكتروني بسرعة من أهم النقاط لديك.

ما عليك سوى تعيين الوجبات السريعة الأساسية التي تريد تغطيتها في بريدك الإلكتروني ، وتحديد الرموز النقطية ، والنقر فوق الشعار واضغط على خيار " Bullet to email ".

2. نموذج البريد الإلكتروني "متابعة الاقتباس"

قد يقوم عميلك المحتمل بتحليل عدة عروض في وقت واحد. رسالة بريد إلكتروني قصيرة توضح رغبتك في إنشاء اتصال.

علاوة على ذلك ، سيظهر هذا النوع من البريد الإلكتروني أيضًا إحساسًا بالتفاني في المشروع نفسه. صدق أو لا تصدق ، أحيانًا يكون هذا كل ما يلزم لكسب عملائك.

3. نموذج البريد الإلكتروني "الشعور بالحاجة الملحة"

كان تأثير FOMO (الخوف من الضياع) ولا يزال أداة تسويقية قوية.

يمكن أن يؤدي تحديد تاريخ انتهاء صلاحية لعرضك إلى تشجيع العملاء بشكل لا شعوري على الرد على بريدك الإلكتروني على الفور.

لا أحد يريد أن يفوت صفقة جيدة ، أليس كذلك؟

نصيحة للمحترفين: بالإضافة إلى العديد من ميزات إعادة الكتابة ، تحتوي وظيفة Chrome الإضافية في TextCortex على خيار مبدل نغمات مفيد للغاية يمكنه إعادة كتابة المحتوى الخاص بك بنبرة صوت مختلفة.

لاستخدامه ، حدد الجملة أو الفقرات التي تريد إعادة كتابتها بمجموعة متنوعة من النغمات المختلفة ، وانقر فوق الشعار واختر ميزة "النغمة" .

انقر فوق رابط نوع النغمة أسفل نافذة الاقتراح وحدد نغمة الصوت " العاجلة " لإضافة الاستعجال إلى بريدك الإلكتروني عند استخدام ميزة " النغمة ".

4. نموذج البريد الإلكتروني "لنعيد الاتصال"

رجال الأعمال هم أصحاب العمل. مع هذا ، من المرجح أن تحصل على رد على البريد الإلكتروني الخاص بالمتابعة إذا قدمت استئنافًا مباشرًا.

بغض النظر عن نوع الطلب ، لن يسيء عملاؤك فهمه إذا كانت رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالمتابعة تحافظ على نفس الدرجة من الاحتراف.

نصيحة للمحترفين: بغض النظر عن الموضوع أو الجمهور ، يمكن أن تساعدك ميزة "إعادة الصياغة" في TextCortex في الحفاظ على مستوى عالٍ من جودة الكتابة.

حدد جملك أو فقراتك بشكل مجمّع ، وانقر على الشعار واختر خيار "إعادة الصياغة" .

5. نموذج البريد الإلكتروني "متابعة الاجتماع"

بعد الاجتماع مع العملاء ، يوصى بإرسال بريد إلكتروني للمتابعة. إنها خطوة ناضجة يمكن أن تؤدي إلى العديد من العلاقات المثمرة بمرور الوقت.

هذا النموذج من رسائل البريد الإلكتروني للمتابعة هو مجرد شكر سريع على وقت العميل.

للختام

ليس هناك شك في ما إذا كان ينبغي عليك الاستفادة من رسائل البريد الإلكتروني للمتابعة في استراتيجية عملك.

إن قضاء الوقت في تنمية الاتصالات هو استثمار في صحة عملك ، والذي سيحقق أرباحًا في شكل استمرار النجاح في إبرام الصفقات والحفاظ على العلاقات .

حتى مع ذلك ، هذا لا يجعلها مسلية. خاصة إذا كنت بحاجة إلى كتابتها كل يوم.

نقترح عليك تجربة TextCortex إذا كنت عالقًا في الإلهام ، أو سئمت من استخدام نفس القوالب القديمة ، أو مجرد فضول لمعرفة ما هو موجود هناك.

علاوة على ذلك ، يمكن أن يؤدي استخدام TextCortex إلى جعل أسوأ يوم كتابة في مهمة حالية.

وهذا ليس كل شيء.

بالإضافة إلى ميزات إعادة الكتابة المتوفرة في ملحق Chrome ، يمنحك TextCortex الوصول إلى:

• الوصول إلى أكثر من 20 قالبًا مدمجًا مسبقًا للذكاء الاصطناعي عبر الإنترنت.
• أنشئ محتوى بأكثر من 72 لغة باستخدام أداة الذكاء الاصطناعي متعددة اللغات هذه.
• قماش يمكن تحريره في الوقت الفعلي لاستيعاب المحتوى الذي تم إنشاؤه بواسطة الإنسان والذكاء الاصطناعي.
• تعديل وتقديم المحتوى في الوقت الفعلي
• يمكنك الوصول إلى مساعد الكتابة بالذكاء الاصطناعي الشخصي الخاص بك على أكثر من 30 منصة ويب ، بما في ذلك Docs و Gmail و Linkedin والمزيد ، كل ذلك من لوحة تحكم واحدة.

قم بتنزيل امتداد TextCortex Chrome اليوم وتعامل مع مساعد كتابة شخصي بالذكاء الاصطناعي يمكنه فعل المعجزات للمحتوى الخاص بك.