ما هي الفاتورة - الدليل الكامل

سواء كنت تدير شركة صغيرة لشخص واحد أو شركة كبيرة ، فإن إنشاء وإرسال الفواتير هو جزء مهم من عملياتك. الفواتير هي الطريقة التي يتقاضى بها أصحاب الأعمال رواتبهم: يدفع العملاء لك عند إصدار الفاتورة لهم.

تعد كتابة فاتورة مبيعات لمنتجك أو خدمتك أمرًا بسيطًا إلى حد ما. ومع ذلك ، من المهم التأكد من احتواء جميع المعلومات المطلوبة في فواتيرك: يمكن أن تؤدي الفاتورة غير المكتملة أو غير الصحيحة إلى سوء الفهم بينك وبين العميل ، وقد تتسبب أيضًا في حدوث نزاعات حول الأموال (وتجنب هذه المشكلات أسهل بكثير إذا كان الأمر مناسبًا. برنامج فاتورة الأعمال الصغيرة).

يعد تسليم الفاتورة أيضًا جزءًا مهمًا من هذه العملية: بمجرد إنشاء فاتورة ، يجب أيضًا إرسالها إلى العميل من خلال وسيط موثوق: سواء عن طريق البريد أو البريد الإلكتروني أو قناة أخرى.

نوضح في هذه المقالة جميع العناصر المهمة للفاتورة ، وكيفية إنشائها ، وكيفية تسليم الفواتير لعملائك. نناقش أيضًا كيف يمكن لبرامج تحرير الفواتير مثل Hiveage أن تجعل هذه العملية برمتها سهلة وفعالة بالنسبة لك.

في هذه المقالة. . .

1. ما هي الفاتورة؟
2. كيف يمكن أن تحسن كتابة الفواتير عملك؟
3. ما الذي يجب أن تتضمنه الفاتورة؟
4. التخطيط العام للفاتورة
5. كيفية عمل الفاتورة: الخطوات الواجب اتباعها
6. باختصار: معلومات مهمة يجب إضافتها
7. معلومات اختيارية للإضافة
8. كيف ترسل فاتورة
9. كيف تكتب فاتورة بالبريد الإلكتروني
10. كيفية عمل فاتورة في MS Word
11. كيف تكتب فاتورة ببرنامج الفواتير
12. أسئلة وأجوبة حول كيفية كتابة الفاتورة

ما هي الفاتورة؟ ↩

إذن ، ما هي الفاتورة؟ الفاتورة هي مستند يجب أن ترسله إلى العميل بعد تسليم منتج أو خدمة إليه. تحدد الفواتير المبلغ الذي يحتاجه العميل لدفع ثمن السلع أو الخدمات التي تلقوها ، وكيف ينبغي عليهم القيام بذلك.

من المهم أن تتذكر أن الفواتير ليست فواتير أو إيصالات ؛ إنها طلبات دفع مقابل الخدمات المقدمة. في حين أن الفواتير تنطوي على إجراءات دفع فورية ، فإن الفواتير تنصح العملاء بموعد وكيفية الدفع. بالإضافة إلى ذلك ، يتلقى العملاء إيصالات بعد الدفع: تطلب الفواتير الدفع ، لذلك لا يمكن استخدامها كإيصالات.

كيف يمكن أن تحسن كتابة الفواتير عملك؟ ↩

الآن وقد تعاملنا مع ماهية الفاتورة ، فلنلقِ نظرة على كيف يمكن أن يساعدك إنشاء وإرسال فواتير احترافية إلى عملائك في الحصول على أموال بشكل أسرع. باستخدام الفواتير في الوقت المناسب ، يمكنك تجنب المدفوعات المتأخرة أو النزاعات مع العملاء حول الأموال التي يدينون بها لك مقابل الخدمات المقدمة.

يمكن أن يؤدي وجود فواتير أنيقة وجذابة إلى تكوين انطباع أفضل لدى عملائك. إنه يوضح أن الجودة والعناية أمران مهمان لعملك.

ماذا يجب أن تشمل الفاتورة؟ ↩

العناصر الأساسية التي يجب أن تتضمنها جميع الفواتير المهنية هي:

1. عنوان مميز به كلمة "فاتورة"
2. اسم عملك ومعلومات الاتصال والشعار
3. تاريخ الفاتورة وتاريخ استحقاق الدفع
4. رقم الفاتورة
5. اسم وعنوان العميل
6. الخدمات المقدمة جنبًا إلى جنب مع السعر والكمية والمبلغ الإجمالي لكل منها
7. شروط الدفع

التخطيط العام للفاتورة ↩

يجب أن يبدو النمط العام لفاتورتك احترافيًا وأنيقًا. قد يعني أي شيء أقل من ذلك أنك لا تأخذ مدفوعاتك على محمل الجد.

إذا كنت لا تعرف من أين أو كيف تبدأ ، فابحث في قوالب الفاتورة المجانية أو منشئ الفاتورة المجاني. لقد أنشأنا قوالب الفواتير هذه ومنشئ الفواتير - بالإضافة إلى خدمة الفواتير الخاصة بنا - للتخلص من هذه المتاعب التي تحيط بعملية الفوترة.

في كلتا الحالتين ، سيكون ما يلي هو الخطوات الأساسية لإنشاء فاتورة:

كيفية عمل فاتورة: خطوات للمتابعة ↩

1. قم بإنشاء تخطيط الفاتورة

أول شيء عليك فعله هو إنشاء مخطط فاتورتك. سيحتاج إلى قسم رأس يحتوي على معلومات الاتصال والتواريخ وما إلى ذلك (موضحة أدناه) ، وهيئة رئيسية يتم فيها سرد تفاصيل المنتجات / الخدمات التي تتطلب الدفع. عند اتخاذ قرار بشأن التصميم ، حدد الخطوط والألوان التي تبدو احترافية. قد ترغب في تضمين شعار شركتك لاتساق العلامة التجارية وأصالتها. تأكد من وجود عنوان يحتوي على كلمة "فاتورة".

2. أضف معلومات الاتصال الضرورية

قم بتضمين معلومات الاتصال الخاصة بشركتك حتى يكون العملاء على دراية بالخدمة التي قاموا بشرائها ومن أي بائع. يعد اسم الشركة وعنوانها ورقم الهاتف أجزاء أساسية من المعلومات التي يجب أن تمتلكها.

تحتاج الفاتورة أيضًا إلى معلومات الاتصال الخاصة بالعميل ، مثل الاسم والعنوان وربما رقم الهاتف. إنها تحدد من هي الفاتورة ، وتتأكد أيضًا من تسليم الفاتورة إلى الشخص الصحيح.

3. قم بتضمين رقم الفاتورة وتاريخ الفاتورة وتاريخ استحقاق الفاتورة

رقم الفاتورة هو جزء مهم من الفاتورة الإجمالية. عند إنشاء فاتورة ، تأكد من احتوائها على رقم فريد بحيث يمكنك بسهولة تتبع حالة الدفع الخاصة بها. لا تكرر رقم الفاتورة لأنه قد يربكك في المستقبل خاصة خلال موسم الضرائب. تحتفظ معظم الشركات بتسلسل ثابت لترقيم الفواتير (على سبيل المثال ، INV-001 ، INV-002 ، INV-003 ،.). في بعض الولايات القضائية ، يعد هذا مطلبًا قانونيًا.

تاريخ الفاتورة هو يوم إصدار الفاتورة. تاريخ الاستحقاق هو آخر يوم يدفعه العميل لك. يعد تضمين كل من تاريخ الفاتورة وتاريخ الاستحقاق مؤشرًا على المدة التي يتعين على العميل خلالها سداد الدفعة ، ويساعد في منع الفواتير المتأخرة.

4. تأكد من أن لديك البنود مع المعلومات الصحيحة

العناصر هي المكان الذي تصف فيه المنتجات أو الخدمات التي قدمتها للعميل. على الرغم من أنه لا يتعين عليك أن تكون شديد التفصيل في أوصافك للخدمات ، إلا أنه يجب عليك إضافة تفسيرات كافية إلى البنود حتى يعرف عملاؤك ما يدفعون مقابله.

بجانب كل خدمة ، تأكد من إظهار مقدار تكلفتها. يتيح عرض الكمية والسعر لكل وحدة والتكلفة الإجمالية للسلع أو الخدمات المعينة للعميل تكوين فكرة واضحة عن التزامات الدفع الخاصة به.

5. أضف ما يصل المجموع

بمجرد استكمال معلومات البند ، اجمع المبلغ الإجمالي. أضف المجاميع الفرعية لكل خدمة ، وفي سطر منفصل ، قم بتمييز إجمالي مبلغ الدفع (على سبيل المثال ، بخط غامق). تأكد من تضمين أي ضرائب وخصومات سارية ، قبل ذكر هذا الرصيد النهائي.

6. اشرح شروط الدفع وطرق الدفع

تعد مناقشة شروط الدفع قبل تنفيذ الخدمة أمرًا ضروريًا ، ولكن يمكنك أيضًا تضمينها عند كتابة فاتورة. يمكن أن يمنع ذلك النزاعات ويوضح موعد استحقاق السداد وكيف يمكن لعملائك الدفع.

عند شرح شروط الدفع والمعلومات ، قم بتضمين:

1. تاريخ استحقاق الفاتورة
2. سياسات الإرجاع أو ضمانات استعادة الأموال
3. غرامات السداد المتأخر
4. كيفية إجراء المدفوعات (نقدًا ، بشيك ، عبر الإنترنت ، إلخ.)

لا تعد إضافة شروط الدفع إلى فاتورتك أمرًا ضروريًا ، ولكنها بالتأكيد يمكنها تحسين تجربة العميل وتبسيط عملية الدفع.

باختصار: معلومات مهمة يجب إضافتها عند كتابة فاتورة ↩

الآن بعد أن عرفت كيفية كتابة فاتورة غنية بالمعلومات واحترافية ومباشرة ، إليك تفصيل لكل ما تحتاج إلى تضمينه:

1. اسم شركتك وعنوانها ورقم هاتفها
2. اسم وعنوان العميل
3. رقم الفاتورة وتاريخ الإصدار وتاريخ الاستحقاق
4. وصف الخدمات
5. الكمية والإجمالي الفرعي لكل خدمة ، كقائمة مفصلة
6. إجمالي المبلغ المستحق والرصيد المستحق

هذه هي العناصر التي يجب أن تكون موجودة في جميع الفواتير. يمكن أن يؤدي عدم وجود أحد ما سبق إلى الارتباك والجدل ، وفي الحالات القصوى ، فقدان العملاء.

معلومات اختيارية يمكن إضافتها عند كتابة فاتورة ↩

هناك معلومات ليست ضرورية للمعاملة ولكن يمكنها تحسين تجربة العميل لأنواع معينة من الفواتير. فيما يلي بعض الأشياء التي يمكن أن تعزز قالب الفاتورة الخاص بك:

1. وصف شروط الدفع ، مثل ضمانات الرضا
2. كيفية إتمام الصفقة
3. ملاحظة شخصية

كما ذكرنا سابقًا ، فإن ضمانات الرضا والمعلومات الأخرى المندرجة ضمن هذه الأسطر ليست ضرورية لفاتورتك لأنك على الأرجح أوضحتها قبل تنفيذ الخدمة. إذا لم تقم بذلك ، فمن الجيد تضمين هذه المعلومات.

إذا لم تذكر عميلك مسبقًا ، فيجب عليك شرح كيفية إتمام المعاملة. سواء كان ذلك عبر الإنترنت أو بشيك أو بالبريد نقدًا ، يمكنك اختياريًا أن تجعله معروفًا بالطريقة التي تريد أن يدفعها العميل.

أخيرًا ، يمكن أن تكون الملاحظة الشخصية لمسة لطيفة في نهاية كتابة الفاتورة. إليك بعض الأشياء التي يمكنك قولها:

1. سلم عليهم باسمهم
2. اشكرهم على التعامل معك
3. دعهم يعرفون أنك تتطلع إلى التعامل معهم مرة أخرى قريبًا
4. اذكر بعض التفاصيل حول تجربتهم
5. اشرح أي جانب من جوانب الفاتورة ، مثل الخصومات والفرص الترويجية
6. بشكل عام ، حافظ على نبرة ودودة

كيف ترسل فاتورة ↩

الآن بعد أن عرفت كيفية كتابة فاتورة ، تحتاج إلى معرفة كيفية إرسالها. هناك طرق متعددة للقيام بذلك. في بعض الأحيان ، تعتمد الطريقة التي تكتب بها الفاتورة على الطريقة التي تختارها لإرسال فاتورة.

فيما يلي بعض الطرق الممكنة لإرسال فواتيرك:

1. البريد الإلكتروني
2. بريد
3. برنامج الفاتورة عبر الإنترنت

البريد الإلكتروني طريقة شائعة للشركات لإرسال فاتورة. ومع ذلك ، عادةً ما تكون الفاتورة نفسها مستندًا مرفقًا. بشكل عام ، يعد البريد الإلكتروني طريقة فعالة لإرسال الفواتير نظرًا لأن معظم الشركات تستخدم هذا باعتباره الشكل الأساسي للاتصال.

يذهب بعض أصحاب الأعمال أيضًا إلى الطريقة القديمة. لا يعد إرسال فاتورتك بالبريد هو الشكل الأكثر شيوعًا نظرًا لأن كل شيء يتم تبسيطه بالبريد الإلكتروني في الوقت الحاضر. إذا كنت تعتقد أن هذه هي أفضل طريقة لإدارة عملك ، فابدأ في ذلك!

تعمل برامج الفواتير مثل Hiveage على التخلص من ضغوط إنشاء الفواتير عبر الإنترنت وإرسالها. على الرغم من أنه لا يزال يتعين عليك فهم أساسيات كيفية كتابة الفاتورة ، إلا أن خدمة الفاتورة يمكن أن تجعل الأمور أسهل بالنسبة لك. قد يعرضون عليك خيار إرسال الفاتورة مباشرة من النظام الأساسي باستخدام البريد الإلكتروني ، أو تنزيل الفاتورة المراد إرسالها بواسطتك ، أو طباعتها لإرسالها عن طريق البريد.

كيف تكتب فاتورة بالبريد الإلكتروني ↩

كتابة الفاتورة بالبريد الإلكتروني أمر بسيط إلى حد ما. فيما يلي العناصر المهمة التي يجب أن يتضمنها البريد الإلكتروني:

1. سطر موضوع واضح وجذاب
2. رسالة بريد إلكتروني بسيطة ومختصرة
3. وثيقة الفاتورة المرفقة

يجب ألا يكون سطر الموضوع طويلاً جدًا. يمكنك تضمين رقم الفاتورة أو اسم شركتك ، ولكن الأهم من ذلك ، تأكد من تضمين كلمة "فاتورة".

لا يجب أن تكون رسالة البريد الإلكتروني طويلة جدًا. نظرًا لأن الفاتورة تحتوي على معظم المعلومات ، يمكنك وضع رسالة قصيرة وحلوة. بالنسبة للجزء الأكبر ، دع الفاتورة تقوم بمعظم الكلام.

تأكد من إرفاق الفاتورة بالبريد الإلكتروني. هذا هو الجزء الأكثر أهمية في البريد الإلكتروني لأنه يحتوي على جميع المعلومات لكسب المال.

كيفية عمل فاتورة في Microsoft Word ↩

يحتوي Word على قالب خاص به للفواتير ، والذي يمكن أن يكون مفيدًا لأصحاب الأعمال الصغيرة. إليك كيفية عمل فاتورة باستخدام Word:

1. افتح مستند Word جديدًا
2. قم بإنشاء رأس
3. حدد رأس الفاتورة
4. اتبع الخطوات المذكورة أعلاه لكتابة فاتورة كاملة ، مع التأكد من وجود رقم فاتورة واضح

إذا كنت تستخدم أدوات أخرى في مجموعة MS Office: يأتي Excel أيضًا مع قوالب فواتير جاهزة.

كيف تكتب فاتورة باستخدام برنامج الفواتير ↩

الفواتير هي واحدة من تلك المتاعب التي لا مفر منها في إدارة شركة صغيرة ، وهذا هو السبب في أننا حاولنا حل هذه المشكلة بأنفسنا مع Hiveage. من الواضح أننا منحازون نحو الحل الخاص بنا ، ولكن هناك العديد من برامج الفواتير التي يمكن أن تساعدك في كتابة وإرسال الفواتير.

يعد استخدام خدمة الفواتير من أسرع الطرق وأسهلها لإنشاء فواتيرك عبر الإنترنت. قد لا تحتاج حتى إلى معرفة كيفية إنشاء فاتورة ، حيث سيكون بها جميع الحقول المطلوبة لملءها. تساعد بعض برامج الفوترة أيضًا في التعامل مع المعاملات ، من خلال تمكين المدفوعات عبر الإنترنت على الفاتورة نفسها.

من بين مستخدمي الأعمال الصغيرة ، فإن Hiveage محبوب لسهولة استخدامه في إدارة عملية الفوترة بأكملها. مع Hiveage يمكنك إعداد عروض الأسعار والحصول على موافقة العميل وإنشاء وإرسال فواتير منتظمة ومتكررة وقبول المدفوعات عبر الإنترنت وإنشاء تقارير مالية مفصلة وغير ذلك الكثير. اشترك مجانًا وشاهد كيف يمكنك البدء في إنشاء الفواتير في غضون دقائق!

الأسئلة المتداولة حول الفواتير

كيف أكتب فاتورة؟

قم بتمييز المستند بوضوح على أنه فاتورة. أضف تفاصيل الاتصال الخاصة بك ، ثم العميل وعنوان أعمالهم. اكتب وصفًا للسلع / الخدمات التي تقوم بإعداد فواتير لها ، والأسعار ، والمبلغ الإجمالي (يفضل أن يكون في شكل جدول). أضف تاريخ الفاتورة وتاريخ استحقاق الدفع. قم بتضمين شروط الدفع ، وكيف ستقبل الدفع (نقدًا ، أو تحويل مصرفي ، أو عبر الإنترنت ، وما إلى ذلك).

ما هو مثال الفاتورة؟

تحقق من نموذج فاتورة مجاني مناسب لعملك (انظر المقالة أعلاه) أو منشئ الفاتورة المجاني.

هل يمكنك كتابة فاتورة بخط اليد؟

الفواتير المكتوبة بخط اليد مقبولة ، لكن لا ينصح بذلك. ستكون كافية للشركات الصغيرة جدًا ، لكن معظم العملاء سيحتاجون إلى شيء أكثر احترافًا.

هل تضع التفاصيل المصرفية على فاتورة؟

عند استخدامه كطريقة دفع مفضلة ، فإن توفير التفاصيل المصرفية الخاصة بك على الفاتورة يسهل على عملائك معالجة المدفوعات. يتجنب الاتصال ذهابًا وإيابًا لتأكيد المعلومات الأساسية ، ويجعل العملية برمتها أسرع.