كيف تكتب فاتورة بالبريد الإلكتروني - نموذج الفاتورة بالبريد الإلكتروني

يوم الدفع هو أحد أفضل أجزاء إكمال المشروع. إذا كنت قد أنجزت بعض أعمال العميل مؤخرًا وأكملت المشروع ، فربما تحتاج إلى إصدار فاتورة لعميلك للحصول على أموال.

ومع ذلك ، يخشى الكثير من العاملين لحسابهم الخاص والشركات الصغيرة أنهم لن يتلقوا أجرًا مقابل عملهم وينتهي بهم الأمر إلى تركهم دون أجر. حتى المدفوعات المتأخرة يمكن أن تكون مصدر إزعاج كبير عند إدارة التدفق النقدي الخاص بك.

أفضل طريقة لتجنب ذلك هي اتباع بعض الخطوات البسيطة والمهمة عند التواصل مع عميلك بشأن أمور تتعلق بالفواتير. لذلك ، من الحكمة أن يكون لديك نموذج بريد إلكتروني للفواتير يكون مباشرًا وسهل الفهم.

في هذه المقالة نشارك معك النصائح والنصائح التي يمكنك استخدامها عند إرسال فاتورة بالبريد الإلكتروني. سنشارك أيضًا نموذج بريد إلكتروني للفاتورة سهل الاستخدام والذي سيسهل عليك الحصول على الأموال!

في هذه المقالة. . .

• لماذا تستخدم نموذج الفاتورة بالبريد الإلكتروني؟
• كيف أقوم بإنشاء قالب بريد إلكتروني لفاتورة؟
• ماذا تكتب في الفاتورة بالبريد الإلكتروني؟
• مثال على نموذج الفاتورة بالبريد الإلكتروني
• كيفية كتابة خطاب تغطية لفاتورة
• كيف أرسل فاتورة عبر البريد الإلكتروني؟
• كيف أكتب فاتورة رسمية؟
• أتمتة رسائل البريد الإلكتروني للفواتير باستخدام برنامج الفواتير

لماذا استخدم نموذج الفاتورة بالبريد الإلكتروني؟

الإجابة السريعة هي أن قوالب البريد الإلكتروني توفر لك الوقت: باستخدام القالب ، لن تضطر إلى كتابة الرسالة في كل مرة يتعين عليك فيها كتابة فاتورة بالبريد الإلكتروني إلى العميل.

هذا مفيد بشكل خاص للشركات ذات المنتجات أو الخدمات المتنوعة ، حتى يعرفوا المعلومات المطلوبة في الرسالة وكيف ينبغي تنسيقها.

يُعد النموذج أيضًا أداة مفيدة إذا كنت ترسل فاتورة إلى عملاء متعددين ، لأنه يضمن تناسق الرسائل.

فائدة أخرى لاستخدام القوالب لفواتيرك هي أنه يمكن تخصيصها لكل عميل عن طريق إدخال اسمه والمعلومات الأخرى ذات الصلة في العناصر النائبة مسبقًا.

كيف أقوم بإنشاء نموذج بريد إلكتروني للفاتورة؟

من أهم الأشياء التي يجب مراعاتها عند إنشاء قالب بريد إلكتروني هو أنه ملائم ومخصص لعملك أو عملك. يجب ألا يعكس فقط نوع العمل الذي تقوم به ، ولكن أيضًا نوع العلاقة التي تربطك بعملائك.

ومع ذلك ، يجب أن يكون قالب بريدك الإلكتروني عامًا بدرجة كافية بحيث يمكن تطبيقه على معظم عملائك أو جميعهم ، مما يسمح لك ببساطة بإجراء تغييرات سريعة عند الضرورة قبل إرساله.

بمجرد أن تصبح جاهزًا لصياغة بريدك الإلكتروني ، يمكنك اتباع الخطوات التالية لإنشاء نموذج مثالي لإرساله إلى عملائك. قد يكون عمل الفواتير من البداية أمرًا صعبًا ، لذا فإن الحصول على مثال عام يمكن أن يجعل العملية أسرع بكثير.

حافظ على فاتورتك بالبريد الإلكتروني احترافيًا وبسيطًا

غالبًا ما يواجه أصحاب الأعمال مشكلة في كتابة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالفواتير. إنهم قلقون بشأن الشكل الذي ينبغي أن يكونوا عليه ، أو ما الذي يجب أن يتضمّنه الخطاب.

الهدف من إرسال فاتورة بالبريد الإلكتروني هو الحصول على أموال ، لكنك تريد أن يكون عميلك أكثر استعدادًا من مجرد الحصول على أمواله. تريد أيضًا أن يشعروا بالاحترام تجاه المعاملات التجارية التي قاموا بها معك.

إذا كنت تريد التأكد من عدم تجاهل رسالة البريد الإلكتروني الخاصة بك ، فمن المهم أن يكون البريد المذكور احترافيًا. حافظ على اللغة بسيطة ولكنها دقيقة: تجنب استخدام الكثير من الاختصارات أو الكلمات المعقدة أو المصطلحات التي لا يفهمها سوى شخص مطلع في الشركة.

الغرض من إرسال الفاتورة بالبريد الإلكتروني هو ببساطة إرسال الفاتورة إلى العميل: لا تحتاج إلى احتواء الكثير من المعلومات الأخرى. من أجل وقتك الخاص وكذلك وقت عميلك ، كل ما تحتاج إلى تضمينه هو رسالة موجزة تشكره على أعماله ، وتوضح أنك قد أرفقت فاتورة لعملك. إذا كنت ترغب في الحصول على أموال في الوقت المحدد ، فمن المفيد استخدام بريد إلكتروني قصير ومباشر.

لديك سطر موضوع وصفي

نوصي بتضمين أهم المعلومات في سطر موضوع البريد الإلكتروني نفسه. يجب أن يكون سطر الموضوع واضحًا: يجب أن يعلم العميل أنك تقوم بإصدار فواتير له ، عندما يرى سطر موضوع رسالتك في قائمة رسائل البريد الإلكتروني في صندوق الوارد الخاص به. وإلا ، فقد لا يدركون حتى أنك أرسلت فاتورة ، مما يؤخر دفعك عن غير قصد.

نوصيك بتضمين رقم الفاتورة وتاريخ الاستحقاق في سطر الموضوع عند كتابة بريدك الإلكتروني. فمثلا:

فاتورة [رقم] [منتج / خدمة] مستحقة في [التاريخ]

بهذه الطريقة يمكنك التأكد من أن عميلك يعرف بالضبط سبب اتصالك به ، وأن الوقت قد حان لكي يدفع لك مقابل خدماتك.

ماذا تكتب في فاتورة رسائل البريد الإلكتروني؟

يجب أن تتضمن رسالتك وصفًا موجزًا ​​للعمل الذي أكملته للعميل. يجب أن تشير إلى ما إذا كانت الرسوم الخاصة بك لكل مشروع أو وقت العمل.

بالإضافة إلى ذلك ، يجب عليك تضمين السعر الخاص بك ، بحيث يكون العميل واضحًا بشأن المبلغ الذي تتقاضاه. من الحكمة أيضًا إضافة أي نفقات أخرى قد لا يتم تغطيتها من خلال مدفوعات العميل (مثل الشحن) حتى لا تكون هناك مفاجآت.

كالعادة ، يجب أن يبدأ خطاب الفاتورة أو البريد الإلكتروني بتحية. إذا لم تتواصل مع المستلم لفترة من الوقت ، فمن المعتاد تضمين رسالة مختصرة.

بعد ذلك ، يجب عليك إبلاغ عميلك بأنك على اتصال لإصدار فاتورة للعمل الذي أنجزته ، وأنك قد أرفقت الفاتورة بهذا البريد الإلكتروني.

إرفاق الفاتورة

نوصي بإرفاق فاتورتك كملف / مستند بدلاً من تضمينها في نص البريد الإلكتروني. يعد PDF هو الأفضل بشكل عام ، لأنه يعمل على جميع أنواع الأجهزة وأنظمة التشغيل المختلفة ، ويمكنك تجنب مشكلات التوافق. إذا قمت بإرسال الفاتورة كمرفق ، فيمكن للعميل أيضًا طباعتها بسهولة وحفظها في سجلاتهم.

استخدم نموذج الفاتورة بالبريد الإلكتروني

إذا كنت تتساءل عن كيفية كتابة رسالة بريد إلكتروني فاتورة ، فيمكنك محاولة استخدام مثال رسالة الفاتورة التالية:

Subject: Invoice [Number] Due on [Date]

Dear [Client],

I hope you are well.

Please see attached the invoice [number] for [completed project]. The invoice is due by [date].

Please don't hesitate to get in touch if you have any questions or need clarifications.

Best regards,
[Your name and email signature]

لاحظ أن مثال رسالة البريد الإلكتروني للفاتورة هذا موجز وواضح. ليست هناك حاجة لتضمين تفاصيل غير ضرورية أو محادثة ما لم تكن لديك علاقة وثيقة جدًا بالعميل وتشعر أنه سيكون مناسبًا. هذا ، بالطبع ، حسب تقديرك الخاص.

كيفية تخصيص البريد الإلكتروني الخاص بالفاتورة

يوصى بتخصيص بريدك الإلكتروني حتى لا يشعر العميل أنه تلقى خطاب فاتورة عام.

عندما ترسل فواتيرك عبر البريد الإلكتروني ، يجب عليك تضمين تحية شخصية ، حتى يعرف عميلك أنك قد بذلت بعض الوقت والجهد للتواصل. إذا كنت تشعر أنه مناسب ، فقد ترغب أيضًا في تضمين رسالة مخصصة في نص البريد الإلكتروني.

يساعد هذا في تمييز عملك عن الآخرين الذين يستخدمون نفس القالب ، وسيجعل عميلك يشعر وكأنه يتمتع بتجربة أكثر تفاعلاً معك.

كيفية كتابة خطاب تغطية لفاتورة

إذا كنت قد عملت في مشروع أكبر أو أكثر تعقيدًا لأحد العملاء ، فقد يكون من المناسب لك تضمين خطاب تغطية مع فواتيرك. يمثل خطاب الفاتورة هذا فرصة لك لتحديد أسعارك والعمل الذي قمت به ، بالإضافة إلى تقسيم السعر الخاص بك وشرح سبب دفعك للمبلغ الذي دفعته.

يجب أن يتضمن خطاب التغطية الخاص بك بعض التفاصيل الأساسية حول من أنت وماذا تقدم. تأكد من تضمين اسم عملك أو اسم شركتك في خطاب الفاتورة. يجب عليك أيضًا تضمين جدول زمني للمشروع الذي عملت عليه ، بما في ذلك تاريخي البدء والانتهاء.

بعد ذلك ، يجب عليك تقسيم كل مهمة أكملتها كجزء من المشروع والمبلغ الذي تتقاضاه مقابل ذلك. إذا كنت تقوم بشحن كل ساعة أو يوم ، فقم بتضمين ذلك كجزء من الانهيار أيضًا.

كيفية كتابة بريد إلكتروني فاتورة مستحقة الدفع

إذا لم يفوت عميلك تاريخ استحقاق الفاتورة ، فقد تحتاج إلى الاتصال به مرة أخرى لمتابعة السداد. قد يكون من المحرج الاتصال بالعميل مرارًا وتكرارًا بشأن نفس المشكلة ، ولكنك تحتاج إلى الحصول على أموال مقابل العمل الذي قمت به من أجلهم.

كن مؤدبًا ولكن حازمًا في رسالة فاتورتك

تعد مطاردة المدفوعات شكوى شائعة عند العمل كمستقل. قد يكون لدى عميلك تفسير لماذا لم يتمكن من الدفع لك قبل تاريخ الاستحقاق.

ومع ذلك ، لا يجب أن تدعهم يتجنبون الدفع مقابل عملك. تأكد من أن بريدك الإلكتروني مهذب ولكنه حازم. إذا كانت هذه هي المرة الأولى التي تتصل فيها بعميلك للمتابعة معه ، فلا داعي لأن تكون شخصيًا بشكل مفرط.

يمكنك استخدام مثال البريد الإلكتروني التالي لمتابعة السداد المتأخر:

Subject: Re: Invoice [Number] Due on [Date]

Hi [name],

I hope that you have been well. I just wanted to check in with you about the invoice we sent last week for [product or service].

Let me know if there is anything else I can do to help get this paid ASAP.

Thank you!
Best,
[your name]


كما ترى أعلاه ، عند متابعة السداد المتأخر ، من المهم توفير رقم الفاتورة وتاريخ استحقاقها.

كيف أرسل فاتورة عبر البريد الإلكتروني؟

إذا كنت سترسل فاتورة عبر البريد الإلكتروني ، فمن الأفضل تضمينها كمرفق. يمكنك أيضًا استخدام برنامج تحرير الفواتير لإنشاء الفواتير ، لأن هذا يجعل العملية أسهل (تلميح: نصنع واحدة ممتازة).

يمكنك أيضًا استخدام بريد إلكتروني لإرسال رابط لفاتورة قمت بإنشائها من خلال خدمات مثل PayPal. تدعم العديد من بوابات الدفع هذه إنشاء الفواتير الأساسية.

عند إرسال رسالة بريد إلكتروني مرفقة بالفاتورة ، تأكد من تضمين المعلومات ذات الصلة في المستند ، مثل اسم عملك والمبلغ الذي تفرضه ورقم الفاتورة.

من الجيد تضمين اسم عملك وعنوانك في رأس البريد الإلكتروني أو كتلة التوقيع ، للتأكد من أنه من الواضح أنك ترسل فاتورة بدلاً من أنواع رسائل البريد الإلكتروني الأخرى.

كيف أكتب فاتورة رسمية؟

كما أوضحنا في مقالتنا التفصيلية حول كيفية كتابة فاتورة ، من المهم أن تتضمن فاتورتك جميع المعلومات المطلوبة لعميلك لمعالجة الدفع. وبالتالي ، تحتوي قوالب الفاتورة الجيدة على التفاصيل التالية.

العناصر الأساسية لقالب الفاتورة

1. تفاصيل عملك (الاسم والشعار ومعلومات الاتصال)
2. رقم الفاتورة
3. الاسم الكامل وتفاصيل الاتصال الخاصة بالعميل
4. تاريخ الفاتورة
5. تاريخ الاستحقاق
6. مبلغ مستحق
7. قائمة مفصلة بالخدمات / المنتجات إلى جانب تفاصيل الأسعار والأسعار
8. تفاصيل إضافية مثل الشروط والأحكام وطرق الدفع

يجب أن يسمح لك قالب الفاتورة الجيد بتقسيم كل منتج أو خدمة إلى عنصر ، ثم تحديد المبلغ الذي تدفعه مقابل كل عنصر. هذه هي أوضح طريقة يمكن لعميلك من خلالها معرفة المبلغ الذي تتقاضاه ولماذا.

عندما يحين وقت الدفع لك ، فإن تصنيف خدماتك يجعل من السهل أيضًا على العميل معرفة المبلغ المستحق عليه. إذا فشلت في القيام بذلك ، فقد تجد أن بعض العملاء يحاولون الاعتراض على المبلغ الذي دفعته ، وهذا يسبب تأخيرات غير ضرورية.

لسوء الحظ ، غالبًا ما تكون التأخيرات في الدفع جزءًا من العمل الحر ، ولكن إذا قمت بتقسيم المعلومات بشكل واضح قدر الإمكان ، فإنك تحد من فرصة حدوث ذلك قدر الإمكان.

أتمتة رسائل البريد الإلكتروني للفواتير مع Hiveage

تساعدك أدوات مثل Hiveage على أتمتة عملية إنشاء الفواتير وإرسالها بالبريد الإلكتروني إلى عملائك. هذا يجعل العملية واضحة للغاية ويقلل بشكل كبير من المتاعب بالنسبة لك.

باستخدام برنامج لأتمتة فواتيرك ، يمكنك تحديد مقدار الطاقة التي تحتاجها لإنفاقها على العمل الإداري وإنشاء المستندات والتركيز بدلاً من ذلك على العمل الفعلي.

من خلال أتمتة عملية البريد الإلكتروني للفواتير الخاصة بك ، يمكنك أيضًا التأكد من أنها جميعًا تفي بنفس المعيار ، وتضمين المعلومات ذات الصلة دائمًا. لا داعي للقلق بشأن ترك التفاصيل الحيوية عن طريق الخطأ ، مثل رقم فريد للفاتورة أو تعليمات الدفع.

مع Hiveage ، لديك أيضًا خيار الحصول على نسخة PDF من فاتورتك مرفقة برسالة البريد الإلكتروني. ستضمن عملية إعداد الفواتير الموثوقة بهذه الطريقة باستخدام الأدوات المناسبة أن تظل الموارد المالية لشركتك الصغيرة في حالة جيدة.

للتلخيص ، تتمثل الفوائد الرئيسية لأتمتة الفواتير في أنه يمكنك:

• وفر الوقت
• قلل عدد الأخطاء المطبعية في فواتيرك
• أضف ميزات جديدة إلى رسائل البريد الإلكتروني للفواتير ، مثل طرق الدفع الإضافية أو حتى نظام إعادة الطلب الآلي.

اعتمادًا على نوع نموذج العمل لديك ، من المهم أن تختار البرنامج الذي يلبي متطلباتك المحددة. في حالة Hiveage ، عملاؤنا الرئيسيون هم المستقلون والشركات الصغيرة ، وقد تم تحسين الخدمة لتسهيل حياتهم.

في الختام: عناصر بريد إلكتروني ذي فاتورة جيدة

يعد البريد الإلكتروني للفاتورة أحد أهم مكونات عملية عملك. إذا لم يتم القيام بذلك بشكل صحيح ، فقد يؤدي ذلك إلى إرباك العملاء وإحباطهم الذين قد يجدون صعوبة في فهم ما تطلبه أو كيفية الاستجابة لطلب الدفع. يتضمن البريد الإلكتروني للفاتورة الجيدة عددًا من العناصر ، بما في ذلك:

• رقم الفاتورة
• تاريخ الاستحقاق
• مبلغ مستحق
• تعليمات الدفع واضحة وسهلة المتابعة
• لمحة موجزة عن التسليمات أو المنتجات المباعة
• لاحظ موعد استحقاق المدفوعات مع عرض لكيفية التعامل مع الأرصدة المتأخرة.

البريد الإلكتروني المكتوب جيدًا هو الخطوة الأولى في إقامة علاقة جيدة مع عميلك ، والحصول على الأموال في الوقت المحدد. استخدم قوالب البريد الإلكتروني للفواتير الخاصة بنا ، أو الأفضل من ذلك ، استخدم برنامج الفوترة البسيط والقوي عبر الإنترنت ، للتأكد من أنك لن تخسر المدفوعات!