تختار المئات من شركات التدفئة والتهوية وتكييف الهواء Connecteam لمواجهة التحديات المشتركة

يتطلب كونك مسؤولاً عن شركة HVAC التعامل مع العديد من الأجزاء المتحركة ، بالمعنى الحرفي والمجازي! على أساس منتظم ، يسافر الفنيون إلى مواقع العمل المختلفة ، وتصل قطع الغيار والمخزون إلى الداخل والخارج ، ويتم تقديم الفواتير ، ويلزم إكمال كشوف المرتبات والجداول الزمنية ، وتحتاج مركبات الأسطول إلى الصيانة ، وتحتاج مشاركة الموظفين إلى الاهتمام وغير ذلك الكثير. لكن لا توجد ساعات كافية في اليوم.

مع كل هذه التحديات ، قررنا إلقاء نظرة فاحصة على سبب اختيار المئات من شركات التدفئة والتهوية وتكييف الهواء Connecteam كحل لجميع مشاكلهم. وكيف يستخدمون تطبيق الموظف لدينا بالضبط للبقاء على رأس كل شيء.

التحديات التي واجهتها شركات التدفئة والتهوية وتكييف الهواء قبل Connecteam:

• يجب اتباع بروتوكولات السلامة

"يستغرق تحديث فريقنا بالكامل حول المخاطر أو الحوادث الكثير من الوقت ، وقد يكلفنا ذلك وقتًا كبيرًا ويمكن أن يعرض موظفينا للخطر. نفقد الكثير من الوقت في الاتصال بالموظفين للتأكد من أنهم على دراية ببروتوكولات السلامة عند الضرورة. وحقيقة أننا بحاجة إلى جدولة الاجتماعات التي تعمل لكل موظف لمناقشة بروتوكولات السلامة هي متاعب لم أعد على استعداد للتعامل معها ".

"يؤدي تحديث بروتوكولات الأمان إلى إهدار الورق لطباعة كل شيء والإضافة إلى المجلدات. يستغرق توزيع هذه التحديثات على مواقع عمل متعددة وقتًا طويلاً ولا يمكننا التأكد من أن فريقنا بأكمله على دراية بالتغييرات ".

• التقارير لا حصر لها

"في كل مرة يأتي فيها تقرير ، يمكننا أن نضيع الكثير من الوقت في لعب كرة الطاولة إذا تم ارتكاب خطأ ، وهذا حتى لو تلقينا التقرير في الوقت المحدد."

"يتم الانتهاء من جميع الأعمال الورقية من خلال الأساليب التقليدية ، مثل جداول البيانات الورقية و Excel. هذه عملية غير فعالة تمامًا حيث يجب أن ترى النماذج وتتصرف على الفور من قبل الإدارة ، لكننا لا نحصل دائمًا على هذه النماذج. بالإضافة إلى ذلك ، نرسل الكثير من المعلومات والمرفقات عبر البريد الإلكتروني ويستغرق ذلك وقتًا طويلاً ولا يمكننا تتبع ما إذا كان الجميع قد فتح البريد الإلكتروني وقراءته ".

• تتبع الوقت عملية معقدة

"يمكنني قضاء يوم كامل في تتبع الوقت وكشوف المرتبات فقط وهو غير فعال لأنني عالق في المرور عبر أكوام لا نهاية لها من جداول بيانات Excel وخربشات ورقية غير مقروءة. هذا يجعل من السهل جدًا حدوث الأخطاء ".

"أنا دائمًا منخرط في لعبة بينج بونج مع فريقي بسبب الأخطاء التي أراها أو لمجرد محاولة العثور على شخص لتغطية نوبة عمل."

تجدر الإشارة أيضًا إلى أن تكامل Connecteam مع QuickBooks Online و Gusto يساعد في جعل تصدير الجداول الزمنية لكشوف المرتبات أمرًا سهلاً ودقيقًا بنسبة 100٪.

• الاتصال الداخلي مهمة صعبة

"ليس من السهل توصيل أي شيء إلى فريق العمل التابع لي بالكامل - لا بد لي من استخدام Whatsapp ورسائل البريد الإلكتروني ، ولا يمكنني التأكد أبدًا من وصول الرسالة. سواء كانت رسالة مشجعة أو مراجعة إيجابية أو بروتوكول جديد أو ظروف جوية قاسية أو إعلان للموارد البشرية أو أي شيء آخر. ليس لدي طريقة لتتبع من استلم وقراء رسالتي (رسائلي) وعادة ما يكون من الضروري بالنسبة لي أن أعرف من قرأ ولم يقرأ ما أرسلته. وتنسيق الاجتماعات لإيصال هذه الأنواع من الرسائل هو وقت لا يمكننا تحمله ".

"لا يستطيع فريقي دائمًا الوصول إلي لأنني أقوم بإجراء عشرات المهام وعندما أصل إليها ، عادة ما تكون غير ذات صلة في هذه المرحلة."

كيف يساعدك Connecteam في مواجهة التحديات المشتركة

جعل السلامة والوعي أولوية

العمل في المرتفعات وفي بيئة عالية الخطورة ، تعتبر السلامة جانبًا مهمًا لشركات التدفئة والتهوية وتكييف الهواء ، وبالتالي فإن زيادة الوعي والمعايير هي هدف مشترك لشركات التدفئة والتهوية وتكييف الهواء التي تستخدم Connecteam.

• إعداد التقارير بسرعة وسهولة : يمكن للموظفين إرسال التقارير مباشرة إلى المكتب أثناء تنقلهم حتى يتمكن المكتب أو المشرف المعني من التقييم والرد في الوقت الفعلي.على سبيل المثال ، تقارير معدات الخدمة وتقارير الرفع والرافعة.
• الموارد الرقمية للسلامة : تأكد من توفر جميع بروتوكولات السلامة والنصائح والموارد بنقرة زر واحدة ، بالإضافة إلى توفر المواد الأساسية مثل "الدروس المستفادة" ونتائج الحوادث ونصائح السلامة الدورية في أي وقت.
• تدريبات السلامة المستمرة : يمكن للمديرين ومسؤولي السلامة مراقبة تقدم كل موظف حتى يكونوا على دراية بمن أنهى الدورة التدريبية أو الاختبار ويمكنهم أيضًا إرسال تذكيرات لأولئك الذين لم ينتهوا.
• الاتصال بالسلامة أولاً: من السهل توزيع التحديثات والبروتوكولات المتعلقة بالسلامة والإبلاغ عنها ، مثل تقارير اكتشاف الحوادث والتحديثات الإجرائية في الوقت الفعلي أو عوامل الخطر مثل الظروف الجوية القاسية أو الطرق المغلقة.

قوائم المراجعة والتقارير اليومية

من أجل الحفاظ على العمليات اليومية ، تُستخدم قوائم المراجعة والتقارير عادةً لتقليل الاحتكاك من الأنشطة اليومية ، وأتمتة تدفق المعلومات ، والحصول على إشراف أفضل على المسائل التجارية وشؤون الموظفين. تتضمن قوائم المراجعة والتقارير الشائعة التي تنشئها شركات التدفئة والتهوية وتكييف الهواء (HVAC) على Connecteam ما يلي:

• مراقبة مخاطر السلامة
• تقرير الحادثة
• تقرير حادث المركبة
• استمارة فحص السلامة (للمشرفين)
• تذكرة أمر الإصلاح
• قائمة فحص السلامة
• سداد المصاريف
• تقرير حادثة العميل
• مراجعة أداء الموظف

بالإضافة إلى ذلك ، يتم تسجيل جميع الإدخالات التي يرسلها الموظفون رقميًا ، ويمكن إرسالها تلقائيًا إلى عنوان بريد إلكتروني محدد مسبقًا كنسخة PDF ويمكن تصديرها في ورقة Excel.

تبسيط الاتصال

يعد التواصل مع كل موظف أمرًا بالغ الأهمية ولكن ليس من السهل تحقيقه. باستخدام أدوات الاتصال الخاصة بـ Connecteam ، يسهل الوصول إلى الموظفين في الميدان والتواصل معهم:

• مجموعات وقنوات الدردشة: لتبسيط الاتصال اليومي بسهولة وكفاءة ، والدردشة حول موظف الشهر ، والظروف الجوية السيئة ، وأفضل طريق إلى موقع العمل ، ومراجعات العملاء الرائعة ، والمزيد.ابدأ محادثة فردية أو أنشئ مجموعات محددة متنوعة حسب الموقع أو القسم أو أكثر.
• إشعارات الدفع الفوري والتحديثات: أرسل إعلانات رسمية وغير رسمية ، بما في ذلك تحديثات الموارد البشرية والإعلانات وتوزيع المعلومات وتقارير السلامة والمزيد.
• دليل الموظفين: اعثر على تفاصيل الاتصال الصحيحة لزملاء العمل والمديرين وغير ذلك.ابحث بالاسم والدور الوظيفي والقسم وما إلى ذلك.

بروتوكولات الشركة متاحة على الفور

تحتاج شركات التدفئة والتهوية وتكييف الهواء إلى الحصول على مواد موارد مشتركة متاحة بنقرة واحدة لجميع موظفيها لضمان الامتثال:

• إجراءات التشغيل القياسية (SOPs)
• بروتوكولات السلامة والطوارئ
• دليل الموظف
• مدونة لقواعد السلوك
• سياسة منع التحرش الجنسي
• سياسة موحدة

احتياجات الموارد البشرية

يستخدم قسم الموارد البشرية في شركة HVAC Connecteam للتواصل ومشاركة الموظفين وأتمتة العمليات.

• التوصيات: تزكية الأصدقاء أو العائلة بسهولة لمنصب في الشركة لزيادة الوصول إلى التوظيف.
• طلب الإجازة والإجازة المرضية: يتلقى الموظفون تحديثًا فوريًا في حالة الموافقة على الطلبات أو رفضها.
• نموذج المعلومات الشخصية: يتطلب تعيين الموظفين الجدد معلومات معينة مثل المعلومات الشخصية ، ومعلومات الاتصال ، والاتصال في حالات الطوارئ ، والمستندات مثل النماذج الضريبية / معرف الصورة ، وما إلى ذلك.
• تحديث معلومات الاتصال: يمكن للموظفين بسهولة تحديث معلومات الاتصال الخاصة بهم مباشرة على التطبيق ويعرف قسم الموارد البشرية ذلك في الوقت الفعلي - من التغييرات إلى العنوان والاسم ورقم الهاتف المحمول والبريد الإلكتروني ومعلومات الحساب المصرفي والمزيد.
• استطلاعات رضا الموظفين أو مراجعات الأداء: يمكن للموارد البشرية استخدام القوالب المعدة مسبقًا أو حتى إنشاء نماذج خاصة بهم لإرسال استطلاعات الرأي وتتبع الردود في الوقت الفعلي.بالإضافة إلى ذلك ، من السهل الحفاظ على مراجعات الأداء بشكل منتظم للحصول على تعليقات أكثر دقة.

أغراض الامتثال

يجب أن يلتزم موظفو أنظمة التدفئة والتهوية وتكييف الهواء (HVAC) ويتم تحقيق ذلك من خلال نماذج "اقرأ ووقع" ودورات تدريبية دورية لتجديد المعلومات. باستخدام Connecteam ، يتم تسجيل جميع المستندات وإرسالها تلقائيًا كنسخة PDF إلى بريد (رسائل) بريد إلكتروني محددة مسبقًا والتي يمكن تخصيصها لكل نموذج. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن للمستخدمين تصدير تقرير موجز كلما دعت الحاجة.

قراءة وتوقيع الوثائق تشمل:

• إقرار كتيب الموظف
• اتفاق موحد
• سياسة منع التحرش الجنسي
• تقرير نتائج الحادث
• قراءة وتوقيع الوثائق الأخرى.

تشمل التدريبات التنشيطية الدورية ما يلي:

• القيادة في الشتاء
• التدريب على التحرش الجنسي
• تدريب على التهوية
• سلامة نظام التدفئة والتبريد
• تدريب تنشيطي للبروتوكول.

تدريب جميع العاملين

مع Connecteam ، يمكن لشركات HVAC تقديم التدريب من خلال التطبيق حتى يتم الوصول إلى جميع الموظفين بشكل منتظم. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك تتبع التقدم ويمكنك تنفيذ التدريب في أي وقت ويمكن للموظفين إكمال المواد في وقتهم الخاص.

• تدريب الصحة والسلامة
• التدريب على منع التحرش الجنسي
• استخدام المعدات وصيانتها
• اختبار ومسابقات.

ومع ذلك ، فإن هذا لا يتعلق فقط بتعيين موظفين جدد ولكن أيضًا تحسين المهارات المهنية لموظفيك "الكبار" على أساس مستمر لتجنب الفجوات المعرفية.

جدولة الوظائف

تتعامل شركات التدفئة والتهوية وتكييف الهواء (HVAC) مع التعامل مع احتياجات الجدولة المعقدة ولكن Connecteam يجعل من السهل إدارتها:

• قم بإرسال مكالمات الخدمة للموظفين في الوقت الفعلي بجميع المعلومات التي يحتاجونها ، واحتفظ بسجلات تسجيل الوصول وتحقق من الوقت والموقع باستخدام طوابع GPS.
• اسمح للموظفين بإضافة ملاحظات وتعليقات المناوبة لمزيد من التوضيح عند الضرورة.
• السماح للموظفين بقبول ورفض المناوبات (اختياري - يمكن تعطيله).

Connecteam هو حل شامل لإدارة الموظفين مع إمكانات عديدة لتوسيع نطاق عملك. وبالنظر إلى سعره المذهل ، يعد اختيارًا سهلًا. ابدأ الإصدار التجريبي المجاني الآن ولا تتردد في إرسال رسالة إلينا على [email protected] .

هل تريد تلقي المزيد من المقالات الرائعة مباشرة إلى صندوق البريد الخاص بك؟ اشترك هنا