10 طرق لتحسين اتصالات الموظفين في المنظمات الكبيرة

نحن نعلم أن التواصل الفعال مع الموظفين هو شيء يعتبره معظم المديرين وأصحاب الأعمال جزءًا تافهًا من حياتهم اليومية. بعد كل شيء ، هناك مهام أخرى أكثر أهمية بكثير تقلق بشأنها.

ومع ذلك ، فقد أثبتت أبحاث الصناعة أن "الاتصالات الضعيفة في مكان العمل تكلف الآن قادة الأعمال خسارة إنتاجية مذهلة تبلغ 37 مليار دولار ، بمتوسط ​​خسائر تصل إلى 62 مليون دولار سنويًا".

حيث وجد تقرير Willis Tower Watson أن الشركات التي لديها اتصالات فعالة مع الموظفين تؤدي في الواقع إلىزيادة إجمالي العوائد للمساهمين بنسبة 47٪ مقارنة بالشركات التي تعاني من مشاكل في الاتصال.

لا يمكن التأكيد بما فيه الكفاية على مدى أهمية التواصل الفعال للموظفين. ولكن باستخدام الأساليب والاستراتيجيات الصحيحة ، يمكنك تغيير الأمور للحفاظ على الإنتاجية دون أضرار مالية جسيمة.

فيما يلي نتعمق في 10 طرق يمكنك من خلالها تحسين اتصالات الموظفين في المؤسسات الكبيرة. كما ذكرنا سابقًا ، تركز هذه النصائح على استخدام تطبيق اتصال ، مثل Connecteam ، ولكن يمكنك تطبيق النصائح على طريقة التسليم الحالية الخاصة بك باستخدام تعديلات صغيرة.

من أجل جعل طريقة التواصل مع موظفيك فعالة حقًا ، يجب أن تعتبر موظفيك حجمًا واحدًا لا يناسب الجميع!

ضع في اعتبارك ما يلي لتحسين تواصل الموظفين:

• ما هو أفضل وقت لإرسال اتصالات الموظفين؟
• ما الذي يجعلهم متحمسين؟ بماذا هم يهتمون؟
• ما هو أفضل وقت لإرسال الاتصالات؟ أول شيء في الصباح أم بعد الغداء؟

من المهم أيضًا أن تتذكر أن موظفيك ليس لديهم طريقة للتفاعل أو إرسال التعليقات إليك.

بالإضافة إلى ذلك ، تأكد من أن اتصالات الموظفين مقسمة إلى مجموعات مختلفة على سبيل المثال ، الموقع ، الدور الوظيفي ، القسم ، إلخ. هذا أمر أساسي لأنه إذا لم تكن رسالتك ذات صلة بكل موظف ، فأنت تخلق ضوضاء فقط.

تأكد من إرسال اتصالات الموظفين إلى أولئك الذين يتعلق الأمر بهم - على سبيل المثال ، طاقم بروكلين لديه ساعات عمل جديدة ولكن أولئك الموجودين في مانهاتن لا يتأثرون لذلك لا ينبغي إرسال رسائل إليهم.

سيتفاعل الموظفون أكثر عندما يكون المحتوى المشترك ذا صلة بهم.

"لضمان الصدى وتشجيع الاعتماد المستمر للقنوات ، صمم الرسائل بناءً على دوافع الموظفين واهتماماتهم وخبراتهم - ولضمان ملاءمة التوقيت.

جارتنر

يعد بناء العادات الصحيحة أمرًا أساسيًا ، خاصة فيما يتعلق بتواصل الموظفين.

يجب عليك التأكد من أن لديك اتصال متكرر ومنظم. على سبيل المثال ، رسائل إخبارية شهرية ، أو تحديث ربع سنوي من الرئيس التنفيذي ، أو موجز تشغيلي أسبوعي.

اجعل تنفيذ عادات الاتصال هذه أسهل من خلال إنشاء قالب يسهل على الجميع استخدامه ويتطلب طاقة أقل لتجميعه. وعلى الجانب الآخر ، من خلال التمسك بالقالب ، يعتاد موظفوك على استهلاك الاتصالات بطريقة محددة يمكن فهمها في لمح البصر.

يجب أن تعمل عادات التواصل مع موظفيك كالساعة.

التواصل ليس طريقًا باتجاه واحد.

يريد موظفوك أن يشعروا بأنهم مسموعون ويتم تقديرهم ، وإلا فإن الروح المعنوية والإنتاجية تتصاعد مع معدلات الدوران المرتفعة.

خاصة عندما أجرت Gallup استطلاعًا أفاد بأن الموظفين لا يتلقون ملاحظات كافية أو يقدمون ملاحظات كافية.

مع تطبيق تواصل الموظفين ، هناك عدد لا يحصى من الميزات التي يمكن استخدامها للحصول على الملاحظات ، مثل:

• الدراسات الاستقصائية
• استطلاعات الرأي الحية
• صندوق الاقتراحات
• دردشة خاصة

ومع ذلك ، لا تقصر نفسك أو موظفيك على مجرد مشاركة التعليقات. تأكد من تمكينهم وراحتهم في التعامل معك مع جميع الأفكار والقضايا والنجاحات وأي شيء آخر مطلوب.

من المهم بناء علاقة صحية مع موظفيك خاصة عندما يترك 12٪ من الموظفين وظائفهم مقابل رواتب أعلى بينما يترك 75٪ الشركة مباشرة بسبب العلاقة السيئة مع مديرهم.

على هذا النحو ، فإن فعل جمع التعليقات على أساس منتظم ، والعمل على أساسها ، وبناء علاقة عمل صحية مع فريقك يؤدي جميعها إلى تحسين التواصل مع الموظفين.

قد تعتقد أن التواصل مع الموظفين يدور حول العمل فقط ، طوال الوقت. ومع ذلك ، هذا مفهوم خاطئ.

لجعل العمل ممتعًا حقًا ، يجب أن توفر سبلًا لبيئة عمل صحية وممتعة. إن ثقافة الشركة هذه هي التي تؤدي إلى ارتفاع الروح المعنوية والإنتاجية.

كيف يمكنك أن تكون مبدعًا في التواصل مع الموظفين؟ استخدم تطبيق التواصل مع الموظف لإرسال ما يلي:

• ابدأ منافسة الحيوانات الأليفة بين أذكى / أذكى حيوان أليف للموظفين
• شارك تفاعلًا إيجابيًا مع العميل
• شارك بصور GIF مضحكة لبدء اليوم
• التصويت على من لديه أفضل زي هالوين

هناك العديد من الطرق الإبداعية لتحسين تواصل الموظفين ، لذا فكر خارج الصندوق قليلاً وأضف هذا الاتصال البشري لدفع التواصل الداخلي للموظفين إلى المنزل.

قد ترغب في التفكير في تعيين مدير مشاركة الموظفين لإعادة الأمر إلى مستوى آخر.

لا يجب أن تتساءل عن كيفية جعل الموظفين يتواصلون بشكل أفضل لأنك إذا كنت تقيس طرق وقنوات الاتصال الخاصة بك ، فأنت تعرف على الفور ما يصلح وما لا يصلح.

يبدو هذا مخيفًا بعض الشيء ، ولكن مع تطبيق تواصل الموظفين ، يمكنك الوصول المباشر إلى النتائج في الوقت الفعلي. مثل عدد الموظفين الذين فتحوا رسالتك ، وتفاعلوا معها ، ولم يفتحوا أو يتخذوا أي إجراء ، وما إلى ذلك. كل شيء أمام عينيك.

بخلاف ذلك ، ما يمكنك فعله هو تعيين خط أساس لفهم ما تقيسه وكيفية أدائه لتحديد فعالية جهودك بشكل أفضل.

من خلال نهج هادف وقابل للقياس لتواصل الموظفين ، لديك مسار أكثر سلاسة لتحسين اتصالات الموظفين. ابدأ بإرسال تحديثات في الوقت الفعلي إلى موظفيك أو إلى أعضاء الفريق المعينين فقط. وتأكد من وصول الرسائل الأكثر أهمية إلى جميع الموظفين ، من إعلان عاجل أو أخبار من الرئيس التنفيذي ، وتحديثات تشغيلية ، وما إلى ذلك.

لا توجد طريقة واحدة لإتقان التواصل مع الموظفين ، ولكن يجب أن تبحث في جميع الأساليب. ينشئ الاجتماع 1: 1 ويؤسس طريقة مباشرة للتحدث مع موظفيك.

إذا كنت تعمل في مكتب ، فيمكن عقد اجتماعات فردية في أي مكان - خارج المبنى للحصول على بعض الهواء النقي أو في غرفة اجتماعات. إذا كان لديك موظفون عن بُعد أو من دون مكاتب ، فإن الدردشة المرئية هي أفضل طريقة للتفاعل معهم.

يمكن أن تكون المحادثات الفردية سريعة ، ومحادثات المعلومات مثل الأفكار والمشاريع والمواعيد النهائية وما إلى ذلك. أو يمكنك جدولة اجتماعات فردية أكثر رسمية. الأمر متروك لك ولموظفك لاختيار الطريقة الأفضل.

تذكر أن الحوار الفردي ليس إلزاميًا ، "إذا لم يكن هناك شيء للمناقشة ، فلا بأس من الإلغاء. ينظر الأشخاص ، في كثير من الأحيان ، إلى 1: 1 على أنها إلزامية ، لكنه ينعش عندما يعترف كلاكما بأن الأمور على ما يرام في الوقت الحالي ، أو قد يكون من الأفضل قضاء الوقت بطرق أخرى ... ويمكنك القيام بذلك طالما أنكما توافقان على عدم اتخاذ قال بن سايتز ، كبير مسؤولي العملاء في RocketFuel: "طلب الإلغاء شخصيًا".

لقد سمعنا جميعًا أن الصورة تساوي ألف كلمة وهناك سبب لذلك!

أعمال الاتصال المرئي. يمكن أن يشمل ذلك الرسوم البيانية والخرائط والمخططات الانسيابية والتقارير المرئية والعروض التقديمية والملصقات والكتيبات وما إلى ذلك.

أو يمكنك الاستمتاع بالاتصالات المرئية مثل الميمات أو صور GIF أو الصور أو مقاطع الفيديو.

تأكد من أن رسالتك المرئية جذابة ومحفزة بينما التصميم ملفت للنظر.

تساعد العناصر المرئية في تكوين فهم أفضل حيث لا تستطيع الكلمات وحدها إنجاز المهمة.

في الواقع ، الاتصال المرئي مهم حقًا لأنه يساعد على إشراك فريقك ، ونقل المعلومات المعقدة بسهولة ، وإخبار قصة ، وتبسيط المعلومات.

لقد ذكرنا قيمة الاجتماعات الفردية ولكن عندما يكون ذلك ممكنًا ، قم بعقد اجتماعات الفريق أيضًا.

يساعد هذا في بناء بيئة مهنية يشعر فيها جميع أعضاء فريقك بالراحة في التواصل مع بعضهم البعض. لكن اجعلها متسقة. هل هي مرة في الأسبوع؟ نصف اسبوعيا او شهريا؟

يمكن أن يساعد تكرار هذه الاجتماعات في القضاء على حواجز الاتصال أو سوء التفاهم بين المديرين والموظفين حيث أنكم جميعًا في بيئة للتحدث بصراحة عن المشاريع التي تعملون عليها أو التحديات التي تواجهونها أو الأسئلة التي قد تكون لديكم.

سواء أكان بريدًا إلكترونيًا أو منشورًا اجتماعيًا أو تحديثًا لتطبيق دردشة الاتصال أو أي طريقة اتصال تستخدمها ، فمن المهم تطوير الرسالة قبل الضغط على إرسال.

يجب أن تكون محددًا حتى يفهم الجميع الغرض.

ضع في اعتبارك ما يلي:

• ماذا: ماذا يعني ذلك؟ما الذي أدى إلى هذه الرسالة؟
• لماذا: ما أهمية ذلك؟
• أين: أين / ما هي المواقع التي تتأثر بهذا؟أين يمكنك الحصول على معلومات إضافية؟
• متى: متى سيحدث هذا؟
• كيف : كيف سيتم تنفيذ ذلك؟
• من: من اتخذ القرار؟بمن تتصل لمزيد من المعلومات؟

إذا وضعنا هذا في السياق ، فربما تكون قد قمت مؤخرًا بتغيير بروتوكولات الصحة والسلامة الخاصة بك بسبب الوباء العالمي. لذا بدلاً من مجرد إرسال رسائل تقول "هذا بسبب COVID" ، اجعل الأمر أكثر وضوحًا وتحديدًا. "لضمان صحة وسلامة موظفينا وعملائنا والامتثال لإرشادات مركز السيطرة على الأمراض ، سنقوم بطرح بروتوكولات جديدة ..." لقد فهمت هذه النقطة الآن.

يمكن أن يساعد كونك محددًا في تجنب الالتباس في المستقبل.

يعد اختيار وسيلة الاتصال المناسبة أمرًا أساسيًا هنا ، خاصةً عند تحديد الأداة الأفضل لتحسين رسالتك. وتحتاج أيضًا إلى التفكير في الكيفية التي يفضل بها جمهورك تلقي مثل هذه المعلومات.

هناك العديد من الوسائط مثل الرسائل الإخبارية المطبوعة أو الرقمية ، ومجموعات Facebook و WhatsApp ، وشاشات التلفزيون ، ولوحات الإعلانات ، والاجتماعات وجهًا لوجه ، والتجمعات مثل الاجتماعات اليومية أو اجتماعات مجلس المدينة ، والشبكة الداخلية (التي لا يستخدمها أحد) ، والبريد الإلكتروني ، و بالطبع ، تطبيق التواصل مع الموظف.

نقسم هذه الوسائط أدناه:

• يتيح لكالاتصال وجهاً لوجه إنشاء اتصال شخصي حتى تتمكن من تعزيز المشاركة واكتساب ردود فعل أولية.
• يضمن البريد الإلكتروني أنه يمكنك إرفاق الملفات والمرفقات بسهولة بطريقة منطقية وموثوقة.
• تعمل اجتماعات الفريق على بناء صداقة مع ضمان وصول رسالتك إلى العديد من الموظفين دفعة واحدة.ضع في اعتبارك الانخراط في ألعاب وتمارين بناء الفريق لتعزيز المشاركة بطريقة ممتعة.
• يساعدكالفيديو في سرد ​​قصة بشكل مرئي ومشاركة العروض التقديمية المرئية التي يمكن أن تنقل الرسالة إلى المنزل.
• تكون لوحة الملاحظات أكثر فاعلية عندما لا تعتمد على التكنولوجيا لمشاركة المعلومات مثل تحديثات السياسة وإعلانات الوظائف وتغييرات الجدول الزمني ورغبات أعياد الميلاد والمزيد.
• الرسائل النصية أو WhatsApp أمر شائع لأنه مجاني وسهل الاستخدام عند الحاجة إلى مشاركة تحديثات سريعة وإرفاق ملفات والمزيد.
• تطبيق اتصالات الموظف هو الوسيلة والأداة الأكثر حداثة التي تضمن عدم وقوع أي شيء بين الشقوق.بالإضافة إلى أنه يسمح بقناة اتصال ثنائية الاتجاه.
  • تتم إدارة الاتصال في الوقت الفعلي ، أثناء التنقل ، لتعزيز المشاركة والروح المعنوية والإنتاجية بشكل أفضل
  • أنشئ قنوات حسب الموقع أو المسمى الوظيفي أو القسم أو أي شيء آخر للتواصل بسرعة مع الفريق المناسب في الوقت المناسب
  • يتم تخزين جميع اتصالات العمل في مكان واحد وهي منفصلة عن مساحة التخزين الشخصية للعامل

يعد العثور على الوسيلة المناسبة أمرًا بالغ الأهمية لإنشاء اتصال داخلي فعال وتعزيز المشاركة.

استمع إلى كيفية استخدام شركة خدمة ميدانية تضم أكثر من 200 موظف Connecteam للتواصل الداخلي والمشاركة اليومية!

المضي قدمًا في التواصل مع الموظفين

يرتبط نجاح الشركة على المدى الطويل ارتباطًا مباشرًا بمدى فعالية اتصال موظفيك.

أعلاه ، أخذناك من خلال استراتيجيات قابلة للتنفيذ لتحسين التواصل مع الموظفين حتى تتمكن من إبقاء الموظفين سعداء والحفاظ على ازدهار الشركة.

بالإضافة إلى ذلك ، تأكد من مواكبة أحدث اتجاهات الاتصال في مكان العمل للتأكد من أنك لا تفوت أي شيء يمكن أن يساعد في تحسين التواصل مع الموظفين.