تطبيق الاتصالات الداخلية: أداة للتغيير والابتكار

التغيير والنمو والحجم - أصبحت هذه الكلمات من السمات المميزة لاقتصاد حديث مهووس بالتغيير. لقد غيرت التكنولوجيا طريقة عملنا وطريقة تفكيرنا في العمل. لقد دفع الشركات إلى النمو بشكل أسرع من أي وقت مضى. ومع ذلك ، فإن الوتيرة السريعة للتقدم التكنولوجي تركت أيضًا مقبرة للشركات في أعقابها لم تستطع مواكبة ذلك.

مما لا يثير الدهشة ، خوفًا من التخلف عن الركب ، فإن معظم المؤسسات الحديثة مهووسة بالتغيير والتقدم. لا شك في أن المديرين التنفيذيين في عام 2018 يدركون أن التغيير المستمر أمر أساسي للنجاح - وبالتالي فإن "إدارة التغيير" لم تعد مفهومًا أجنبيًا بعد الآن. ولكن يمكن أن تكون هناك عدة عقبات في طريق التغييرات التي ترغب في تنفيذها.

وجد الاستطلاع الذي أجرته شركة IBM أن المديرين التنفيذيين لإدارة التغيير أدرجوا "عوامل الأشخاص" باعتبارها أكبر عوائق أمام النجاح . وكان على رأس قائمتهم تغيير العقليات والمواقف - 58٪ ، تليها ثقافة الشركات - 49٪. كما تم تقديم نقص دعم الإدارة العليا كسبب من قبل 32٪ من المشاركين. يمكن لهذه النتائج أن تفسر بسهولة سبب فشل 48٪ من المبادرات الإستراتيجية.

لا تغيير = لا منافسة

لكن إدارة التغيير يمكن أن تساعد أيضًا عملك على ضمان استمرار قدرته على المنافسة والاستمرار في صناعته. ومع ذلك ، قد يكون تنفيذ التغيير في جميع أنحاء مؤسسة كبيرة أمرًا صعبًا للغاية. قد لا يكون الجميع على دراية بأفكارك ورؤيتك وهذا هو سبب أهمية تحديد التغييرات التي تقدمها وإيصالها بشكل فعال. ومع ذلك ، في الاقتصاد الحديث اليوم ، فإن عملك يشبه سمكة القرش: سيموت إذا ظل ساكناً .

ما هي إدارة التغيير ولماذا أصبحت في غاية الأهمية؟

هناك تعريفات مختلفة لإدارة التغيير ولكنها غالبًا ما توصف بأنها "نهج منظم لنقل الأفراد والفرق والمؤسسات من الحالة الحالية إلى الحالة المستقبلية المنشودة". ومن الأمثلة على ذلك تقليص الحجم أو توسيع الأعمال أو تبني التكنولوجيا الجديدة.

مهما اخترت القيام به ، فإن العملية تنطوي على ضرورة جعل الموظفين يفهمون سبب الحاجة إلى هذا التغيير ولماذا سيفيد المنظمة (وهم) الآن وفي المستقبل. قد يعني ذلك الاضطرار إلى تقديم تأكيدات ووعود وإبلاغ جميع الموظفين بالتغييرات.

قد تكون التغييرات استراتيجية أو تكتيكية أو قد تتضمن إدخال قيادة أو تقنية جديدة. من المهم تقييم ومراقبة كيف سيؤثر ذلك على الأشخاص والعمليات والأداء. تأكد من أن الموظفين لم يتأثروا بشكل سلبي للغاية لأن هذا قد يؤدي إلى عدم تأقلمهم في مكان العمل أو امتلاك تصور سلبي لإدارة التغيير التي على وشك أن يتم تقديمها. والأسوأ من ذلك أنه يمكنهم ترك العمل وإعادة خططك إلى ما هو أبعد من ذلك.

هذا هو السبب في أنه من الضروري وجود منهجيات إدارة التغيير في مكانها الصحيح. هذا لا يعني أن المنهجية المستخدمة في شركة ما ستعمل في شركة أخرى. أنت أو الأشخاص الذين يديرون العمل ، بحاجة إلى اعتماد نهج يناسب شركتك واحتياجات الموظفين . اعثر على طريقتك الخاصة ، وتابعها.

ما هي المنظمات التي تحتاج إلى إدارة التغيير؟

قد تستفيد معظم المنظمات من إدارة التغيير ، ولكن في الغالب تكون المنظمات داخل الصناعات التقليدية التي لديها ثقافات راسخة بالفعل هي التي ستستفيد منها. إذا كنت تتحدث عن إدارة التغيير ، فقد تكون هناك بعض الدلالات السلبية المرتبطة بهذا المصطلح. ربما سمعت الموظفة جوان بهذا المصطلح في شركتها السابقة ، مما أدى إلى إلغاء الوظائف.

حتى إذا كان الموظفون لن يفقدوا وظائفهم من عملية إدارة التغيير الخاصة بك ، فقد تجد نفسك مضطرًا للتعامل مع بعض المقاومة منهم. هذا هو السبب في أنه من المهم إيصال كيفية إجراء جميع التغييرات .

عندما لا تتواصل بشكل صحيح ، فإنك تواجه تحديات كما هو موضح في الرسم البياني أعلاه. ومع ذلك ، من خلال الاتصال المناسب ، ستعمل على تحسين الكفاءة والامتثال ورضا العملاء بشكل كبير ، بالإضافة إلى أنك ستشهد معدل دوران أقل - وكل هذا لأنك تواصلت بشكل صحيح مع موظفيك. التواصل ليس مهمة لمرة واحدة تقوم بفحصها في نهاية اليوم ، إنها مهمة مستمرة يجب عليك القيام بها بشكل منتظم وإلا فإن العواقب ستفوق الفوائد في كل منعطف.

إذا تم القيام به بشكل صحيح ، فإن إدارة التغيير ستفيد كلاً من صاحب العمل والموظف. يمكن للموظفين الاستفادة من زيادة مشاركة الإدارة والموظفين الآخرين. يمكن أن يعزز الروح المعنوية ويقلل من التوتر (وربما حتى عبء العمل إذا أصبحت الأمور أكثر آلية) والمزيد من التحكم. لكن إذا كانوا لا يعرفون أن هذا سيكون احتمالًا - فما الذي سيحفزهم بعد ذلك لمساعدتك في إجراء هذه التغييرات؟

هناك أيضًا الكثير من الفوائد للأعمال إذا تم تنفيذ إدارة التغيير بشكل صحيح. يمكن أن يكون هناك تحسن في الإنتاجية وجودة العمل ، وتحسين التعاون والتواصل.

ومع ذلك ، لا يمكنك جني هذه الفوائد إلا إذا كان لديك قادة مناسبون. لا يكفي مجرد مراجعة الاقتراحات أو تفويض إدارة التغيير لبعض الأشخاص في المنظمة والتواصل مع عدد قليل فقط.

توصيل التغييرات

تتمثل إحدى طرق تنفيذ التغييرات بفعالية في العمل في التواصل بشكل صحيح مع جميع المعنيين. قد يكون إبقاء الجميع على اطلاع ، خاصة إذا كانت عملية إدارة التغيير معقدة ، أمرًا صعبًا للغاية ولكن قد يعني الفرق بين النجاح والفشل. هناك الكثير من الطرق التي يمكنك من خلالها إبقاء موظفيك على اطلاع بالعملية ، لكن بعض أشكال الاتصال ، مثل الرسائل الإخبارية ، تؤدي فقط إلى نقل الرسائل في اتجاه واحد. من الناحية المثالية ، ما تريده هو أن يقوم موظفوك بالرد ومشاركة أفكارهم ومخاوفهم معك.

تتمثل إحدى طرق القيام بذلك في استخدام تطبيق الاتصالات الداخلية. يعد اختيار تطبيق الاتصالات الداخلية الصحيح قرارًا يمكن أن يكون له نتائج إيجابية عبر العمل بأكمله. تطبيق الاتصالات الداخلية ، المعروف أيضًا باسم تطبيق إنترانت ، هو نظام أساسي يمكن للموظفين والمقاولين الاستفادة منه للتحدث والمشاركة والتواصل مع بعضهم البعض . سيحل محل القنوات التقليدية بشكل فعال مثل رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية والرسائل النصية. قبل تطبيقات الاتصالات الداخلية ، كان الموظفون والمتعاقدون على اتصال عبر البريد الإلكتروني أو عبر الهاتف. لكن هذا لم يكن مستدامًا لأن العامل العادي يتلقى حوالي 121 بريدًا إلكترونيًا متعلقًا بالعمل.

تكلفة الاتصالات الداخلية غير الفعالة - رسم بياني من قبل الفريق في SnapComms

يمكن نسيان رسائل البريد الإلكتروني بسهولة ويمكن أن تسبب تشتيت الانتباه. نتيجة لذلك ، يمكن أن تضيع تعليماتك واتصالاتك حول التغييرات بين جميع الرسائل الأخرى. لكن الجميل في تطبيقات الاتصالات هو أنها تسمح لك بتبسيط الاتصالات الداخلية لعملك وجعلها مركزية. هذا يعني أنه سيمنح جميع الموظفين المعنيين الوصول إلى المعلومات المطلوبة والخطوات التالية التي سيتم اتخاذها. يساعدك تطبيق الاتصالات الداخلية على تبسيط الاتصالات الداخلية لشركتك وجعلها مركزية بحيث يمكنك بهذه الطريقة تجنب كل فوضى البريد الإلكتروني أو المكالمات الهاتفية.

يمكن استخدام التطبيق كأداة في عملية إدارة التغيير. عندما يستخدم الموظفون والمتعاقدون لديك التطبيق ، يمكنك التأكد من مشاركتهم الكاملة في عملية إدارة التغيير. علاوة على ذلك ، إذا كان تبني التكنولوجيا جزءًا من منهجيتك ، فيمكن أن يشكل جزءًا من عمليتك.

يتعلق تنفيذ التغيير أيضًا بتزويد الموظفين بالأدوات التي يمكنهم الاستمتاع باستخدامها ومنحهم القدرة على تركيز انتباههم على هذا الوقت الحيوي في عملك . يعد استخدام أحد التطبيقات للتركيز على المحادثة إحدى الطرق العديدة التي يمكنك من خلالها جعل العملية أبسط والتأكد من أن الجميع على دراية بالتغييرات التي تجريها.