رقم الفاتورة - ما تحتاج إلى معرفته

يعد إرسال الفواتير جزءًا مهمًا وأساسيًا من ممارسة الأعمال التجارية: فهو ، بعد كل شيء ، كيف يتم الدفع لك (من خلال تسهيل عملية الحسابات المستحقة الدفع لعميلك). لذلك ، فإن إدارة عملية الفواتير الخاصة بك بشكل جيد أمر مهم لإدارة الصحة المالية لعملك. في هذه المقالة ، نناقش عنصرًا رئيسيًا واحدًا في الفاتورة: رقم الفاتورة.

ما هو رقم الفاتورة؟ لماذا هو مهم؟ ما الشكل الذي يجب أن يتخذه؟ هذه بعض الأسئلة التي سنجيب عليها بالتفصيل. لاحظ أن هذه مقالة تكميلية لدليلنا حول كيفية كتابة الفاتورة.

ما هو رقم الفاتورة؟

رقم الفاتورة - يشار إليه أحيانًا بمعرف الفاتورة - هو رقم أو رمز فريد يتم تعيينه لكل فاتورة ترسلها. الغرض من رقم الفاتورة هو تحديد الفاتورة المعينة بين جميع الفواتير التي أرسلتها.

يمكن أن يكون رقم الفاتورة أبجديًا رقميًا ، وقد يستخدم أحيانًا أحرفًا خاصة مثل الشرطة أو الواصلة. جنبًا إلى جنب مع التفاصيل الأخرى في الفاتورة ، مثل الاسم التجاري للمرسل وتفاصيل الاتصال ، يجعل رقم الفاتورة من السهل لكل من البائع والعميل الإشارة إلى المعاملة المالية دون أي سوء فهم.

على سبيل المثال ، قد يشتري اثنان من عملائك نفس المنتج أو الخدمة بالضبط. ستكون قادرًا على تحديد كل معاملة بسهولة من خلال رقم الفاتورة المرتبط بها ، دون الحاجة إلى النظر في التفاصيل الأخرى للفاتورة. سيتمكن عملاؤك أيضًا من التواصل معك بشأن مدفوعاتهم وما إلى ذلك بسهولة من خلال الرجوع إلى الرقم الموجود في الفاتورة التي تلقوها منك.

ما سبب أهمية ترقيم الفاتورة؟

كما أشرنا بالفعل ، فإن أرقام الفواتير ضرورية للعثور على معاملاتك وتحديدها بسهولة. أثناء ممارسة الأعمال التجارية ، سترسل العديد من المستندات ، بما في ذلك عروض الأسعار والفواتير وأوامر الشراء. أسهل طريقة للإشارة إلى كل من هذه هي الأرقام أو المعرفات التي تخصصها لهم - بالنسبة للفواتير ، سيكون معرف الفاتورة.

في العديد من الولايات القضائية ، يعد ترقيم الفواتير مطلبًا قانونيًا. قد تتطلب حتى تسلسلًا محددًا لتعيينه كنظام ترقيم الفواتير. قبل إعطاء أرقام الفواتير لعملك أو لكل مشروع ، يرجى مراجعة المتطلبات القانونية والمهنية لبلدك أو ولايتك.

يعد ترقيم الفواتير ضروريًا أيضًا لنظام المحاسبة الخاص بك. سواء كنت تستخدم خدمات محاسبية احترافية أو تستأجر محاسبًا داخليًا ، فسوف يطلبون أرقام الفواتير لإدارة سجلاتك المالية.

كيف يبدو رقم الفاتورة؟

لتتبع الفواتير الخاصة بك ، يجب أن يكون لكل فاتورة رقم فريد يتبع تسلسلاً. وبالتالي ، سيكون كل رقم فاتورة مميزًا ، ولكن سيكون هناك تسلسل يسهل فهمه لكيفية تخصيصها للفواتير.

قد يكون رقم الفاتورة رقمًا خالصًا ، أو مزيجًا من الأرقام والحروف ، ويعتمد التركيب الدقيق على الطريقة التي تختارها لتنظيم وتعيين أرقام الفواتير. على سبيل المثال ، إذا قمت بتنظيم فواتيرك حسب السنة ، فيمكن أن يقرأ الرقم 2020-2435: تستند الأرقام الأربعة الأولى هنا إلى السنة ، ويمثل باقي الرمز مكان وضع الفاتورة في التسلسل. إذا كنت تستخدم برنامجًا للفوترة عبر الإنترنت مثل Hiveage ، فيمكن تحديد تسلسل رقم الفاتورة هذا مرة واحدة ثم إدارته تلقائيًا لك عند إنشاء الفواتير.

أين أجد رقم الفاتورة؟

يختلف تخطيط الفواتير بين البائعين ، لكنهم جميعًا يتبعون معيارًا عامًا مشتركًا. ستتضمن الفاتورة اسم شركتك ، واسم العميل ، وتاريخ الفاتورة ، وتاريخ (تواريخ) استحقاق السداد (المدفوعات) ، وإجمالي المبلغ المستحق ، والمنتجات أو الخدمات التي تم تقديمها ، والضرائب والرسوم الأخرى. . . ورقم الفاتورة.

يجب أن يظهر رقم الفاتورة في مكان يسهل العثور عليه ، عادةً في أعلى الفاتورة. يجب أن يكون وضعها متسقًا عبر فواتيرك حتى لا تضطر أنت والعميل إلى البحث عنها. قد تحتوي بعض الفواتير على رقم في عدة نقاط في الفاتورة ، لكن هذا ليس شرطًا.

ما رقم الفاتورة التي يجب أن أبدأ بها؟

لا توجد قاعدة محددة حول كيفية إعداد تنسيق رقم الفاتورة. في قسم لاحق سنناقش عدة خيارات. إذا كنت تستخدم برنامجًا للفوترة عبر الإنترنت مثل Hiveage ، فسيكون لديك خيار الاختيار من بين مجموعة من الخيارات القياسية ، أو تحديد الخيارات الخاصة بك. سيهتم البرنامج أيضًا بزيادة تسلسل رقم الفاتورة تلقائيًا ، بحيث لا تقوم بتكرار عدد الفواتير عن طريق الخطأ.

هل رقم الفاتورة هو نفس رقم الفاتورة؟

لاحظ أن رقم الفاتورة يختلف عن رقم الفاتورة. رقم الفاتورة هو المبلغ الإجمالي للأموال المستحقة لشركتك. يأتي مبلغ المال في الفاتورة من إجمالي جميع الفواتير.

على سبيل المثال ، لنفترض أنك تقوم بمشروع يتطلب مواد من عدة شركات. عند الانتهاء من المهمة ، يجب أن تصدر فاتورة لعميلك لجميع المواد بالإضافة إلى العمالة. يمكن أن يكون كل عنصر من هذه العناصر على فاتورته الخاصة ، مع رقم الفاتورة الخاص به. سيكون من الأنسب بعد ذلك إنشاء فاتورة واحدة مع كل هذه الأرقام ، برقمها الخاص ، بحيث يمكن للعميل الرجوع إلى مستند واحد بدلاً من فواتير متعددة ومنفصلة.

ما هي نسخة الفاتورة؟

نسخة الفاتورة هي بالضبط ما تبدو عليه: إنها مجرد نسخة من فاتورة موجودة ، تُستخدم لإنشاء تفاصيل معاملة مماثلة. على سبيل المثال ، إذا كان لديك عميل يشتري بشكل روتيني نفس المنتج أو الخدمة ، بدلاً من إنشاء فواتير جديدة لكل عملية شراء ، يمكنك ببساطة إنشاء نسخة من الفاتورة الأصلية. ثم ستبقى العناصر المشتراة والكمية والسعر والضرائب كما هي.

في Hiveage نحن نسهل ذلك من خلال ميزة "تكرار الفاتورة".

أفضل الممارسات عند التعامل مع أرقام الفاتورة

فيما يلي بعض النصائح لإنشاء أرقام الفواتير الخاصة بك: ستجعل التواصل بينك وبين عملائك أسهل وأقل غموضًا.

افعل

• تأكد من ترتيب أرقام الفواتير بشكل تسلسلي
• قم بإنشاء تنسيق أرقام منطقي الآن وفي المستقبل
• استخدم برنامج الفواتير كلما أمكن ذلك (حتى أن Hiveage تقدم خطة مجانية)
• تحقق من القوانين المحلية الخاصة بك لحفظ السجلات المالية
• اجعل من السهل العثور على رقم الفاتورة في الفاتورة
• ضع رقم الفاتورة في نفس المكان على كل فاتورة (عادة في رأس الفاتورة)
• قم بتضمين رقم الفاتورة في جميع طلبات الدفع من العميل لتسهيل التواصل والمحاسبة
• حافظ على اتساق تصميم الفاتورة وهيكلها
• قم بتضمين التاريخ الذي تكون فيه المدفوعات مستحقة واتباع الفواتير المستقبلية بالتسلسل الصحيح

لا تفعل

• لا تجعل تنسيق رقم الفاتورة معقدًا للغاية
• لا تقم بتعيين أرقام الفواتير بشكل تعسفي
• لا تقم بتغيير رقم الفاتورة في منتصف المعاملة

طرق مختلفة لتنظيم أرقام فواتيرك

لا يوجد نهج واحد يناسب الجميع في نظام ترقيم الفواتير. هذا صحيح حتى لو كنت تستخدم برنامج الفواتير.

فيما يلي بعض الطرق الشائعة التي يمكنك استخدامها لتعيين أرقام الفواتير. ابحث عن الشخص الذي يناسبك ثم التزم به. يؤدي التغيير المستمر لمنهجية رقم الفاتورة الفريدة إلى حدوث ارتباك لك ولعملائك.

نظام ترقيم الفاتورة المتسلسل البسيط

إن أبسط طريقة لترقيم فواتيرك هي البدء من 1 ثم زيادة الفواتير اللاحقة. من الممارسات الشائعة جعل رقم الفاتورة يتكون من بضعة أرقام ، لذلك قد يظهر هذا على أنه 001 ، 002 ، 003 وهكذا. يمكنك أيضًا إضافة بادئة للفواتير ، لفصلها عن أنواع المستندات الأخرى (مثل التقديرات). يستخدم الخيار الافتراضي في Hiveage INV كبادئة رقم الفاتورة للفواتير. سيكون تسلسل رقم الفاتورة البسيط بناءً على ما سبق هو: INV-001 ، INV-002 ، INV-003. . .

تعيين أرقام الفاتورة حسب العميل

أحد الخيارات التي يمكنك اختيارها هو إعطاء كل عميل رمزًا فريدًا. على سبيل المثال ، قد يكون رقمًا مثل 760 أو رمز حرف يعتمد على اسم العميل. في كل مرة تقوم فيها بإصدار فاتورة لهذا العميل بعينه ، يمكن أن يكون 760 هو البادئة في رقم الفاتورة. يمكن أن يكون رقم الفاتورة الأول لهذا العميل هو 760-001 ، والأرقام اللاحقة هي 760-002 ، 760-003 ، وهكذا.

أرقام الفاتورة حسب التاريخ أو السنة

طريقة أخرى شائعة لإنشاء أرقام الفواتير حسب التاريخ. يمكن أن تكون هذه طريقة مباشرة للمساعدة في تتبع فواتيرك مع الإشارة أيضًا إلى تاريخ إصدار الفواتير. أحد هذه الخيارات هو استخدام التاريخ كبادئة ، بتنسيق YYYYMMDD (على سبيل المثال ، 20201025-001).

ومع ذلك ، فإن هذا يجعل أرقام الفواتير طويلة. يمكنك اختيار جعلها أقصر بمجرد استخدام السنة كبادئة. قد يأخذ هذا التسلسل شكل 2020-001 و2020-002 وما إلى ذلك.

أرقام الفواتير حسب المشروع

إذا كنت تقوم بعمل قائم على المشروع ، فهناك طريقة أخرى لتنسيق رقم فاتورتك وهي أن يكون لديك رمز مشروع كبادئة. وبالتالي ، يتطلب هذا أن يكون لكل مشروع من مشاريعك رمز فريد أيضًا. بعد ذلك ، يمكن أن تحتوي كل فواتير مرفوعة لهذا المشروع المعين على رمز المشروع كبادئة رقم الفاتورة.

على سبيل المثال ، إذا كان رمز المشروع هو WAB25 ، فسيأخذ تسلسل رقم الفاتورة لهذا المشروع شكل WAB25-001 و WAB25-002 وما إلى ذلك.

يمكن أتمتة الكثير من هذا العمل بسهولة باستخدام برنامج الفواتير مثل Hiveage: يمكنك ببساطة إعداد تنسيق رقم الفاتورة باستخدام أي من الخيارات المذكورة أعلاه ، ثم متابعة إنشاء فواتيرك دون الحاجة إلى القلق بشأن إنشاء الرقم الصحيح لكل فاتورة. بهذه الطريقة ، يتم دائمًا ترقيم فواتيرك بشكل منهجي ، مما يسهل العثور على فاتورة وتحديثها.

كيفية استخدام أرقام الفاتورة في البيانات الأخرى

من المحتمل أن تظهر أرقام الفواتير في مستندات أخرى متنوعة بالإضافة إلى الفاتورة النهائية. يتيح لك هذا تحديد جميع السجلات المرتبطة بوظيفة معينة.

على سبيل المثال ، لنفترض أنك تقوم بإعداد تقدير لأحد العملاء. إنهم يأخذون الوظيفة ، والآن تريد تتبع وتحديد عملية شراء مرتبطة بهذه الوظيفة. ستحتاج بعد ذلك جميع الفواتير التي تم إنشاؤها للوظيفة إلى الرجوع إلى أمر الشراء من خلال ذكر رقمه. بالإضافة إلى ذلك ، بمجرد إرسال دفعة نهائية أو دفعة جزئية ، فأنت تريد التأكد من تحديث سجلاتك. أينما يتم تسجيل المعاملة المتعلقة بالفاتورة ، قد ترغب في الحصول على رقم الفاتورة الصحيح المذكور لسهولة الإسناد الترافقي.

كيف تعمل أرقام الفاتورة في Hiveage

يمكن أن يكون برنامج الفواتير أسهل طريقة للتعامل مع ترقيم الفواتير. يتيح لك Hiveage تحديد تنسيق ترقيم فاتورة لفواتيرك ، وسوف يقوم بزيادتها تلقائيًا في كل مرة تقوم فيها بإنشاء فاتورة جديدة. هذا يزيل عناء الاضطرار إلى تتبع تسلسل الترقيم الخاص بك ، ويسمح لك بالتركيز على العناصر الرئيسية للفاتورة: العميل والمنتجات أو الخدمات التي تقوم بإعداد الفواتير لها. كل شيء آخر ، بما في ذلك الضرائب والخصومات ورسوم الشحن وطرق الدفع ، يمكن ضبطه مسبقًا وتطبيقه تلقائيًا على جميع فواتيرك.

يدعم Hiveage أيضًا الفوترة المتكررة ، حيث يمكنك إعداد جدول منتظم للفواتير لعميل معين (على سبيل المثال ، الاشتراكات الشهرية أو السنوية). في مثل هذه الحالات ، يمكن لـ Hiveage إما استخدام رقم الفاتورة المتاح التالي عند إنشاء تلك الفواتير الآلية ، أو يمكنك تحديد تسلسل ترقيم فواتير منفصل لجدول الفواتير المتكررة. وبالتالي ، يمكن أن يكون لديك تسلسل رقم فاتورة افتراضي وملفات تعريف متكررة تلتزم بها أو تستخدم التسلسلات الخاصة بها.

أحد القيود في Hiveage في الوقت الحالي هو تسلسلات أرقام فاتورة منفصلة تعتمد على المشروع (عندما لا تكون مرتبطة بملف تعريف متكرر). هذه إحدى الميزات القادمة حاليًا في خريطة طريق منتجاتنا ، حتى كتابة هذه السطور.

تعد أتمتة رقم الفاتورة واحدة فقط من بين العديد من الميزات المريحة في Hiveage التي تجعل إدارة أموالك بسيطة وسهلة. هدفنا ، كما هو الحال دائمًا ، هو تقليل هذه المتاعب الإدارية بحيث يمكنك التركيز على تنمية حياتك المهنية المستقلة أو الأعمال التجارية الصغيرة. جرب Hiveage من خلال الاشتراك في نسخة تجريبية مجانية كاملة الميزات (لا يلزم وجود بطاقة ائتمان) ، وتعرّف على كيفية جعل الفواتير أسهل بكثير.

أسئلة وأجوبة حول تنسيق رقم الفاتورة

ما هو رقم الفاتورة؟

إنه رقم فريد يتم تخصيصه لكل فواتيرك. الفواتير المهنية لها أرقام فاتورة متسلسلة. تأكد من تجنب أرقام الفواتير المكررة. تقوم معظم برامج المحاسبة بأتمتة هذه العملية نيابة عنك.

هل أحتاج إلى رقم فاتورة؟

نعم ، نظرًا للأغراض المحاسبية والقانونية والضريبية ، يعد تعيين أرقام الفواتير أمرًا ضروريًا.

كيف أجد رقم الفاتورة؟

يظهر رقم الفاتورة في رأس الفاتورة ، ويتم تحديده بوضوح على هذا النحو.

كم عدد الأرقام الموجودة في رقم الفاتورة؟

لا توجد قواعد تتعلق بنظام ترقيم الفواتير ، باستثناء كونها أبجدية رقمية (قد تتضمن أرقامًا وحروفًا). لا تحتوي أرقام الفاتورة عادةً على رموز أو أحرف خاصة. ترقّم معظم الشركات الفواتير من ثلاثة إلى أربعة أرقام.