الفاتورة مقابل الإيصال - ما هو الفرق؟

تتطلب الشركات من جميع الأحجام في الصناعات المتنوعة استخدام الفواتير والإيصالات للوثائق المالية الهامة. ما الفرق بين الفاتورة وإيصال الدفع؟ ما هي العناصر الفريدة للفاتورة؟ ما الذي يجعل الإيصال مختلفًا؟

ترتبط كل من الفواتير والإيصالات بالمدفوعات المقدمة إلى شركة مقابل منتجاتها أو خدماتها ، سواء كانت مخصصة أو وفقًا لجدول. في هذه المقالة ، سنناقش ماهية الفواتير والإيصالات ، وأوجه التشابه والاختلاف بينهما ، وأيها يجب استخدامه ومتى.

ما هي الفاتورة؟

الفاتورة هي طلب للدفع. إنها وثيقة تجارية يتم إرسالها إلى العميل من قبل مزود الخدمة. تحدد الفواتير الخدمات أو المنتجات المعروضة والمبلغ المطلوب دفعه وشروط الدفع وطريقة الدفع المفضلة. إنها "فاتورة مبيعات" للبائعين ، بينما هي "فاتورة شراء" للمشترين. يمكن إصدارها إما من خلال الإرسال الورقي أو الإلكتروني. تفضل العديد من الشركات اليوم إصدار الفواتير واستلامها إلكترونيًا بسبب الفوائد مثل تكاليف الإنتاج الأرخص والمرونة وخصوصية المعلومات لجميع الأطراف.

الفواتير ضرورية للحفاظ على السجلات المالية لكل من المشترين والبائعين للمنتجات أو الخدمات. تستخدم العديد من أنواع الصناعات المختلفة الفواتير (على سبيل المثال ، البناء ، والمصنعين ، والطابعات ، والناشرين ، والخدمات المهنية مثل الوكالات والشركات القانونية) لكل من المعاملات التجارية بين الشركات والمعاملات التجارية والمستهلكين. الفواتير هي وسيلة للتمويل المباشر ، مما يمنحها ميزة في الترتيبات السرية بين الشركات الخاصة. أخيرًا ، تعمل الفواتير أيضًا كتذكير بالمدفوعات المستحقة من المشترين إلى البائعين.

ما هو الإيصال؟

الإيصال هو دليل على الدفع مقابل أي منتجات أو خدمات تم الحصول عليها. يتيح لمن قام بالدفع معرفة المبلغ الإجمالي الذي دفعه. يعتبر إثبات الدفع هذا مفيدًا بشكل خاص للمستندات الضريبية لتتبع مدفوعات السلع أو الخدمات. يتضمن الإيصال عادةً قائمة بالعناصر المشتراة ، واسم الشركة التي اشتريتها منه ، ومعلومات الاتصال الخاصة بالعمل ، والسعر. يمكن للعميل أيضًا إظهار إيصال لشركة ما لاسترداد الأموال إذا لم يكن المنتج كما توقعوه. تحتوي الإيصالات أيضًا على ضريبة مبيعات للعناصر المشتراة ، والتي تعتمد على الولاية التي تعيش فيها.

تحتوي بعض الإيصالات أيضًا على إعلانات لمنتجات أو صفقات خاصة. على سبيل المثال ، تقوم بعض الشركات التي لديها برامج ولاء بطباعة مقدار نقاط المكافأة التي يمتلكها العميل عند إصدار إيصال. نتيجة لذلك ، يمكن أن تكون الإيصالات مفيدة في تسويق المنتجات أو الخدمات ذات الصلة. يمكنهم أيضًا سرد أي ضمانات وصفقات مرتجعة وكوبونات توفرها الشركة. تجار التجزئة ملزمون قانونًا بتقديم الإيصال إلى العميل ، أو على الأقل منحهم خيار الحصول على إيصال.

الفرق بين الفاتورة والإيصال في عملية المبيعات

ببساطة ، الفاتورة هي طلب للدفع ، بينما يُعلمك الإيصال بسداد دفعة. يجب توضيح المبلغ الإجمالي للدفع لكل من الفاتورة والإيصال. يستخدم صاحب العمل كلاً من الفاتورة والإيصال لتتبع المعاملات.

فيما يلي بعض الأمثلة على كيفية استخدام الفاتورة وكيفية استخدام إيصال لتوضيح ذلك بشكل أكبر.

مثال على الفاتورة

لنفترض أنه تم تعيين وكالة تصميم لأداء مهمة محددة للعميل ، والتي من أجلها سيحصلون على دفعة مقدمة ودفع عند الانتهاء. ثم تستخدم الوكالة الفواتير لإبلاغ المبلغ المستحق للعميل في كل مرحلة من المراحل: قبل بدء العمل ، وتحديد المبلغ المستحق في تلك المرحلة ، ثم في النهاية ، للمبلغ المتبقي.

يمكن أن تحتوي الفواتير على طرق دفع متكاملة بها. تحتوي الفواتير الرقمية مع خيار الدفع عبر PayPal (مثل تلك التي يمكنك إرسالها مع Hiveage) على زر يسمح للعميل بإجراء الدفع عبر الإنترنت. يتطلب هذا من البائع أن يكون لديه حساب PayPal مرتبط ببرنامج الفواتير الخاص به. يمكن للعميل بعد ذلك إجراء الدفع مباشرة على الفاتورة نفسها.

يجب أن تحتوي الفواتير على جميع التفاصيل الأساسية لإجراء الدفع: الأسماء التجارية للعميل والمورد ، ومعلومات الاتصال ، ومعلومات الفواتير ، ووصف البضائع ، وتاريخ الاستحقاق. هناك قوالب فواتير يمكنك استخدامها للمساعدة في كتابة فاتورة احترافية ، بالإضافة إلى أدوات مثل مُنشئ الفواتير المجاني عبر الإنترنت: يمكنك ببساطة ملء الحقول بالمعلومات الضرورية ، وسيتم إنشاء فاتورة لك.

مثال الإيصال

إذا كنت ستذهب إلى مطعم وتطلب طعامًا ، فسيعطيك الخادم فاتورة في نهاية وجبتك. بعد دفع المبلغ الإجمالي المستحق ، تتلقى إيصالًا أو إثباتًا للشراء. يأخذ هذا عادةً شكل قطعة صغيرة من الورق المطبوع والتي تتيح لك معرفة أنه قد تم سداد دفعة.

يوضح هذا المثال أيضًا سبب كون الفاتورة ليست فاتورة. يمنحك الخادم في المطعم فاتورة للدفع الفوري. بعد ذلك تحصل على إيصال. تتيح الفاتورة للشركة معرفة أن المال مستحق ، وأن لديها فترة زمنية معينة لتسديد الدفعة.

تُعد تركيبة الفاتورة والإيصال مفيدة بشكل خاص لعمليات الشراء ببطاقات الائتمان ، لأنها دليل ضد عمليات الشراء غير المصرح بها. عندما تستخدم بطاقة ائتمان ، تأكد من حصولك على إيصال بما اشتريته. ومع ذلك ، لا تستخدم كشوفات بطاقة الائتمان كدليل على الشراء: يمكنك تنظيم ضرائبك بشكل أفضل مع الإيصالات.

متى تستخدم فاتورة مقابل إيصال

هناك طريقة أخرى لفهم الفواتير والإيصالات وهي كما يلي: عندما يكون هناك دفعة مطلوبة للسلع أو الخدمات ، فإن الفاتورة هي ما يحدث قبل السداد ، في حين أن الإيصال هو ما يحدث بعد السداد. بمعنى آخر ، بعد إرسال فاتورة ، تتوقع أن تحصل على أموال ؛ إذا قمت بإرسال إيصال ، فهذا يعني أنك قد دفعت بالفعل.

كما ذكرنا سابقًا ، تستخدم العديد من الصناعات الفواتير كأداة مالية فعالة للدفع. إنهم لا يتتبعون المعلومات الضرورية فحسب ، بل يبقون أيضًا علامات تبويب على المعاملات التجارية الحالية. ولكن يمكن أن تفيد الإيصالات أيضًا في عمل تنبؤات مالية ، مثل التنبؤ بالمبيعات المستقبلية من خلال استخدام البيانات التاريخية. أخيرًا ، كلاهما مفيد للأغراض الضريبية نظرًا لأن مصلحة الضرائب تنظر إليهما للحصول على معلومات.

أهمية إيصالات الأعمال

تعتبر الإيصالات وسيلة مهمة لتتبع مبيعات الشركة وإيراداتها بدقة. هذا ينطبق بشكل خاص على الإقرارات الضريبية وتوثيق العمليات التجارية. تستخدم خدمة الإيرادات الداخلية الإيصالات لهذا الغرض الصريح. في الشركات الأكبر حجمًا ، يتم الاحتفاظ بالإيصالات من قبل قسم المحاسبة لإعداد البيانات المالية.

الإيصالات هي أيضًا طريقة لتسجيل المشتريات التي تقوم بها نيابة عن عملك ، بحيث يمكن تعويضك بشكل صحيح.

هل يمكن استخدام الفاتورة كإيصال؟

لا ، الفاتورة غير قابلة للتبديل مع الإيصال. تذكر أن الفاتورة هي طلب للدفع ، بينما الإيصال هو توثيق للدفع. إذا كنت بحاجة إلى إعادة عنصر إلى شركة بسبب سوء الخدمات ، فأنت لا تعرض الفاتورة التي تلقيتها ، وتستخدم الإيصال لطلب استرداد مدفوعاتك الأصلية.

هل الفاتورة دليل على الشراء؟

مرة أخرى ، لا تعمل الفواتير كإيصالات دفع. إثبات الشراء هو دليل على أن العميل يشتري منتجًا. إنه مفيد بشكل خاص لأي مبيعات أو خصومات تستخدمها الشركات. تتضمن الفاتورة تفاصيل عن المبلغ النقدي الذي تتوقعه في السداد ، ولكنها ليست دليلاً على شراء أي شيء.

تجار التجزئة لديهم وسائل مختلفة لقبول إثبات الشراء. يستخدم البعض الأرقام المرجعية ، بينما يستخدم البعض الآخر رسائل التأكيد المرسلة إليهم. في كلتا الحالتين ، تعتبر الإيصالات أكثر الوسائل فعالية لإثبات الشراء.

ما معنى نسخة الفاتورة؟

نسخة الفاتورة هي نسخة مفصلة من الأصل. يمكن أن يكون هذا في شكل رقمي أو على الورق.

يجب أن تحتوي الفاتورة على رقم لأغراض التعريف ، وستعكس النسخة ذلك. رقم الفاتورة هو ما تعينه الشركة بشكل فريد لكل فاتورة. غالبًا ما يكون رقم الفاتورة أبجديًا رقميًا.

تحدد الفواتير أيضًا التاريخ ومعلومات الاتصال الخاصة بالنشاط التجاري المعين الذي يصدرها ، مما يسمح لك بتأريخ الفاتورة والسلع أو الخدمات الخاصة بالعمل. يجب عليك دائمًا الاحتفاظ بنسخ من الفواتير التي ترسلها أو تتلقاها لتتبع معاملاتك المالية.

ما هو الإيصال الصحيح؟

يسجل الإيصال الصحيح اسم وعنوان ورقم هاتف الشركة التي تقدمه ، ومبلغ الدفعة المستلمة لقائمة المنتجات أو الخدمات. يجب أن يكون هناك أيضًا تاريخ تمت فيه المعاملة. المعلومات الأكثر أهمية للإيصال هي المبلغ المدفوع.

يجب عليك دائمًا الاحتفاظ بنسخة من أي إيصال للعناصر التي تشتريها. إنها قطع ورق خفيفة الوزن إذا قمت بطباعتها ، ولكن يمكنك في كثير من الأحيان الحصول عليها عبر الرسائل النصية أو البريد الإلكتروني أيضًا. تمنحك بعض الشركات هذا الخيار في السجل ، حيث يمكنك إدخال رقم هاتف أو عنوان بريد إلكتروني. يحتوي الإيصال الصحيح على جميع المعلومات الضرورية التي تحتاجها لتسجيل الشراء.

يمكنك استخدام الإيصالات المناسبة لأسباب ضريبية. إذا كنت بحاجة إلى المطالبة بخصم محتمل ، فيمكنك استخدام الإيصالات كدليل على عمليات الشراء. إنهم يراقبون جميع نفقاتك القابلة للخصم حتى تتمكن من فصل الدخل الخاضع للضريبة عن الدخل غير الخاضع للضريبة لك ولأسرتك. في المرة القادمة التي تقوم فيها بإعداد إقرار ضريبي ، تأكد من استخدام هذه الإيصالات للحصول على مزايا إضافية. يجعل من الأسهل بكثير إعداد بيان مالي للضرائب الخاصة بك.

الخلاصة: متى يتم إنشاء الفواتير ، اطلب الدفع وإنشاء الإيصالات

لقد ناقشنا الاختلافات بين الفواتير والإيصالات: تتطلب منك الفاتورة إرسال إشعار بالدفع مسبقًا ، والمستندات الأخرى للدفع بعد ذلك. الفاتورة ليست إيصالًا ، ولكن الفواتير توفر المعلومات اللازمة لإجراء الدفع. الفاتورة هي وسيلة فعالة لتوصيل المدفوعات المستحقة للعملاء. يتم استخدام الإيصالات في إثبات الشراء ، وهو أمر مفيد دائمًا في استرداد الضرائب والخصومات. من الضروري فهم هذه الاختلافات حتى تتمكن من إدارة سجلاتك المالية بطريقة آمنة ومأمونة.