9 طرق فعالة للحفاظ على مشاركة الموظفين عن بعد

فكر في الأمر كما تشاء ؛ أصبح العمل عن بعد شائعًا في العديد من الصناعات ومن المحتمل أن يبقى هنا. حتى مع ظهور أسوأ الوباء خلفنا ، تواصل المزيد من الشركات السماح لموظفيها بالعمل من المنزل.

بينما يتمتع العمل عن بُعد بنصيبه العادل من الفوائد ، مثل توفير الوقت الثمين والمال في التنقلات وتحسين التوازن بين العمل والحياة ، إلا أن هناك أيضًا العديد من العيوب.

إن عدم تواجدهم في المكتب مع فريقهم يمكن أن يجعل العاملين عن بُعد يشعرون بانخراط أقل وارتباطًا بشركتهم بسرعة. ومن هنا ، فهذه طريقة قصيرة فقط لإلحاق الضرر بالإنتاجية والأداء ونتائجك النهائية.

حافظ على شعور فريقك بالتقدير والمشاركة من خلال التنفيذ المنتظم للنصائح التي ندرجها أدناه.

لماذا تعد مشاركة الموظفين مهمة جدًا للموظفين عن بُعد؟

الموظفون المنفصلون عن العمل لديهم نسبة تغيب أعلى بنسبة 37٪ وإنتاجية أقل بنسبة 18٪ وربحية أقل بنسبة 16٪. في الولايات المتحدة وحدها ، هذا يكلف 550 مليار دولار سنويًا.

موظفوك ليسوا:

• رؤية مديريهم يوميا
• بالضرورة على اتصال بزملائهم في العمل بانتظام
• أن تكون منتجة قدر الإمكان

عندما يعطي قادة الشركة الأولوية لمشاركة الموظفين ، تزدهر الشركة. الموظفون أكثر إنتاجية ورضا ويستمرون في العمل لفترة أطول.

تريد التأكد من أنهم يقدمون أفضل ما لديهم إلى الأمام ، وأنهم راضون عن وظائفهم ، وأنهم موجودون على المدى الطويل.

1. استخدم الأدوات الصحيحة

إذا كان فريقك لا يستخدم الأدوات المناسبة لإدارة موظفيك وإشراكهم ، فأنت تضع يديك خلف ظهرك. هناك المئات من أدوات إدارة الموظفين والمشاركة المتاحة. يعد استخدام هذه الأدوات أمرًا مهمًا بشكل خاص إذا كان موظفوك يعملون في دور مختلط أو عن بُعد. يجب أن تكون قادرًا على إشراكهم بشكل كامل في الشركة والحصول على نظرة عامة على عملهم اليومي. Connecteam هي الأداة رقم 1 لإدارة الموظفين في السوق. باستخدام Connecteam ، يمكنك تغيير الطريقة التي يعمل بها موظفوك تمامًا ، والطريقة التي يشعر بها موظفوك ، ويمكنك الحفاظ على مشاركة موظفيك البعيدين.

• قم بتعيين المهام وجدولة الموظفين بسلاسة باستخدام قوالب مسبقة الصنع أو مخصصة ، وتعيين المهام المتكررة ، وإنشاء ورديات مفتوحة. الجدولة الواضحة تزيل أي سوء فهم حول مكان العمل وما العمل الذي يجب القيام به في كل وردية. اجمع بين مهام الورديات والملاحظات والمستندات والنماذج وأي وسائط أخرى ذات صلة لمساعدة موظفيك على إكمال مهامهم بكفاءة.
• ركز على التفاعل مع ميزات مثل التحديثات ، والقنوات ، والدردشة الخاصة أو الجماعية ، ومشاركة تحديثات الشركة (تقارير السلامة ، وتغييرات السياسة ، وما إلى ذلك) والتواصل غير الرسمي (رغبات أعياد الميلاد ، والشهرة ، وتعليقات العملاء ، والتعرف على الفريق ، واحتفالات العمل ، وما إلى ذلك)
• احصل على تعليقات من موظفيك في كل منعطف من خلال استطلاعات الرأي الحية وصندوق الاقتراحات والاستطلاعات. هذا يخلق سياسة الباب المفتوح ويحافظ على مشاركة الموظفين عن بعد لأن لديهم خطًا مباشرًا لمشاركة الأفكار مع الموارد البشرية والإدارة.
• أنشئ محادثات جماعية بحيث يكون الاتصال طريقًا ذا اتجاهين ويمكن للجميع الانضمام إليه. أو أرسل رسائل على مستوى الشركة واسمح للموظفين بالتفاعل مع الرسالة مع الإعجابات والتعليقات أو مشاركة الإعلانات أحادية الاتجاه أو إدارة المحتوى للرسائل الأساسية مثل السياسة التغييرات.
• لا تقم فقط بمشاركة الإعلانات الرسمية ، وتكريم الموظفين المتميزين ، وبدء استطلاع رأي موظف الشهر والاحتفال بالفائز ، ومشاركة رغبات عيد الميلاد ، ومشاركة التنويهات على عمل تم إنجازه بشكل جيد ، والمزيد. هذا هو المفتاح عند إشراك الموظفين عن بعد!

نصيحة: استخدم الأداة الرقمية كل يوم للوصول بشكل فعال إلى كل موظف يعمل عن بعد والحفاظ على مشاركته.

2. الاتصال ضروري

التواصل الفعال ضروري في تكوين فريق موحد. يجب أن يشعر الموظفون بالراحة عند مشاركة أفكارهم ومشاعرهم مع المديرين وزملاء العمل.

يجب عليك إنشاء إستراتيجية اتصال فعالة للوصول إلى كل موظف ، قم بذلك عن طريق:

• إجراء "تسجيلات الوصول" الأسبوعية
• ضع أهداف الأداء للشهر والربع والسنة
• ضع توقعات واضحة للمشاريع
• الدردشة على مستوى الشركة حيث يمكن للموظفين التعاون وطرح الأسئلة ومشاركة الأفكار والدردشة مع بعضهم البعض
• يجب إنشاء قنوات جماعية لكل فريق للتحدث بصراحة
• شجع الاتصال ثنائي الاتجاه - احصل على تعليقات حول المشاريع واستراتيجية التسويق ورضا العملاء والمزيد
• تحلى بالشفافية قدر الإمكان عند التعامل مع التغييرات داخل الشركة

"لتمكين موظفيك عن بعد من أن يكونوا مستقلين ومنتجين ، عليك أن تبدأ من خلال توصيل مهمتك ورؤيتك وقيمك بفعالية بطريقة يتردد صداها خارج المقر فقط. ونتيجة لذلك ، فإنهم يشعرون بأنهم جزء من ثقافة الشركة ولكنهم ينجحون بشكل مستقل ". - بريثي فيدياناتان ، تاباد

هناك الكثير من أدوات الدردشة والتعاون المتاحة لتسهيل إدارة الاتصال بين الموظفين عن بعد والعاملين المختلطين. تأكد من أن الأداة التي اخترتها تقدم:

• خيارات الدردشة الجماعية والفردية ، بما في ذلك مشاركة الوسائط
• إشعارات في الوقت الفعلي ، حتى لا يفوت موظفوك أي تحديث مهم
• دليل الموظفين لتتمكن من الاتصال بأي شخص داخل الشركة
• استطلاعات الرأي واستطلاعات الرأي لضمان حصولك على التعليقات

نصيحة: تأكد من أن اتصال فريقك ليس من جانب واحد. لا ينبغي أن يكون المديرون هم وحدهم الذين يتحدثون - الهدف هو إشراك الموظفين وسماع أصواتهم.

استمع إلى كيفية استخدام شركة خدمة ميدانية تضم أكثر من 200 موظف Connecteam للتواصل الداخلي والمشاركة اليومية!

3. استضافة اجتماعات افتراضية

عندما يكون أكثر من نصف التواصل البشري غير لفظي ، فمن الأهمية بمكان أن يتمكن زملاء العمل من رؤية وجوه بعضهم البعض بانتظام ، خاصة في الاجتماعات المهمة.

يمكن أن يكون هناك الكثير من الالتباس حول رسالة نصية أو بريد إلكتروني ، خاصة مع عدم وجود نغمة أو لغة جسد يمكن ملاحظتها. يمكن فهم المزيد من خلال مكالمة هاتفية بين الموظفين والمديرين لأنه على الأقل يمكنك سماع نبرة صوتهم. ومع ذلك ، فإن الطريقة الأكثر فعالية للتواصل عن بُعد هي الدردشة المرئية ، حيث يمكنك رؤية لغة جسد بعضكما وسماع نبرة صوت بعضكما البعض.

"اليوم ، تمتلك العديد من الشركات مكاتب افتراضية و / أو موظفون يعملون عن بُعد. خلق فرصًا للموظفين من جميع أنحاء البلاد للبقاء على اتصال ". - لوري بايكين ، NaviStone

تعد مكالمات الفيديو مفيدة أيضًا للأحداث غير المتعلقة بالعمل. لا يجب أن تكون كل مكالمة فيديو مرتبطة بالعمل. من المفيد لموظفيك التعرف على بعضهم البعض شخصيًا. الموظفون الذين لديهم أصدقاء في العمل أكثر تفاعلاً مع أصدقائهم في العمل بمقدار الضعف عن أولئك الذين ليس لديهم أصدقاء.

استضف مجموعة متنوعة من الأحداث الاجتماعية لموظفيك ، مثل:

• حفلات الأعياد
• أحداث الألعاب الافتراضية
• احتفالات أعياد الميلاد
• الليالي المفتوحة الميكروفون
• كاريوكي
• نوادي الكتب / الأفلام

نصيحة: استخدم حلاً ميسور التكلفة أو مجانيًا لإجراء محادثة فيديو مع موظفيك عن بُعد.

4. شجع العلاقات والصداقات

"من السهل أن تصبح معزولًا عند العمل عن بُعد. أتواصل مع أعضاء الفريق الفرديين بانتظام لالتماس الآراء حول القرارات التي أتخذها والدردشة فقط حول الأشياء غير المتعلقة بالعمل ". - ليزا ألوكا ، Red Javelin Communications

عندما لا تعمل تحت سقف واحد ، قد يكون من الصعب التواصل مع زملائك في العمل. ليس لديك فرصة للترحيب والوداع المعتاد الذي يفعله شخص ما في المكتب. سيستغرق الأمر جهدًا للدردشة مع بعضنا البعض.

تخلق الخلاصة الاجتماعية مساحة لأعضاء فريقك للتفاعل مع بعضهم البعض لا يرتبط مباشرة بالعمل على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع. امنح موظفيك منصة للدردشة كما يفعلون في بيئة مكتبية عادية حتى يتمكنوا من مشاركة تحديثات الحياة والدردشة حول الأفلام أو البرامج التلفزيونية والأخبار الشيقة التي يجدونها وأي شيء بينهما.

خذ على عاتقك تشجيع صداقات الموظفين. تؤدي الأحداث الاجتماعية والتواصل إلى استبقاء أفضل وإنتاجية أعلى ورضا الموظفين بشكل عام.

نصيحة: استضف أنشطة افتراضية لبناء الفريق وساعات سعيدة ولقاءات لتحسين ثقافة شركتك وزيادة المشاركة.

5. ثق بموظفيك

لننظر إلى هذا من زاويتين:

1. تثق في مديرك لإدارة فرقهم البعيدة على النحو الذي يرونه مناسبًا
2. تثق في موظفيك لإنجاز المهمة

تثق في مديرك

• احتضان الإبداع: اسمح لغرفة مديرك بقبول المخاطر عند تجربة أشياء جديدة
• لا تتدخل في التفاصيل الدقيقة: امنح مديرك حرية التصرف بالطريقة التي يرونها أفضل. ستفعل الشيء نفسه إذا رأيت بعضكما البعض يوميًا في المكتب ، لذا قم بتطبيق نفس المنهجية على القوى العاملة عن بُعد.

ثق بموظفيك

• المرونة: ثق بجدول عملهم. إذا كنت تقوم بجدولة مناوباتهم ، فثق في أنهم سيظهرون في الوقت المحدد. إذا قاموا بإنشاء جداول عملهم الخاصة ، فثق في أنهم سينجزون أعمالهم في الوقت المحدد.
• تقديم الملاحظات: يريد الموظفون أن يعرفوا أنهم محل تقدير وعندما يفعلون الأشياء بشكل صحيح أو خاطئ.
• أبقِ الموظفين على اطلاع دائم: فالثقة تسير في كلا الاتجاهين. عندما تبقيهم على اطلاع ، فإنهم يثقون بك. اجعلهم على اطلاع دائم بالتعيينات الجديدة ، والأهداف التي تم تحقيقها ، ومراجعات العملاء الإيجابية ، والسياسات الجديدة ، وتقدم الفريق ، وما إلى ذلك.

يجب أن تنسج الثقة بعمق في ثقافة شركتك لضمان وجودك دائمًا لفريقك ، بغض النظر عن مكان وجودهم. يساعد بناء الثقة بين جميع الموظفين في الحفاظ على مشاركتهم ، مما يزيد من الإنتاجية ورضا الموظفين.

نصيحة: كلما ظهرت مشكلات ، قم بمعالجتها على الفور لضمان عدم كسر الثقة في أي من جانبي الاتفاقية.

6. اسأل عن ردود الفعل

تذهب التعليقات في كلا الاتجاهين. أنت تقدم ملاحظات لموظفيك لمساعدتهم على الوصول إلى إمكاناتهم الكاملة وزيادة الإنتاجية ، ويجب أن يقدموا لك ملاحظات حول كيفية أن تكون قائدًا أفضل وأن تكون الشركة ككل أفضل.

عندما يقدم الموظف ملاحظات ، عليك التصرف بناءً عليه. إذا قدم الموظف الكثير من التعليقات ولم يتم فعل أي شيء حيال ذلك ، فمن المحتمل أن يتوقفوا عن مشاركة أفكارهم في المستقبل.

عندما يشعر الموظفون أن أصواتهم مسموعة ، فمن المرجح أن يثيروا القضايا ويساهموا في بيئة عمل إيجابية. طريقة رائعة لتلقي ردود الفعل من خلال الاستطلاعات. اسأل موظفيك عما يمكنك تحسينه ، وما الذي يواجهون صعوبة فيه ، وكيف يمكن للشركة مساعدتهم على أداء وظائفهم بشكل أفضل.

لا تنتظر المراجعات السنوية. تأكد من تقديم الملاحظات والحصول عليها بانتظام لتحسين الشركة باستمرار. يمكن أن ترتبط التعليقات بأي شيء ، بما في ذلك أفكار التدريب الجديدة وأنشطة الفريق الممتعة وتحسين رضا العملاء وما إلى ذلك.

نصيحة: لا تستمع فقط إلى ملاحظات الموظفين - بل تصرف بناءً عليها. تأكد من أنهم يعرفون أنك تهتم بأفكارهم ، حتى يستمروا في المشاركة في المستقبل.

7. الاعتراف

تعتبر الزيادة في الراتب أمرًا رائعًا ، لكنها ليست الطريقة الوحيدة التي يمكنك من خلالها أن تُظهر لموظفيك أنهم يقومون بعمل رائع. مشاركة التعليقات الإيجابية ، وتعليقات العملاء المتوهجة ، والصراخ عندما يسير المشروع على ما يرام ، والمزيد - هذا يقطع شوطًا طويلاً.

يقول مارك مورتنسن ، الأستاذ المشارك في السلوك التنظيمي بكلية إنسياد: "إن كونك كرمًا مع الثناء العام والاعتراف بالموظفين البعيدين يساعد على التأكد من أن عملهم معترف به وهو إشارة إلى زملاء العمل بأنهم يثقلون وزنهم". يُعد إظهار تقديرك طريقة بسيطة لكنها فعالة لتحفيز وإشراك موظفيك البعيدين. تظهر الدراسات أن المال لا يبقي الموظف على المدى الطويل ، لكن ثقافة الشركة تفعل ذلك. إذا كنت ترغب في تقليل معدل دوران الموظفين ، فأنت بحاجة إلى الاحتفال بموظفيك لأفكارهم وإنجازاتهم ومنحهم فرصة للتطوير الوظيفي.

تلميح: استخدم أداة رقمية لمساعدتك في التعرف على الموظفين بشكل جيد لعملهم بشكل جيد ، والاحتفال بالمعالم ، ومكافأتهم عندما تراهم مناسبًا.

8. إعطاء الأولوية لصحة الموظفين والتنمية الشخصية

يجب أن تكون صحة الموظف أولوية. عندما يكون الموظفون في أفضل حالاتهم ، فإنهم ينتجون أفضل ما لديهم. لا تفيد صحة الموظف من أرباح الشركة فحسب ، بل تعمل أيضًا على تحسين الاتصال بينك وبين موظفيك. عندما يشعرون أنهم مهمون للشركة شخصيًا ، فمن المرجح أن يبقوا في الشركة لفترة أطول ويعملوا بجد أكبر.

هناك العديد من برامج العافية التي يمكنك تنفيذها:

• اجعل الاستراحات اليقظة أولوية
• قدم دورات للموظفين لتحسين نموهم الشخصي
• ابتكر تحديات للصحة البدنية مثل تحديات اليوجا لمدة 30 يومًا أو مجموعات الجري
• قدم فوائد صحية شاملة تشمل العلاج
• تأكد من أن موظفيك يضعون حدودًا واضحة لتحسين التوازن بين العمل والحياة الخاصة بهم

نصيحة: لا تسمح ميزانيات الشركة دائمًا بكل هذه البرامج ، لذا كن مبدعًا في برامج العافية الخاصة بك. اسأل الموظفين عما يريدون رؤيته في المستقبل لتعزيز صحتهم العقلية والجسدية.

9. خلق فرص للنمو الوظيفي

يقول ما يقرب من 90٪ من جيل الألفية أن وجود فرص للتعلم والنمو أمر مهم بالنسبة لهم في العمل. يجب أن يكون أيضًا مهمًا بالنسبة لك. الموظفون الذين يسعون جاهدين لمعرفة المزيد والتطور بشكل احترافي يمثلون رصيدًا كبيرًا لشركتك. الشركات التي توفر فرصًا للنمو الوظيفي تحتفظ بعامليها لفترة أطول وتميز نفسها عن المنافسين.

يمكنك المساعدة في تسهيل هذه الفرص لموظفيك من خلال:

• تشجيع التوجيه والتظليل الوظيفي لمساعدة الموظفين الجدد على التعلم من المزيد من الموظفين المتمرسين وبث أفكار جديدة في الموظفين الأكبر سنًا
• قم بإنشاء خرائط مهنية للموظفين المهتمين حتى تتمكن من البقاء على اتصال مع تطلعاتهم وتوقعاتهم حتى يتمكنوا من تصور المستقبل في شركتك
• بناء دورات للمساعدة في التدريب الوظيفي أثناء التنقل والتعليم المستمر

نصيحة: إذا أراد الموظف أن يتعلم ، فاعمل معه لإيجاد طريقة مناسبة لتعليمه. الموظفون الذين يعبرون عن رغبتهم في التعلم يستحقون أكثر بكثير من أولئك الذين يعتقدون أنهم يعرفون كل شيء.

الخلاصة لإشراك الموظفين عن بعد

عند النظر في كيفية إشراك الموظفين عن بُعد وكيفية الحفاظ على تفاعل الموظفين عن بُعد ، تذكر أن الرعاية والتطوير مهمة مستمرة. لا تعد المشاركة مهمة يتم تنفيذها مرة واحدة ويمكنك التحقق من قائمة المهام الخاصة بك. الموظفون المندمجون هم أكبر أصولك. تأكد من مواكبة طرق إشراك العمال عن بعد.