الدليل النهائي لإدارة الموظفين عن بعد

غالبًا ما كان العمل عن بعد في فترة ما قبل الجائحة يعتبر ميزة يقدمها عدد محدود من أرباب العمل في ظروف محدودة. الآن ، أصبح هذا هو المعيار ويتطلع إلى الاستمرار ، مع دراسة حديثة أجرتها Mercer وجدت أن 83 ٪ من أرباب العمل يعتزمون الاستمرار في توفير العمل عن بعد على نطاق أوسع بعد الجائحة.

ومع ذلك ، تتطلب إدارة الموظفين عن بُعد نهجًا مختلفًا للاستراتيجيات التقليدية القائمة على المكتب. في هذه المقالة ، نلقي نظرة على التحديات والفرص التي يوفرها نموذج العمل عن بُعد وكيفية إدارة العمال عن بُعد والموظفين خارج الموقع.

يمثل العمل عن بعد تحديات

تشمل تحديات إدارة الموظفين عن بُعد ما يلي:

• عدم وجود تفاعل وجهاً لوجه . تتغير طريقة تفاعل الموظفين مع زملائهم ومديريهم حتماً عند العمل عن بُعد. بدون التفاعلات اليومية حول مبرد المياه ، يمكن أن يشعر الموظفون عن بعد بالعزلة ، مما يؤثر على مشاركتهم وتحفيزهم. من منظور الإدارة ، قد يبدو الافتقار إلى التفاعل الشخصي وكأنه عائق أمام مراقبة الإنتاجية.
• "تكبير التعب". في حين أن مكالمات الفيديو قد تعالج نقص التفاعل المباشر ، فإن قضاء ساعات في اجتماعات الفريق الافتراضية يمكن أن يكون ضارًا بنفس القدر. تمت صياغة مصطلح "زوم التعب" بعد عدة أشهر من انتشار الوباء لوصف الآثار السلبية لاستخدام الفيديو المستمر. في أحد الاستطلاعات ، أفاد أكثر من 49٪ من المستجيبين بالإرهاق نتيجة استخدام كاميرا الويب. يمكن لسياسات "تشغيل الكاميرا" الشاملة أيضًا أن تجعل الموظفين يشعرون وكأنهم مراقبون ، مما يخلق إحساسًا بعدم الثقة.
• إضعاف روابط الفريق . يقدر الموظفون عادةً محادثاتهم التلقائية وتفاعلاتهم الاجتماعية وعلاقاتهم المهنية مع زملائهم. ولكن هناك خطر يتمثل في أن هذه الروابط يمكن أن تضعف عند العمل عن بعد ، والتي تزيدها العزلة الاجتماعية التي يمكن أن يخلقها التحول إلى العمل عن بعد. يمكن أن تقوض هذه العوامل شعور الموظف بالانتماء إلى فريقه ومنظمته.
• قضايا الاتصال . تترك بيئة العمل عن بُعد مساحة أقل للتواصل السريع والخادع الذي يحدث في المكتب عندما يرغب الموظفون في طلب توضيح من زميل أو مشرف. حتى مع وجود التكنولوجيا ، هناك احتمال أن يتم تجاهل الرسائل الفورية أو رسائل البريد الإلكتروني. يمكن أن تستغرق عملية جمع المعلومات مزيدًا من الوقت ، مما قد يكون محبطًا للموظفين ويؤثر على الإنتاجية. خاصة عندما يكون لديك فرق تعمل في مناطق زمنية مختلفة ، فإن إدارة أعضاء الفريق عن بُعد بنجاح يمكن أن تصبح تحديًا.
• المشتتات . غالبًا ما يكون إلهاء العمل من بيئة المنزل أحد الاهتمامات الرئيسية للإدارة في العمل عن بُعد. يمكن أن تؤدي الأعمال المنزلية والولادات ورعاية الأطفال إلى مقاطعة يوم عمل الموظف ، مما يؤثر على مشاركته.

لكنه يوفر أيضًا فرصًا

على الجانب الآخر ، يوفر العمل عن بُعد للمنظمات العديد من الفرص مثل:

• التخفيضات المحتملة في التكلفة. يقلل العمل عن بُعد من النفقات العامة المرتبطة بالحفاظ على مكتب مادي مثل الكهرباء ولوازم القرطاسية والتنظيف ونفقات السفر. نتيجة لذلك ، قد تكون المنظمات قادرة على الانتقال إلى مساحات أصغر أو الذهاب بدون مكتب تمامًا. يعمل العمل عن بُعد أيضًا على تقليل البصمة الكربونية للمؤسسة ، من خلال تقليل انبعاثات ثاني أكسيد الكربون الناتجة عن التنقل واستخدام الطاقة والتخلص من النفايات الصلبة.
• يعزز الإنتاجية . من المفاهيم الخاطئة الشائعة أن العاملين عن بعد أقل إنتاجية من العاملين في الموقع. يكون العمال عن بعد أكثر سعادة بشكل عام بسبب ما يتمتعون به من حرية ومرونة واستقلالية أكبر. يلعب نقص التنقل دورًا مهمًا في هذا - وجدت إحدى الدراسات أن 79٪ من المستجيبين ذكروا أن تجنب التنقل هو أكبر فائدة للعمل عن بُعد. نتيجة لذلك ، أبلغ 52٪ من أصحاب العمل عن تحسن في إنتاجية الموظفين منذ العمل عن بعد.
• يزيد الرضا الوظيفي ومشاركة الموظفين . تم ربط العمل عن بعد بزيادة الرضا الوظيفي. من المرجح أن يظل الموظفون الراضون مع مؤسستهم لفترة أطول ، مما يقلل من معدلات التناقص ويوفر أموال المؤسسة بشكل عام. كما تزيد مرونة العمل عن بُعد من مشاركة الموظف ، حيث تتمتع أماكن العمل المشاركة بتغيب أقل بنسبة 41٪ وربحية أعلى بنسبة 21٪.
• الوصول إلى قوة عاملة أكثر تنوعًا. يسمح العمل عن بعد لأصحاب العمل بالوصول إلى مجموعة مواهب أوسع ، مما يمنح المنظمات المزيد من الخيارات في العثور على الشخص المناسب للوظيفة. مع قول 54٪ من العمال إنهم سيغيرون وظائفهم لاختيار العمل عن بُعد ، يعد العمل عن بُعد أيضًا استراتيجية رئيسية لجذب المواهب والاحتفاظ بها.

8 استراتيجيات لإدارة الموظفين عن بعد بشكل فعال

في بداية الوباء ، أفاد أكثر من 7 من كل 10 أرباب عمل بأنهم يكافحون للتكيف مع العمل عن بعد. فيما يلي بعض النصائح لإدارة الفرق البعيدة.

توفر سياسة العمل عن بُعد إطار عمل لكيفية ووقت إدارة العمل عن بُعد في مؤسستك. فهو يحدد من يمكنه العمل عن بُعد ، وعمليات الموافقة ذات الصلة ، وكيف ستتم إدارة العمل عن بُعد داخل الفريق.

إذا كنت تستخدم نموذج عمل مختلطًا ، فيجب أن توضح سياستك أيضًا الحالات التي يُطلب فيها من الموظفين التواجد في المكتب ، على سبيل المثال لأسباب أمنية أو عملية.

عند التواصل مع فريق بعيد ، لا يمكنك اتباع نهج واحد يناسب الجميع. بدلًا من ذلك ، تكيف مع أساليب الاتصال الخاصة بالموظفين الفرديين. قد يحتاج البعض إلى اتصال يومي ، بينما يحتاج الآخرون إلى الاتصال مرة واحدة فقط في الأسبوع أو عند ظهور مشكلة معينة.

مثل العمل في بيئة مكتبية ، ستحتاج إلى إجراء محادثات صعبة في وقت ما مع موظفيك عن بُعد ، على سبيل المثال ، حول إدارة الأداء أو القضايا التأديبية. هناك احتمال أن تتحول هذه المحادثات إلى شكل كمثرى عند الاعتماد على التكنولوجيا وفي غياب الإشارات غير اللفظية.

لهذا السبب يجب عليك استخدام مجموعة من الأدوات المختلفة للتواصل مع موظفيك وبينهم. تعد مكالمات الفيديو جيدة للمحادثات الأكثر حساسية ، بينما قد تكون الرسائل الفورية مفيدة للعمل في مشروع تعاوني أو مشاركة معلومات حساسة للوقت.

لمعالجة أي مخاوف بشأن الإنتاجية ، يجب عليك تحديد توقعات واضحة حول ترتيبات العمل عن بعد للموظفين ومخرجات العمل. كن واضحًا بشأن الأطر الزمنية والأولويات والمعالم ، وتأكد من أنك متاح للإجابة على أي أسئلة قد تكون لدى موظفيك.

يمكنك بعد ذلك مراقبة هذه الأهداف ، سواء بشكل رسمي أو غير رسمي. بدلاً من الاحتفاظ بعلامات التبويب ، يساعدك تتبع أداء الموظف في تحديد أي مشكلات محتملة ، مثل الإرهاق. يمكنك بعد ذلك معالجة المشكلة على المستويين التنظيمي والفردي ، عند الضرورة.

للتغلب على نقص التفاعل الشخصي ، خصص وقتًا لبناء الفريق والتفاعل داخل فريقك البعيد. يمكن أن يكون هذا اجتماع فريق منتظم يبدأ بمحادثة غير رسمية ، أو تمرين مخصص لبناء الفريق ، أو لقاء اجتماعي ، مثل اختبار بعد ظهر يوم الجمعة.

استرشد بملاحظات موظفيك عند التخطيط لتفاعل الفريق ، من حيث عدد المرات التي يريدون الاجتماع فيها وما إذا كانوا يريدون استخدام الكاميرا الخاصة بهم. يمكن عقد الأحداث عبر الهاتف أو عبر البريد الإلكتروني أو الرسائل أو مكالمات مؤتمرات الفيديو. ليس من الضروري أن تكون طويلة - لتجنب إجهاد Zoom ، قد يكون الأقصر أكثر فعالية.

يحتاج الموظفون عن بعد إلى الأدوات اللازمة للقيام بعملهم. تأكد من أن لديهم نفس الوصول إلى التكنولوجيا والأصول المادية مثل الموظفين في الموقع ، مع إجراء التعديلات عند الضرورة لتعكس الحقائق العملية للعمل عن بعد.

يتضمن ذلك الوصول الرقمي إلى كتيبات السياسات والإجراءات والقوالب وملفات العميل والبرامج بما في ذلك أدوات عقد المؤتمرات والجدولة. قد تكون الأدوات المادية ، مثل الكمبيوتر المحمول والطابعة وبطاقة ائتمان الشركة ضرورية أيضًا.

يحتاج الموظفون المختلفون إلى موارد مختلفة ، خاصة عندما يتعلق الأمر بأدوات الاتصال ، لذا استجب لاحتياجاتهم الفردية.

بالإضافة إلى أحداث الفريق ، يجب عليك أيضًا جدولة تسجيلات وصول فردية منتظمة مع الموظفين. بينما يمكنك ضبط وتيرة وطول هذه لتلائم احتياجات الفريق والفرد ، فإن القدرة على التنبؤ هي المفتاح ، لذا تابع أي تسجيل وصول مجدول.

يتيح لك الوصول إلى الموظفين بشكل فردي قياس رفاههم العام ، وتحديد أي مشكلات يواجهونها ، والإجابة على أي أسئلة قد تكون لديهم. كما أنه ينقل قيمتها ويساعد على إبقائهم متحفزين.

تعد عمليات تسجيل الوصول هذه مصدرًا جيدًا للتعليقات لتطوير وتحسين أسلوبك في إدارة فريقك البعيد. من وقت لآخر ، يمكنك أيضًا توزيع استطلاع قصير على الموظفين حتى يتمكنوا من تقديم ملاحظات مجهولة حول تجربة العمل من المنزل.

من الطرق الجيدة لتحفيز الموظفين وبناء شعور بالتعاضد جمع ومشاركة النصائح من الموظفين ذوي الخبرة في العمل عن بُعد ، على سبيل المثال عبر فيديو شهادة أو بريد إلكتروني.

يمكنهم تقديم رؤى ونصائح لإدارة الوقت ، واستراتيجيات لمعالجة العزلة الاجتماعية ، والحفاظ على التوازن بين العمل والحياة أثناء العمل من المنزل.

وجد تحليل أجرته مؤسسة غالوب أن الموظفين الذين يشعرون بالتقليل من التقدير والتقليل من التقدير هم أكثر عرضة بمرتين ليقولوا إنهم سيستقيلون في غضون الاثني عشر شهرًا القادمة ، ويمكن أن تؤدي تحديات العمل عن بُعد إلى تضخيم هذا الشعور. عند إدارة فريق بعيد ، يظل التعرف جزءًا مهمًا من استراتيجية الاحتفاظ بالموظفين في المؤسسة.

ابحث عن طرق للاحتفال بالإنجازات الفردية والجماعية عن بُعد ، مثل إرسال بريد إلكتروني شكر إلى فريقك ، أو توجيه صيحة إلى أحد الموظفين في أحد اجتماعات فريقك المنتظمة ، أو إرسال حزمة رعاية.

الخلاصة في إدارة فريق بعيد

أفضل نهج لإدارة الفريق عن بُعد هو التحلي بالصبر والمرونة - يجب تعديل استراتيجية العمل عن بُعد الناجحة لتلائم الاحتياجات الفردية لأعضاء فريقك.

من خلال اعتماد النصائح المذكورة أعلاه ، يمكنك أن تطمئن إلى أن موظفيك عن بعد يعملون بكفاءة وتضمن تجنب الوقوع في فخ الإدارة التفصيلية.