تقليل مخاطر استخدام WhatsApp في العمل
نشرت: 2023-07-04
أصبح WhatsApp منصة المراسلة الرائدة ، حيث يرسل حوالي 2 مليار مستخدم عالمي بشكل جماعي أكثر من 100 مليار رسالة كل يوم.
بينما قد يكون استخدام WhatsApp مناسبًا ، إلا أنه غير مصمم للاتصالات الداخلية الآمنة.
لذلك يجب على المنظمات ، وخاصة في قطاع الصحة ، التعرف على المخاطر الهائلة المرتبطة باستخدامها ومعالجتها ، وبدلاً من ذلك تفكر في استخدام منصة اتصال داخلية آمنة ومهنية.
ومع ذلك ، إذا كنت تستخدم WhatsApp حاليًا داخل مؤسستك ، فلا يزال بإمكانك اتخاذ إجراءات فورية للحد من هذه المخاطر.
دعنا نتناول الاهتمامات الرئيسية ونتعمق في الخطوات التي يمكنك اتخاذها لتقليلها.
المخاطر الرئيسية وكيفية التقليل منها
الخطر 1: المنظمات تفتقر إلى سيطرة المسؤول
يفتقر WhatsApp إلى الميزات والأذونات الإدارية الأساسية ، مما يجعل إدارة مجموعات الدردشة والتحكم في إمكانيات المستخدم والرقابة مع نمو المؤسسات أمرًا صعبًا.
كيفية تقليل المخاطر:
- قم بتقييم جميع مجموعات الدردشة بانتظام: قم بإجراء تقييم منتظم لتحديد مجموعات دردشة WhatsApp الحالية لمؤسستك. اجمع المعلومات من أعضاء الفريق لإنشاء نظرة عامة على هذه المجموعات وتحديد مدى ملاءمتها. حافظ على قوائم المشاركين في المجموعة محدثة ، وأغلق المجموعات غير الضرورية ، وأنشئ قائمة بمجموعاتك في Excel أو Word لضمان إمكانية التتبع الكامل.
- تعيين أدوار مشرف مجموعة واضحة: تحديد وتعيين المسؤولين بوضوح لكل مجموعة دردشة. حدد مسؤولياتهم ، مثل إدارة أنشطة المجموعة ، والموافقة على الأعضاء الجدد ، وفرض إرشادات الاتصال. هذا يعزز المساءلة والرقابة. تأكد من أن المسؤولين هم أعضاء فريق جديرون بالثقة ويمكنهم أن يعكسوا المنظمة بشكل صحيح.
- الحد من عدد المسؤولين: حافظ على عدد المسؤولين لكل مجموعة عند الحد الأدنى. إن وجود عدد كبير جدًا من المسؤولين يزيد من احتمالية سوء الإدارة أو الإجراءات غير المصرح بها.
الخطر 2: المسؤولية عن المحتوى المسيء وغير المناسب
يؤدي عدم القدرة على إزالة الرسائل المسيئة أو غير اللائقة على WhatsApp إلى تعريض مؤسستك لخطر الإجراءات القانونية والأضرار المالية والسمعة وفقدان معنويات الموظفين.
كيفية تقليل المخاطر:
- إنشاء سياسات مراسلة WhatsApp: تحديد التوقعات والإرشادات بوضوح وتوصيلها فيما يتعلق بسلوك المراسلة المقبول. وضع سياسة تحدد أنواع الرسائل والسلوك التي لا يتم التسامح معها داخل مجموعات WhatsApp.
- قم بتوصيل الإرشادات من البداية: أبلغ جميع أعضاء المجموعة بالإرشادات التي يجب عليهم اتباعها عند إنشاء مجموعات جديدة. استخدم ميزة وصف مجموعة WhatsApp لإضافة ملخص لقواعد السلوك كتذكير دائم.
- معالجة المحتوى غير الملائم على الفور: الرد فورًا على الرسائل المسيئة أو غير اللائقة. أبلغ بوضوح أن مثل هذا المحتوى غير مسموح به ، واطلب حذفه ، وعزز التزام المنظمة بالتواصل المحترم والمسؤول.
الخطر 3: الصيانة اليدوية المعرضة للخطأ
يمكن أن تؤدي إدارة مجموعات WhatsApp يدويًا إلى حدوث أخطاء وتأخيرات في إضافة الموظفين وإزالتهم وفقدان السيطرة على المجموعات عندما يغادر المسؤولون الشركة.
كيفية تقليل المخاطر:
- اتبع إجراء منظمًا لإضافة موظفين جدد وإزالتهم من الموظفين السابقين: أضف موظفين جدد إلى مجموعات WhatsApp الخاصة بالشركة كجزء من عملية الإعداد وقم بإزالة الموظفين السابقين على الفور بعد مغادرتهم. بينما يحتفظ الأعضاء السابقون بإمكانية الوصول إلى سجلات المحادثة ، يجب ألا يتلقوا رسائل جديدة بعد الآن.
نظرًا لأنك قد تحتاج إلى عدة مشرفين لتنفيذ هذه الإجراءات ، فضع شخصًا واحدًا مسؤولاً لضمان تنفيذ جميع المسؤولين لهذه المهمة.
- تأكد من أن إلغاء الخدمة يعكس مراجعة لدور الفرد: إذا كان الموظف المغادر مسؤولًا عن مجموعة ، فقم بتعيين مسؤول جديد كجزء من عملية إلغاء الخدمة لضمان بقاء التحكم في جميع مجموعات WhatsApp داخل مؤسستك.
الخطر 4: تسرب المعلومات الحساسة
يمثل WhatsApp خطر تسرب المعلومات الحساسة ، خاصةً عندما لا يزال بإمكان الموظفين السابقين الوصول إلى محادثات WhatsApp التي شاركوا فيها ، حتى بعد إزالتها.
كيفية تقليل المخاطر:
- حدد سياسات واضحة فيما يتعلق بالمعلومات التي يمكن مشاركتها عبر WhatsApp: من الناحية المثالية ، شارك أمثلة على المعلومات التي لا ينبغي مشاركتها. بالنسبة لمؤسسات الرعاية الصحية ، يوصى بتقييد مشاركة المعلومات المتعلقة بالمرضى وبدلاً من ذلك استخدام نظام أساسي آمن يمكن للشركة من خلاله التحكم في البيانات الحساسة وتسجيلها.
- تدريب الفريق: قم بتضمين فصل عن استخدام WhatsApp ومخاطره في برامجك التدريبية المستمرة. أكد على أن المعلومات التي تتم مشاركتها عبر WhatsApp لا يمكن إزالتها بالكامل وأن على الجميع التفكير مليًا قبل مشاركة المستندات أو معلومات العمل أو المعلومات الصحية المحمية.
- إنشاء تمثيل مرئي واضح للمجموعات: في حين أنه لا يمكن فعل الكثير بعد مشاركة المعلومات أو الصور في المجموعة الخطأ ، يمكنك تقليل مخاطر حدوث ذلك باستخدام أسماء وصور مجموعة واضحة لجذب انتباه المستخدم قبل مشاركة أي معلومات.
- اطلب من فريقك تجنب مشاركة أجهزتهم: سواء في المنزل أو مع الأصدقاء ، شدد على أهمية عدم تزويد الآخرين بإمكانية الوصول إلى جهاز قد يحتوي على معلومات حساسة.
- تشجيع استخدام إعدادات الأمان: تأكد من قيام فريقك بتنشيط إعدادات الأمان على هواتفهم ، مثل رمز المرور أو التعرف على الوجه أو المصادقة ببصمة الإصبع ، للتخفيف من مخاطر وصول الآخرين إلى المعلومات الحساسة. يجب أن يتم قفل الجهاز تلقائيًا بعد فترة قصيرة من عدم استخدامه.
الخطر الخامس: دعاوى العمل والتوظيف
يؤدي استخدام WhatsApp للتواصل في مكان العمل إلى تعريض المؤسسات للمخاطر المتعلقة بالعمل والتوظيف ، حيث يمكن استخدام سجلات المحادثات الكاملة والمعلومات التي يحتفظ بها الموظف كدليل في الإجراءات القانونية.
كيفية تقليل المخاطر:
- قلل من استخدام WhatsApp للاتصالات المتعلقة بالعمل: كلما كان ذلك ممكنًا ، قلل من استخدام WhatsApp وحاول تجنب الأمور المتعلقة بالعمل مثل مناقشة ساعات العمل الإضافي أو الاتصالات المتعلقة بالإنهاء أو الإعلانات المحددة.
- تزويد المديرين بأدوات مخصصة للتواصل المتعلق بالعمل: ضع في اعتبارك تزويد المديرين بأدوات متخصصة مصممة خصيصًا للتواصل المتعلق بالعمل. يجب أن تسهل هذه الأدوات التواصل الفعال مع أعضاء فريقهم فيما يتعلق بالمعلومات اليومية المتعلقة بالعمل.
- مراجعة المحادثات عند إنهاء الموظف: قبل إنهاء خدمة الموظفين ، من المفيد مراجعة اتصالات WhatsApp السابقة معهم لتحديد أي مخاطر تقاضي عمالية محتملة ، لأن الفهم الشامل للسياق الكامل يمكن أن يساعد في إدارة مثل هذه المطالبات بشكل فعال.
الخطر 6: قضايا الأمان والخصوصية
لا يوجد لدى WhatsApp التزامات تجارية مع المؤسسات التي تستخدم إصدار المستهلك الخاص به. لا يتحمل المسؤوليات والالتزامات التي يتحملها مقدمو البرامج الآخرون ، مثل النسخ الاحتياطي للبيانات واستعادتها أو الإبلاغ عن انتهاكات الأمان.
كيفية تقليل المخاطر:
- ابق على اطلاع حول نقاط الضعف وحالتها الحالية: ابق على اطلاع بأحدث المعلومات المتعلقة بنقاط الضعف في منصة WhatsApp من خلال متابعة المقالات الإخبارية والمنشورات التي تتبع هذه التطورات.
- تقييم إمكانية الانتقال إلى أدوات العمل المتخصصة: يجب أن تكون هذه المنصات مدعومة بعقود قانونية وتقييمات شاملة ، مما يضمن تحملهم ومقدميهم للمسؤوليات والالتزامات تجاه مؤسستك.
الخط السفلي
بشكل عام ، بينما يقدم WhatsApp تطبيقًا مناسبًا ومستخدمًا على نطاق واسع ، يجب أن تكون المؤسسات على دراية بالمخاطر المرتبطة باستخدامه في مكان العمل ، لا سيما في الصناعات الحساسة مثل الرعاية الصحية.
ومع ذلك ، إذا كنت تستخدم تطبيق المراسلة حاليًا للتواصل مع موظفيك ، فاستخدم التوصيات المذكورة أعلاه لتعزيز الأمان وتقليل المخاطر المحتملة المرتبطة باستخدام WhatsApp في العمل.
يوصى بشدة أيضًا باستكشاف حلول اتصالات داخلية بديلة توفر تحكمًا أفضل في مشاركة البيانات ومصممة خصيصًا لتناسب احتياجات عملك.