6 أخطاء يجب تجنبها عند تعيين مساعد افتراضي

يشبه تعيين مساعد افتراضي تعيين موظف منتظم. الاختلاف الوحيد هو أن أحدهما يعمل في العالم الافتراضي والآخر يعمل في مكتب فعلي. لذلك ، إذا كنت تخطط لتوظيف مساعد افتراضي ، فمن المنطقي فقط تنفيذ نفس النهج الذي ستفعله عند تعيين موظف في المكتب.

فيما يلي ستة أخطاء يجب تجنبها عند تعيين مساعد افتراضي:

1. عدم تحديد الحاجة

هناك نوعان من رجال الأعمال. الأول هو رجل الأعمال الذي يخطط للمستقبل ويميل إلى الإفراط في التفكير في وضعه. قد يقرر تعيين مساعد افتراضي لأنه يعتقد أن شركته ستكتسب قوة جذب كبيرة في غضون أسابيع قليلة. إنه قلق من أن إعداده الحالي لن يكون كافياً لاستيعاب الحجم الإضافي. لذلك قام بتعيين مساعد افتراضي في غضون أسبوع وإعداد الأعمال للتوسع.

رائد الأعمال الثاني هو الشخص الذي ليس لديه فكرة عما يحتاجه عمله. يميل إلى اتباع نصيحة الآخرين بشكل أعمى دون التحقق من صحة قراره. لذلك قام بتعيين مساعد افتراضي لمجرد أن رائد أعمال آخر شارك تجربته الناجحة.

في كلتا الحالتين ، لن يتم استخدام المساعد الافتراضي بشكل كافٍ لأن رواد الأعمال ليس لديهم أي فكرة عن سبب تعيينهم في المقام الأول.

قبل أن تبدأ في تجنيد المرشحين لمنصب المساعدة الافتراضية ، حدد الأسباب التي تجعلك بحاجة إلى إحضار واحد إلى فريقك. خلاف ذلك ، لن يكون لديك أي فكرة عن المهارات التي تبحث عنها والمؤهلات ونطاق العمل الذي سيتم تعيينه.

2. عدم وجود نظام تأهيل

قد يكون رواد الأعمال الذين يوظفون مساعدًا افتراضيًا على أساس Curriculum Vita في صحوة وقحة. السيرة الذاتية هي مرجع مهم لتأهيل المرشح ولكن لا ينبغي أن تكون المعيار الوحيد. في الواقع ، لا ينبغي أن تكون المعايير الرئيسية.

ولا يكفي استخلاص النتائج بناء على المقابلة الأولية. من أجل العثور على أفضل مرشح ، يجب أن يكون لديك نظام تأهيل مطبق. إليك نظام يمكنك تجربته:

• مقابلة أولية
• اختبار المهارات الأساسية
  • مايكروسوفت اوفيس
  • مايكروسوفت اكسل
  • التعامل مع البريد الإلكتروني
  • كتابة الخطابات الأساسية
  • إدارة الملفات
  • التعامل مع الهاتف
• اختبار المهارات الفنية
  • اختبار عملي على متطلبات وظيفية محددة
  • اختبار الكفاءة الشفوية
• التنميط السلوكي
  • التفكير التناظري
  • الاختبارات الظرفية
  • تحقق من حسابات وسائل التواصل الاجتماعي

منذ البداية ، يبدو هذا النظام مملًا ولكنه يغطي المكونات الثلاثة (3) المهمة للمرشح: التقنية والأساسية والسلوكية.

3. تعيين المرشح الأول

الخطأ الكبير الذي يرتكبه رواد الأعمال هو توظيف المرشح الأول الذي يصادفهم. ليس لأن المرشح الأول غير مؤهل. لكنك بحاجة إلى مجموعة من المواهب لمرجعية مرجعية للمؤهلات.

عند تعيين مساعد افتراضي ، قم بتجميع قائمة مختصرة من 5 إلى 7 مرشحين. حاول أن تجعل تجاربهم متنوعة قدر الإمكان. لا تركز فقط على المرشحين الذين لديهم الخبرة التي يتطلبها عملك. لماذا ا؟ لأن معظم هؤلاء المرشحين قد تم تعيينهم بالفعل في طرقهم ؛ لديهم نظام معمول به وقد يترددون في اتباع نظامك.

4. عدم وجود إجراءات مراقبة الجودة

إذا سمعت أشخاصًا يقولون إنهم مروا بتجربة سيئة في العمل مع مساعد افتراضي ، فاكتشف بنفسك سبب ذلك. من السهل على رواد الأعمال إلقاء اللوم على المساعد الافتراضي ولكن في كل ترتيب ، هناك طرفان.

وفي كل قصة وجهان.

معظم الترتيبات لا تعمل لأنه لم يتم وضع تدابير مراقبة الجودة. المساعد الافتراضي ، على الرغم من خبرته ، يعمل مع إرشادات العميل كمرجع. وهناك مسألة يجب احترام منحنى التعلم.

بصفتك عميلاً ، يجب أن تكون على رأس أداء مساعدك الافتراضي خاصة في بداية المشاركة عندما يكون منحنى التعلم شديد الانحدار. قم دائمًا بقياس أداء المساعد الافتراضي وناقش النتائج بانتظام. الغرض هو التحسين المستمر.

5. عدم التواصل

يفترض بعض رواد الأعمال أن أكبر عيب في ترتيب المساعدة الافتراضية هو الافتقار إلى التواصل. سوف يشيرون إلى فروق المنطقة الزمنية وعدم القدرة على مشاركة المساحة التي تعيق خطوط الاتصال.

هذه الملاحظات ليس لها أساس وهي في الواقع تتعارض مع مزايا العمل مع المساعدين الافتراضيين. عندما تتخذ قرارًا بتعيين مساعدين افتراضيين ، تكون قد اعترفت بقوة التكنولوجيا الرقمية. هناك العديد من البرامج عبر الإنترنت التي يمكنك استخدامها للتواصل بانتظام مع مساعدك الافتراضي بغض النظر عن المنطقة الزمنية. هنا ليست سوى عدد قليل:

• WebEx
• أسانا
• قوة المبيعات
• سكايب
• فايبر
• جوجل مستراح

باستثناء WebEx و Salesforce ، هذه البرامج قابلة للتنزيل ومجانية. إذا كنت تدير نشاطًا تجاريًا عبر الإنترنت ، فيجب أن يكون لديك برنامج تعاوني مطبق. خلاف ذلك ، لن تكون قادرًا على إدارة عملك بفعالية وكفاءة.

6. التغاضي عن الاختلافات الثقافية والاجتماعية

منذ عام 2010 ، تتنافس الفلبين والهند على المركز الأول في مجال تعهيد الأعمال التجارية العالمية. كلا البلدين موارد رائعة للمواهب عبر الإنترنت بما في ذلك المساعدين الظاهريين. بالنسبة لعام 2012 ، سجلت الهند أكبر عدد من العاملين عبر الإنترنت ولكن تليها الفلبين عن كثب. وفقًا لعملاق سوق العمل عبر الإنترنت Elance ، فإن 1/8 من العاملين لحسابهم الخاص هم من الفلبين.

إذا قررت تعيين مساعدين افتراضيين من هذه البلدان ، فيمكنك أن تطمئن إلى جودة العمل العالية بأسعار معقولة. ولكن لجعل المشاركة تعمل ، يجب أن تكون على دراية بالفروق الثقافية والاجتماعية.

تمثل ثقافة الشخص تاريخ بلاده. القيم والمعايير والأعراف توارثتها الأجيال. يجب ألا تتوقع من المرشح أن يتنازل عن ممارساته بشكل غير معقول من أجل الوظيفة. كن يقظًا ومحترمًا لممارساتهم واستوعبها في جدولك الزمني. المفتاح للقيام بهذا العمل هو التخطيط للجدول الزمني في وقت مبكر.

كما قرأت للتو ، يجب أن تكون عملية تأهيل المساعد الافتراضي هي نفسها عند تأهيل موظف مكتب عادي. ربما يحتاج المساعد الافتراضي إلى المزيد من قنوات الاتصال المفتوحة ، لكن قيمة الحفاظ على التواصل الوثيق مع موظف مكتبك العادي صحيحة أيضًا.

ستجد قيمة كبيرة في وجود مساعد افتراضي على متن فريقك. ولكن عليك دائمًا قضاء بعض الوقت للعثور على المرشح الأنسب لعملك.

المؤلف السيرة الذاتية

تعمل Felix مع Outsource Workers ، وهي شركة تساعد رواد الأعمال في العثور على المساعد الافتراضي المثالي لأعمالهم. يمكنك العثور على المزيد من مشاركاته على Twitter.