11 الأخطاء الأكثر شيوعًا في كتابة الأعمال التي يجب تجنبها

هل تجد أن إرسال مقترحات الأعمال عبء يدفعك إلى البكاء؟

إذا كنت مثل معظم رجال الأعمال ، فأنت ترسل عددًا لا يحصى من رسائل البريد الإلكتروني والمقترحات والتقارير كل يوم ، لذا فإن التفكير في كتابتها يجعلك مترددًا.

ومع ذلك ، فإن معالجة "الأعمال الورقية" من حيث الكمية لا تفيد إذا كانت الجودة غير دقيقة.

إذا كانت كتابة عملك معقدة ورسمية وخانقة يمكن أن تؤدي إلى العديد من الصفقات التجارية المعطلة.

هذا هو بالضبط عكس ما تريد تحقيقه و "لا تذهب" .

تريد أن تحقق كل كتابات عملك نتائج - سواء كان ذلك في زيادة المبيعات أو بناء الثقة مع العملاء.

إذن ما الذي يجعل الكتابة التجارية الجيدة وكيف يمكنك التأكد من أن نسختك تحقق أهدافها؟

سنوجهك اليوم من خلال بعض النصائح والحيل من كبار خبراء التسويق والتي يمكن أن تساعدك على تجنب الأخطاء الأكثر شيوعًا في كتابة الأعمال.

باتباع هذه الاقتراحات ، يمكنك تحسين كتابتك ، وجعلك تبدو أكثر احترافًا ، وإبرام صفقات تجارية أكثر نجاحًا على لوحة الخاص بك .

دعنا نتعمق!

الكتابة الجيدة هي الكتابة الفعالة

تعد المراسلات الفعالة والراسخة مع القراء جزءًا أساسيًا من أي عمل تجاري ناجح.

لكي تصبح سيدًا في كتابة الأعمال الناجحة ، تحتاج إلى تشكيل مجموعة معينة من الأهداف التي تريد تحقيقها:

• لإقناع مسؤول تنفيذي بالاستثمار في فكرتك
• لزيادة حركة المرور إلى موقع الويب الخاص بك
• لتوسيع نطاق مبيعاتك
• لإنشاء المحتوى الذي يحول
• لجعل شخص ما يضحك

سيساعدك التركيز على الهدف في الكتابة بوضوح ودقة ، حتى يعرف القراء بالضبط ما يجب عليهم فعله بعد قراءة اقتراحك أو إعلانك أو بريدك الإلكتروني.

في مجال الأعمال ، هناك شيء واحد فقط مهم للقراء أو المشترين المحتملين أو الشركاء - للإجابة على السؤال "ما الفائدة من ذلك بالنسبة لي؟"

لتحقيق هذه الأهداف ، من الضروري تجاوز الأخطاء الشائعة في كتابة الأعمال ومعرفة كيفية استخدام الكلمات التي ستؤثر على القراء لاتخاذ الإجراءات المطلوبة.

11 أخطاء في كتابة الأعمال يجب تجنبها

الآن بعد أن عرفنا كيفية تحديد تركيزنا الأساسي في كتابة الأعمال ، دعنا نتحقق مما يجب تجنبه في هذه العملية.

فيما يلي قائمة بأكثر 11 خطأ شيوعًا في كتابة الأعمال وكيفية التعامل معها لاكتساب المزيد من الإنجازات التجارية الناجحة.

# 1 محيرة الكلمات أو العبارات

أحد الأخطاء الأكثر شيوعًا التي يرتكبها كتاب الأعمال هو استخدام كلمات وعبارات مربكة.

كثير من الناس الذين يكتبون من أجل لقمة العيش لا يفكرون كثيرًا في اختياراتهم للكلمات ، وهذا يمكن أن يضر بعملهم.

على سبيل المثال ، إذا طلبت من شخص ما المشاركة في مشروع أو حملة ، فلا تستخدم كلمة "طلب" - بدلاً من ذلك ، استخدم الفعل "اسأل" أو "دعوة".

كلتا الكلمتين لها دلالات إيجابية أكثر من "الطلب" ، والتي قد تبدو بيروقراطية.

أيضًا ، تجنب الكلمات الوصفية بشكل مفرط مثل:

• شارك ⇒ انضم

• استخدم ⇒ استخدم

• ابذل جهد ⇒ حاول

دعنا نتحقق من ذلك في الأمثلة الملموسة:

ملاحظة: لكي تكون فعالاً في كتابة الأعمال ، من المهم اختيار الكلمات والعبارات التي لها أقوى المعاني ولا تربك القراء.

# 2 استخدام نغمة غير رسمية أو معرفة مفرطة

غالبًا ما تكون كتابة الأعمال رسمية أكثر من رسائل البريد الإلكتروني اليومية للأصدقاء والعائلة والزملاء.

هذا لا يعني أنه لا يمكنك استخدام الاختصارات أو الكلمات العامية ، لكن البريد الإلكتروني الخاص بالعمل ليس هو المكان المناسب لتكون عاديًا أو مألوفًا جدًا للقارئ.

هذا هو الخطأ الثاني الأكثر شيوعًا في كتابة الأعمال.

يجب أن تكون النغمة التي تستخدمها رسمية وصحيحة لأنك لا تعرف أبدًا من سيقرأ بريدك الإلكتروني.

على سبيل المثال ، إذا كنت تكتب بريدًا إلكترونيًا إلى أحد الأفراد ، فيمكنك مخاطبتها باسم "عزيزي السيدة سميث" أو "عزيزتي السيدة سميث."

إذا كانت شركة كبيرة ، فتحدث باسم "السادة الأعزاء" أو "السيدات والسادة الأعزاء".

إذا لم تكن متأكدًا من الشخص الذي يجب أن تخاطبه في بريدك الإلكتروني ، فقم بإجراء بعض الأبحاث حول الشركة قبل كتابتها واكتشف من هو جمهورك المستهدف.

دعونا نرى الفرق بين الكتابة الرسمية وغير الرسمية:

تذكر دائمًا أن البريد الإلكتروني يختلف عن التحدث عبر الهاتف أو الاجتماع وجهًا لوجه.

قد تعرف الشخص الذي تكتب إليه جيدًا ، لكن لا تنس أنك لا تزال تتواصل مع رئيس أو عميل.

ملحوظة: تجاهل هذا العامل قد يؤدي إلى انطباع خاطئ وعدم الحصول على النتائج المرجوة .

# 3 لغة غامضة

في كتابة الأعمال ، من الأفضل تجنب اللغة الغامضة مثل "must" و "can" و "might".

بدلاً من ذلك ، كن محددًا واستخدم الأفعال التي تخبرنا كيف يفعل الناس الأشياء بدلاً من الكلمات التي تصف ما يفعلونه.

على سبيل المثال ، بدلاً من قول "يجب علينا إلغاء طلبك" ، قل "اضطررنا إلى إلغاء طلبك".

دعنا نتحقق من ذلك في مثال وول مارت:

ملاحظة: اجعل قرائك على دراية بالوضع الحالي للإجراء الذي يحدث وتخلص من أي شك من جانبهم.

# 4 الصوت المبني للمجهول

الصوت المبني للمجهول هو خطأ شائع آخر يرتكبه الكثير من الناس في كتابة الأعمال.

الصوت المبني للمجهول غير فعال ومزعج .

يجعل البيان يبدو أقل مباشرة ، وأحيانًا أقل موثوقية.

يبدو الصوت المبني للمجهول وكأن موضوع الجملة لا يؤدي عملاً بل يستقبله من مصدر آخر.

على سبيل المثال: "المقالة كتبها جون."

يجب أن تكون هذه الجملة بصوت نشط لأن جون لم يكتب التقرير فقط.

عندما تمسك نفسك باستخدام صيغة المبني للمجهول ، توقف لحظة لإعادة النظر في الجملة الخاصة بك وإعادة كتابتها لتبدو واضحة ومقنعة:

سلبية: المخطوطة قدمت في الوقت المحدد من قبل المحررين لدينا.

نشط: قدم محررونا المخطوطة في الوقت المحدد.

ملاحظة: اكتب جملك بصوت نشط حتى يسهل قراءتها ويكون معناها واضحًا للقارئ. يتفاعل الصوت النشط مع القارئ ، ويمكنك استخدام HemingayApp لتحديد وتصحيح جميع الأصوات المبنية للمجهول.

# 5 نقاط تعجب كثيرة جدًا

لا تستخدم علامات التعجب في نهاية كل جملة فقط لتوضيح نقطة.

يجب ألا تستخدمها إلا إذا كنت تريد نقل فكرة بقوة أو إذا كنت تريد التعبير عن الإثارة الشديدة.

على سبيل المثال: "هذه فكرة ممتازة !!!" ، "لنفعلها !!!"

بدلاً من استخدام علامات التعجب ، ابدأ في استخدام الأرقام أو الحقائق المثيرة للاهتمام أو الإحصائيات لإضافة المصداقية إلى حجتك.

فمثلا:

"باستخدام برنامجنا ، يمكنك تسريع عملك بنسبة تصل إلى 65٪ وتسهيل عملية الحساب."

فيما يلي مثال على كيفية تحديد نقطة باستخدام الحقائق التي تبيع:

ملاحظة: لتنمية مصداقيتك وجعلك تبدو أكثر إقناعًا تجنب علامات التعجب وإثبات أقوالك بالحقائق.

# 6 أخطاء في التدقيق الإملائي والنحوي

من الصعب تصديق ذلك ، لكن بعض الناس لا يزالون يرتكبون أخطاء إملائية ونحوية عند الكتابة.

الحل بسيط - التدقيق اللغوي !

فيما يلي بعض النصائح حول كيف يمكنك دائمًا أن تكون متقدمًا على الأخطاء الإملائية والنحوية:

• خذ وقتك لتجد الأخطاء في كتاباتك
• اطلب من شخص آخر إعادة التحقق من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك قبل إرسالها
• اقرأ المحتوى الخاص بك بصوت عالٍ
• استخدم أدوات التدقيق اللغوي مثل Grammarly

سيكون من المشكل أن يقرر أحدهم أن يريح عرضك ، فقط لأنك لم تقم بمراجعة اقتراحك بعناية قبل إرساله.

ملاحظة: عند إرسال رسائل بريد إلكتروني ، لا تنس أن الأخطاء الإملائية ترتبط غالبًا بالتصيد الاحتيالي.

لا تغفل عن هذا الخطأ لمجرد أنه بسيط وغبي.

# 7 بنية غير واضحة وتدفق الأفكار

يرتكب العديد من الشركات هذا الخطأ الشائع في الكتابة - فهم لا يأخذون الوقت الكافي للتخطيط لرسالتهم قبل كتابتها .

إنهم يفترضون أنه لمجرد أنهم يعرفون ما يريدون قوله ، فإن القارئ سيفهم معناها أيضًا.

دعونا نلقي نظرة على هذا المثال - "في هذا التقرير ، سنناقش العديد من القضايا المتعلقة بالموضوع قيد البحث."

هذه الجملة لا توضح ماهية الموضوع.

مثال آخر هو - "تمكن فريقنا من إكمال مهمتنا في الموعد المحدد وفي حدود الميزانية ، ولكن لا تزال هناك بعض المخاوف بشأن كيفية تنفيذ المهام. في هذا التقرير ، سنناقش هذه المخاوف ونقدم توصيات حول كيفية معالجتها في المستقبل. "

من الصعب فهم كيفية ارتباط هذين البيانين أو ما إذا كانت هناك أية مخاوف بشأن تلك المهام المكتملة.

يحتاج القارئ إلى اتباع أسلوب تفكيرك - دعمه بتدفق نظيف ورسالة واضحة .

فيما يلي بعض الأفكار حول كيفية تحقيق ذلك:

• قدم ملخصًا واضحًا للنقاش مع نقاط
• اكتب فقرات تحتوي على مشاكل مقابل حل محتمل
• اجعل المفهوم موجزًا ​​ودقيقًا ومباشرًا

فيما يلي مثال على البريد الإلكتروني لكتابة الأعمال الجيدة:

ملاحظة: اشرح للقراء سبب قيامك باقتراح أو توصية معينة خطوة بخطوة. بهذه الطريقة سوف "تبدو" أكثر احترافًا وستكسب ثقة القارئ.

# 8 عدم مراعاة وجهة نظر القارئ

عدم البحث عن جمهورك المستهدف هو "خطيئة مميتة".

لا يمكنك توقع أي تقدم إيجابي في عملك إذا كنت لا تتبع العملية الطبيعية للطلب وسلسلة التوريد .

واحد مؤكد - لا يمكنك بيع تدريبات لجدة عجوز تدعم ملفات تعريف الارتباط مدى الحياة ، أليس كذلك؟

من المهم تحليل جمهورك قبل البدء في كتابة أي نوع من المحتوى.

اسال نفسك:

• من سيقرأ المحتوى الخاص بي؟
• ماذا أعرف عنهم؟
• ما هي احتياجاتهم؟
• ما الذي سيثير إعجابهم أو يصدمهم؟

قم بتضمين هذه النصيحة في كتاباتك لجذب المجموعة المناسبة من الأشخاص لعملك.

ملاحظة: إذا كنت تريد أن يكون المحتوى الخاص بك فعالاً ، فاستهدف جمهورك وتأكد من تلبية احتياجاتهم.

# 9 معلومات غير كافية

عدم تقديم معلومات أساسية كافية هو مجرد كتابة كسولة .

يتضمن ذلك استبعاد الحقائق الضرورية لفهم الموضوع ، وعدم تقديم أدلة كافية لدعم حجة أو منتج أو اقتراح.

على سبيل المثال ، لنفترض أنك تكتب مقالًا عن سبب وجوب أن يعيش طلاب الجامعات في المنزل بدلاً من العيش في السكن الجامعي في الحرم الجامعي.

في هذه الحالة ، تحتاج إلى معلومات أساسية عن الكلية وحياة السكن لقرائك.

بهذه الطريقة ، لا يتعين عليك شرح كل شيء من البداية ، أو حتى ما هو أسوأ - اجعل القراء يبحثون عن إجابات في مكان آخر .

بدلاً من ذلك ، ابدأ كل فقرة بجملة موضوع توضح بوضوح موضوع الفقرة.

ملاحظة: اجعل كل جملة تركز على فكرة واحدة حتى يتمكن القارئ من متابعتها بسهولة.

# 10 لغة تقنية أكثر من اللازم

يمكن أن تكون كتابة الأعمال أحيانًا مليئة بالكلمات الطنانة والاختصارات الخاصة بالصناعة.

وبينما لا يمكن تجنب هذه المصطلحات في بعض الأحيان ويمكن أن تكون مفيدة في بعض الأحيان كاختصار ، فإنها تشير غالبًا إلى التفكير الكسول أو غير الواضح.

يجب أن تكون كتابة الأعمال مباشرة وبسيطة قدر الإمكان.

لا تستخدم لغة تقنية ما لم يفهمها جمهورك ويقدرها.

فيما يلي بعض الكلمات اللغوية التقنية المستخدمة بشكل شائع في كتابة الأعمال والتي يجب تجنبها بشكل عام:

• كن على هذا النحو - وهذا يعني نفس "مع ذلك".

مثال: "مهما كان الأمر ، السعر عادل."

ناتج جيد: "مع ذلك ، السعر عادل."

• بالتأكيد - إذا كان هناك شيء سيحدث بالتأكيد ، فلا داعي لقول ذلك.

استخدم "سوف" بدلاً من ذلك.

مثال: "سيظهر بالتأكيد".

ناتج جيد: "سيظهر".

• بشكل فعال - قادر على تحقيق النتيجة المرجوة.

إذا تم القيام بشيء ما بشكل فعال ، فمن الواضح أنه تم بالطريقة المرغوبة.

مثال: "تم تفكيك الآلة بشكل فعال".

خرج جيد: "تم تفكيك الآلة".

ملاحظة: تريد أن يكون المحتوى الخاص بك واضحًا وغنيًا بالمعلومات ، لكنك لا تريد إرباك جمهورك بالمعلومات الزائدة والمختصرات المربكة.

# 11 ضعيف التنظيم

سواء كنت تكتب مقالًا أو اقتراحًا أو إعلانًا أو بريدًا إلكترونيًا - فإن الاتساق والتنظيم الجيد في كتابتك مهمان .

إذا كنت تنظم كتاباتك بشكل سيئ ، فإنك تخاطر بفقدان انتباه القارئ.

استخدم الانتقالات بين الأفكار لعمل تدفق منطقي من نقطة إلى أخرى.

أمثلة على الانتقال: "على سبيل المثال" ، "إضافة" ، "من ناحية أخرى" ، "في نفس الوقت".

يتضمن التنظيم الجيد أيضًا ترتيب المعلومات من الأكثر أهمية إلى الأقل أهمية ، أو من الأقل إثارة للجدل إلى الأكثر إثارة للجدل ، إلخ.

ملاحظة: حدد المعلومات المهمة والمرغوبة وغير الضرورية في كتابات عملك - ثم نظم كتابة عملك وفقًا لذلك.

استخدم أدوات الذكاء الاصطناعي لتجنب الأخطاء وتسريع العملية

سواء كنت تنشئ عرضًا أو بريدًا إلكترونيًا أو بيانًا صحفيًا - هناك العديد من الأشياء التي يجب مراعاتها إذا كنت تريد تجنب أخطاء العمل الأكثر شيوعًا.

من خلال وضع هذه النصائح في الاعتبار ، نأمل أن تتمكن من جعل كتاباتك أكثر فاعلية وجاذبية لتوسيع نطاق إنجازات عملك.

تذكر أنه من الضروري معرفة ما تحاول تحقيقه من خلال كتابتك.

وإلا فإن كلماتك ستنهار - وكذلك نجاحك.

مع وضع هذا في الاعتبار ، يمكن أن تكون كتابة الأعمال موضوعًا صعبًا بسبب العديد من المتغيرات في اللعب - ولكن لا يجب أن تكون على هذا النحو.

إذا كنت ترغب في تجنب الأخطاء في الكتابة بشكل دائم وتوسيع كفاءتك من خلال إنشاء المزيد من أنواع المحتوى المختلفة في وقت أقل بنسبة 70٪ - يمكن أن تكون أدوات الكتابة بالذكاء الاصطناعي حليفك المثالي.

تم تصميم هذه الأدوات لزيادة جودة المحتوى ، بحيث يمكنك قضاء وقت أقل في التدقيق اللغوي والمزيد من الوقت في المهام الأخرى المهمة لعملك.

تستخدم بعض هذه الأدوات ، مثل TextCortex ، عملية تعلم قائمة على الوحدة النمطية يمكنها توفير مخرجات تشبه الإنسان وعالية الجودة في غضون ثوانٍ قليلة .

بعد تنزيل امتداد Chrome ، كل ما عليك فعله هو الانتقال بفكرة من 5 كلمات ، وتمييزها ، والضغط على زر " المنشور الطويل ".

اختر الإخراج الذي يناسبك ، وفقرتك جاهزة.

يمكن أن يؤدي تطبيق أدوات الذكاء الاصطناعي في روتين كتابة عملك إلى:

• عزز قدراتك الكتابية
• أتمتة عملية الكتابة بأكملها
• وفر الكثير من وقت كتابتك
• اعتني بأخطاء كتابة الأعمال
• اعثر على الكلمات المناسبة حيث تحتاجها

يمكن لـ TextCortex أن يأخذ أكثر من 70٪ من هذا العمل الشاق ، ويزيد من مهاراتك في الكتابة على الفور.

أفضل جزء هو أنه يمكن أن يوفر جهدك وأموالك.

‍ لذا ، قم بتنزيل امتداد TextCortex Chrome وشاهد كيف يحطم كل تلك الأخطاء الكتابية الخادعة ويحول كل فكرة لديك إلى نجاح بحت.