3 خطوات لإعداد الموظفين الجدد عن بعد ، أثناء العمل من المنزل

لقد غيّر كوفيد -19 بيئة مكان العمل إلى الأبد.

لم يقل أحد أن إدارة الموظفين عن بُعد (ناهيك عن إعداد موظفين جدد!) سيكون أمرًا سهلاً. إنها مهمة أصعب عندما يكون لدى الشركات عدة مواقع وتحاول ضم عدد كبير من الموظفين في وقت واحد.

لكن لا داعي للخوف! يعد إعداد موظفين جدد وتدريب الموظفين الجدد عن بُعد أسرع ، وفعال من حيث التكلفة ، وأسهل. لقد قدمنا ​​لك 3 خطوات للمساعدة في تبسيط عملية الإعداد للموظفين الجدد ، أثناء العمل من المنزل.

قبل أن تبدأ عملية إعداد الموظف الجديد ، أنشئ قائمة تحقق جديدة لإعداد الموظف عن بُعد للتأكد من أن كل شيء يسير بسلاسة.

تتضمن بعض العناصر العامة التي يجب تضمينها في كل قائمة تحقق خاصة بالإعداد ما يلي:

1. تأكد من أن جميع الموظفين الجدد لديهم جميع الأدوات والمعدات اللازمة ليتمكنوا من القيام بعملهم بنجاح. على سبيل المثال ، إذا كان الموظفون الجدد عن بُعد سيعملون من المنزل ، فيجب عليك التأكد من أن لديهم جهاز كمبيوتر ولوحة مفاتيح وماوس عاملين. قم بتزويدهم ببرنامج إدارة الموظفين لتبسيط العمليات اليومية وتقليل الاحتكاك اليومي.

2. تأكد من حصول جميع الموظفين الجدد على بعض عناصر الشركة ذات العلامات التجارية وهدية ترحيبية صغيرة ، مثل كوب أو قميص من النوع الثقيل.

3. أكمل جميع الوثائق والأوراق اللازمة.

4. تزويد الموظفين الجدد بموظف آخر متمرس وذو خبرة للمساعدة في توجيههم. تشير HBR إلى أنه "من المهم أن يكون هذا المرشد غير الرسمي شخصًا مختلفًا عن مدير الشخص ، بحيث يشعر الموظف الجديد بالراحة عند طرح أي سؤال ، كبير أو صغير. أي موظف جديد لديه أسئلة لا نهاية لها ويجب أن يكون لديه ، وآخر شيء تريده هو جعله يشعر بعدم اليقين بشأن من يسأل ".

5. تأكد من أن جميع الموظفين الجدد يفهمون ثقافة الشركة وقيمها. زودهم بدليل الموظف وجميع السياسات والإجراءات التي تتوقع منهم اتباعها.

6. تأكد من فهمهم لمعيار الاتصال الداخلي للشركة وما هي قنوات الاتصال التي يجب استخدامها.

7. تأكد من أن جميع الموظفين الجدد لديهم فهم واضح لماهية دورهم الوظيفي ومسؤولياتهم. تشير HBR إلى أن "الموظفين الجدد يجب أن يدركوا كيف تتناسب مسؤولياتهم مع النجاح العام للشركة. عندما ينضم فرد إلى الفريق ، يجب على مدير التوظيف مشاركة الاتصالات والعروض التقديمية الرئيسية التي أجرتها قيادة المنظمة حول اتجاه وأهداف الشركة حتى يتمكن الموظف الجديد من وضع عمله أو عملها في سياق الكل ".

8. اطلب من الموظفين الجدد تحديد اجتماعات فردية مع مديريهم المباشرين وقادة الفريق والزملاء حتى يتمكنوا من التعرف على الفريق.

9. تدريب الموظفين الجدد على استخدام التكنولوجيا ، مثل برامج إدارة الموظفين ، لضمان سير التدريب بسلاسة وكفاءة.

10. حدد اجتماعات منتظمة خلال الأشهر الثلاثة الأولى للموظفين ، لتسجيل الوصول والتأكد من سير عملية الإعداد بسلاسة.

هذه بعض الأشياء الرئيسية التي يجب أن تركز عليها عند إنشاء قائمة مرجعية لإعداد الموظف. الأهم في هذه القائمة هو تزويد موظفيك بالأدوات والتكنولوجيا المناسبة لجعل عملية الإعداد سهلة وفعالة قدر الإمكان.

ناهيك عن أنه يمكن استخدام هذه الأدوات والتقنيات بشكل يومي لتقليل عمليات القلم والورق اليدوية وتبسيط العمليات اليومية.

تعمل الأدوات والتكنولوجيا اليوم على جعل وظائف مديري الموارد البشرية وأصحاب الأعمال أسهل بكثير ، وخاصة حلول برامج إدارة الموظفين.

فهي لا تركز فقط على كل جانب من جوانب إدارة الموظفين تقريبًا ، ولكنها تقلل من كمية العمليات اليدوية بالقلم والورق مثل الجدولة ، وتعيين موظفين جدد ، وتتبع ساعات عمل الموظفين بدقة ، وكشوف المرتبات ، والمهام اليومية ، وغير ذلك الكثير. بالإضافة إلى ذلك ، لديهم تأثير مباشر وإيجابي على إنتاجية الموظف والمشاركة والروح المعنوية والمساءلة.

على وجه التحديد ، يمكن استخدام برنامج إدارة الموظفين لإعداد وتدريب الموظفين الجدد عن بُعد بسهولة وسرعة وفعالية من حيث التكلفة وفعالية.

يمكن لبرنامج إدارة الموظفين ، مثل Connecteam ، نقل عملية الإعداد والتدريب إلى المستوى التالي بالطرق التالية:

1. إرسال جميع المستندات والأوراق اللازمة ليتم تعبئتها من قبل الموظف الجديد مباشرة من خلال تطبيق الهاتف المحمول إلى الهاتف الشخصي للموظفين.
2. قم بإنشاء دورات تدريبية ومسابقات قابلة للتخصيص بالكامل لكل موظف أو قسم.
3. يمكن الوصول إلى جميع المواد التدريبية مباشرة من الهاتف المحمول للموظفين.
4. يمكن للموظفين الجدد إكمال التدريب بالسرعة التي تناسبهم ومن أي مكان.
5. يتمتع المديرون بالإشراف الكامل والتحكم في وتيرة الموظفين الجدد من خلال الإشعارات والتنبيهات الآلية. بمجرد انتهاء الموظف من الدورة التدريبية ، ستتلقى الإدارة العليا إشعارًا ويمكن للموظف الانتقال إلى المهمة التالية.
6. تأكد من أن الموظفين يفهمون المواد من خلال اختبارات قابلة للتخصيص.
7. اجعل الدورات التدريبية ممتعة وتفاعل مع مقاطع الفيديو والروابط والاستطلاعات وملفات PDF والمزيد.
8. قم بإنشاء تقارير قابلة للتخصيص بالكامل من البيانات التي تم تصديرها من التدريب والاختبارات لضمان كفاءة عملية الإعداد والتدريب الخاصة بك.
9. تزويد جميع الموظفين الجدد بدليل الموظف والسياسات والإجراءات من خلال مركز المعرفة الرقمي ، والذي يمكن الوصول إليه على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع من الجهاز المحمول للموظفين.
10. بعد انتهاء التدريب ، يمكن للموظفين تقديم ملاحظات التدريب مباشرة من خلال التطبيق. بهذه الطريقة يمكنك إجراء أي تحسينات ضرورية على عملية الإعداد.
11. يتيح دليل الموظفين داخل التطبيق والمراسلة داخل التطبيق للموظفين الجدد التواصل بسهولة مع من يحتاجون إليه ببضع نقرات. يمكن للموظفين الجدد البحث بسهولة عن زملائهم من خلال البحث بالاسم أو التصفية حسب القسم.

باستخدام برنامج إدارة الموظفين ، لا تحتاج إلى تدريب موظفين جدد شخصيًا أو حمل المجلدات الثقيلة المليئة بالأعمال الورقية. مع Connecteam ، تكون عملية الإعداد والتدريب رقمية بالكامل وسريعة وسهلة - حتى بالنسبة للموظفين الأقل ذكاءً من الناحية التقنية.

تبسيط عملية الإعداد والتدريب الخاصة بك مع Connecteam اليوم!

نسخة تجريبية مجانية لمدة 14 يومًا ، لا يلزم وجود بطاقة ائتمان.

ابدأ تجربتك المجانية

نحن نعلم أن إعداد وتدريب موظف جديد أمر صعب ، حتى في المكتب. هذا هو السبب في أن إنشاء إستراتيجية متينة للإعداد والتدريب أمر بالغ الأهمية لضمان نجاحها. هناك أيضًا بعض النصائح لضمان سير عملية الإعداد بسلاسة.

1. لا تجعل كل اجتماع رسميًا. تريد أيضًا أن يتعرف الموظفون الجدد على أي شخص آخر في بيئة غير رسمية. على سبيل المثال ، قم بإعداد بعض الاجتماعات الافتراضية لبعض ألعاب كسر الجليد الممتعة حتى يتمكن الموظفون من التعرف على بعضهم البعض بشكل أفضل.
2. تناول الغداء معًا تقريبًا. على الرغم من أن الموظفين ليسوا في المكتب ، إلا أنه من الجيد الاستمتاع بالغداء معًا. يمكنك حتى إرسال وجبة للموظفين مباشرة إلى منازلهم ، وجعل الجميع يقفزون على مكالمة Zoom ، والتمتع بها!
3. تأكد من أن الموظفين الجدد يفهمون التسلسل الهرمي للشركة. مع من سيعملون ، ومن سيقدمون التقارير إليه ، وما إلى ذلك. تأكد من أنهم يتعرفون على عدد قليل من الأعضاء من كل فريق.
4. اطلب من الموظفين عمل فيديو تقديمي مدته 15-30 ثانية. لديك قناة اتصال مخصصة لتقديم الموظفين الجدد والتعرف عليهم. باستخدام برنامج إدارة الموظفين ، مثل Connecteam ، يمكنك تقديم موظفين جدد على موجز التواصل الاجتماعي الرقمي. اسمح للزملاء بإبداء الإعجاب بالموظفين الجدد والتعليق عليهم والترحيب بهم مع زيادة مشاركة الموظفين في نفس الوقت.
5. خلق ثقافة عمل صحية وبيئة عمل إيجابية. تظهر الأبحاث "أن البيئة القاسية ليست فقط ضارة بالإنتاجية بمرور الوقت ، ولكن البيئة الإيجابية ستؤدي إلى فوائد كبيرة لأصحاب العمل والموظفين والنتيجة النهائية".

كما قلنا من قبل ، نعلم أن الإعداد والتدريب أمر مرهق لكل من المديرين والموظفين الجدد. هذا هو السبب في أن ضمان عدم جدية كل جانب من جوانب عملية الإعداد والتدريب والعمل المرتبط به يجعل التجربة أكثر متعة وجاذبية!

الخلاصة: خطوات إعداد الموظفين الجدد أثناء العمل من المنزل

لقد غير الوضع العالمي الحالي بالتأكيد الطريقة التي تعمل بها الشركات والمؤسسات وتدريب الموظفين الجدد ، ويبدو أن هذه العمليات موجودة لتبقى.

يعد إعداد موظفين جدد وتدريب موظفين جدد عن بُعد أمرًا فعالاً من حيث التكلفة وسهلًا وسريعًا. هذا ينطبق بشكل خاص على الشركات والمؤسسات التي تحتاج إلى تدريب وتدريب أعداد كبيرة من الموظفين الجدد. بالإضافة إلى ذلك ، مع الموظفين عن بعد ، ليست هناك حاجة على الإطلاق لإحضار هؤلاء الموظفين للتدريب وجهًا لوجه.

من أجل تدريب الموظفين الجدد بكفاءة وفعالية وإلحاقهم عن بعد ، أثناء العمل من المنزل ، قم بإنشاء قائمة مرجعية لإعداد الموظف عن بُعد ، وتزويد الموظفين الجدد بالأدوات والتكنولوجيا المناسبة لضمان عملية إعداد سلسة ، والتأكد من شعور الموظفين الجدد بالراحة ، وبصرف النظر عن بعضهم البعض فريق ، وعلى دراية بثقافة الشركة وقيمها.