8 طرق لتحسين جدولة دوام الموظفين في عام 2022

يجب أن تكون جدولة دوام الموظفين سهلة ، أليس كذلك ؟! أنت لا تريد أن تأخذ الجدولة الكثير من وقتك لكنها لا تزال كذلك. يقضي مديرك المتوسط ​​3.14 ساعة في الأسبوع في إعداد جدول الموظف . حتى العلامات التجارية الكبرى والشركات الكبيرة تحصل على جدول زمني هائل للصداع النصفي ومن المعروف أنها ترتكب أخطاء بملايين الدولارات في جدولة دوام الموظفين.

إذا ارتكب الرجال الكبار ، مع كل خبراتهم وميزانياتهم ، أخطاء ، فإنك تتوقع أنه بالنسبة لإدارة موظفي الشركات الصغيرة - فإن جدولة نوبات الموظف ستكون محكوم عليها بالفشل منذ البداية. لكن ، لا يجب أن يكون كذلك.

فكر في جدولة نوبات العمل الخاصة بك كآلة بها الكثير من الأجزاء المتحركة التي يجب أن تعمل جميعها معًا حتى تعمل الماكينة بشكل صحيح ، وفي الغالب ، تلقائيًا. إذا فشل أحد الأجزاء ، يتعين على الأجزاء الأخرى أن تلتقط الركود. إذا فشلوا ، فإن جهازك يحتاج فقط إلى بعض الإصلاح.

بقدر ما تذهب الآلات ، نادراً ما تتطلب الآلات الجيدة صيانة بينما البعض بالكاد يتم ربطه بشريط لاصق ونوايا حسنة. إذا كانت جدولة دوام الموظف الخاص بك واحدة من تلك الجدولة القديمة الصدئة المستندة إلى جداول البيانات أو (لا سمح الله) الجدولة اليدوية ، بدلاً من برنامج جدول التحول الحديث ، فإن الأخطاء الشائعة يمكن أن تكلفك فلساً واحداً.

ماذا حدث لجدولة موظفي RyanAir

في سبتمبر 2017 ، اضطرت شركة الطيران إلى إلغاء 20000 رحلة جوية بسبب مشاكل في القوائم ، مما جعل أكبر شركة طيران في أوروبا من حيث عدد الركاب غير قادرة على توظيف طياري الطائرات. كانت النتيجة عاصفة من العملاء الغاضبين ، وآلاف الجنيهات في مدفوعات السداد والغرامات ، والعديد من الطيارين يغادرون للعمل لدى المنافسين ، والحاجة إلى زيادة الأجور بشكل كبير وتحسين الظروف لبقيتهم.

مما لا يثير الدهشة ، تم القبض على شركة RyanAir وأحزمة الأمان الخاصة بها مفكوكة. ليست خطة طيران جيدة لشركة شعارها "تصبح دائمًا أفضل".

جدولة الأخطاء مكلفة

أعتقد أننا يمكن أن نتفق جميعًا على أن أخطاء الجدولة يمكن أن تكلفك في النهاية. كم الثمن؟ حسنًا ، اضطرت شركة RyanAir إلى تقديم وعد للطيارين بتحسين الأجور والظروف ، والتي تدعي أنها تتجاوز تلك التي يقدمها المنافسون. ومع ذلك ، لن يكون هذا كافيًا لتجنب حدوث ذلك في المستقبل . لهذا السبب توظف الشركة مئات الطيارين على أمل رفع نسبة طاقمها إلى 11.0 طيارًا لكل طائرة ، من 10.5 ، في الوقت المناسب لقضاء الإجازات الصيفية الأوروبية.

استثمرت RyanAir أيضًا في تحسين جدولة التحول وتسجيل الغياب ، بما في ذلك تطبيق جديد للهاتف المحمول للتحكم في الطاقم . لا يتصدر تحسين العمليات واعتماد تطبيقات الموظفين على الأجهزة المحمولة عناوين النشرات الصحفية ، ولكنها جزء لا يتجزأ من خطة RyanAir لتجنب الأخطاء الوشيكة لإدارة الجدول التجريبي المكلفة.

كيفية توفير المال على جدولة المناوبة (لا تكن RyanAir آخر )

1. خطط جداول التحول في المستقبل جيدًا

التوقيت هو كل شيء. على سبيل المثال ، يمكنك تقليل طلبات الغياب والغياب ببساطة عن طريق تزويد الموظفين بجداول العمل مسبقًا . يوفر المزيد من الوقت لإعداد وتبديل المناوبات للموظفين المرونة التي يحتاجون إليها لتحريك الأشياء لتتناسب مع جداول نوباتهم.

إن منح الجميع مساحة كبيرة للتخطيط والتعديل لا بد أيضًا من تقليل معدل التدافع في اللحظة الأخيرة للعثور على بدائل. أنت تعرف أي واحد - الشخص الذي يلتهم ساعات عمل المدير.

القول اسهل من الفعل؟

بالتأكيد ، قد يبدو التخطيط لموظف الموظفين قبل أسبوعين أو ثلاثة أسابيع مهمة شاقة. ومع ذلك ، فإن امتلاك تطبيق جوال للسماح للموظفين بإدخال تفضيلاتهم في المناوبات مقدمًا وعرض الجداول الزمنية المخططة والمحدثة قبل بضعة أسابيع يساعد في تقليل الضغط الكلي والتوتر المرتبط بإعلانات جدول اللحظة الأخيرة.

الأمر كله يتعلق بإنشاء إجراءات روتينية وتحسين طريقة عملك. مثل أي فتى كشافة جيد سيخبرك أن قضاء الوقت في التحضير الآن سيوفر لك الوقت لاحقًا ويتيح لك الدخول في أخدود حيث يتم إعداد التحولات مسبقًا. بهذه الطريقة ، حتى لو حدثت التغييرات ، وستأتي ، ستكون جاهزًا لها.

ناهيك عن أن الجدول الزمني المتوقع يبقي موظفيك سعداء ويتفاعلون مع مؤسستك. يمكنهم الحفاظ على حياة خارج العمل وللوالدين العاملين وهذا يعني الكثير. قد يعني الجدول الزمني المتوقع أن يقرر موظفوك البقاء معك لفترة أطول ، لحل ، ما هو على الأرجح ، أكبر مرض في العمل بالساعة - معدل دوران الموظفين .

وفقًا لدراسة CAP ، تبلغ تكلفة استبدال الموظف حوالي 16 ٪ من راتبه السنوي. قد يؤدي الحفاظ على جدول يمكن التنبؤ به إلى توفير أكثر من مجرد جزء كبير من التغيير ، بل قد يغير قواعد اللعبة في عملك.

2. قل لا للجدولة عند الاتصال

الجدولة عند الطلب هي ممارسة مطالبة الموظفين بالاتصال قبل بدء مناوبتهم والتحقق من الحاجة إليهم بالفعل. جدولة الموظفين من أجل وردية ثم إرسالهم إلى المنزل إذا كان التحول بطيئًا هو ممارسة مشكوك فيها في أحسن الأحوال ويمكن أن يكلفك في الواقع أموالًا أكثر مما توفره. يرتبط ارتباطًا وثيقًا بما ورد أعلاه ، يجب أن تكون الجداول الزمنية قابلة للتنبؤ ، ليس فقط من أجل المدير ولكن من أجل الموظف.

حتى وقت قريب ، كان معظم بائعي التجزئة الكبار يمارسون الجدولة عند الطلب ، ولكن نظرًا للضغط التنظيمي والعام القوي ، وعدت Gap و A&F و Starbucks وغيرها بإنهاء الجدولة عند الطلب. ومع ذلك ، هذا ليس سوى جزء صغير من القصة. ما لا يخبرونك به هو أن لديهم مساهمين يفكرون فيهم ، وإذا كانت هناك أرباح كبيرة يمكن تحقيقها في الجدولة عند الطلب ، فسيظلون يفعلون ذلك.

الصفقة الحقيقية هي أن الجدولة عند الطلب ليست سيئة للعلاقات العامة فحسب ، بل إنها حل سيئ لمشكلة متنامية ، وهي الجدولة غير المُحسَّنة التي تنتهي بتكلفك المال في زيادة عدد الموظفين. هناك طرق أفضل وأكثر فاعلية من حيث التكلفة لحل هذه المشكلة ، لكنها تتطلب من المديرين أن يكونوا شديد التركيز على البيانات وأن يتتبعوا كل ما يحدث في أعمالهم.

3. ابق عينك على العمل الإضافي

لا يقتصر الجدول الزمني المُحسَّن على تجار التجزئة فحسب ، بل إنه مهم أيضًا في الصناعات الأخرى. عندما يتعلق الأمر بالمقاولين ، فإن OT هي المكان الذي يوجد فيه المال. هناك فكرة خاطئة شائعة مفادها أن العمل الإضافي لا يكلفك شيئًا لأن جميع النفقات العامة الثابتة يتم احتسابها بالفعل في أسبوع العمل القياسي البالغ 40 ساعة . يتم تعويض الأجور والنفقات الإضافية لأنك قد حسبت ذلك بالفعل على أنه نفقات عامة ثابتة.

لكي ينجح ذلك ، يجب أن تكون جيدًا جدًا في تقديم عطاءات لعملائك ، من ناحية ، وإدارة إنتاجية موظفيك ، من ناحية أخرى. مجرد القيام بواحد من الاثنين يمكن أن يكون تحديًا كافيًا. إذا كان بإمكانك إدارة كليهما على أساس مستمر ، فقد تم تحديد هذا الشيء التعاقدي.

هذا ما يحدث عادة لجميع البشر (على سبيل المثال من WoodWeb):

لنفترض أنك في وظيفة بسعر ثابت ولأي سبب من الأسباب ، فأنت متأخر يومًا دون خطأ من جانبك وبدون أي عقوبة (بمعنى آخر ، كنت متأخرًا بسبب شيء مثل تأخير هطول الأمطار وليس فقط بسبب شيء استغرق وقتًا أطول من المعتاد).

هل ستعمل في عطلة نهاية الأسبوع مدفوعة الأجر الإضافي لموظفيك على الرغم من أنك حددت الوظيفة وفقًا لمعدل الوقت المعتاد ، فقط حتى تتمكن من بدء وظيفة أخرى كنت قد حددتها مسبقًا لبدء يوم الاثنين ، وبالتالي تأجيلها حتى يوم الثلاثاء؟ الجواب هو أنك تعمل في عطلة نهاية الأسبوع بالسعر العادي (إنه غسيل) ، ولكن نظرًا لأنك قادر على ذلك ، فابدأ العمل التالي في الوقت المحدد ولم تفقد أي أيام إنتاجية.

يوضح المثال الثاني كيف تحتاج إلى حساب العمل الإضافي بأكبر قدر ممكن من الدقة مسبقًا أو ينتهي به الأمر إلى تكلفتك: على سبيل المثال ، تعتمد النفقات العامة على 320 ساعة عمل في الشهر (رجلان في 40 ساعة أسبوعًا لمدة شهر واحد) ، و أنت تستخدم 240 ساعة فقط من تلك الساعات ، و 40 من تلك الساعات 240 في الوقت الإضافي. بمعنى آخر ، تعمل رجلين لديك لمدة 60 ساعة كل أسبوع في الأسبوع الأول بناءً على موعد نهائي للوظيفة ، ثم ترسلهما إلى المنزل لعدم وجود أي شيء يجب القيام به خلال الأسبوعين الثاني والثالث ، ثم تعملهما لمدة 60 ساعة كل أسبوع في الأسبوع 4 ، مرة أخرى بناءً على الموعد النهائي للوظيفة ، ولكن ربما تفتقر إلى المواد و / أو المعلومات للبدء خلال الأسبوعين ، ليس لديهم ما يفعلونه (لن يكون هذا واضحًا أبدًا ، ولكن لتوضيح وجهة نظري ، اخترت هذا المثال من أجل البساطة).

بالنسبة للشركات التي توفر لموظفيها أجرًا إضافيًا ، يصبح العمل الإضافي دائمًا مشكلة. الحل بسيط: فقط قل لا لـ OT . إذا كان لديك موظفون يحتاجون إلى العمل أكثر من 40 ساعة في الأسبوع العادية ، فقد يكون من المفيد أن تجعلهم موظفين بأجر. كان تحويل العمال من كونهم مؤهلين للعمل الإضافي إلى موظفين بأجر أسلوبًا تستخدمه شركات مثل Walgreens.

4. الرد بسرعة

سيناريو الكابوس: نصف الموظفين المقرر أن يفتحوا متجرًا غدًا يتصلون بالمرضى الذين يعانون من الأنفلونزا السيئة التي كانت تنتشر. أو تخيل سيناريو سعيدًا ورائعًا حيث يحصل عملك على مراجعة إيجابية غير متوقعة من بعض نجوم وسائل التواصل الاجتماعي ، ويتدفق العملاء . ما ستفعله عادة هو الخوف والذعر ثم المضي قدمًا في الاتصال بكل موظف ، وربما تقدم له أجرًا إضافيًا مقابل تغيير وردية اللحظة الأخيرة.

في كلتا الحالتين ، تحتاج إلى الاستجابة بسرعة إذا كنت ترغب في الحصول على القوة البشرية اللازمة على مدار الساعة للحفاظ على سير الأمور بسلاسة. المكالمات الهاتفية المحمومة بالكاد هي الطريقة الأكثر فاعلية للتعامل مع التغييرات غير المتوقعة في الجدول الزمني المخطط له. من الناحية المثالية ، عندما يصبح التحول متاحًا للموظفين "للمطالبة" ، يتم إخطارهم تلقائيًا ويمكنهم اختيار استلامه إذا كانوا متوفرين ويمكنهم استخدام المناوبة الإضافية.

في القسم 1 ، أشرنا بالفعل إلى فوائد إشراك موظفيك وكيف يؤثر ذلك بشكل إيجابي على معدل دوران الموظفين. التكنولوجيا هي أيضًا صديقك عندما يتعلق الأمر بالتواصل الفعال مع العاملين لديك . هناك العديد من الأدوات التي يمكن أن تحول كابوس الاتصال إلى عملية سهلة وفعالة حتى إذا كنت بحاجة إلى الوصول إلى موظفين احتياطيين بخلاف الموظفين الحاليين المرتبطين بك.

5. توزيع المناوبات العادل (والذكي)

يواجه البشر صعوبة في أن يكونوا موضوعيين. لذلك عند التخطيط لجدول دوام موظف ، يمكننا أن نتأثر بالعادات التي طورناها بمرور الوقت. يشعر بعض الموظفين بالاستياء لأنهم (يعتقدون) أنك تلعب دورًا مفضلًا. يحصل الآخرون على نوبات عمل أقل أو خيارات العمل الإضافي النادرة.

في كثير من الحالات ، يكون السبب هو الاختلاف في المهارة والخبرة. أنت بحاجة إلى موظف واحد على الأقل يمكنه إغلاق المتجر في الوردية المسائية ، لكن هذا يمكن أن يؤدي سريعًا إلى حصول نفس الموظفين على هذا الدور ليلة بعد ليلة ، وهو ما قد يكون شيئًا جيدًا أو سيئًا.

أجهزة الكمبيوتر لا تلعب المفضلة. فقط قم بالإعداد والذهاب. يمكنك تعيين "أدوار" الموظفين ومهاراتهم أثناء إعداد الترتيب المثالي لمراعاة تفضيلات الموظفين واحتياجات عملك أيضًا.

إذا لم تكن قد فعلت ذلك بعد ، فاحصل على برنامج قائمة ، ويعرف أيضًا باسم برنامج إدارة التحول لمساعدتك على تحسين نوباتك . هناك عدد قليل من الأشياء الجيدة التي لن يكون من الصعب إعدادها ولن تفرغ جيوبك.

6. تبسيط تخصيص المناوبة

تضيف التغييرات والمقايضات اليدوية قدرا كبيرا من النفقات العامة لكل من الموظفين والمديرين. لقد رأينا جميعًا حدوث ذلك ، فتم طلب تغيير المناوبة أو الموافقة عليه شخصيًا ولكن في مكان ما على طول الطريق يتم نسيانه أو إساءة التواصل معه.

يمكن لعملية سريعة وفعالة لمبادلات المناوبات والموافقات أن تسهل الأمور على الجميع مع ضمان تزويد كل وردية بأشخاص يتمتعون بالمهارات اللازمة و "الأدوار" .

قم بإنشاء جدول مناوبات مثالي لموظفيك مجانًا

7. كيف تساعد التحليلات التنبؤية مديري التحول

التفاصيل مهمة ، فقط اسأل أي مدير موظف. نقص الموظفين يعني أن عملائك لا يحصلون على الخدمة التي يستحقونها وأن موظفيك يجهدون أنفسهم. تعني العمالة الزائدة أنك تخسر أموالًا على أجور غير ضرورية للموظفين الذين يقفون حول حلمهم بالطيران في إجازة (إذا لم يتم إلغاء الرحلات الجوية بسبب نقص الموظفين في شركات الطيران). تحتاج إلى الحصول عليها بشكل صحيح.

إن القدرة على حساب جميع التكاليف والإيرادات لكل نوبة هي ما يفصل مديري الورديات الجيدين عن المدراء الكبار. قبل أن تبدأ في التفكير في التكنولوجيا ، عليك أن تعرف كيف تريد استخدامها. على غرار التوظيف ، لا تريد أن يكون لديك مخزون غير كافٍ أو مخزون زائد ، فكل شيء يحتاج إلى التحسين بشكل صحيح. ولكن ، وهذا هو المكان الذي تحتاج إلى الاعتماد عليه ، يجب تحسينه ليس لنوبة الأمس ولكن من أجل وردية الغد والأسبوع المقبل.

تحتاج أنت ومديرو الورديات أو مديرو المشاريع أو رؤساء العمال إلى أن تكون معالجات إحصائية وأن تتنبأ بتكاليفك وعائداتك المستقبلية.

ما هي التحليلات التنبؤية؟

ببساطة ، تستخدم النمذجة التنبؤية الإحصائيات ، مثل سجل الإيرادات لوظيفة التثبيت أو الإيرادات لنوبة الغداء ، للتنبؤ بالنتائج المستقبلية.

على سبيل المثال ، بصفتك مقاول HVAC ، يمكنك استخدام نموذج تنبؤي لتحليل البيانات من جميع وظائف تركيب مجاري الهواء في العام الماضي ، مثل تكلفة الأجزاء ، وكشوف المرتبات ، والإيرادات لكل ساعة عمل ، واستخدام هذه البيانات للتنبؤ بكيفية التكلفة وظيفة تركيب مجاري الهواء التالية.

ماذا يمكنك أن تفعل بالنماذج التنبؤية؟

• شغل وظائف في قطاعات الصناعة المتنامية التي ستكون أكثر ربحية في المستقبل
• قم بتوظيف عدد أكبر من الموظفين المدربين تدريباً عالياً
• الموظفين أسفل نوبات العمل البطيئة
• توقع بدقة التكاليف والإيرادات لكل وظيفة / وردية
• توقع أداء موظفيك
• توقع تكلفة نمو عملك والإيرادات المتوقعة

نماذج التحليلات التنبؤية الرئيسية الثلاثة لتحسين التحول

هناك ثلاثة نماذج تنبؤية رئيسية ذات صلة بتحسين التحول:

1. نماذج الميل - تبحث في المتغيرات الحالية للتنبؤ بالإجراء
2. نماذج الكتلة - تصنف المستخدمين خوارزميًا إلى شرائح بناءً على سلوكهم
3. التصفية التعاونية - تستخدم شبكات Bayesian لتحليل البيانات والدلالات الكامنة والتقنيات الأخرى للعثور على القواسم المشتركة (إذا كنت تحب The Godfather ، فستحب Scarface )

تعمل معظم حلول برامج الجدولة التي تقدم نموذج تحسين مع أحد هذه النماذج. ومع ذلك ، يمكن أن يكون برنامج الجدولة التنبؤية مكلفًا للغاية ، لذا إذا كنت ترغب في توفير بعض النقود وتعلم شيء جديد ، يمكنك معرفة المزيد حول كيفية استخدام كل نموذج من خلال النقر على الروابط أعلاه.

8. تخلص من الورق ، وانتقل إلى البرنامج

تتطلب الخطوات المذكورة أعلاه لتحسين جدول الموظفين أن تتبنى التكنولوجيا وتتجاوز الجداول الورقية القديمة وجداول البيانات غير الموثوق بها. مع حلول برامج الجدولة المرنة وسهلة الاستخدام المتاحة للشركات من جميع الأحجام ، لا يوجد سبب حقيقي لك للاستمرار في استخدام الأساليب القديمة لجدولة التحول في عام 2018. في الواقع ، فإن التبديل إلى تطبيق جدولة التحول لا بد أن يوفر لك المزيد من المال أكثر من من المرجح أن يكلف البرنامج.

وماذا عن الورقة؟ لا يزال بإمكانك صنع طائرات ورقية منها وإرسالها وهي تطير في أرجاء المكتب بدون طيار. لأنه على عكس RyanAir ، لست بحاجة إلى إدارة قائمة تضم الآلاف من الطيارين ، وكلهم يتطلعون إلى قضاء إجازة في العطلات. وإذا لم يكن موظفوك من النوع التقني ، فإليك دليل مفيد قد يساعدك.

المحصلة النهائية لتحسين جدول نوبات الموظف

إذا كنت مثل مديرنا العادي من قبل ، فربما تقضي وقتًا طويلاً في إنشاء فترة وردية عملك. لكن الأمر لا ينتهي عند هذا الحد. ماذا عن مبادلة التحولات؟ جدولة التغييرات؟ تخيل ما يمكن أن تفعله أنت وفريقك إذا تمكنت من جعل الجدولة غير مزعجة! ماذا لو أخبرتك أنه يمكنك فعل ذلك مع خفض النفقات المرتبطة بالغياب غير المخطط له ، فضلاً عن تكاليف نقص الموظفين والموظفين الزائدين.

1. خطط جداول التحول في المستقبل جيدًا
2. قل لا للجدولة عند الاتصال
3. ابق عينك على الوقت الإضافي
4. الرد بسرعة
5. توزيع عادل (وذكي) التحول
6. تبسيط تخصيص التحول
7. كيف تساعد التحليلات التنبؤية مديري التحول
8. تخلص من الورق ، وانتقل إلى البرامج