20 رسالة فعالة خارج المكتب لإلهامك

إذا اشتريت شيئًا من خلال روابطنا ، فقد نربح أموالًا من شركائنا التابعين. يتعلم أكثر.

تعد رسالة خارج المكتب ، أو رسالة OOO باختصار ، جزءًا مهمًا من اتصالات الأعمال. عندما تكون في إجازة ، أو مريضًا ، أو لا تتواجد في المكتب لأي سبب من الأسباب ، يمكنك إعداد رسالة رد تلقائي ترد على كل بريد إلكتروني جديد ، لإعلامهم بأنك لست موجودًا. فهي مفيدة للتواصل المعلومات والسماح للمستلم بمعرفة كيفية الاتصال بك.

سنلقي نظرة على رسائل خارج المكتب وبعض الأمثلة لمساعدتك في إنشاء الرد التلقائي الخاص بك.

ما هي رسالة خارج المكتب؟

رسالة خارج المكتب عبارة عن رد تلقائي يمكنك إعداده من عميل البريد الإلكتروني الخاص بك إذا كنت خارج المكتب وليس لديك فرصة للتحقق من حساب بريدك الإلكتروني. على سبيل المثال ، يمكنك إعداد واحدة مسبقًا لأنك اشتريت تذكرة لحضور مؤتمر في أرخص يوم للسفر وتعلم أنك لن تكون متاحًا في ذلك اليوم.

يمكنك تشغيله لفترة زمنية محددة وإضافة تواريخ محددة بحيث تظهر الردود التلقائية فقط خلال تلك التواريخ. سيتم إرسال رسالة خارج المكتب تلقائيًا إلى الرسائل الواردة في التواريخ التي تقرر تشغيل الرسالة التلقائية فيها.

متى تكون رسالة خارج المكتب مطلوبة؟

هناك عدة أسباب لضرورة وجود رسالة خارج المكتب للاتصالات التجارية. والأهم من ذلك ، أنه من الجيد أن تخبر الناس أنك لن تكون متاحًا للرد خلال أوقات معينة ، وهذه آداب بريد إلكتروني جيدة.

يمكن أيضًا أن يخبر البريد الإلكتروني خارج المكتب العملاء المحتملين بمدى السرعة التي يتوقعون بها ردًا منك ، وتزويدهم بتعليمات حول أفضل السبل للاتصال بك في حالة الطوارئ.

فيما يلي بعض الأسباب الرئيسية التي تجعلك بحاجة إلى OOM:

1. رحلات العمل: هناك حاجة إلى رسائل خارج المكتب عندما تكون بعيدًا عن المكتب في رحلات العمل. يتيح هذا للأشخاص معرفة أنهم لن يتلقوا استجابة فورية ويمنحهم نقطة اتصال بديلة ، مثل زميل عمل أو مشرف.
2. الإجازات: إن أخذ إجازة في الإجازة أمر مهم لإعادة الشحن والاسترخاء ، لكن إخبار الناس بأنك بعيد عنك أمر مهم بنفس القدر. يمكن لرسالة خارج المكتب أن تتيح للأشخاص أنك في عطلة ومتى ستعود.
3. غير متوفر: إذا اضطررت إلى أخذ إجازة لبعض الوقت بسبب مرض أو حالة طوارئ ، فستبقي رسالة خارج المكتب جهات الاتصال الخاصة بك على اطلاع بالموقف ومتى ستعود.
4. اجتماعات العملاء: تُعد الرسائل خارج المكتب رائعة لإعلام الأشخاص بأنك بعيدًا عن اجتماع العميل ومتى تتوقع تحديثًا أو استجابة منك.
5. الدورات التدريبية: إذا كنت تحضر دورة تدريبية ، فأخبر جهات الاتصال الخاصة بك ، حتى لا يعتقدون أنك تتجاهلهم

تأكد من إطلاعك على الفيديو الخاص بـ "كيفية تعيين خارج المكتب على Microsoft Teams" بعد الانتهاء من قراءة:

كيف تصنع رسالة مذهلة من OOO

تريد أن تكون رسالتك خارج المكتب أنيقة وغنية بالمعلومات. فيما يلي بعض النصائح حول كيفية إبراز بريدك الإلكتروني خارج المكتب:

الخطوة 1: اجعلها قصيرة ولطيفة

يجب أن تكون رسالة خارج المكتب قصيرة وموجزة وتوضح الفكرة. لا أحد يريد قراءة رسالة طويلة فقط ليكتشف أنك لن ترد على الفور.

الخطوة 2: كن لطيفا

تريد أن تكون رسالتك مهذبة ومهنية ، لذا تجنب استخدام عبارات مثل "خارج المكتب حتى إشعار آخر" ، حيث قد يبدو ذلك رافضًا بعض الشيء.

الخطوة 3: اجعلها شخصية

إذا كنت في إجازة أو حدث ما ، ففكر في إضافة شيء شخصي عما ستفعله. سيساعد هذا على إبراز رسالتك وإظهار أنها تأتي من شخص حقيقي وليس من نظام آلي.

الخطوة 4: أعط تعليمات واضحة

تأكد من تقديم إرشادات واضحة حول كيفية اتصال الأشخاص بك في حالة الطوارئ أو إذا كانوا بحاجة ماسة إلى شيء ما.

الخطوة 5: أضف القليل من الفكاهة

إذا كنت تشعر بالإبداع ، فلماذا لا تضيف القليل من الفكاهة إلى رسالتك؟ سيساعد هذا في جعله متميزًا عن العبوة ويمكنه حتى إجراء محادثات مع جهات الاتصال الخاصة بك.

أيضًا ، لا تنس إضافة المعلومات التالية إلى رسالة البريد الإلكتروني الخاصة بالمجيب الآلي:

• لماذا أنت خارج المكتب
• متى ستعود ، بما في ذلك نطاق التاريخ (تاريخ البدء ، تاريخ العودة ، إلخ) عندما تكون خارج المكتب
• طرق أخرى للوصول إليك ، مثل رقم الهاتف الخلوي إن أمكن. يمكنك وضع شيء مثل "إذا كنت بحاجة إلى مساعدة فورية ، يرجى الاتصال (خليتك #)" في رسائل البريد الإلكتروني للرد الآلي.
• نقاط الاتصال الأخرى التي يمكن للمستلم الوصول إليها في غيابك في حالات المساعدة الفورية ، بما في ذلك عنوان بريد إلكتروني آخر للاتصال و / أو رقم الهاتف و / أو موقع ويب خاص بالعمل.

ما لا يجب كتابته في رسالة خارج المكتب

1. تجنب إضافة الكثير من التفاصيل إلى ردك خارج المكتب: قد يكون من المغري إضافة تفسير طويل ، مثل أنك في اجتماع غداء ، ولكن من الأفضل تجنب وضع الكثير من التفاصيل. بدلاً من ذلك ، اجعل رسالة البريد الإلكتروني الخاصة بالمكتب التلقائي قصيرة وموجزة.
2. عدم تضمين معلومات الاتصال الأخرى: إذا أمكن ، يجب أن تكون هناك دائمًا نقطة اتصال أخرى مدرجة في الرسالة لمعرفة من يجب المتابعة معه إذا لزم الأمر.
3. بث الكثير من التفاصيل الشخصية: إن وضع المعلومات الزائدة في رسائل البريد الإلكتروني يجعل من الصعب على القراء جمع المعلومات التي يحتاجون إليها. أيضًا ، يمكن أن تكون إضافة الكثير من التفاصيل الشخصية ليراها العالم مصدر قلق أمني ، خاصة إذا سمحت للأشخاص بمعرفة أنك ستكون بعيدًا عن أماكن مثل مكتب منزلك.
4. عدم الحصول على إذن لإلزام زميل: إذا كنت بحاجة إلى إلزام زميل في غيابك ، احصل على إذنه أولاً قبل القيام بذلك.
5. إضافة أنك سترد بمجرد عودتك إلى المكتب: إخبار الجميع أنك ستستجيب بمجرد عودتك يمكن أن يكون لغمًا أرضيًا. في حين أن هذا يعد مؤشرًا رائعًا على كيفية رعايتك لعملائك وزملائك العاملين ، فقد يستغرق الأمر وقتًا للعودة إلى كل من اتصل بك أثناء غيابك. اجعل الأمور واقعية ، حتى لا يشعر أحد بالتجاهل عند عودتك.

فيما يلي جدول بهذه الخطوات للرجوع إليها بسرعة:

20 أمثلة رائعة على رسائل خارج المكتب

إذا لم تكن متأكدًا من كيفية تنظيم رسالتك خارج المكتب ، فقد توصلنا إلى عينة من رسائل خارج المكتب لمواقف مختلفة للمساعدة .

1. مثال بسيط لرسالة خارج المكتب

هذا قصير ، حلو وفي صلب الموضوع:

شكرا لرسالتك. أنا بعيد عن المكتب دون الوصول إلى البريد الإلكتروني حتى (التاريخ) ، وسأرد عندما أعود إلى المكتب. انا اقدر تفهمك.

أطيب التحيات،

(اسم)

2. رسالة مهنية خارج المكتب

تعتبر رسالة OOO الاحترافية رائعة للزملاء والعملاء وجهات الاتصال التجارية:

شكرا لرسالتك. أنا خارج المكتب من (تاريخ) إلى (تاريخ) مع وصول محدود إلى البريد الإلكتروني. إذا كنت بحاجة إلى مساعدة فورية ، فيرجى الاتصال بي على هاتفي الخلوي (رقم) أو سكرتيرتي XX على (رقم الهاتف).

أطيب التحيات

(اسم)

3. رسائل مضحكة خارج المكتب

يمكن لرسالة مضحكة خارج المكتب أن تضفي لمسة شخصية وتساعد جهات اتصالك على معرفة أنك ما زلت على قيد الحياة وبصحة جيدة ولا تأخذ نفسك على محمل الجد. هنا مثال:

شكرًا على الرسالة ، لكن هذا روبوت يستجيب لك لأن (الاسم) خارج المكتب حاليًا ويحاول جاهدًا عدم التحقق من البريد الإلكتروني للمكتب. سيعودون بحلول (التاريخ) ، لذلك لا تتردد في الاتصال بعد ذلك!

شكرًا

روبوت البريد الإلكتروني

4. خارج المكتب رسائل البريد الإلكتروني الرد الآلي

إذا كنت بحاجة إلى إرسال رسالة مجيب آلي خارج المكتب أثناء غيابك في إجازة أو غير متوفر بأي طريقة أخرى ، فإليك مثال:

هذه رسالة بريد إلكتروني للرد الآلي للمكتب لأنني غير متاح ولا أتحقق من البريد الإلكتروني. سأرد على بريدك الإلكتروني عندما أعود إلى المكتب.

هذه رسالة OOO تلقائية لأنني خارج المكتب حتى (التاريخ). سأرد على رسالتك على الفور عند عودتي. إذا كنت بحاجة إلى مساعدة فورية ، فيرجى الاتصال بـ XX على (البريد الإلكتروني) لمزيد من التفاصيل.

5. مثال على رسالة الإجازة المرضية خارج المكتب

الإجازة الطبية هي وقت للراحة والاستشفاء. تأكد من السماح لزملائك وجهات الاتصال بمعرفة أنك لن تكون متاحًا برسالة مثل هذه:

شكرًا لك على رسالتك ، لكنني حاليًا في إجازة مرضية أو طبية ولا يمكنني الحضور إلى البريد الإلكتروني. إذا كنت بحاجة إلى مساعدة فورية ، فلا تتردد في الاتصال بالمكتب على XX.

شكرا لتفهمك

(اسم)

6. رسالة إجازة خارج المكتب

إذا كنت مسافرًا لقضاء إجازة ، فإليك رسالة إخبارية بالمجيب الإلكتروني لجهات الاتصال الخاصة بك:

شكرا لك على بريدك الإلكترونى. أنا الآن في إجازة ولا أستطيع الرد على المكالمات الهاتفية أو الرسائل حتى أعود في (التاريخ). إذا كانت مسألتك عاجلة ، فيمكنك الاتصال بـ XX للحصول على المساعدة على (البريد الإلكتروني). بدلاً من ذلك ، يمكنك إرسال بريد إلكتروني على (البريد الإلكتروني العام للشركة) ، وسيتواصل معك أحد أعضاء الفريق.

أفضل،

(اسم)

أيضًا ، إذا كنت ترغب في رفع مستوى رسالتك ، فقم بتضمين استجابة تلقائية خاصة لجعلها أكثر إمتاعًا للقارئ. يمكنك القيام بذلك عن طريق الارتباط بملف GIF في ردك خارج المكتب.

7. رسالة إجازة الأمومة خارج ساعات الدوام

تأخذ إجازة أمومة ولا تريد أن تقلق؟ يمكن أن تساعد الردود التلقائية مثل هذا المثال لرسالة OOO أدناه في السماح لجهات الاتصال الخاصة بك بمعرفة متى ستعود إلى المكتب ، وتقليل الضغط للرد على الرسائل ومنحك راحة البال:

شكرا لرسالتك. أنا حاليًا في إجازة أمومة دون الوصول إلى رسائل البريد الإلكتروني أو المكالمات الهاتفية حتى (التاريخ). إذا كان الأمر عاجلاً ، فيرجى الاتصال (البريد الإلكتروني). بدلاً من ذلك ، يمكنك التواصل مع الفريق الأوسع على (البريد الإلكتروني للفريق) ، وسيساعدك شخص من الشركة في أقرب وقت ممكن.

أتمنى لك كل خير،

(اسم)

8. رسالة رحلة عمل خارج المكتب

إذا كنت مسافرًا في رحلة عمل ، فيمكن أن يساعدك هذا المثال لرسالة خارج المكتب في توصيل تفاصيل غيابك والاتصال بك:

شكرا لرسالتك. سأسافر في رحلة عمل حتى (التاريخ) وسأعود إلى المكتب مع وصول محدود إلى البريد الإلكتروني. للحصول على مساعدة فورية ، يرجى الاتصال بزميلي XX على (البريد الإلكتروني).

يعتبر،

(اسم)

9. التفرغ خارج المكتب

التفرغ هي طريقة رائعة لإعادة الشحن والعودة بأفكار جديدة. يمكن أن تساعدك رسالة خارج المكتب هذه على توصيل غيابك:

شكرا على رسالتك. أنا آخذ إجازة من (تاريخ) إلى (تاريخ) ولن أكون متاحًا لرسائل البريد الإلكتروني أو المكالمات الهاتفية خلال هذه الفترة. إذا كنت بحاجة إلى مساعدة ، فيرجى الاتصال بـ XX على (البريد الإلكتروني). أتطلع إلى العودة قريبًا!

أطيب التحيات،

(اسم)

10. رسالة خارج المكتب لحالات الطوارئ الشخصية

يمكن للحياة أن تلقي منحنيات غير متوقعة. يمكن أن تساعدك رسالة خارج المكتب هذه في توصيل أي حالات طوارئ شخصية:

شكرا لرسالتك. أنا خارج المكتب بسبب حالة طوارئ شخصية ولن أكون متاحًا حتى (التاريخ). إذا كانت مسألتك عاجلة ، فيرجى الاتصال بـ XX على (البريد الإلكتروني) للحصول على المساعدة.

متمنيا لكم كل التوفيق،

(اسم)

11. التدريب خارج المكتب

الذهاب إلى دورة تدريبية؟ يمكن أن تساعدك رسالة خارج المكتب هذه في توصيل التفاصيل التي تحتاج جهات الاتصال لديك إلى معرفتها:

شكرا على رسالتك. أنا خارج المكتب في دورة تدريبية حتى (التاريخ) ولن أتمكن من الرد على رسائل البريد الإلكتروني أو المكالمات الهاتفية خلال هذا الوقت. إذا كنت بحاجة إلى مساعدة ، فيرجى الاتصال بـ XX على (البريد الإلكتروني).

أتمنى لك كل خير،

(اسم)

12. خارج المكتب للتعيين

يمكن أن تساعدك رسالة خارج المكتب هذه في توصيل غيابك عندما تتوجه إلى موعد:

شكرا على رسالتك. أنا حاليًا خارج المكتب وأحضر موعدًا ولن أتمكن من الرد حتى (التاريخ). إذا كنت بحاجة إلى مساعدة ، فيرجى الاتصال بـ XX على (البريد الإلكتروني).

يعتبر،

(اسم)

13. رسالة الخروج من المكتب

هل تنتقل إلى مكتب أو منزل جديد؟ يمكن أن تساعدك رسالة خارج المكتب هذه على توصيل غيابك أثناء الانتقال:

شكرا لرسالتك. أقوم بنقل المكاتب وقد لا أتمكن من الرد على رسائل البريد الإلكتروني أو المكالمات الهاتفية حتى (التاريخ). إذا كنت بحاجة إلى مساعدة فورية ، يرجى الاتصال بزميلي XX على (البريد الإلكتروني).

يعتني،

(اسم)

14. اجتماع خارج المكتب

يمكن أن تساعدك رسالة خارج المكتب هذه في توصيل غيابك إلى الأشخاص أثناء حضورك اجتماعًا:

شكرا على رسالتك. أنا خارج المكتب أحضر اجتماعًا ولن أتمكن من الرد حتى (التاريخ). إذا كنت بحاجة إلى مساعدة ، يرجى الاتصال XX على (البريد الإلكتروني) للحصول على مزيد من المعلومات.

أفضل،

(اسم)

15. رسالة نزهة الفريق خارج المكتب

يعد هذا خارج المكتب مثاليًا لنزهات الفريق لأنه يمكن أن يساعدك في توصيل التفاصيل ذات الصلة التي يحتاج الأشخاص إلى معرفتها:

شكرا على رسالتك. أنا بعيد مع فريقي في رحلة ليوم واحد ولن أتمكن من الرد حتى (التاريخ). للحصول على مساعدة فورية ، يرجى الاتصال بزميلي XX على (البريد الإلكتروني) ووضع علامة على الرسائل العاجلة كأولوية عالية.

متمنيا لكم كل التوفيق،

(اسم)

16. رسالة المؤتمر خارج المكتب

شكرا لرسالتك. أنا متواجد حاليًا لحضور مؤتمر ولن أتمكن من الرد حتى (التاريخ). إذا كانت مسألتك عاجلة ، فيرجى الاتصال بـ XX على (البريد الإلكتروني) للحصول على المساعدة.

أتمنى لك كل خير،

(اسم)

17. رسالة قصيرة المدى خارج المكتب

في كثير من الأحيان يتم تصميم رسائل OOO لتناسب فترة زمنية طويلة. من ناحية أخرى ، يتم إنشاء هذا في حال كنت بعيدًا عن المكتب لفترة قصيرة من الوقت ويتضمن ما يجب وضعه لأي شخص قد يكون لديه أمر عاجل لا يمكنه الانتظار:

شكرا على رسالتك. أنا خارج المكتب لفترة قصيرة ولن أتمكن من الرد حتى (التاريخ). للمسائل العاجلة ، يرجى الاتصال XX على (البريد الإلكتروني).

يعتبر،

(اسم)

18. خارج أيادي من المكتب

هذا مخصص لمن هم بعيدين عن مكاتبهم وغير قادرين على الاستجابة ، عادةً بسبب محدودية الوصول:

شكرا لرسالتك. أنا حاليًا خارج المكتب اليوم وليس لدي أي اتصال بالبريد الإلكتروني ولن أتمكن من الرد حتى (التاريخ). للمسائل العاجلة ، يرجى الاتصال XX على (البريد الإلكتروني) للحصول على المساعدة.

أطيب التحيات،

(اسم)

19. رسائل العطل خارج المكتب

ضع علامة على رسالة عطلة OOO هذه من قائمة المهام الخاصة بك قبل أن تأخذ استراحة مع هذا المثال متعدد الأغراض:

شكرا لرسالتك. أنا بعيد عني في إجازة من (تاريخ) إلى (تاريخ). للحصول على مساعدة فورية ، يرجى الاتصال XX على (البريد الإلكتروني).

اجازة سعيدة،

(اسم)

20. رسالة العمل خارج المكتب عن بعد

مثال رسالة OOO هذا مخصص لأولئك الذين ليسوا في المكتب ولكنهم ما زالوا يعملون عن بعد:

شكرا على رسالتك. أنا أعمل حاليًا عن بُعد ولن أتمكن من الرد حتى (التاريخ). للمسائل العاجلة ، يرجى الاتصال XX على (البريد الإلكتروني).

أطيب التحيات،

(اسم)

استخدم أمثلة رسائل خارج المكتب هذه لإنشاء بنفسك

الرسائل خارج المكتب الواردة أعلاه هي مجرد نقطة بداية لإنشاء رسائل خاصة بك. عند كتابة رسالتك الخاصة ، فكر في ما سيحتاج العملاء وأعضاء الفريق إلى معرفته ومن سيكون أفضل شخص في الفريق لإرشادهم في غيابك.

يمكن أن تعطيك هذه الأمثلة فكرة عن مقدار المعلومات التي يجب تضمينها (أو استبعادها) والمكونات المهمة التي تدخل في إنشاء الرسالة.

أيضًا ، لا تنس تحديث رسائلك خارج المكتب بمجرد عودتك إلى المكتب حتى يتلقى عملاؤك ردودًا في الوقت المناسب.

ما هو الرد التلقائي الجيد على البريد الإلكتروني؟ واحد من شأنه أن يولد العملاء المحتملين

كن مطمئنًا أن هناك استجابة رسائل مكتبية تلقائية ممتازة لك في أرض الإنترنت. ومع ذلك ، من الجيد حقًا التفكير في تخصيص رسائلك خارج المكتب لتوليد قوائم العملاء المحتملين. بادئ ذي بدء ، يعد إنشاء رسالة بريد إلكتروني للمجيب الآلي خارج المكتب أمرًا مهمًا وأكثر أهمية للتسويق عبر البريد الإلكتروني.

الخبر السار هو أنه من السهل بشكل مدهش إنشاء فرصة لتوليد العملاء المحتملين والتي ستجمع زمام المبادرة في المستجيب الخاص بك. أيضًا ، أمثلة الرسائل المكتبية التي تجمع العملاء المتوقعين ، تتضمن إحساسًا بالإلحاح ، ولديها دعوة واضحة للعمل وتجعل ابتسامة القارئ هي المفتاح.

هل هناك قوالب يمكنك استخدامها للبريد الإلكتروني خارج المكتب؟

نعم ، هناك العديد من القوالب المتاحة عبر الإنترنت والتي يمكن أن تساعدك في صياغة رسالة فعالة خارج المكتب. فيما يلي بعض النقاط الرئيسية التي يجب ملاحظتها:

كيف أضع خارج المنصب في الحالة؟

لوضع خارج المكتب في الحالة ، ستحتاج إلى تمكين ردك خارج المكتب. إذا كنت تستخدم عميل بريد إلكتروني يستند إلى الويب مثل Gmail أو Outlook ، فيمكنك القيام بذلك عن طريق الانتقال إلى "الإعدادات" وتمكين وظيفة "خارج المكتب".

قد تتمكن أيضًا من الوصول إلى المستجيب التلقائي في إعدادات البريد الإلكتروني ، وهي أداة رائعة لإعداد حالة "خارج المكتب". إذا كنت تستخدم عميل بريد إلكتروني لسطح المكتب ، فستحتاج إلى الوصول إلى الإعدادات الخاصة بهذا البرنامج المحدد لتشغيل رسالة "خارج المكتب".

كيف أقوم بإعداد رسالة خارج المكتب على Gmail؟

يعد إعداد رسالة بريد إلكتروني خارج المكتب على Gmail أمرًا سهلاً! ما عليك سوى فتح إعدادات Gmail ، وتحديد علامة التبويب "المستجيبون أثناء الإجازة" ، وتحديد المربع لتمكين الميزة. بعد ذلك ، ما عليك سوى إدخال الرد المطلوب ، وتحديد تاريخ البدء وتاريخ الانتهاء عندما تكون بعيدًا عن صندوق الوارد الخاص بك والعودة ، وحفظ التغييرات.

يمكنك أيضًا تخصيص رسالة "خارج المكتب" لتضمين معلومات اتصال محددة للاستفسارات العاجلة وأي تفاصيل أخرى ذات صلة ، مثل أوقات الاستجابة المتوقعة.

كيف أقوم بإعداد رسالة خارج المكتب في Outlook؟

يعد إعداد رسالة بريد إلكتروني خارج المكتب في Outlook أمرًا سهلاً أيضًا! فقط افتح علامة التبويب "ملف" وحدد خيار "إرسال ردود تلقائية". بعد ذلك ، حدد المربع لتمكينه ، وأدخل الاستجابة المطلوبة ، واحفظ التغييرات. يمكنك تخصيص رسالة "خارج المكتب" لتضمين معلومات اتصال محددة للاستفسارات العاجلة ، بالإضافة إلى أي تفاصيل أخرى ذات صلة ، مثل أوقات الاستجابة المتوقعة.

الشيكات الأخيرة لمجيب الإجازة الخاص بك

قبل المغادرة ، سترغب في التحقق مما يلي:

• التوفر: كل شيء في رسائل الرد التلقائي ، بما في ذلك المجيب التلقائي والإطار الزمني مثل تواريخ البدء والانتهاء ، غير متاح لك.
• التنسيق: اعتمادًا على عميل البريد الإلكتروني ، يمكن أن تظهر رسالة الرد التلقائي أحيانًا بمشكلات في التنسيق.
• المظهر: تأكد من فحص ورؤية كيف تبدو رسائل الرد التلقائي على أجهزة سطح المكتب والأجهزة المحمولة قبل إرسالها إلى العملاء وأعضاء الفريق.
• المحتوى: تحقق من رسائل الرد التلقائي وتحقق منها جيدًا للتأكد من أنها دقيقة وواضحة واحترافية.
• مسائل عاجلة: تأكد من تضمين معلومات اتصال بديلة ، مثل رقم الهاتف المحمول أو عنوان البريد الإلكتروني ، للمسائل العاجلة.

بمجرد إعداد رسالة "خارج المكتب" الخاصة بك وجاهزة للانطلاق ، يمكنك الاسترخاء مع العلم أن أي رسائل بريد إلكتروني يتم إرسالها إلى صندوق الوارد الخاص بك سيتم الرد عليها في الوقت المناسب. مع هذه الأمثلة العشرين لرسالة خارج المكتب من اتجاهات الأعمال الصغيرة ، فأنت متأكد من صياغة الرسالة المثالية والبدء في جذب العملاء المحتملين! حظا سعيدا ووقتا سعيدا بعيدا!

اقرأ أكثر:

• رسالة إجازة الأمومة خارج المكتب
• رسالة إجازة الأبوة خارج المكتب

الصورة: Envato Elements