أخطاء الرواتب التي تكلفك المال وكيفية إصلاحها

هل ما زلت تستخدم القلم والورق لحفظ سجلات وقت الموظف؟ الاعتماد على جداول الورديات لحسابات الرواتب؟ ثم تقوم شركتك بتسريب الأموال وربما تكون منفتحًا على الدعاوى القضائية وعقوبات مصلحة الضرائب.

إذا كان هناك أي عزاء ، فأنت لست وحدك. 33٪ من أصحاب العمل يرتكبون أخطاء في الرواتب تكلف مليارات الدولارات سنويًا ، وفقًا لمصلحة الضرائب. تُظهر جمعية الرواتب الأمريكية معدل خطأ يتراوح بين 1-8٪ من إجمالي كشوف المرتبات في الشركات التي تستخدم بطاقات الوقت التقليدية ، ويتكبد ما يقرب من 40٪ من الشركات الصغيرة متوسط ​​845 دولارًا سنويًا في غرامات مصلحة الضرائب نتيجة لسوء إدارة عمليات كشوف المرتبات.

قال بيل دن ، مدير العلاقات الحكومية بجمعية الرواتب الأمريكية ، لقناة CNBC Make It: "الأخطاء ستحدث". "إنها ليست شائعة ، لكنها تحدث."

أنت تعلم بالفعل أن أخطاء كشوف المرتبات تضر بعملك من منظور صافي الإيرادات. ومع ذلك ، لا تنس أن أخطاء الرواتب تؤذي موظفيك أكثر.

يجب على الموظفين الانتباه إلى أخطاء الرواتب هذه

لا تخسر أيًا من الأموال التي عملت بجد من أجلها ، وبدلاً من ذلك تأكد من مراجعة كعب راتبك بشكل منتظم ، وإيلاء اهتمام خاص لما يلي:

• انظر إلى الراتب الإجمالي أو الصافي ، هل ترى أي تغييرات؟
• هل تم تسجيل أجرك بشكل صحيح؟ (إذا كنت تعمل بالساعة ، فهل يتم الدفع لك مقابل جميع ساعات العمل؟ إذا كنت موظفًا بأجر ، فهل تم تسجيل راتبك بشكل صحيح لفترة الدفع؟)
• ما هي الضرائب المقتطعة (الفيدرالية والولائية)؟
• هل مساهماتك 401 (ك) صحيحة؟
• هل مزايا الموظفين الأخرى ، مثل الرعاية الصحية أو التأمين على الحياة أو العجز أو الركاب ، يتم حجبها بشكل صحيح؟

بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن تقرأ أنت ومديرك قواعد ساعة الوقت بحيث تلتزمان بما يقتضيه القانون.

إذا اكتشفت أخطاء ، فيمكنك نقلها إلى الموارد البشرية لتصحيح الخطأ بسرعة ولمساعدة أخطاء كشوف المرتبات المستقبلية على الحدوث مرة أخرى. الأمر كله يتعلق بإصلاح أخطاء الرواتب قبل أن يخرج عن نطاق السيطرة.

يواجه مديرو أخطاء كشوف المرتبات على أساس يومي

بصفتك صاحب شركة صغيرة ، فإنك تفعل كل ما في وسعك لإدارة كشوف المرتبات بكفاءة ودون أخطاء. حسنًا ، ربما ليس كل شيء . بعد كل شيء ، لديك عمل لتديره ، ولا يوجد سوى الكثير من الوقت الذي يمكنك أنت أو فريق الموارد البشرية لديك (إذا كان هناك واحد) الاستثمار في التحقق من الجداول الزمنية للموظفين وإعادة فحصها.

ومع ذلك ، فإن بعض الأخطاء المختبئة في تلك الكومة من الجداول الزمنية تكلفك أموالًا بالفعل وقد تكلفك المزيد في المستقبل.

هذا هو السبب في أن العديد من الشركات تستثمر في برنامج كشوف المرتبات من Connecteam للحد من أخطاء الرواتب وأتمتة عمليات تتبع الوقت.

قم بإصلاح جميع أخطاء كشوف المرتبات بسهولة باستخدام Connecteam

يتعلم أكثر

في ما يلي عدد قليل من المشكلات التي لا تزال تعاني منها الشركات التي لا تزال تعتمد على ممارسات ضبط الوقت التي عفا عليها الزمن:

أحد العيوب الرئيسية للورق فوق الوسائط الرقمية هو التحدي المتمثل في الاحتفاظ بنسخ احتياطية محدثة. الجداول الزمنية للورق والبطاقات المثقوبة هشة وقابلة للتلف. إنها مسؤولية! يمكن تبديلها أو تعديلها يدويًا دون وجود سجل للتغييرات التي تم إجراؤها أو إتلافها أو وضعها في غير محلها ببساطة.

فقط تخيل الاضطرار إلى التعامل مع حريق أو فيضان في عملك ، بينما تخاف في نفس الوقت من عدم وجود سجلات لساعات الموظف لحساب الرواتب.

بصفتك صاحب شركة صغيرة ، عليك حساب أجور العمل الإضافي بشكل صحيح - تختلف أجور العمل الإضافي تمامًا عن الأجور العادية. ستدين بالأجور والغرامات والفوائد إذا لم تدفع المعدل الصحيح للعمل الإضافي. إصلاح أخطاء كشوف المرتبات يعني إلقاء نظرة فاحصة على أجور العمل الإضافي.

تعرف على المزيد هنا حول قواعد العمل الإضافي الجديدة التي دخلت حيز التنفيذ في عام 2020.

وفقًا لـ FLSA ، يتعين عليك دفع رواتب الموظفين 1.5 مرة من معدل رواتبهم المعتاد ، أو وقت ونصف ، مقابل الوقت الذي عملوا فيه بعد 40 ساعة في أسبوع العمل. على سبيل المثال ، إذا كان الموظف يتقاضى 10 دولارات في الساعة بانتظام ، فأنت مدين له بـ 15 دولارًا في الساعة مقابل العمل الإضافي. لاحظ أن معظم الولايات والمدن لديها قوانين مختلفة للأجور الإضافية ، لذا تأكد من الدراسة إذا كنت مطالبًا باتباع القواعد الأكثر صرامة.

اعتمادًا على كيفية حساب كشوف المرتبات ومصادر البيانات التي تعتمد عليها (الساعات الزمنية ، وجداول التغيير ، وتقارير الموظفين) ، قد تصادف إدخالات متداخلة على مدار الساعة ووقت الدفع المصنف بشكل خاطئ .

في أحسن الأحوال ، سيتطلب هذا النوع من الخلط وقتًا لاكتشافه. في أسوأ الأحوال ، قد ينتهي بك الأمر إلى دفع أكثر بكثير مما تحتاج إليه.

على سبيل المثال ، ضع في اعتبارك موظفًا في إجازة يضطر فجأة إلى العمل لرعاية أمر عاجل. قد تحتوي سجلاتك بعد ذلك على موظف في إجازة مدفوعة الأجر يسجل في ساعات العمل. يمكن أن يكون فرز هذه الفوضى بأكملها صداعًا صغيرًا عندما يكون لديك فريق من العشرات. ولكن مع نمو قوة العمل لديك ، يمكن أن يتحول هذا النوع من التداخلات إلى صداع نصفي كامل في كشوف المرتبات.

إذا كنت محظوظًا ، فلديك موظفو كشوف المرتبات أو أنك تقوم بالاستعانة بمصادر خارجية. إذا كنت لا. لك DIY (التعامل مع كشوف رواتب المطاعم ، على سبيل المثال). لكن في النهاية ، لا يمكنك التخلص من الأخطاء بنسبة 100٪.

يمكنك فقط تقليلها. لا يهم حقًا ما إذا كنت أنت أو أي شخص آخر يرتكب الأخطاء - فنحن جميعًا مجرد بشر.

كلنا نرتكب أخطاء إملائية ، ويمكن لأي شخص إدخال 20 ساعة عن طريق الخطأ بدلاً من 2. أي 18 ساعة مدفوعة بسبب خطأ إملائي.

هذه المشكلة هي عجوز لكنها جيدة ... حسنًا ، ربما مجرد عجوز. شارك 19 في المائة من الموظفين (1 من 5) في شكل من أشكال سرقة الوقت ، مما قد يكلف الشركات ما يصل إلى 7 في المائة من إجمالي رواتبهم السنوية.

لا يتعلق الأمر فقط "بضرب الأصدقاء" - يقوم الموظفون "بالتغطية" لبعضهم البعض والتسجيل لبعضهم البعض لسرقة الوقت. متوسط ​​"السرقة" الأسبوعية للوقت هو 4 ساعات و 5 دقائق لكل موظف لكل فترة دفع . وشمل ذلك وجبات غداء وإجازات طويلة ، وتأخير ، ومغادرة مبكرة ، وما إلى ذلك.

في أي لحظة ، تتغير معدلات الضرائب ، لذا مهما كانت المعدلات التي بدأت في استخدامها لأول مرة لدفع رواتب موظفيك ، فقد لا تكون قابلة للتطبيق أو صحيحة الآن. دفع السعر الخاطئ يعني أنك بحاجة إلى تعويض أي ضرائب وغرامات وفوائد.

بشكل منتظم ، تحقق من معدلات ضريبة العمل الخاصة بك حيث يتم تحديث معظم معدلات الضرائب كل عام. راقب ما يلي حول كيفية إصلاح أخطاء الرواتب:

• ضريبة دخل فدرالية

  
• ضريبة الضمان الاجتماعي

• ضريبة الرعاية الطبية

• ضريبة البطالة الفيدرالية

• ضريبة دخل الولاية

• ضريبة الدولة للتأمين ضد البطالة

• ضريبة الدخل المحلية

بناءً على موقعك ، راقب أي معدلات ضرائب إضافية.

يمكنك توظيف متعاقدين مستقلين بينما يعمل الآخرون بدوام كامل. ومع ذلك ، عندما تخلط بين هؤلاء العمال ، فهذا خطأ مكلف. على سبيل المثال ، لا يحتاج المقاول إلى دفع الحد الأدنى للأجور أو أجور العمل الإضافي.

بالإضافة إلى ذلك ، لا تحجب ضرائب التوظيف من أجورهم. لذلك ، إذا تم تصنيف الموظف كمقاول ، فقد يخسر الأجور وستفقد الحكومات عائدات الضرائب.

عندما تصنف عاملًا بشكل خاطئ ، فإنك تضطر إلى دفع نصيب الموظف وصاحب العمل من الضرائب ، بالإضافة إلى جميع الغرامات والفوائد. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك حتى أن تدين بأجور متأخرة للموظف. كيف يمكنك معرفة ما إذا كان يجب تصنيف العامل كمقاول أو موظف مستقل؟

توصي وزارة العمل الأمريكية باستخدام اختبار الحقائق الاقتصادية المكون من ستة أجزاء. وإذا كنت لا تزال غير متأكد ، فقم بتقديم نموذج SS-8 لتجنب مشاكل كشوف المرتبات الخطأ في التصنيف. من خلال ملء هذا النموذج ، فإنك تطلب من مصلحة الضرائب تحديد حالة العامل.

ألا تحب عمليات تدقيق مصلحة الضرائب ؟! ماذا عن دعاوى الموظف للحصول على أجر غير عادل ؟! قد تعتقد أن اللوائح التي تطلب منك الاحتفاظ بسجلات دقيقة لساعات عمل الموظف تشكل عبئًا بيروقراطيًا ، لكنها في الواقع موجودة لحمايتك. كما هي قوانين الدولة التي تنظم عمليات كشوف المرتبات.

بالتأكيد ، لا يزال بإمكانك الامتثال للوائح أثناء استخدام الحلول التقليدية ، أو مجرد قلم وورقة قديمة جيدة. لكنه ببساطة أسهل مع التطبيق.

كيفية تصحيح أخطاء كشوف المرتبات: التحول الرقمي

إن التحول إلى إدارة الحضور الرقمي وكشوف المرتبات ليس مكلفًا أو معقدًا كما قد تعتقد ، أو كما قد يكون عند آخر فحص.

تسمح حلول تطبيقات الأجهزة المحمولة المستندة إلى السحابة ، مثل Connecteam ، لأصحاب الأعمال والمديرين بالتعامل مع كل جانب من جوانب الرواتب تقريبًا.

بدءًا من تتبع وقت موظفيك بسهولة ، والتأكد من تسجيلهم دون الحاجة إلى تسجيل الوصول إليهم ، أو إرسال جداول زمنية واضحة للموظفين للحصول على كشوف المرتبات ، يغطي Connecteam جميع القواعد ، والمزيد.

دعنا نوضح ذلك بشكل أكبر حول كيفية مساعدة Connecteam في حل أخطاء كشوف المرتبات:

1. يجب دفع أجور أنواع الوظائف المختلفة بشكل مختلف: يضمن Connecteam أن الموظفين المختلفين يمكن أن يكونوا مؤهلين بشكل مرئي لوظائف مختلفة. نتيجة لذلك ، يتم احتساب وقتهم في كل وظيفة في الجدول الزمني الخاص بهم.
2. يحتاج الموظفون إلى تعويضهم عن نفقاتهم في كشوف رواتبهم: باستخدام Connecteam ، يمكن للموظفين إضافة نفقاتهم أو عدد الأميال المقطوعة بالسيارة أو أي معلومات أخرى ذات صلة إلى الجدول الزمني الخاص بهم حتى يكون من السهل سدادها.
3. لا يستطيع الموظفون الوصول إلى جداولهم الزمنية السابقة لتحديد الأخطاء: يمكن لضمانات Connecteam القيام بذلك بالضبط ، مباشرة من تطبيق الهاتف المحمول الخاص بهم. يمكنهم إرسال طلبات التحرير إلى مديرهم في الوقت الفعلي ويتم تحديث جميع التغييرات تلقائيًا عند الموافقة.
4. من الصعب تحديد العمل الإضافي للموظفين ، مما يعني أن العمل الإضافي يتم دفعه عن طريق الصدفة : يمكنك استخدام Connecteam لتلوين الوقت الإضافي لموظفيك ، مما يعني أنك لن تفوتك مرة أخرى في جداولهم الزمنية.
5. يحتاج المديرون إلى جمع الجداول الزمنية في كل مرة يحتاجون فيها إلى إرسالها إلى كشوف المرتبات: تسهل التقارير التلقائية الخاصة بـ Connecteam تحديد وقت إرسال الجداول الزمنية تلقائيًا إلى الشخص المسؤول عن كشوف المرتبات.
6. الحاجة إلى استخدام برامج متعددة للتعامل مع كشوف المرتبات: من الناحية الفنية ، يمكنك التعامل مع جميع جوانب كشوف المرتبات باستخدام Connecteam - طالما أنك تستخدم بالفعل QuickBooks Online و Gusto. إذا كانت هذه هي الحالة ، فيمكنك دمج البرنامجين بسلاسة ، مما يعني أنه يمكنك إرسال جداول الدوام مباشرة إلى QBO بنقرة زر واحدة.
7. يكافح المديرون لتتبع ساعات عمل / موقع عمل الموظفين: من خلال تقنية Breadcrumbs المدمجة من Connecteam عبر تتبع نظام تحديد المواقع العالمي (GPS) ، يمكن للموظفين تسجيل الدخول والخروج في الموعد المحدد وبين ذلك الوقت ، يتم جمع نقاط مواقع عشوائية ، مما يوفر للمديرين فكرة أساسية أين (ومتى) عمل كل موظف.

الخلاصة في تصحيح أخطاء الرواتب

الناس لا يتغيرون ، لذلك يجب أن تتغير التكنولوجيا. سيجد الأشخاص دائمًا طريقة لخطأ الغش في تقارير الحضور.

ومع ذلك ، من خلال التبديل إلى ساعة وقت الهاتف المحمول ، يمكنك تقليل تكرار الأخطاء بشكل كبير وتوفير المال وزيادة الكفاءة في عملك.

في حين أنه قد يبدو أن إجراء التبديل الرقمي مهمة صعبة يجب القيام بها ، عندما تفكر في الفوائد التي توفرها حلول تتبع الوقت لكسر أخطاء كشوف المرتبات ، فمن الواضح أنها تستحق الجهد المبذول.

الحل رقم 1 لبرامج الرواتب لعملك

مصمم خصيصًا لك لتوفير الوقت من خلال الإجراءات السريعة والأعلام المرئية التي تشير إلى ما يهم: الفواصل المحسوبة تلقائيًا ، والعمل الإضافي ، والوقت المزدوج ، والحد اليومي ، والانتهاء التلقائي ، والمزيد!

إكتشف أكثر