ما هو الجرد المادي؟ كيفية ونصائح في عام 2023

مقدمة

تقريبا كل منزل لديه قائمة من البقالة مسجلة على الثلاجة. إذا نفد المخزون من شيء ما، يضعه الشخص في القائمة. يتم اتباع نفس سير العمل في المستودع الذي يتبع بروتوكول الجرد المادي. يتم استخدام عملية التدقيق لقياس مستويات المخزون داخل المستودع.

في هذه المقالة، سوف نستكشف التعقيدات والتعقيدات العديدة المحيطة بالمخزون المادي. سيسمح لك هذا الاستكشاف بفهم سير العمل المثالي لمستودعك وكيفية تحسين كفاءة تنفيذ طلبك.

ما هو الجرد المادي؟

الجرد المادي هو بالضبط كما يبدو. هذا هو العد الفعلي للمخزون في المخزون. ويشير أيضًا عادةً إلى طريقة تدقيق مستويات المخزون داخل المستودع مقابل المستويات الموجودة في النظام. ويهدف عادةً إلى معالجة التناقضات والأخطاء، مما يضمن تتبع المخزون في الوقت الفعلي.

ويجب معالجة هذه التناقضات على أساس الأولوية. وإلا، فقد يؤدي ذلك إلى تكرار وحدات SKU أو نفاد المخزون المزيف على موقع الويب الخاص بك، مما يؤدي إلى خسارة الإيرادات. توفر عملية التدقيق هذه أيضًا رؤى البيانات الأساسية على المستوى الأرضي. باستخدام هذه الرؤى، يمكنك تبسيط الحصول على المخزون وإدارته. يمكنك أيضًا التنبؤ بأرقام المبيعات واستخدامها لتخطيط ووضع إستراتيجيات لجوانب أخرى من أعمال التجارة الإلكترونية الخاصة بك.

3 طرق لتدقيق المخزون المادي

قبل أن نتعمق في مفهوم المخزون المادي لشركات التجارة الإلكترونية ، دعونا نفهم تصنيف العمليات. فيما يلي ثلاث من الطرق الأكثر شيوعًا لتدقيق المخزون المادي.

1) العد اليدوي

عندما يتجول الموظفون ويقومون بحساب كل SKU يدويًا، تُعرف العملية باسم العد اليدوي. يتم إجراء هذه الطريقة في الغالب على نطاق صغير جدًا، وهي الشكل الأكثر بدائية لتدقيق المخزون. وتميل معظم المتاجر إلى تجنب ذلك بسبب احتمالية حدوث مخالفات كبيرة في الأرقام. ومع ذلك، فهي واحدة من أرخص الطرق نظرًا لطبيعتها المجردة.

2) العد الإلكتروني

وبموجب هذه الطريقة، تستخدم المتاجر نظام نقاط البيع وماسح الباركود لحساب مستويات المخزون. سيحتوي الباركود على معلومات حول وحدات SKU الفردية. يقوم الموظفون بمسح هذه الرموز الشريطية لإدخال معلومات حول وجودها في نظامهم.

يقوم نظام نقاط البيع بتتبع المخزون الصادر، ثم تتم مقارنة هذا الرقم بالمخزون الموجود. وميزة هذه الطريقة هي دقتها العالية. ومع ذلك، يمكن أن تستغرق طريقة التدقيق هذه وقتًا طويلاً، وتتطلب أيضًا قوى عاملة كبيرة.

3) العد الدوري

في طريقة العد الدوري، يقوم الموظفون بمراجعة جزء من المخزون لقياس المستويات الحالية. تُستخدم هذه الطريقة عادةً من قبل تجار التجزئة الذين يرغبون في تنفيذ التدقيق الفعلي دون تنفيذ العملية اليدوية.

وفي إطار هذه العملية، يتم فصل المنتجات إلى فئات مختلفة. تتم مراجعة العناصر وفقًا لأولويتها في سلسلة التوريد التجارية، ويتم استخدام الأجزاء لحساب المخزون بأكمله. عادةً ما تكون هذه العملية أسرع من الطرق التقليدية وتستخدمها المستودعات الكبيرة لتسريع عملية التدقيق.

5 أفضل الممارسات التي يجب اتباعها أثناء حساب المخزون المادي

قد يكون الجرد المادي عملية شاقة وطويلة، لكنه لا يزال وسيلة فعالة لتتبع مستويات المخزون الخاص بك. ومع ذلك، نظرًا لأن العملية تتم يدويًا، فقد تواجه مشكلات غالبًا. فيما يلي خمس ممارسات لتجنب تلك الأخطاء وإنشاء عملية شبه خالية من العيوب.

1) النظر في التقلبات الموسمية

تميل معظم التجارة الإلكترونية إلى أن يكون لها وقت محدد من السنة تحصل فيه على تدفق هائل من الطلبات. أثناء التدقيق الفعلي للمخزون، تميل هذه التقلبات الموسمية إلى إحداث تغيير في الأرقام. تؤدي زيادة حركة المخزون إلى زيادة التباين في العدد.

ومن ثم، عليك أن تأخذ في الاعتبار هذه التقلبات الموسمية مسبقًا. نصيحة جيدة أخرى هي التركيز على القيمة العالية أو الطلب المرتفع. يتيح لك ذلك تركيز جهودك على المجالات عالية التأثير والتأكد من أن المخالفات لا يكون لها تأثير سلبي على النتيجة النهائية.

2) تثبيت تدابير مراقبة وإدارة المخزون

التحكم اليدوي في المخزون محدود في وظائفه. إذا كنت ترغب في ممارسة مراقبة أفضل، فسيتعين عليك تثبيت نظام إدارة المخزون . سيعمل هذا النظام كوسيط أثناء معالجة الطلب وسيسجل كل حركة في المخزون.

تسمح لك هذه الرؤية بتتبع هذه الطلبات وتمكنك من التحكم بشكل أفضل في المخزون. بالإضافة إلى ذلك، تتيح لك المزامنة في الوقت الفعلي تسريع عملية تدقيق المخزون الفعلي. كما أنه يعمل على تحسين دقة العملية أيضًا، حيث يقوم النظام بحساب كل حركة في المستودع.

3) حساب نسبة دوران المخزون

نسبة دوران المخزون هي تكرار تجديد المخزون المطلوب خلال فترة زمنية. تتيح لك النسبة فهم الحركة الإجمالية للمخزون عبر المستودع. تتم مقارنة الرقم مع مستويات التدقيق المادي للإشارة إلى أي مخالفات.

تعتبر النسبة مفيدة أيضًا لفهم الاتجاهات المتغيرة في المبيعات. يمكنك تحديد دورة حياة مخزونك من خلال الرقم. لذلك، يمكنك الحصول على تحكم أكثر شمولاً في المخزون الفعلي في المستودع الخاص بك. بالإضافة إلى ذلك، تتيح نسبة الدوران أيضًا سهولة شراء المخزون.

4) أتمتة عملية تدقيق المخزون

وطالما أن العمليات تتم يدويًا، فإن احتمال حدوث الأخطاء والمخالفات يكون دائمًا بارزًا. ولتسوية هذه المخالفات، قم بدمج ميزات الأتمتة في عملية التدقيق. يمكنك أتمتة جوانب عملية العد باستخدام تكنولوجيا مثل الرموز الشريطية وRFID.

بالإضافة إلى ذلك، يمكنك تنفيذ نظام إدارة المخزون الذي يسمح لك بتتبع مستوياتك في الوقت الفعلي عبر مواقع متعددة. سيساعد هذا في التوسع الفعال ويتيح تحكمًا أفضل في سلسلة التوريد الخاصة بالتنفيذ بالكامل.

5) تضمين التنبؤ بالمخزون للمشتريات

لقد سمعنا جميعًا: "كل شيء متناسب". يحمل هذا البيان وزنه لإدارة المخزون أيضًا. يجب عليك التأكد من المستويات الصحيحة للمخزون في المستودع الخاص بك في جميع الأوقات. لكي يكون ذلك ممكنًا، سيتعين عليك استخدام عمليات تدقيق المخزون الفعلي لفهم الوقت اللازم للتنفيذ.

ومن خلال الوقت المستغرق وتحليل البيانات السابقة، يمكنك التنبؤ بدقة تقريبًا بمستويات المخزون المطلوبة. يمكنك بعد ذلك دراسة الاتجاهات ومعرفة خطة الشراء المثالية.

3 مؤشرات أداء رئيسية مهمة مرتبطة بالمخزون المادي

1) نسبة دوران المخزون

كما هو موضح، فإن نسبة دوران المخزون هي تكرار تجديد المخزون. على وجه الدقة، هي التكلفة الإجمالية للسلع مقسومة على متوسط ​​المخزون. بالنسبة للجرد المادي، يمكن أن تساعد نسبة الدوران في العثور على المخالفات دون التدقيق الفعلي.

2) نسبة المخزون إلى المبيعات

نسبة المخزون إلى المبيعات هي نسبة متوسط ​​قيمة المخزون إلى صافي قيمة المبيعات. إنه فهم مستوى المخزون الذي تحمله بدلاً من قدرات البيع. يمكنك تقليل تكاليف حمل المخزون بمساعدة هذا الرقم والحفاظ على رقم مخزون أكثر واقعية. سيساعد هذا أيضًا في تقليل تكلفة حمل المخزون.

3) معدل البيع

يشير معدل البيع إلى معدل استهلاك المخزون خلال فترة زمنية معينة. يعد معدل البيع أمرًا بالغ الأهمية لفهم دقة عمليات تدقيق المخزون المادي. الرقم مهم أيضًا في تحديد جدول المشتريات.

ما هو البديل للجرد المادي؟

المخزون الدائم هو البديل المثالي للمخزون المادي. ببساطة، المخزون الدائم هو طريقة تحافظ فيها الأنظمة على مستويات المخزون في الوقت الفعلي دون الحاجة إلى تأكيد مادي. أصبحت هذه الأنظمة أكثر شيوعًا حيث بدأت شركات التجارة الإلكترونية في استخدام مراكز تنفيذ متعددة لعمليات التسليم بشكل أسرع.

الفائدة الرئيسية من الجرد المادي هي الدقة. تقضي هذه العملية بشكل شبه كامل على التدخل البشري عن طريق مزامنة الأرقام في الوقت الفعلي. تتم المحافظة على هذه المزامنة في الوقت الفعلي بمساعدة أنظمة نقاط البيع والماسحات الضوئية.

يكون هذا النوع من المخزون مفيدًا أيضًا عند إقرانه بنظام تخطيط متطلبات المواد (MRP). يعد الاقتران مفيدًا لتحسين التنبؤ بالمخزون وتبسيط عملية الشراء الخاصة بك.

خاتمة

وبغض النظر عن الطبيعة الافتراضية للنظام البيئي في العصر الحديث، فإن المخزون، في جوهره، سيكون له بعض القيمة المادية. لذلك، قد تكون عمليات تدقيق المخزون الفعلي هي البداية الصحيحة التي تحتاجها أعمال التجارة الإلكترونية. على الرغم من أنها قد تستغرق وقتًا طويلاً، إلا أنها تمكن الشركة من التحقق من سلامة أنظمة إدارة المخزون والمستودعات الخاصة بها.

الأسئلة الشائعة

1) ما هي المكونات الرئيسية لتكاليف إدارة المخزون؟

تشمل تكاليف إدارة المخزون التكاليف الرأسمالية، وتكلفة حمل المخزون، وتكاليف تشغيل المستودع. ومن المحتمل أن يختلف حسب طبيعة البضاعة وحجم المستودع.

2) لماذا يتم عادة مراجعة المخزون المادي؟

عادةً ما يتم إجراء عمليات التدقيق المادي لمطابقة مستويات المخزون الحالية مع المخزون الفعلي. ويمكن استخدامه أيضًا لفهم المخالفات ومواطن الخلل في أنظمة نقاط البيع وإدارة الطلبات.