الكشف عن قيود WhatsApp: البحث عن بدائل أفضل للاتصالات الداخلية

أصبح WhatsApp أداة اتصال يومية للمؤسسات ، نظرًا لشعبيته الواسعة واستخدامه أكثر من أي قرار متعمد.

ومع ذلك ، فشل WhatsApp في تلبية احتياجات المؤسسات التي تسعى إلى أداة اتصال داخلية فعالة - ناهيك عن المخاطر المرتبطة باستخدامه - وغالبًا ما يتم التلاعب به لمواصلة المحاولة والقيام بذلك على الرغم من قيودها.

ما هي الطرق التي يفشل فيها WhatsApp في تمكين الاتصال الفعال؟

التواصل غير قابل للقياس

"هل أخطرت الفريق؟ لقد أرسلت لهم رسالة على WhatsApp ، لست متأكدًا من الذي شاهدها ... سأطلب منهم الرد ".

يتيح الاتصال الفعال للمؤسسات قياس توصيل الرسائل وتأثيرها بسهولة ، وهي مهمة صعبة عند استخدام WhatsApp. تحاول بعض المؤسسات القيام بذلك عن طريق التحليل اليدوي لكل رسالة WhatsApp يتم إرسالها ومراجعة القائمة خلف كل رسالة. في الحالات القصوى ، تقوم المنظمات بتوثيق هذه القوائم في Excel لتأكيد قيام فريقها بمراجعة المعلومات ذات الصلة التي تم إرسالها إليهم.

يفتقر إلى تحديد أولويات الرسائل

"أعتذر ، لم أر هذا التحديث مطلقًا. أرى الآن أنه تم إرساله في وقت سابق في السلسلة ، ولم ألاحظ ذلك ".

على WhatsApp ، يتم التعامل مع جميع الرسائل على قدم المساواة. لا توجد طريقة لتمييز الرسائل على أنها "ذات أولوية" ، مما يؤدي إلى ضياعها أو التغاضي عنها بسهولة في التدفق المستمر للرسائل. هذا نقص خطير في السياقات التنظيمية ، حيث لا يمكن تجاهل التحديثات العاجلة أو المهمة.

يفتقر إلى سجل المحادثة لأعضاء الفريق الجدد

"كيف يمكنني العثور على المعلومات التي تمت مشاركتها؟ لقد انضممت للتو إلى الفريق وليس لدي مجموعة WhatsApp الخاصة بي ".

عندما تواجه المؤسسات تغييرات في أعضاء فريقها ، فإنها تحتاج إلى إضافة أو إزالة أشخاص من مجموعات WhatsApp الخاصة بهم. نظرًا لأن أعضاء الفريق الجدد لا يمكنهم الوصول إلى المحادثات من قبل انضمامهم ، فإن المعلومات المهمة التي تمت مشاركتها سابقًا غير متاحة لهم. علاوة على ذلك ، من الصعب تتبع المعلومات التي شاهدها من ، خاصة عندما ينضم أعضاء الفريق في أوقات مختلفة.

يفتقر إلى الشكل والهيكل

" رأيتك ترسل المعلومات. هل لديك صورة عن الحادث؟ هل تذكرت أن طلبت معلومات الاتصال؟ "

أحيانًا لا يكون تطبيق WhatsApp هو الأداة المناسبة لهذه الوظيفة. غالبًا ما تستخدم لنقل المعلومات التي يجب أن تكون جيدة التنظيم والتنسيق ، على سبيل المثال ، عند الإبلاغ عن حادث أو تلخيص حدث معين. ومع ذلك ، فإن WhatsApp هو أداة نصية مجانية ولا يدعم ذلك ، مما يجعل إعداد التقارير أكثر إرهاقًا وأقل تنظيماً وأقل تحكمًا.

لم يتم بناؤه لتفويض المهام

" قلت لك أن تفعل ذلك ..."

بينما يتيح لك WhatsApp تفويض المهام بسرعة ، فإن العيب الرئيسي هو عدم وجود إدارة وتوثيق مناسبين للمهام. عند تعيين المهام عبر WhatsApp ، يصعب تتبع ما تم طلبه ومن من الصعب. بالإضافة إلى ذلك ، يواجه المديرون صعوبة في تتبع تقدم المهمة وإكمالها والاحتفاظ بسجلات لها ، مما يؤدي إلى مزيد من الارتباك وعدم التنظيم.

أداة يدوية غير مناسبة للقياس

"ما زلت أنتظر جيمي لإزالة جوش من مجموعة المشرفين الإقليميين. هل قمت بإزالته من جميع مجموعات WhatsApp الأخرى؟ "

نظرًا لأن WhatsApp غير مصمم كأداة اتصال تنظيمية ، فإنه يفتقر إلى الميزات التنظيمية الأساسية. لذلك يتطلب استخدامه على هذا النحو الكثير من الصيانة اليدوية. حتى إدارة أعضاء المجموعة الأساسية تصبح صعبة عندما يجب إزالة المستخدمين يدويًا من المجموعات. تستخدم بعض المؤسسات جداول بيانات Excel للقيام بذلك ، مما يؤدي إلى حدوث أخطاء مثل ترك الأشخاص خارج المجموعات المهمة أو إبقائهم في العمل بعد إنهاء أعمالهم.

بشكل عام ، فإن الافتقار إلى قابلية التوسع والميزات التنظيمية يجعل WhatsApp خيارًا غير عملي للتواصل الفعال والخالي من الأخطاء داخل المؤسسات الكبيرة.

يفتقر إلى القدرة على الوصول مباشرة إلى الفريق بأكمله على نطاق واسع

"س: كم من الوقت سنستغرق لإخطار الفريق؟ ج: حسنًا ، هذا يعتمد على مدى السرعة التي يمر بها مديرينا الإقليميين ... "

يُقصر WhatsApp عندما يتعلق الأمر بتسلسل المعلومات عبر مستويات تنظيمية مختلفة لجميع الموظفين. في حين أن المشكلة أقل بالنسبة للفرق الصغيرة ، يجب أن تمر المعلومات عبر مجموعات الدردشة المختلفة للوصول إلى فرق الخط الأمامي في المؤسسات الأكبر. وبدون طريقة موثوقة لضمان تلقي الجميع للمعلومات المهمة والاعتراف بها ، لا يسمح WhatsApp بالاتصال المستمر في جميع أنحاء المؤسسة.

" WhatsApp ليس الغرض منه أن يكون بمثابة أداة اتصال تنظيمي ، ويتم استخدامه في الغالب من قبل المؤسسات بدافع العادة. إنه يقصر في تمكين التواصل الفعال للمنظمات بسبب محدوديته ونقص القدرات. نوصي بشدة بالبحث عن بدائل أفضل للمنظمات التي تعتقد أن الاتصال هو مفتاح نجاحها ".

أمير نحميا ، الرئيس التنفيذي والمؤسس المشارك لشركة Connecteam

البحث عن بدائل أفضل للاتصال التنظيمي

يعد فهم ما يجعل الاتصال فعالًا والمشاركة أمرًا بالغ الأهمية عند البحث عن بدائل أفضل. تتطلب الشركات التي تضم فرقًا دائمة التنقل حلاً للهاتف المحمول أولاً يلبي احتياجات الفريق بأكمله ، وليس فقط الفريق القائم على المكتب. لهذا السبب تلجأ المؤسسات غالبًا إلى WhatsApp في الوقت الحاضر: يمكن الوصول إليه بسهولة لجميع العاملين في الخطوط الأمامية الذين يشعرون بأنهم بعيدون عن متناول اليد.

إذن ما الذي يجعل منصة الاتصالات التنظيمية فعالة؟

وجود قناة مباشرة لفريقك

تسمح منصات الاتصال الفعالة للمؤسسات بالتواصل مباشرة مع فريقها بأكمله دون وسيط. وبالتالي ، ستمكنك منصة الاتصال المناسبة من إرسال الرسالة الصحيحة على الفور إلى الفريق المناسب دون توجيه الاتصال. تعد القدرة على تقسيم الفرق بسرعة واختيار الجمهور المناسب أمرًا ضروريًا لضمان وصول المعلومات الصحيحة إلى الأشخاص المناسبين.

تقديم الطعام لاتجاهات الاتصال المتنوعة

هذا يتضمن من أعلى إلى أسفل ومن أسفل إلى أعلى ومن نظير إلى نظير. في حين أن وظيفة الدردشة ضرورية للتواصل اليومي ، فهي ليست بالضرورة الأداة المناسبة للموظف لمخاطبة الرئيس التنفيذي أو تشجيع التواصل من نظير إلى نظير على مستويات مختلفة. ستوفر منصة الاتصال الفعالة للمؤسسات أدوات اتصال مختلفة تتجاوز مجرد رسائل الدردشة.

تتطلب الحد الأدنى من العمل اليدوي

لتكون ناجحة وشاملة للجميع في الفريق ، يجب أن تتطلب منصة الاتصال الحد الأدنى من العمل اليدوي من مشغليها وأتمتة أكبر عدد ممكن من العمليات. ومع ذلك ، هذا هو مجرد خط الأساس. يجب أن تعزز المنصات عالية الجودة بشكل استباقي الاتصال الفعال مما يقلل العبء على المتصل وتحسين تجربة الفريق.

دعم كل من الاتصال المنظم وغير المنظم

بينما تعد الدردشة طريقة رائعة للتحدث حول الأشياء الصغيرة اليومية ، فغالبًا ما يلزم اتباع نهج أكثر تنظيماً. تسمح منصات الاتصال الفعالة للمؤسسات باستخدام التنسيقات المهيكلة المحددة مسبقًا ، وتضمن إكمال التقارير ، وتقليل الترجمات ذهابًا وإيابًا.

ضمان توصيل الرسائل وقياس الأثر

باستخدام منصة اتصال فعالة ، يمكن للمؤسسات التعرف بسرعة على من تلقى المعلومات وطلب تأكيد نشط من الفريق عند الضرورة. يضمن عدم فقد الرسائل ذات الأولوية في القعقعة ويسمح لك بإغلاق الحلقة مع كل موظف في غضون دقائق بدلاً من أيام.

حسن الحكم والرقابة

يعد الاتصال جزءًا كبيرًا من الحياة اليومية لكل منظمة ، وعلى هذا النحو ، يجب إدارته والتحكم فيه بشكل جيد. على عكس WhatsApp ، توفر منصات الاتصال الفعالة الأدوات والإعدادات والأذونات التي تسمح للمؤسسات بالإشراف والتحكم في عمليات الاتصال الخاصة بهم.

ملخص  

على الرغم من المخاطر المرتبطة بـ WhatsApp ، إلا أن العديد من المؤسسات تستخدمه اليوم للتواصل مع فرقهم.

نظرًا لأنه لم يكن القصد منه أبدًا أن يكون بمثابة أداة اتصال تنظيمية ، فإن WhatsApp يقصر في تقديم اتصال مباشر وقابل للقياس وفعال ومحكم بشكل جيد.

لذلك يجب على المنظمات إعادة النظر في أهداف الاتصال الخاصة بهم واستكشاف بدائل أفضل لتطبيق WhatsApp.

في ضوء ذلك ، ندعوك لاستكشاف Connecteam ، وهي منصة مصممة من الألف إلى الياء لتلبية احتياجات الاتصالات للمؤسسات مع العديد من أعضاء الفريق أثناء التنقل.

هل تريد تلقي المزيد من المقالات الرائعة مباشرة إلى صندوق البريد الخاص بك؟ اشترك هنا