دليل الفواتير الأولية

تستند الفاتورة الأولية إلى فكرة أن إرسال مستند متعلق ببيع منتج أو خدمة إلى المشتري قبل البيع يمكن أن يتجنب التعقيدات غير الضرورية. مضاعفات أقل تساوي فرصة أقل في خسارة المال. في هذه المقالة ، نوضح ماهية الفاتورة المبدئية ، وما هي العناصر المهمة (مثل رقم الفاتورة الإلزامية) ، وكيفية إنشائها ، ومناقشة كيفية اختلافها عن المستندات المالية الأخرى.

ما هي الفاتورة الأولية؟

من الناحية العادية ، الفاتورة الأولية هي مستند بين المشتري والبائع يتضمن سلعًا أو خدمات لم يتم تسليمها بعد ، إلى جانب معلومات مهمة أخرى مثل رسوم الشحن ومعلومات التسليم. الشيء المهم الذي يجب تذكره هو أن المشتري يحصل على الفاتورة الأولية قبل الحصول على المنتج أو الخدمة.

الآن بعد أن عرفت تعريف الفاتورة الأولية ، دعنا نناقش الغرض منها.

Pro Forma أو Proforma؟

يتم أحيانًا سرد الفاتورة الأولية كفاتورة أولية. الإجابة على "ما هي الفاتورة الأولية" هي نفسها "ما هي الفاتورة المبدئية". تراها مدرجة بطريقة أو بأخرى ، وأحيانًا حتى بشكل مبدئي ، لكنها تعني جميعها نفس الشيء.

ما هو الغرض من الفاتورة الأولية؟

ضع في اعتبارك المتطلبات التالية:

• هل يحتاج المشتري إلى معرفة قيمة ما يشتريه؟
• هل يجب أن يعرف المشتري ما يمكن توقعه عند الشراء من البائع؟ (على سبيل المثال ، هل هناك حسن نية؟)
• هل يجب أن تكون عملية البيع سلسة؟
• هل تحتاج إلى مستند ملزم قانونًا لشروط وأحكام البيع؟

إذا كنت تعتقد "نعم" لمعظم أو كل ما سبق ، فقد تكون الفاتورة الأولية مفيدة لك!

كيفية إنشاء فاتورة أولية

تحتاج لعمل فاتورة؟ الفواتير الأولية ليست معقدة للغاية ، ولكن من المفيد أن يكون لديك نموذج فاتورة أولية في متناول اليد عند إنشاء واحد. يمكنك استخدام قوالب الفواتير المجانية الخاصة بنا أو منشئ الفاتورة المجاني لهذا الغرض.

نظرًا لأنه ملزم قانونًا في بعض أنحاء العالم ، يجب عليك إنشاء فاتورة دقيقة وصالحة. يجب أن تحتوي الفاتورة الأولية على المعلومات التالية:

• معلومات العميل (الاسم والعنوان وما إلى ذلك)
• معلومات عملك (الاسم والعنوان وما إلى ذلك)
• شروط البيع
• البضائع التي يتم بيعها بالإضافة إلى الأسعار الفردية
• الضرائب المعمول بها والخصومات ورسوم الشحن
• السعر الكلي
• رقم الفاتورة
• تواريخ الشحن وتواريخ الاستحقاق
• مطلوب معلومات متنوعة أخرى

في الوقت المناسب ، يمكنك في النهاية تحويل فاتورتك المبدئية إلى فاتورة تجارية. إذا قبل العميل فاتورتك المبدئية ، فيمكن لـ Hiveage تحويلها إلى فاتورة تجارية مفيدة.

ما هي المعلومات المطلوبة في الفاتورة الأولية؟

يجب أن تحتوي جميع السلع أو الخدمات على بعض الشروط المتضمنة في بيعها. لحسن نية ، يجب عليك تضمين تفاصيل الاتصال لكلا الطرفين والتفاصيل المذكورة أعلاه. من المهم تضمين أي معلومات تساعد المشتري على فهم ما يحصل عليه.

سواء كانت فاتورة مبدئية أو فاتورة تجارية ، يجب أن يكون المستند القانوني دقيقًا للبضائع المعنية. إذا تم ترك أي معلومات أساسية من الأعمال الورقية ، فقد يؤدي ذلك إلى مشاكل قانونية غير ضرورية. فقط أكرر:

• سعر المنتجات
• أوصاف المنتجات المذكورة
• مواعيد الشحن والتسليم
• بيانات المتصل
• الاجمالي المستحق

ما سبق هو من بين البيانات الأكثر أهمية التي يجب تضمينها في الفاتورة المبدئية ، لذلك لا تنس تضمينها! يجب أن تطمح الفاتورة الحقيقية إلى أن تكون دقيقة قدر الإمكان لتجنب أي ارتباك محتمل. إذا لم تكن متأكدًا من أي وقت مضى ، فيمكنك دائمًا البحث عن أمثلة للفواتير المبدئية ومعرفة كيفية تضمينها للبضائع والمصطلحات وأي شيء آخر تريد معرفته.

ما الفرق بين الفاتورة والفاتورة المبدئية؟

فكر في الفاتورة التجارية القياسية (يشار إليها أحيانًا باسم فاتورة المبيعات) كأعمال ورقية لتأكيد بيع البضائع وطلب الدفع من نوع ما. بالمقارنة ، الفاتورة الأولية هي أكثر من إعلان لما سيأتي ، حيث يتم إرسالها قبل دفع ثمن البضائع - فاتورة أولية من نوع ما. تميل الفواتير العادية أيضًا إلى أن تكون أكثر إلزامًا من الناحية القانونية من الفواتير المبدئية القياسية.

من ناحية التنسيق ، فإن أهم تمييز بين الاثنين هو أن الفاتورة الأولية يجب أن تسمي نفسها على أنها فاتورة أولية. بصرف النظر عن ذلك ، فإن الفاتورة التجارية مرتبطة بالمحاسبة أكثر من الفواتير المبدئية ، لأن البيع نفسه ربما لم يحدث مع فاتورة أولية.

ضع في اعتبارك أن الفاتورة المبدئية تتم عادةً قبل أن يشتري المشتري السلع أو الخدمات التي تقدمها. يتم إنشاء فاتورة رسمية أثناء فترة الشراء. سواء كنت بحاجة إلى فاتورة تجارية ، أو فاتورة أولية ، أو أي شيء آخر يعتمد على الشروط والأحكام المقدمة إلى المشتري.

هل يمكنك تلقي مدفوعات على فاتورة مبدئية؟

من الناحية الفنية ، يمكنك تلقي المدفوعات على فاتورة مبدئية ، لكنك لن تفعل ذلك عادةً حتى يتم إعداد فاتورة عادية. يجب أن تفكر في الفاتورة المبدئية أقرب إلى الإشعار بدلاً من الفاتورة الفعلية. نظرًا لأن الفواتير المبدئية لا تُستخدم عادةً في المحاسبة ، فلا يجب أن تتوقع مدفوعات عنها: فمن المرجح أن ينتظر العملاء فواتيرهم النهائية.

مقارنات بنماذج الشراء الأخرى

بينما تختلف الفاتورة الأولية عن الفاتورة العادية ، فمن الضروري تمييزها عن الأنواع الأخرى من نماذج الشراء المدرجة في عملية البيع. يمكن تمييز الفواتير تمامًا عن فواتير المبيعات وإيصالات المبيعات وما إلى ذلك.

الفواتير المبدئية مقارنة بإيصال المبيعات

إذا أظهرت الفاتورة الأولية ما يمكن شراؤه في المستقبل ، فسيظهر إيصال المبيعات ما تم شراؤه بالفعل: فكر في الفاتورة الأولية كشيء يحدث قبل إصدار إيصال المبيعات.

الفواتير المبدئية مقارنة بفاتورة البيع

فاتورة البيع تنقل الملكية بينما الفاتورة الأولية لا تفعل ذلك. لا يمكن للفاتورة الأولية إثبات بيع أي سلع بينما يمكن أن تثبت فاتورة البيع. في ملاحظة مماثلة ، يمكن استخدام الفواتير القياسية قبل فاتورة البيع.

الفواتير الدولية

نظرًا لوجود 195 دولة ، يمكن أن تؤثر بعض الاختلافات الطفيفة في القوانين (مثل التعريفات الجمركية وحدود الشحن وما إلى ذلك) على ما يمكنك وضعه في الفواتير المبدئية. تحقق مع المسؤولين المعنيين في البلدان التي تتعامل معها لتجنب أي ارتباك محتمل.

قد يستغرق شحن البضائع من دولة إلى أخرى وقتًا أطول من التجارة المحلية ، لذا كن مستعدًا للتأخير. نظرًا لأن الفاتورة الأولية يتم إجراؤها غالبًا قبل شحن عنصر ما ، فقد يكون تاريخ التسليم غير صحيح. ومع ذلك ، لا تزال المشاركة بحسن نية ممارسة ممتازة.

معلومات حاسمة بخصوص الفاتورة الأولية

الفواتير الأولية ليست طلبًا للدفع أو طلبًا لتسليم البضائع. بدلاً من ذلك ، يتم استخدام الفواتير الأولية بطريقة أولية ، وإرسالها إلى المشترين قبل الشحن أو التسليم. فكر في الأمر على أنه سرد لما سيأتي.

لا توجد إرشادات محددة بنسبة 100٪ يجب اتباعها فيما يتعلق بالتنسيق. هناك بيانات مفيدة يجب أن تطمح إلى تضمينها ، لكن العديد من الفواتير الأولية تختلف عن بعضها البعض. تذكر أن الفاتورة الأولية ليست فاتورة تجارية.

يجب أن تزود الفاتورة الأولية المشتري بالمعرفة الكافية لمعرفة ما يمكن أن يحصل عليه في حالة شراء البضائع. ضع في اعتبارك أنه يأتي قبل تسليم الفاتورة النهائية إلى العميل.

هل يجب عليك إرسال فاتورة أولية؟

نعم ، يجب عليك إرسال فاتورة أولية لإنشاء خط أساس للسلع والخدمات التي تقدمها. يمكن لعميلك الاطلاع على البنود المدرجة ، وربما الاعتراض على الشروط إذا اختار القيام بذلك. نظرًا لعدم سداد أي مدفوعات عادةً ، فإن هذا يسمح بإجراء مفاوضات أكثر ثقة.

في معظم الحالات ، لا يُطلب منك إرسال فاتورة أولية ، ولكن عادةً ما يكون من الجيد تضمينها. إذا كانت التفاصيل الواردة فيه هي ما يدور في ذهن العميل ، فلا داعي للانخراط في مناقشات مطولة. يجب عليك استخدام فاتورة أولية كلما استطعت لتبسيط عملية المعاملة.

تأكد من استخدام فاتورة أولية إذا كنت تقوم بالكثير من الشحن والتسليم. يمكن لشيء بسيط مثل فهم العميل لشروط ما تقدمه أن يكون حاسمًا لنجاح عملك. إلى جانب الفواتير الأولية ، يجب عليك استخدام الفواتير التجارية لتأكيد المعاملات.

شروط الفاتورة الأولية

تشبه المصطلحات التي تقوم بتضمينها في هذا النوع من الفاتورة الفواتير الفعلية. ومع ذلك ، لا يتعين على المشتري بالضرورة شراء ما تقدمه عندما يرى فواتيرك الأولية. تأكد من أن وصف الشروط الخاصة بك جذاب للمشتري ومعقول بما يكفي للنظر فيه.

ملاحظات ختامية حول الفواتير الأولية

إذا كانت لديك البضائع والشروط مرتبة بشكل جذاب ، فيجب أن تكون فواتيرك الأولية ناجحة. تذكر أن تشمل:

• الرسوم (أسعار الأصناف والخصومات والضرائب ورسوم الشحن والقيمة الإجمالية)
• التواريخ (تاريخ الشحن ، تاريخ التسليم)
• وصف العناصر المراد شراؤها
• تفاصيل الاتصال لكل من البائع والمشتري

نظرًا لأن هذه الأنواع من الفواتير ليس لها تنسيق صارم ، يمكنك أن تكون مرنًا فيما يمكنك تضمينه. التنسيق وأنظمة الألوان وعوامل متنوعة أخرى هي أشياء يمكنك تخصيصها لإبراز فواتيرك. إذا كنت في شك ، تحقق من مُنشئ الفواتير الخاص بنا للحصول على نموذج نظيف وسهل الاستخدام.

مسلحين بهذه المعرفة حول كيفية عمل الفواتير المبدئية ، نأمل أن تتمكن من بناء المزيد من الثقة مع عملائك والعمل على تنمية أعمالك!

أسئلة وأجوبة حول الفواتير الأولية

ما هي الفاتورة الأولية؟

الفاتورة المبدئية هي عرض أسعار في شكل فاتورة يتم تقديمها قبل تسليم البضائع والخدمات إلى المشتري. فهي تساعد في جعل عملية البيع أكثر سلاسة ، وتعمل كاتفاقية ملزمة قانونًا لشروط وأحكام البيع.

ما هو الفرق بين الفاتورة الأولية والفاتورة؟

الفاتورة الرسمية هي طلب دفع يوضح التفاصيل النهائية إجمالي المبلغ المستحق. الفاتورة الأولية هي إعلان من البائع لتقديم المنتجات والخدمات في تاريخ ووقت محددين ، يتم إرسالها قبل البيع الفعلي.

هل يمكن السداد على فاتورة أولية؟

لا يمكن السداد على فاتورة أولية. يتم إنشاؤه قبل تسليم البضائع والخدمات. يجب إنشاء فاتورة مبيعات ، مع شروط الدفع وتفاصيل أخرى ، لإرسالها إلى قسم الحسابات الدائنة للمشتري.