نماذج بريد إلكتروني احترافية: أمثلة لتنسيق البريد الإلكتروني

كيت اروين

• 8 ديسمبر 2021

تخلص من الإجهاد الناتج عن كتابة رسائل البريد الإلكتروني الرسمية باستخدام قوالب البريد الإلكتروني الاحترافية وأمثلة تنسيق البريد الإلكتروني.

الكتابة غير الرسمية في مقابل كتابة البريد الإلكتروني الرسمية

نكتب رسائل البريد الإلكتروني لأسباب عديدة مختلفة ، لكنها تميل إلى الانقسام إلى فئتين: غير رسمية ورسمية.

قد يكون البريد الإلكتروني الرسمي هو البريد الإلكتروني الذي ترسله إلى صديق أو أحد أفراد العائلة. لقاء سريع ، دعوة لتناول العشاء ، توصية لوصفة رائعة - شيء بسيط مثل هذا.

تُستخدم رسائل البريد الإلكتروني الرسمية بشكل عام في إعداد الأعمال. إنها شائعة في مبيعات B2B و B2C وفي الاتصالات داخل المكتب. بالطبع ، يمكن أن يكون الخط الفاصل بين رسائل البريد الإلكتروني الرسمية وغير الرسمية غامضًا ، وفي بعض الأحيان قد تستخدم عناصر من كل منها في رسالة بريد إلكتروني ، ولكن من المهم التعرف على الفرق.

على سبيل المثال ، قد يكون لديك صديق جيد في مكتبك وستعتمد طريقة تواصلك معهم على موضوع البريد الإلكتروني. إذا كنت تقوم بجدولة اجتماع غداء ، فقد يكون الأمر غير رسمي بشكل أكبر ، ولكن إذا كنت ترسل تعديلات موصى بها إلى عقد ، فمن المحتمل أن يكون أكثر رسمية.

لكل شخص أسلوبه الخاص في الكتابة ، لكنك ستجد أنك في بعض الأحيان بحاجة إلى أن تكون أكثر رسمية ، وفي أحيان أخرى ، يمكنك استخدام أسلوب أكثر استرخاءً.

تنسيق البريد الإلكتروني الاحترافي الأساسي

عندما ترسل بريدًا إلكترونيًا غير رسمي ، فإن العواقب عمومًا ليست كبيرة. عندما ترسل لصديقك دعوة لتناول العشاء ، لا يهم بشكل خاص ما إذا كنت تخلط بين بضع كلمات وتتجول قليلاً.

لا ينطبق الأمر نفسه عندما ترسل بريدًا إلكترونيًا احترافيًا ، لذلك من المهم أن تركز على التنسيق. إذا قمت بتقسيم البريد الإلكتروني إلى عناصره الأساسية ، فسيكون من الأسهل بكثير تخطيط اتصالك وتنظيمه بشكل فعال.

يجب أن يحتوي البريد الإلكتروني الاحترافي على أربعة عناصر أساسية:

• سطر الموضوع
• تحية
• هيئة البريد الإلكتروني
• توقيع البريد الإلكتروني

لتحقيق أقصى استفادة من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ، يجب تحسين كل جانب وتخصيصه للفرد الذي ترسله عبر البريد الإلكتروني.

سطر الموضوع

قد يبدو سطر الموضوع كشيء تملأه كفكرة لاحقة ، لكنه مهم للغاية. يتلقى رجال الأعمال المئات من رسائل البريد الإلكتروني كل يوم ، وفي كثير من الأحيان ، هناك الكثير من الرسائل غير المرغوب فيها التي تزدحم بريدهم الوارد.

لتوفير الوقت في جداولهم المزدحمة ، يستخدم الأشخاص سطور الموضوع ليقرروا ما إذا كانوا سيفتحون بريدًا إلكترونيًا أم لا. في الواقع ، يفتح 47٪ من الأشخاص رسائل البريد الإلكتروني بناءً على سطر الموضوع ، لذا فهذه فرصة ممتازة للتحسين.

تحتاج سطور الموضوع إلى جذب الانتباه بالإضافة إلى التلميح إلى القيمة التي تقدمها.

قد يكون هذا توازنًا صعبًا للعثور عليه ، ولكن سطر الموضوع المثالي سيكون له تأثير كبير على معدلات الاستجابة الخاصة بك.

تحية

في مجال الأعمال ، يميل الناس إلى رغبتك في الوصول مباشرة إلى صلب الموضوع ، ولكن عليك أولاً الاهتمام بالإجراءات الشكلية. إذا كنت تتنقل بسرعة ذهابًا وإيابًا في رسالة بريد إلكتروني ، فقد لا يكون هذا ضروريًا ، ولكن معظم رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ستبدأ بتحية.

بالنسبة لأولئك الأشخاص الذين أمضوا وقتًا في مناقشة ما إذا كانوا سيبدأون بكلمة "مرحبًا" أو "مرحبًا" أو "مرحبًا" ، فإن السؤال الشائع هو ما هو أفضل تحية؟

المفتاح ليس الإفراط في التفكير وإجراء بعض الأبحاث دائمًا على الشخص الذي تراسله عبر البريد الإلكتروني. استخدم LinkedIn لمعرفة الاسم المفضل للمستلم (مثل Dan vs Daniel) واجعله بسيطًا.

على الرغم من أن "مرحبًا" قد تميل أكثر نحو الجانب غير الرسمي ، فإن "مرحبًا" و "مرحبًا" مقبولة تمامًا ، وهي طريقة جيدة لبدء بريدك الإلكتروني.

تشمل الخيارات الأخرى المقبولة ما يلي:

• عزيزي [الاسم]
• تحيات
• أهلاً
• مرحباً جميعاً

ستطور أسلوبك الخاص مع التحيات ، لكن لا داعي للمبالغة في تعقيدها.

هيئة البريد الإلكتروني

بمجرد جذب انتباه المستلم وترحيبه بتحية لطيفة ، يمكنك بعد ذلك الوصول إلى نص رسالتك الإلكترونية.

هذا هو المكان الذي ستصوغ فيه رسالتك وتقنع القارئ بالتصرف.

ومع ذلك ، لا تنجرف كثيرًا!

تعمل رسائل البريد الإلكتروني بشكل أفضل عندما تكون قصيرة وموجزة. لا أحد يريد رؤية جزء كبير من النص وعليه قراءة مقال. بدلاً من ذلك ، من المهم إبقاء بريدك الإلكتروني في صلب الموضوع وجعله يبدو جذابًا للقراءة (اجعل الفقرات قصيرة واستخدم العناوين لتقسيم الأمور).

اجعل رسائل بريدك الإلكتروني مركزة دائمًا على رسالة واحدة. إذا كان لديك أكثر من نقطة للحديث عنها ، فمن الأفضل فصلها إلى رسائل بريد إلكتروني مختلفة. استمر في التركيز على وجهة نظرك ، وامنح المستلم كل المعلومات التي يحتاجها لاتخاذ قرار واطلب اتخاذ إجراء.

أنت تكتب بريدًا إلكترونيًا لسبب ما - تريد تحقيق شيء ما. قم بإنهاء بريدك الإلكتروني عن طريق تحديد الإجراء الذي تريد أن يتخذه الشخص ، ومن المرجح أن يقوم بذلك.

قم بتضمين توقيع البريد الإلكتروني

يعد إنشاء توقيع بريد إلكتروني نظيف خطوة سهلة ويجعلك تبدو أكثر احترافًا. هذا سيجعل من السهل على المستلم اكتشاف هويتك ، وماذا تفعل ، وكيفية الاتصال بك.

في كثير من الأحيان ، نرسل رسائل بريد إلكتروني إلى أشخاص لسنا على دراية بهم ، لذا فإن القدرة على التعرف على هويتك أمر مهم. يجب أن يتضمن توقيع بريدك الإلكتروني معلومات مثل:

• الاسم الكامل
• عنوان البريد الالكترونى
• رقم الهاتف
• ارتباط إلى موقع الويب الخاص بك
• رابط إلى ملفك الشخصي على LinkedIn

سيساعد هذا المستلم على رسم صورة أوضح لمن يتحدثون ويزيد من احتمالية ردهم.

نموذج بريد إلكتروني احترافي

هناك العديد من الأسباب المختلفة لكتابة بريد إلكتروني احترافي بحيث يصعب كتابة قالب عام يناسب كل شيء. يتطلب كل موقف شيئًا مختلفًا بعض الشيء ، لذلك ستحتاج إلى تعديله ، لكن قالب البريد الإلكتروني الاحترافي هذا يمكن أن يساعدك في البدء.

سطر الموضوع: [العدد] - [التحية] [اسمك]

عزيزي [الاسم المفضل لمتلقي البحث] ،

الفقرة الأولى:

يجب أن تكون الفقرة الأولى قصيرة وفي صلب الموضوع. لا تتغلب على الأدغال لأن وقت الناس ثمين. على سبيل المثال ، إذا كنت تتقدم لوظيفة ، فقم بتضمين المسمى الوظيفي ، وكيف اكتشفت الوظيفة ، والإجراء الذي ترغب في حدوثه.

فقرة وسطى:

هذا هو المكان الذي تعرض فيه القيمة التي تقدمها وتوضح لماذا يجب على المستلم اتخاذ إجراء. تأكد من أنك لا تركز كثيرًا على نفسك ولكن تحدث أيضًا عن الشركة / الشخص الذي تتواصل معه.

في مثال طلب الوظيفة ، قد يعني هذا الحديث عن بعض الأعمال الرائعة التي قامت بها الشركة وكيف تتوافق قيمها مع قيمك.

فقرة أخيرة:

اشكر المستلم على وقته وعزز الإجراء الذي ترغب في أن يقوم به من خلال دعوة إلى العمل.

إغلاق:

بإخلاص،

توقيع البريد الإلكتروني الخاص بك

قوالب البريد الإلكتروني لمواقف معينة

يمكن تشكيل قالب البريد الإلكتروني العام أعلاه ليناسب أي موقف ، ولكن في بعض الأحيان تريد شيئًا أكثر تحديدًا. فيما يلي بعض المواقف الشائعة حيث ستجد نفسك تكتب بريدًا إلكترونيًا للعمل وبعض القوالب لمساعدتك على البدء.

1. إعلان

قد لا تحتاج بالضرورة إلى أن يتخذ الأشخاص إجراءً عندما ترسل إعلانًا عبر البريد الإلكتروني ، لكنك تحتاج إلى أشخاص يقرؤونه. إليك كيف يمكنك التأكد من حدوث ذلك.

سطر الموضوع: تحديثات مثيرة للفريق: لقاء [الاسم]

أهلا بالفريق،

يسعدني أن أقدم لكم [منصب عضو الفريق الجديد] الجديد. يجلب [اسم عضو الفريق الجديد] خبرة كبيرة في [الصناعة] وسيكون [مواصفات الوظيفة]

[اسم عضو الفريق الجديد] هو [تفاصيل ممتعة قد يرغب الموظف الجديد في مشاركتها ، على سبيل المثال ، معجب ضخم بـ Star Trek] ، لذلك لا تتردد في قول مرحبًا وبدء محادثة.

بإخلاص،

[توقيع بريدك الإلكتروني]

2. البريد الإلكتروني لمتابعة الأعمال

لا تزال الشبكات جزءًا مهمًا جدًا من الأعمال. عندما تقابل أشخاصًا جدد ، من المهم التأكد من رعاية العلاقة وإحدى الطرق التي يمكنك القيام بذلك هي من خلال رسالة بريد إلكتروني للمتابعة.

سطر الموضوع: سررت بلقائك في [الحدث]

مرحبًا [اسم المستلم] ،

كان من الرائع مقابلتك في [كيف التقيت]. لقد استمتعت حقًا بمحادثتنا حول [الموضوع] وأود أن ألحق به ومناقشته أكثر في المستقبل.

عملك [المسمى الوظيفي] في [شركة] مثير للفضول وأود أن أسمع المزيد حول ما تفعله. إذا كان لديك متسع من الوقت في الأسابيع المقبلة ، فسيكون من الرائع تناول القهوة.

أنا متفرغ بشكل عام في [أيام] ، فهل يناسبك أي من هذه الأيام؟

بإخلاص،

[توقيع بريدك الإلكتروني]

3. طلب

أحد أكثر رسائل البريد الإلكتروني التجارية شيوعًا التي ستكتبها هو الطلب. سواء كان الأمر يتعلق بطلب إجازة ، أو طلب زيادة ، أو أي شيء آخر ، فمن المهم أن تحصل على رسائل البريد الإلكتروني هذه بشكل صحيح. حتى لو كنت قلقًا بشأن الطلب ، فليس هناك فائدة من الالتفاف حول الموضوع. بدلاً من ذلك ، ادخل إلى صلب الموضوع في رسالة بسيطة ولكنها جيدة الصياغة.

سطر الموضوع: طلب إجازة في [التاريخ]

عزيزي [اسم المستلم] ،

أرغب في استخدام PTO الخاص بي لقضاء إجازة تبدأ من الجمعة ، 5 سبتمبر حتى الجمعة التالية ، 12 سبتمبر.

سوف أضمن أن يتم الاهتمام بجميع المهام والمسؤوليات الخاصة بي مقدمًا وقد ناقشت حجم القضايا الحالي مع زملائي ، [name] و [name] حتى تكون محدثة.

أنا أتطلع إلى موافقتك ،

[توقيع بريدك الإلكتروني]

4. سؤال

يمكن أن تتراوح الأسئلة من أبسط الأسئلة بنعم / لا إلى الأكثر تعقيدًا. عند إرسال سؤال عبر البريد الإلكتروني إلى شخص ما ، من المهم أن تبقي الأمور بسيطة وألا تجذب انتباه الناس بعيدًا عن النقاط التي تحتاج إلى إجابة عنها.

سطر الموضوع: هل نقوم بتحديث سياسات الاستدامة لدينا؟

عزيزي [اسم المستلم] ،

في ضوء النصائح الحكومية الأخيرة ، كنت أتساءل عما إذا كنا سنجري تغييرات وشيكة على سياسات الاستدامة لدينا؟

كانت علامتنا التجارية رائدة في مجال الاستدامة لسنوات عديدة ، ولأن هذا شيء أنا متحمس له بشدة ، فقد كانت مصدر فخر كبير. آمل أن نتمكن من الاستمرار في الحفاظ على التزامنا بالبيئة بما يتماشى مع النصيحة الجديدة.

سيكون من الرائع معرفة ما إذا كنت تخطط لتحديث سياساتنا ، وإذا كنت تبحث عن أي مساهمة ، فسأكون سعيدًا جدًا بالمساهمة.

بإخلاص،

[توقيع بريدك الإلكتروني]

5. شكوى

لسوء الحظ ، ستكون هناك أوقات يكون لديك فيها شكوى وتحتاج إلى التعبير عن إحباطك. هذا جزء من ممارسة الأعمال التجارية ، ولكن قد يكون من الصعب التعامل مع بريد إلكتروني. الشيء الأساسي هو أن توضح وجهة نظرك وتبقي الأمور بسيطة.

سطر الموضوع: شكوى بخصوص [موضوع الشكوى]

أهلاً،

لقد اشتريت مؤخرًا [موضوع الشكوى] من متجرك في [الموقع] وهو لا يعمل. عندما ذهبت لإعادته في اليوم التالي ، لم يستطع المضيف أن يقدم لي أي مساعدة في إصلاحه ولم يسمح لي بإعادة المنتج لاسترداد الأموال.

لقد كنت أستخدم متجرك لسنوات عديدة وأشعر بخيبة أمل شديدة بسبب المستوى السيئ للخدمة.

من فضلك هل يمكنك النظر في هذه المشكلة وحل المشكلة بالنسبة لي.

بإخلاص،

[توقيع بريدك الإلكتروني]

6. الاعتذار

نحن لا نصلح الأمور دائمًا في الحياة ، وهذا يعني أحيانًا أنه يتعين علينا تقديم اعتذار. هذا ليس ممتعًا لأي شخص ، ولكن يمكنك التخلص من بعض التوتر باستخدام قالب الاعتذار البسيط هذا.

سطر الموضوع: [موضوع اعتذار]

مرحبًا [اسم العميل] ،

وجدنا مشكلة في [ماذا] في [متى].

ماذا يعني هذا بالنسبة لك؟

[ملاحظة توضح بالتفصيل آثار المشكلة]

[ملاحظة لطمأنة العملاء]

لقد سارعنا إلى ملاحظة هذه المشكلة مع [موضوع الاعتذار] وقمنا بتقليل الاضطرابات قدر الإمكان. يعمل فريقنا الفني على مدار الساعة لحل المشكلة ، ويمكننا إبلاغك أنه اعتبارًا من [الوقت] ، عاد كل شيء إلى طبيعته.

نود أن نعتذر من جميع الأشخاص في [company] عن الإزعاج الذي ربما تسبب فيه هذا الأمر. نحن الآن نحلل المشكلة ونستخدم تلك الأفكار لضمان عدم تكرار المشكلة في المستقبل.

بإخلاص،

[توقيع بريدك الإلكتروني]

7. الإنهاء

يمكن أن تكون العديد من مواقف العمل حساسة. أحد المواقف الحساسة بشكل خاص هو الإنهاء. بالطبع ، لن تقوم بإنهاء عمل شخص ما عبر بريد إلكتروني ، ولكن قد تضطر إلى إنهاء حساب المستخدم ، أو شيء مشابه.

سطر الموضوع: الإنهاء الفوري لحسابك

إلي من يهمه الامر،

لقد أنهينا حسابك مع [الشركة] بأثر فوري.

[السبب]

بعد أن تحدثنا معك في [التاريخ والوقت] بخصوص [المشكلة] ، لم نلاحظ أي تغيير في [نوع الاستخدام]. بعد الاتصالات المتعددة ، فإنك تستمر في خرق شروط الاستخدام الخاصة بنا ، مما يعني أنه ليس لدينا خيار سوى تعليق الحساب.

بإخلاص،

[توقيع بريدك الإلكتروني]

الماخذ الرئيسية

تعد كتابة رسائل البريد الإلكتروني الاحترافية جزءًا مهمًا من الحياة. حتى في حياتنا الشخصية ، ستكون هناك لحظات نحتاج فيها إلى استخدام أسلوب أكثر رسمية في الكتابة.

عندما تكتب بريدًا إلكترونيًا مهمًا ، فمن السهل أن تفكر كثيرًا في الأشياء ، ولكن إذا أبقيت الأمور بسيطة ومباشرة ، فستحقق المزيد من النجاح. قسّم البريد الإلكتروني إلى أقسام ، وركز على التخصيص ، واجعله قصيرًا ولطيفًا.