13 مبادئ إدارة المشروع لزيادة نجاح المشروع

قد تكون إدارة المشاريع سواء منفردة أو كجزء من فريق أمرًا صعبًا. حتمًا ، هناك مواعيد نهائية وميزانيات ومتطلبات العميل ومخاطر وأولويات مختلفة يجب التفكير فيها. كل هذا يمكن أن يصبح ساحقًا بسرعة كبيرة.

لهذا السبب يمكن أن يساعد اتباع بعض مبادئ إدارة المشروع الرئيسية في تعزيز الإنتاجية ووضع توقعات واقعية وضمان المزيد من نجاح المشروع.

13 مبدأ لإدارة المشاريع لبدء إنتاجيتك

هذه المبادئ الثلاثة عشر لإدارة المشاريع ليست قواعد أو هياكل صارمة يجب عليك اتباعها. بدلاً من ذلك ، فهي إرشادات لتحسين إنتاجيتك أو إنتاجية فريقك. إن اتباع هذه المبادئ الأساسية سوف يضعك على الطريق الصحيح لبدء وتنفيذ أي مشروع.

1. تحديد أهداف وغايات المشروع بوضوح

قبل التعمق في العمل في أي مشروع ، حدد أهدافك بوضوح. ستكون الأهداف والغايات التي حددتها لمشروعك محددًا رئيسيًا لنجاح أو فشل المشروع.

عندما تحدد أهدافك قبل بدء العمل ، يضع الفريق والعميل وأنت ، توقعات واقعية للمشروع. بهذه الطريقة يمكنك تجنب أي سوء فهم محتمل في المستقبل وإدارة توقعات الجميع من اليوم الأول.

فيما يلي مثال على تحديد الأهداف والتوقعات ربع السنوية باستخدام منصة إدارة المشروع Monday.com:

مصدر الصورة

2. رشح قائد مشروع من ذوي الخبرة

بينما يجب أن تتاح الفرصة لكل فرد في الفريق للتعبير عن آرائهم حول المشروع ، فأنت بحاجة إلى شخص ما لاتخاذ القرارات النهائية والإشراف على إكمال كل مهمة ومرحلة المشروع. وإلا فقد تتعرض لخطر بطء اتخاذ القرار ، والمهام التي لا نهاية لها ، وفحوصات الجودة المحدودة.

رشح قائد مشروع من ذوي الخبرة يمكنه الإشراف على المشروع بأكمله من البداية إلى النهاية ، وتفويض المهام ، واتخاذ القرارات الرئيسية.

يجب أن يكون قائد المشروع الذي اخترته شخصًا مريحًا في تعدد المهام ويعمل بين أصحاب المصلحة وأعضاء الفريق وكبار المديرين والعملاء وأصحاب المصلحة. سيحتاجون إلى أن يكونوا متصلين قويين يمكنهم التعبير بوضوح عن توقعاتهم وأهدافهم لأعضاء الفريق.

يعد برنامج إدارة المشاريع مثل Kissflow ضروريًا للحفاظ على نظرة عامة كاملة للمشاريع من البداية إلى النهاية. يسهل على قادة المشروع تفويض المهام وتقييم أعباء العمل وتحديد أولويات القطع المتحركة المختلفة:

مصدر الصورة

3. تعرف على مخرجات المشروع

عندما تحدد أهداف وغايات المشروع ، فقد حان الوقت لتوضيح نتائج المشروع. التسليمات هي العناصر أو الخدمات الملموسة التي سيحققها الإغلاق الناجح لمشروعك.

يمكن أن يكون الناتج أي منتج فريد يمكن إثباته أو ميزة جديدة أو نتيجة أو قدرة خدمة.

يمكنك تحديد مخرجات مشروعك من خلال التفكير في أهدافك.

على سبيل المثال ، إذا كان الهدف النهائي هو أنه يمكن للمستخدمين إدارة وتتبع وتحليل ميزانية التسويق الخاصة بشركتهم بشكل أفضل ، فقد يكون الناتج الخاص بك عبارة عن برنامج يسمح للمستخدمين بتحميل البيانات ثم المراقبة والتتبع والإدارة حسب حاجتهم.

يمكنك أيضًا إنشاء بعض الأدلة الإرشادية وأدلة التدريب حتى يعرف المستخدمون كيفية تشغيل البرنامج الجديد بشكل فعال.

فيما يلي مثال على الشكل الذي يمكن أن تبدو عليه مخرجات مشروعك:

مصدر الصورة

4. حدد أدوار ومسؤوليات الفريق الواضحة

قليل من الأشياء تسبب مشاكل أكثر من سوء تحديد أدوار ومسؤوليات الفريق. عندما لا يعرف الأشخاص ما يجب عليهم فعله ، أو كيف ترتبط مهامهم بأدوار أعضاء الفريق الآخرين ، فمن السهل أن تنحرف المشاريع عن مسارها.

يمكن أن تؤدي الخطوط غير الواضحة حول المسؤوليات أيضًا إلى خلافات غير ضرورية ، أو إكمال المهام مرتين ، أو عدم الانتهاء من العناصر.

عندما يعرف أعضاء الفريق ما يتعين عليهم القيام به ومتى وكيف تتناسب مسؤولياتهم مع الصورة الأكبر ، فمن المرجح أن يعمل مشروعك بسلاسة ويكون ناجحًا.

أثناء مرحلة انطلاق المشروع ، حدد بوضوح دور كل عضو في الفريق لضمان تعاون الجميع معًا بشكل فعال.

5. تقييم مخاطر المشروع

سواء أكان ذلك يمثل خطر عدم الإكمال أو تجاوز الميزانية أو نفاد الموارد غير النقدية الأخرى ، فهناك مخاطر مرتبطة بإدارة المشاريع.

قبل أن تطلق مشروعك رسميًا ، من الضروري تحديد جميع المخاطر المحتملة ومحاولة التخفيف منها في البداية بدلاً من الوقوع في خطر مفاجئ لاحقًا.

اجعلها عملية تعاونية واطلب من جميع أعضاء الفريق المشاركة في المخاطر التي يعتقدون أنه يجب عليك مراعاتها.

يقر التقييم القوي للمخاطر بأن الأمور قد تسوء. بينما لا يمكنك منع جميع المخاطر المحتملة ، يمكنك الاستعداد لها بشكل صحيح وحفظ مشروعك من الفشل.

6. تعرف على أولويات المشروع ومعالمه

في بعض الأحيان ، عندما تكون في منتصف مشروع معقد ، من السهل أن تنحرف عنك بتفاصيل أصغر تبدو مهمة في ذلك الوقت ولكنها ليست الأولوية.

ستساعدك معرفة أولويات مشروعك والمعالم الرئيسية في تقييم التقدم وإظهار مكانك. سيُظهر لك تحديد أولويات مهمتك منذ البداية المكان الذي يجب أن يوجه فيه تركيز الفريق في حالة تعارض المهمة أو المشكلة.

لتحديد أولوياتك:

• حدد معالم المشروع الرئيسية في مرحلة التخطيط حتى تعرف أنت وفريقك ما إذا كان مشروعك على المسار الصحيح.
• حدد مؤشرات الأداء الرئيسية والمقاييس التي تمنح فريقك إحساسًا ملموسًا بالتقدم.
• قيم المهام بمقياس من 1 إلى 10 وفقًا لأهميتها.

فيما يلي مثال مرئي لكيفية ظهور معالم مشروعك:

مصدر الصورة

7. إنشاء نظام للمساءلة والمسؤولية

الحفاظ على الشعور بالمساءلة من خلال الحفاظ على أعضاء الفريق مستثمرين ودوافع من قبل المشروع.

للقيام بذلك ، اختر نظامًا مركزيًا لإدارة المشروع يمكّنك من تعيين المهام والمواعيد النهائية لأعضاء فريق معينين. تأكد من أن الجميع يعرفون ما يجب عليهم العمل عليه ومتى تتوقع استلام العمل المكتمل. يمكن أن تساعد تذكيرات البريد الإلكتروني والدردشة الآلية في جعل الأشخاص يشعرون بالمسؤولية عن عملهم من خلال ضمان عدم نسيانهم له.

يجب أن يكون لجميع أعضاء الفريق حق الوصول إلى أداة إدارة المشروع وأن يكونوا قادرين على تتبع التقدم بسهولة ورؤية دورهم في المشروع على مستوى الصورة الكبيرة.

عندما تستغرق وقتًا لإعداد نظام إدارة مشروع فعال من البداية ، ستوفر أيضًا وقتك كمدير للمشروع. لن تحتاج إلى إدارة كل التفاصيل الصغيرة بدقة وبدلاً من ذلك منح أعضاء فريقك الثقة للعمل على نقاط قوتهم وإدارة أنفسهم ووقتهم بشكل أفضل.

باستخدام برنامج إدارة المشاريع مثل Trello ، يمكنك بسهولة تعيين المهام لأعضاء الفريق مع المواعيد النهائية:

مصدر الصورة

8. ضع ميزانية واقعية

كل مشروع لديه موارد محدودة. لتعظيم فرصتك في نجاح المشروع واكتماله ، من المهم التفكير في ميزانية واقعية حتى تتمكن من الوصول إلى الموارد الكافية.

أنت بحاجة إلى موارد كافية لمنح نفسك بعض المساحة للتكاليف غير المتوقعة والتأخيرات والجداول الزمنية المعقولة. في نفس الوقت ، استخدم موارد المشروع على أفضل وجه. اتخذ التدابير طوال مدة المشروع لضمان توفير النفقات حيثما أمكن والبقاء على المسار الصحيح.

نوصي بتحميل ميزانيتك على أحد تطبيقات إدارة المشاريع مثل ProjectManager حتى تتمكن من تتبع تكاليفك ونفقاتك في الوقت الفعلي:

مصدر الصورة

9. إنشاء استراتيجية لبدء

بدء المشروع هو جميع المهام الأولية التي يجب إكمالها قبل بدء أي أنشطة مشروع أخرى. خلال هذه المرحلة ، ستحتاج إلى إكمال جميع المهام الإدارية مثل إنشاء مستندات الجدوى ، وحالات العمل ، بالإضافة إلى الاتصال بأصحاب المصلحة وأي مديرين آخرين.

يضمن اتباع إستراتيجية بدء مناسبة الحفاظ على تنظيم جميع مستندات مسؤول المشروع منذ البداية. هذا يعني أنه عندما تكون في منتصف الطريق ويطلب أحد أصحاب المصلحة رؤية وثيقة جدوى ، ستعرف أن لديك واحدة وأين تجدها.

تأكد من تخزين جميع وثائق بدء المشروع ذات الصلة في موقع مركزي واحد يسهل الوصول إليه حتى يتمكن الأشخاص من التحقق من المستندات عندما يحتاجون إليها.

10. لديك استراتيجية للتنفيذ

يبدأ تنفيذ المشروع عادةً باجتماع انطلاق أولي للمشروع لبدء المشروع رسميًا. هذا هو المكان الذي تشارك فيه رؤيتك وأهدافك للمشروع ، وتعيين المهام لأعضاء الفريق ، وتهيئ الجميع للبدء.

أثناء مرحلة التنفيذ ، تأكد من وجود طريقة لتسجيل الأخطاء أو التغييرات في الاتجاه أو غيرها من الأحداث غير المتوقعة. بهذه الطريقة يمكنك الحفاظ على سير الأمور بسلاسة حتى في حالة التغيير.

11. بناء خطة اتصال

من السهل على مديري المشاريع إعداد قنوات اتصال متعددة مثل Slack والبريد الإلكتروني ومحادثات إدارة المشروع لإطلاع الجميع على تقدم المشروع. ولكن عندما يكون هناك العديد من القنوات المختلفة التي يجب تتبعها ، فقد يكون الأمر مربكًا لأعضاء الفريق.

لهذا السبب تعد خطة الاتصال الواضحة والمنهجية ضرورية لإبقاء مشروعك على المسار الصحيح. قم بتنفيذ الإرشادات المحيطة بقنوات الاتصال التي اخترتها سواء كان ذلك عبر البريد الإلكتروني أو Slack أو اجتماعات Zoom اليومية.

يمكنك اختيار استخدام طرق اتصال مختلفة لأنواع مختلفة من تحديثات المهام. على سبيل المثال ، قد يضطر أعضاء الفريق إلى تحديث لوحة معلومات إدارة المشروع يوميًا لإطلاع الآخرين على تقدم المهمة. وقد يكون لديك أيضًا اجتماع Zoom للفريق أسبوعيًا لمشاركة التقدم العام والنقاط العالقة.

المفتاح هو أن كل فرد في الفريق يفهم كيفية توصيل تحديثات المشروع المختلفة عبر القنوات الصحيحة.

من المهم أيضًا وضع توقعات واقعية مع أصحاب المصلحة والعملاء حول الوقت المتوقع لتلقي تحديثات المشروع. يحتاج الناس إلى معرفة متى يمكنهم توقع معلومات معينة حول المشروع.

ضع خطة اتصال واضحة من البداية بحيث يكون الجميع على نفس الصفحة فيما يتعلق بتوقعات الاتصال.

يمكن أن تساعد التعليقات الموسومة داخل تطبيق إدارة المشروع الذي اخترته في إبقاء الجميع على اطلاع بتحديثات المهام اليومية الصغيرة:

مصدر الصورة

12. تتبع ورصد التقدم

لجعل التقدم عنصرًا ملموسًا يمكن للفرق تتبعه بسهولة أكبر ، من المهم إعداد بعض مؤشرات الأداء الرئيسية. قد تتضمن مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بك الميزانيات وتوقعات الجودة والجداول الزمنية للمشروع.

أثناء المشروع ، تتبع تقدم مشروعك وقم بمراجعة مؤشرات الأداء الرئيسية بانتظام. بهذه الطريقة ، إذا بدأ مشروعك في تجاوز الميزانية أو لم يحقق توقعات الجدول الزمني ، يمكنك اكتشاف المشكلات مبكرًا وإجراء التعديلات قبل أن تعرقل مشروعك.

فيما يلي مثال على كيفية إعداد لوحة معلومات مرئية لتتبع مؤشرات الأداء الرئيسية لمشروعك:

مصدر الصورة

13. هل لديك عملية لإغلاق المشروع

من المهم إنشاء عملية إغلاق المشروع ، حتى لا يعلق مشروعك في حلقة ملاحظات لا تنتهي أبدًا أو يصبح شيئًا غير مكتمل إلى الأبد.

حتى إذا لم تحقق جميع أهداف وغايات المشروع ، فلا تزال بحاجة إلى إنهاء الأمور رسميًا. للقيام بذلك ، قم رسميًا بتسليم المنتج النهائي أو الميزات الجديدة إلى صاحب المصلحة. بعد ذلك ، قدم إرشادات حول كيفية تشغيل المنتج الجديد واستكشاف مشكلاته وإصلاحها.

إذا لم تكمل كل ما كنت تأمل في الانتهاء منه ، فقم بإنشاء بروتوكول لما سيحدث بعد ذلك. هل ستكمل هذه العناصر في تاريخ لاحق أم أنها لم تعد أولوية؟

تحتاج أيضًا إلى إنشاء مستند تسجيل رسمي يعني أن عملك في المشروع قد اكتمل وهو الآن في أيدي أصحاب المصلحة أو العميل.

من الجيد أيضًا عقد اجتماع مع أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة حول الدروس المستفادة وكيف يمكنك التحسين في المرة القادمة.

قم بتطبيق مبادئ إدارة المشروع هذه لتعزيز نجاح مشروعك

غالبًا ما يتلخص نجاح المشروع في الإدارة الفعالة للمشروع. اتبع هذه المبادئ الثلاثة عشر لإدارة المشاريع وتعرّف على كيفية التعاون بسهولة أكبر مع أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة.

إذا كنت تهدف إلى تحقيق كفاءة المشروع والعمليات المبسطة والتواصل الواضح ، فستكون على الطريق الصحيح لتصبح مدير مشروع قويًا. هل أنت جاهز لبدء إدارة المشاريع باستخدام هذه المبادئ؟ أولاً ، تحقق من متجر AppSumo ، لدينا بعض من أفضل عروض البرامج المتاحة.